Lietišķās tikšanās organizēšana ir darbību un soļu kopums, lai veiksmīgi novadītu lietišķu tikšanos, tikšanos vai sarunas starp dažādu organizāciju pārstāvjiem vai biznesa procesu dalībniekiem. Šeit ir daži galvenie soļi, lai organizētu biznesa tikšanos:

  1. Mērķu noteikšana:

    • Skaidri definējiet sanāksmes mērķi. Ko jūs vēlaties sasniegt? Tā varētu būt informācijas apmaiņa, lēmumu pieņemšana, darījuma noslēgšana utt.

  2. Biznesa tikšanās organizēšana. Vietas izvēle:

    • Piemērotas tikšanās vietas izvēle. Tas var būt birojs, konferenču telpa, restorāns vai cita specializēta vieta atkarībā no sanāksmes veida.

  3. Laika plānošana:

    • Optimālā tikšanās laika noteikšana, ņemot vērā dalībnieku grafikus un nodrošināt pietiekamu laiku svarīgu jautājumu apspriešanai.

  4. Biznesa tikšanās organizēšana. Programmas sagatavošana:

    • Detalizētas tikšanās programmas izstrāde, ņemot vērā gaidāmās tēmas, darba kārtību, uzstāšanās laiku un citus svarīgus aspektus.

  5. Ielūgumu izplatīšana:

    • Ielūgumu nosūtīšana dalībniekiem, norādot sanāksmes datumu, laiku, vietu un galvenās tēmas.

  6. Biznesa tikšanās organizēšana. Tehnisko līdzekļu nodrošināšana:

    • Nepieciešamo tehnisko līdzekļu sagatavošana: audio un video tehnika, prezentācijas materiāli, interneta pieslēgums u.c.

  7. Ēdināšana:

    • Ēdienu nodrošināšana dalībniekiem, ja sanāksme ilgst ilgu laiku. Tas var ietvert kafijas pauzes, brokastis, pusdienas utt.

  8. Biznesa tikšanās organizēšana. Darbs ar viesiem:

    • Viesu sagaidīšana, nepieciešamās informācijas sniegšana, dalībnieku komforta nodrošināšana sanāksmes laikā.

  9. Protokola saglabāšana:

    • To personu iecelšana, kas ir atbildīgas par sapulces protokolēšanu, galveno punktu un lēmumu reģistrēšanu.

  10. Atsauksmes:

    • Atsauksmju kolekcija saites pēc sanāksmes, lai novērtētu efektivitāti un identificētu iespējamos turpmākos uzlabojumus.

  11. Biznesa tikšanās organizēšana. Risinājumu ieviešanas uzraudzība:

    • Ja sapulce ir saistīta ar lēmumu pieņemšanu, ir svarīgi uzraudzīt to izpildi un sniegt nepieciešamo atbalstu.

Lietišķās tikšanās organizēšana prasa rūpīgu plānošanu, koordināciju un profesionālu pieeju, lai sasniegtu savus mērķus un nodrošinātu veiksmīgu dalībnieku mijiedarbību.

10 veidi. Biznesa tikšanās organizēšana .

1) Vai ir nepieciešama tikšanās?

Pirms tikšanās ir svarīgi izlemt, vai šobrīd ir nepieciešams to organizēt, vai arī tas izrādīsies tukšs laika izšķērdēšana. Jums ir jāorganizē biznesa tikšanās, lai apmainītos ar idejām par projektu, atrisinātu aktuālas problēmas un uzlabotu profesionālās attiecības.

Vai šajā posmā ir nepieciešama personīga tikšanās vai visu nepieciešamo var izdarīt sūtot e-pastiem?

Vai tai vajadzētu būt pamatīgai diskusijai, kas prasa uz šo tikšanos pieaicināt visus projektā iesaistītos cilvēkresursus, vai arī nepieciešamo var sasniegt, uz īsu laiku uzaicinot tikai dažus svarīgus dalībniekus, ir jautājumi, kas jāizlemj pirms sapulces ieplānošana.

2) Organizēt biznesa tikšanos.Uzaiciniet tikai tos, kuriem tur jābūt.

Dažreiz projektu īsteno daudzi cilvēki no vairākām biroja nodaļām. Kad nolemjat rīkot biznesa tikšanos, ir ļoti svarīgi iepriekš zināt, vai uz to ir nepieciešams uzaicināt visus pievienotos resursus un vai tas ir tā vērts.

Lielākajai daļai no viņiem nebūs ko dot, tad kāpēc gan nepieaicināt cilvēkus, kas ir tieši saistīti ar projektu un atstāt malā savus padotos. Jūs vienkārši tērēsit to cilvēku laiku, pūles un enerģiju, kuriem labāk strādātu, šajā laikā veicot produktīvu darbu, nevis apmeklējot bezjēdzīgu sapulci.

Ja uzskatāt, ka par lēmumu ir jāinformē visa nodaļa, uzaiciniet nodaļas vadītāju un sniedziet viņam nepieciešamo informāciju, lai viņš varētu to nodot savai komandai. Tas uzņēmumam ietaupīs daudz laika un resursu.

3) Atgādinājumi.

Profesionālā dzīve ir kļuvusi par tīklu virkni, kas vienmēr ir sapinusies ar daudziem jautājumiem un lietām. Stress, kas rodas, pabeidzot projektu laikā un nodrošinot, ka tikmēr nerodas problēmas, vairumam cilvēku var aizmirst par vienkāršām lietām.

Lielākā daļa darbinieku vienkārši nav ieinteresēti apmeklēt sanāksmes, jo uzskata, ka savu laiku labāk pavadītu, darot kaut ko vērtīgu. Tāpēc viņi mēdz aizmirst, kad ir ieplānota svarīga tikšanās, kurā piedalīšanās ir obligāta. Vislabāk ir nosūtīt atgādinājumus pēc biznesa tikšanās vismaz dienu vai divas iepriekš, lai informētu viņus un lūgtu apstiprinājumu par savu apmeklējumu, lai viņi zinātu, ka ir saņēmuši un izlasījuši nepieciešamo e-pastu.

4) Lietišķās tikšanās organizēšana. Darba kārtība.

Izveidojiet sarakstu, lai to neaizmirstu. Sanāksmes darba kārtības sastādīšana un izdalīšana citiem dalībniekiem būs svētība. Tas dos viņiem laiku, lai savāktu nepieciešamo informāciju un dalītos tajā ar citiem tikšanās vietā.

Vislabāk ir sagatavoties iepriekš, lai varētu iepriekš plānot, ievērojot norādījumus, kas jums jāievēro, lai sapulce būtu produktīvāka. Ja paturēsiet savus pienākumus dienas kārtībā, varēsiet viegli sekot tēmai un ietaupīt vērtīgo laiku.

5) Cerības.

Kad nolēmāt organizēt biznesa tikšanos, jums, iespējams, bija noteiktas cerības par to. Nosūtot paziņojumu par plānoto sapulci, noteikti dokumentējiet arī sapulces mērķi un savas cerības saistībā ar pasākumu. Paskaidrojiet, ka šī nav gadījuma tikšanās, bet gan svarīga tikšanās ar konkrētiem norādījumiem, kas stingri jāievēro, lai izdodas. Izsakiet savas cerības trekniem burtiem un iepriekš paziņojiet par to citiem, lai viņi varētu garīgi sagatavoties, kā arī sniegt nepieciešamos faktus un skaitļus.

6) Lietišķās tikšanās organizēšana. Termiņi.

Jums ir jāciena laiks, lai dzīvē iegūtu vairāk labumu. Punktualitāte ir vērtīga profesionāļu īpašība, jo tā liecina par viņu uzticību darbam un etiķetes pamatprincipu ievērošanu. Tas ir ļoti kaitinoši un nomācoši, ja cilvēki turpina ienākt konferenču telpā pat pēc tam, kad tā ir sākusies. Tas liecina par manieres trūkumu un cieņas trūkumu pret iestādes .

Iepriekš nosūtītajā e-pastā noteikti norādiet sapulces sākuma laiku un skaidri norādiet, ka kavētāji uz sapulci netiks ielaisti. Pirms biznesa tikšanās organizēšanas ir ļoti svarīgi noteikt laiku. Noteiktā laikā aizslēdziet durvis un sāciet sapulci. Nākamreiz jūs vairs nesaskarsities ar to pašu problēmu.

7) Īsi un vienkārši.

Vislabāk ir organizēt biznesa tikšanos ar noteiktu grafiku un cītīgi to ievērot. Visi ir aizņemti ar saviem darba pienākumiem un nevajadzīga laika tērēšana nekad nav produktīva. Atvēliet sapulcei nepieciešamo laiku un saglabājiet to īsu un vienkāršu.

Paziņojiet termiņus arī citiem, lai visi nāk sagatavoti un var skaidri un precīzi izteikt savu viedokli, lai paveiktu darbu noteiktajā termiņā. Ja diskusija ieilgst, jums ir tiesības diskusiju atgriezt pie tēmas, lai tikšanās būtu īsa un savlaicīga.

8) Lietišķās tikšanās organizēšana. Koncentrējieties uz tēmu.

Koncentrēšanās uz kādu tēmu ir daudz svarīgāka nekā dienas kārtības izlemšana. Esiet konkrēts un skaidrs, organizējot biznesa tikšanos.

Jau sākumā dariet citiem zināmu, ka tikšanās laikā nerisināsiet jautājumus, kas nav saistīti ar tēmu. Saglabājiet savu apņēmību un pieturieties pie tēmas, lai nodrošinātu, ka sanāksmes norit saskaņā ar grafiku. Neļaujiet diskusijām aizklīst par citām tēmām, lai ietaupītu ikviena laiku.

9) Izmantojiet citu pieeju.

Pirms organizējat biznesa tikšanos, padomājiet par citiem, kas nesen notikuši. Ja jūs domājat, ka viņi, iespējams, nav paveikuši savu uzdevumu 100%, tad ir pienācis laiks pievērst jūsu uzmanību alternatīvām. Laiki mainās, un labāk ir izmantot tehnoloģijas savā labā.

Audiovizuālie un grafiskie materiāli palīdzēs uzturēt dalībnieku interesi un veicinās sadarbību. Datora prognozes un prezentācijas būs apsveicamas izmaiņas, kas nodrošinās visu saskaņā ar grafiku un ietaupīs daudz laika.

10) Turpmākās darbības.

Kad jūs organizējat biznesa tikšanos, ir nepieciešams to pavadīt. Persona, kas organizē tikšanos, ir atbildīga par visu piezīmju pareizu veikšanu. Lai gan sanāksme ir beigusies, darbs vēl nav pabeigts.

Sapulcē apspriestais ir jānoformē rakstiski, lai visi par to zinātu? Diskusija ir bezjēdzīga, ja tai netiek pielikts punkts. Iesniedziet visiem nepieciešamos dokumentus vai, ja tie nav aizpildīti, pārliecinieties, ka tie tiek viņiem pēc iespējas ātrāk.

Pateicamies visiem, kas piedalījās sanāksmē un kuru klātbūtne ļāva sasniegt reālus rezultātus. Vērtējot savu laiku, viņi ir laimīgi, un nākamreiz viņi būs sagatavotāki.

FAQ. Biznesa tikšanās organizēšana.

  1. Kādi ir galvenie soļi, kas jāveic, organizējot biznesa tikšanos?

    • Mērķu noteikšana, vietas un laika izvēle, programmas izstrāde, ielūgumu izsūtīšana, tehnisko līdzekļu sagatavošana un ēdināšana.

  2. Kā izvēlēties piemērotu vietu biznesa tikšanās reizei?

    • Apsveriet dalībnieku skaitu, sanāksmes raksturu, vietu pieejamību, tehnisko aprīkojumu un vispārējo atmosfēru.

  3. Kā efektīvi plānot biznesa tikšanās programmu?

    • Nosakiet galvenās tēmas un uzdevumus, piešķiriet laiku katram programmas vienumam, ņemiet vērā laika grafiku un paredziet iespējamās pauzes.

  4. Kā organizēt ēdināšanu biznesa tikšanās reizē?

    • Apsveriet sanāksmes ilgumu un dalībnieku vajadzības. Izstrādājiet plānu kafijas pauzēm, brokastīm, pusdienām, nodrošinot dažādību un ņemot vērā uztura vēlmes.

  5. Kādi tehniskie rīki ir nepieciešami veiksmīgai biznesa tikšanās reizei?

    • Pārliecinieties, vai jums ir audio un video aprīkojums, projektori, ekrāni, interneta pieslēgumi un prezentācijas iespējas.

  6. Kādi aspekti jāņem vērā, izvēloties laiku biznesa tikšanās reizei?

    • Apsveriet dalībnieku darba grafikus, dienas laika preferences un iespējamās laika joslas, ja dalībnieki atrodas dažādos reģionos.

  7. Kā efektīvi organizēt viesu uzņemšanu biznesa tikšanās reizē?

    • Iepriekš sniegt informāciju par tikšanās vietu, laiku un programmu. Nodrošiniet viesu komfortu, sniedzot nepieciešamo informāciju un pakalpojumus.

  8. Ko ietver darbs ar viesiem biznesa tikšanās reizē?

    • Sasveicināšanās, reģistrācija, informācijas sniegšana par pasākumu, kafijas paužu un ēdināšanas organizēšana, komfortablu uzturēšanās apstākļu nodrošināšana.

  9. Kā uzraudzīt biznesa sanāksmē pieņemto lēmumu izpildi?

    • Organizējiet sistēmu lēmumu reģistrēšanai, norīkojiet atbildīgos, izveidojiet atgriezeniskās saites un kontroles mehānismus, lai izsekotu uzdevumu izpildei.

  10. Kā novērtēt biznesa tikšanās efektivitāti?

    • Apkopojiet dalībnieku atsauksmes, analizējiet sasniegtos rezultātus, identificējiet organizācijas stiprās un vājās puses, lai nākotnē uzlabotu procesu.

  11. Kā nodrošināt attālināto dalībnieku piedalīšanos lietišķajā sanāksmē?

    • Izmantojiet virtuālās platformas, nodrošiniet stabilu interneta pieslēgumu, kā arī nodrošiniet attāliem dalībniekiem nepieciešamos tehniskos līdzekļus.

  12. Kā rīkoties iespējamās neparedzētās situācijās biznesa tikšanās reizē?

    • Izstrādājiet ārkārtas rīcības plānu problēmu gadījumā, izveidojiet tehniskos dublējumus un sagatavojieties ātri reaģēt uz izmaiņām plānos.

Biznesa tikšanās organizēšana prasa rūpīgu plānošanu, koordināciju un kompetentu Vadība dažādi pasākuma aspekti.

 

Tipogrāfija ABC