Forretningsskriving er effektiv forretningskommunikasjon, det er viktig for hver ansatt å ha gode skriveferdigheter.

Hver ansatt må sende e-poster, utvikle forretningsforslag og skrive forretningsrapporter fra tid til annen. Derfor er gode forretningsskriveferdigheter avgjørende sammen med gode kommunikasjonsevner.

Skriftlige kommunikasjonsevner kan også utgjøre en stor forskjell når du søker jobb. For noen kan dette være det siste trinnet i å validere arbeidet deres.

Forretningsskriveferdigheter.

Enten du lager et forretningsdokument eller skriver et enkelt notat, gode ferdigheter forretningsbrev kan gå langt. Det er mer enn bare god setningsstruktur, profesjonell tone og riktig grammatikk.

Nedenfor er noen viktige skriveferdigheter du bør jobbe med.

1. Enkelt språk

Den første regelen for å bli en god forretningsskribent er å lære å alltid bruke enkelt språk. God skriving inkluderer vanligvis ikke massevis av kompliserte ord.

Å lage lettlest innhold handler om å gjøre det enkelt å forstå.

For å gjøre dette kan du bruke vanlige korte ord. Hvis det ikke finnes et kortere ord for et komplekst ord, bruk en kort setning for å beskrive det.

I tillegg kan du fokusere på å unngå adjektiver og prøve å bruke den aktive stemmen.

Effektiv skriving er når du enkelt kan kommunisere og uttrykke budskapet ditt raskt og effektivt. synsvinkel.

Derfor bør du også prøve å unngå skjulte verb. Med andre ord, å gjøre e-posten din mer personlig vil automatisk løse dette problemet.

For eksempel, i stedet for å si «Vi vil gjerne hjelpe deg», kan du si: «Vi vil gjerne hjelpe deg».

Sistnevnte er ikke bare kortere og mer direkte, men ser også vennligere ut.

Å bruke et så direkte og tydelig språk er mer effektivt, raskt og effektivt. Om leseren din er annerledes ansatt eller klient, er det alltid bedre å forenkle teksten for publikum.

2. Evnen til å skille mening fra fakta

Forretningsforfattere må ta ekstra forholdsregler under skriveprosessen fordi de fleste forretningsskriving utelukker personlige meninger.

Selv om du ikke skriver noen akademiske oppgaver her, må du fortsatt sørge for at fakta er klare.

I mellomtiden bør forretningsdokumenter være fri for personlige meninger. Det eneste rimelige tillegget til personlig mening er når du kommer med anbefalinger.

I alle andre tilfeller er det bedre å ikke legge til meninger. Men i noen sjeldne tilfeller må du kanskje si din mening.

I slike tilfeller bør du vite forskjellen mellom å uttrykke en objektiv mening og en personlig mening.

I alle fall må forretningsskribenter kunne skille meninger fra fakta.

Det er ekstremt viktig å opprettholde dette for å unngå misforståelser. Enten leserne dine er interne eller eksterne interessenter, sørg for at skrivingen din er fri for tvetydighet.

Dessuten, hvis du uttrykker ditt synspunkt på noe, sørg for å gjøre det klart at dette er din mening.

3. Forretningsbrev. Korthet og korthet

Uavhengig av skrivestilen din, må du lære deg å være kortfattet. Ethvert forretningsbrev bør være kort og presist.

Å bruke kortfattet språk handler i utgangspunktet om å fjerne unødvendige ord og uttrykk som ikke tjener en direkte hensikt.

For eksempel når du skriver e-post du kan skrive: "Jeg sender denne e-posten for å fortelle deg at du må sende inn arbeidet ditt innen mandag."

Den første delen av denne setningen trenger ikke være her, siden det er åpenbart at du sender en e-post.

I stedet bør du skrive: "Du må levere inn arbeidet innen mandag."

Dette er imidlertid et ekstremt enkelt eksempel. Korthet og korthet er av stor betydning når du skriver dokumenter som forretningsrapporter.

Dette er fordi de fleste av leserne dine ikke vil ha tid til å skumme gjennom flere sider eller avsnitt.

En god tommelfingerregel er å gjøre informasjonen lett tilgjengelig.

I tillegg er her noen ting du kan gjøre:

  • Fokuser alltid på fakta og informasjon.
  • Hold deg til temaet
  • Bruk tre ord eller færre i hvert avsnitt med mindre du forklarer noe.
  • Bruk korte ord og hold det samme ordvalget hele veien
  • Unngå unødvendige adverb og adjektiver
  • Unngå all tvetydighet og strebe alltid etter klarhet.

Hold setningene dine korte og prøv å introdusere den viktigste informasjonen i begynnelsen eller i første avsnitt.

Hvis det er en vanskelig setning, del den i flere og lagre de relevante delene.

4. Forretningsbrev. Opprettholde målet

Det er avgjørende å sikre at enhver form for forretningskommunikasjon tjener et klart formål.

Du bør fokusere på å sørge for at forretningsbrevet klart definerer formålet. Det er også best å opprettholde et enkelt formål for hvert dokument.

Hvis du for eksempel sender ut en bedriftsomfattende kunngjøring til ansatte, sørg for at du gjør dette klart fra begynnelsen.

De fleste kommer kanskje ikke gjennom all forretningskommunikasjon, spesielt hvis de virker formelle og repeterende.

Derfor kan du unngå dette ved å sørge for at alle dokumenter kommuniserer formålet med en gang.

Dette er grunnen til at de fleste artiklene begynner med en forklaring på hva som vil bli diskutert.

Enda viktigere, du bør ikke avvike fra dette målet mens du arbeider med dokumentet. Bruk andre dokumenter hvis det er noe å snakke om.

Budskapet ditt skal bare ta for seg én hovedidé om gangen. Så unngå rotete tanker og praktiser meldinger med enkelt formål.

5. Vet hvem publikummet ditt er

Selv om dette kan virke åpenbart, er det fortsatt en viktig ferdighet, spesielt hvis bedriftsskrivingen din er mer ekstern enn intern.

Mens du må forstå hensikten med brevet ditt, er det også viktig å vite hvem leseren din er.

Dette bidrar til å målrette målet til en bestemt person eller målgruppe. Dette er det samme tilfellet enten du skriver en e-post til noen eller sender en melding til massene.

Dessuten betyr det å kjenne publikum også å forstå hvordan tankene deres fungerer.

Hvis du for eksempel skriver en e-post til arbeidskolleger, bør du holde den kort og uformell.

På samme måte, hvis du sender en e-post til en klient, bør du være formell, tydelig og enkel.

Derfor er det alltid bedre å kjenne publikummet ditt i forretningsverdenen fordi det vil hjelpe deg å imøtekomme deres behov.

Publikum kan aktivt påvirke følgende ting:

  • språket du bruker; hvert ord kan være forskjellig når man vurderer ulike målgrupper.
  • Hvilke verktøy bruker du og i hvilken kapasitet.
  • Effektiviteten av det du skriver over tid.
  • Tonen din i samtalen er et sted mellom profesjonell og helt uformell.
  • Hva er de viktige punktene du vil nevne?

I tillegg kan det også påvirke lengden på brevet ditt. Hvis du for eksempel skriver en forretningsrapport for toppledelsen, vil du du bør skrive ned hovedpunktene på første side i form av korte avsnitt.

6. Forretningsbrev. Formatering

Rask måte forbedre ferdighetene dine forretningsskriving - utvikle formateringsferdigheter. Det er mange vanlige feil som gjøres under formatering som kan føre til sammensetningsproblemer.

Formateringsarbeidet bør alltid sikre maksimal effektivitet. Ikke begynn å skrive før du har en klar ide om hvordan dokumentet skal formateres.

Tanken er å la leserne raskt se ethvert dokument uten problemer.

Men det betyr ikke at du skal legge til for mange formateringselementer; det kan distrahere leserne dine.

Dette gjelder alle former for skriving, enten du skriver rapporter, e-post eller lager en presentasjon.

Her er noen ting som faller inn under formatering:

  • Bruk fet skrift, kursiv og understreking.
  • Fremhev spesifikke tekstelementer.
  • Bruk forskjellige farger for de forskjellige ordene du vil fargelegge.
  • Bruk av avsnitt og nummerering.
  • Bruk av overskrifter og underoverskrifter.
  • Opprettholder setningsstruktur og tekstjustering.

Formateringen bør forbli den samme for alle dokumenter. Hvis du for eksempel skriver en rapport, bør den samme formateringen brukes på brødteksten og vanlige spørsmål (hvis aktuelt).

7. Forretningsbrev. Korrekturlesing, redigering og revisjon

Beste verktøyet grammatikksjekker - det er deg. Denne ferdigheten er nyttig i alle typer skriving.

Dette er den beste måten å bli en bedre forfatter fordi du aktivt forbedrer deg selv og forfatterskapet ditt.

Korrekturlesing innebærer å sjekke om skrivingen din følger stilretningslinjer, format og andre irritasjonsmomenter.

I tillegg sjekker den fakta, koblinger og nøyaktigheten til innholdet ditt. I tillegg er dette også en fin måte å luke ut unødvendig passiv stemme.

Du kan deretter gjøre meningsfulle endringer i innholdet ditt. Ellers er det ingen vits i å redigere den selv.

En god praksis er å gå tilbake til skrivingen annenhver dag. Dette vil imidlertid bare fungere hvis du jobber med et forslag eller en rapport.

Redigering innebærer å vedlikeholde det som er skrevet eller å oppdatere det etter at det er ferdig. Det kan for eksempel hende du må revidere en rapport etter at du har vist den til lederen din.

Under disse trinnene, prøv å se etter skrivefeil, syntaks og grammatiske feil. Fokuser på den generelle lesbarheten og flyten til dokumentet.

I tillegg bør du også kjøpe et stavekontrollverktøy. Dette kan gjøre korrektur- og redigeringsprosessen enklere, men prøv å finpusse ferdighetene dine først i stedet for å stole på verktøy.

8. Forretningsbrev. Holdning og synspunkt

Å kjenne publikummet ditt er én ting, men det er også viktig å forstå hvordan skrivingen din kan påvirke dem.

Det er ulike nivåer av mening i skrivingen din. Du bør være klar over dem alle og virkningen de kan ha.

Nedenfor er noen ting som påvirker holdningen og perspektivet til skrivingen din:

  • Generell setningsstruktur; for eksempel gir lange setninger inntrykk av at leseren er kunnskapsrik.
  • Ordvalg gjennom hele skrivingen.
  • Alle uttrykk, hvis noen, som du bruker, inkludert metaforer og eksempler.
  • Synspunkter du deler, enten det er meninger eller anbefalinger.

Det er god praksis å alltid vurdere leserens synspunkt, ikke ditt eget.

Gode ​​ideer dukker vanligvis opp når du tenker fra publikums perspektiv. Det samme gjelder innlegg i sosiale medier; de fungerer bare hvis de faller i smak hos publikummet ditt.

Så den beste veien videre er å tenke fra deres perspektiv og justere skrivingen din deretter.

Det gjør det også mer sannsynlig at leseren din er enig med deg og gjør det du vil at de skal gjøre.

Dette gjør det viktig verktøy til bruk i din organisasjon, spesielt hvis du er på ledernivå.

Oppsummere

De ovennevnte ferdighetene avhenger hovedsakelig av din konsekvente forretningsskrivingspraksis. Jo mer du øver, jo mer vil du automatisk forbedre hver ferdighet.

Du bør også gjøre en innsats for å lese for å bli et bedre menneske. Se hva andre gjør annerledes i sin forretningsskriving og lær av det.

Du bør også alltid oppdatere kunnskapen din om aktuelle ting. Enten det er språk- eller formatoppdateringer, hold deg oppdatert.

Til slutt, prøv å finne ut dine styrker og svakheter i forretningsskriving og målrett innsatsen deretter.

FAQ. Forretningsbrev .

1. Hva er et forretningsbrev?

Et forretningsbrev er en form for formell korrespondanse som brukes til kommunikasjon mellom organisasjoner, innenfor organisasjoner eller med kunder og partnere. Det inkluderer vanligvis en formell hilsen, brødtekst og konklusjon.

2. Hva er hovedelementene som bør inkluderes i et forretningsbrev?

  • hatt: Inkluderer firmanavn, adresse, kontaktinformasjon.
  • Dato: Dato brevet ble sendt.
  • mottakeren: Mottakers navn og stilling, mottakers firmaadresse.
  • Velkommen: Formell hilsen (for eksempel "Dear Sir ...").
  • Hovedtekst: Hoveddelen av brevet, delt opp i avsnitt.
  • Konklusjon: Formell avskjed (f.eks. "Med vennlig hilsen ...").
  • Signatur: Avsenderens navn, stilling, kontaktinformasjon.
  • Apps (hvis noen): Angivelse av vedlagte dokumenter.

3. Hvordan skrive et forretningsbrev riktig?

  • Format: Bruk standardformat (A4, 2-3 cm marger, Arial eller Times New Roman 12 pt).
  • Språk: Forretningsmessig og formell, unngå samtalespråk.
  • Stavemåte og tegnsetting: Sjekk bokstaven for feil.
  • Korthet og klarhet: Uttrykk tankene dine klart og konkret.
  • target: Sørg for at formålet med brevet er klart fra første avsnitt.

4. Hvordan starte et forretningsbrev?

Begynn med en formell hilsen, inkludert mottakerens navn og stilling hvis mulig. For eksempel:

  • "Kjære herr Ivanov,"
  • "Kjære fru Petrova,"

5. Hvordan avslutte et forretningsbrev?

Avslutt brevet med en formell avskjed, for eksempel:

  • "Vennlig hilsen,"
  • "Beste ønsker," Signer deretter brevet og inkluder navn, tittel og kontaktinformasjon.

6. Hvilke feil bør du unngå i et forretningsbrev?

  • Uformelt språk: Bruk en uformell forretningsstil.
  • Stavefeil og grammatiske feil: Sjekk teksten nøye.
  • Unødvendig kompleksitet: Uttrykk tankene dine klart og konsist.
  • Feilhåndtering: Pass på at du bruker riktig navn og tittel på mottakeren.

7. Når bør du bruke forretnings-e-post?

Bedrifts-e-poster brukes for rask og effektiv kommunikasjon. De er spesielt nyttige for:

  • Intern kommunikasjon.
  • Kommunikasjon med kunder og samarbeidspartnere i utlandet.
  • Haste spørsmål.

8. Hvordan formatere et elektronisk forretningsbrev riktig?

  • Brevemne: Oppgi emnet tydelig slik at mottakeren umiddelbart forstår essensen av brevet.
  • Velkommen: Start med en formell hilsen.
  • Hovedtekst: Fortell essensen av brevet kort og tydelig.
  • Konklusjon: Avslutt brevet med en formell avskjed og signatur (du kan legge til en elektronisk signatur).

9. Hvordan svare på mottatte forretningsbrev?

  • Aktualitet: Svar på bedrifts-e-post så snart som mulig.
  • Høflighet: Start med å takke for brevet.
  • Klarhet: Gi et klart og presist svar.
  • Dokumentasjon: Om nødvendig, legg ved nødvendige dokumenter eller lenker.

10. Hvilket program er best å bruke for å skrive forretningsbrev?

  • Microsoft Word: Et populært program med mange tekstformateringsverktøy.
  • Google Docs: Praktisk for samarbeid og har skylagringsmuligheter.
  • Microsoft Outlook: Brukes ofte til å sende og motta forretnings-e-poster.

11. Hvordan skrive et forretningsbrev på et fremmedspråk?

Følg standard retningslinjer for brevskriving, men vær følsom for språk- og kulturforskjeller. Sjekk alltid brevet ditt for feil, og la en som er morsmål om mulig sjekke teksten.

12. Hvilke forretningsbrevmaler kan jeg bruke?

Det finnes mange forretningsbrevmaler for forskjellige situasjoner, for eksempel:

  • En henvendelse: For å be om informasjon eller tjenester.
  • Tilbudsbrev: Å tilby varer eller tjenester.
  • Takknemlighetsbrev: For å uttrykke takknemlighet.
  • Påminnelsesbrev: For å minne deg om en avtale eller forfallsdato.

 

ABC