Tilretteleggingsferdigheter er prosessen med å håndtere gruppedynamikk for å hjelpe gruppemedlemmene å nå konsensus og løse problemer effektivt. Disse ferdighetene kan være nyttige for alle som jobber med grupper av mennesker, enten som prosjektleder, trener, lærer, coach eller konsulent.

I følge en fersk studie brukes omtrent seks til tjue timer hver uke på møter. Imidlertid en betydelig del arbeidsstyrke, som deltok i denne studien, hevdet at slike møter generelt er uproduktive. Tilretteleggerferdigheter spiller inn her fordi de muliggjør ledere / ledere veileder folk mot avtalte mål på en måte som alle medlemmer oppmuntres til å eie, tilby deltakelse og bruke sine evner. Derfor, når tilrettelegging ferdigheter brukes riktig, eiere virksomhet vil ikke kaste bort tid, penger og andre ressurser på uproduktive møter.

I dette innlegget vil vi fordype oss i verden av tilretteleggingsferdigheter og forstå hva de er og hvordan du kan bruke disse ferdighetene til å gjøre møtene dine inspirerende, resultatorienterte og produktive. Så la oss starte akkurat nå-

Definisjon av forenklingsferdigheter. Tilretteleggingsferdigheter.

Definere forenklingsferdigheter Tilretteleggingsferdigheter

Som vi alle vet, er verktøy midler som gjør at en bestemt oppgave kan utføres på en måte som er fordelaktig for alle. Tilrettelegging er tilveiebringelse av ressurser som er nødvendige for å gjennomføre relevante aktiviteter. Enten i ditt personlige eller profesjonelle liv, spiller kommunikasjon og samhandling viktige roller. I forretningsverdenen er formen, formatet og formålet med disse interaksjonene svært forskjellige fra de i en persons personlige sfære. Tilretteleggingsferdigheter

Der må diskusjoner føres på en mer stabil og forhåndsbestemt måte som er akseptabel for alle parter som er involvert i prosessen. Dette krever noen ressurser, for eksempel oppmuntring, muligheter til å si fra og gi uttrykk for din synsvinkel, ha en sunn utveksling av informasjon og fortsett diskusjonen. På latin betyr lettelse å gjøre en oppgave lettere.

Derfor er det bare riktig at tilretteleggingsevner er ferdighetene som kreves av en person for å gjøre gruppediskusjoner bedre og enklere. Disse ferdigheter inkludere lederegenskaper, beslutningsevne og problemløsningsevne. Suksessen eller fiaskoen til en diskusjon avhenger i stor grad av riktig bruk av tilretteleggerens ferdigheter.

Hvilke tilretteleggingsevner?

Når han snakket om menneskelige atferdsmønstre, sa Aristoteles en gang:
«Mennesket er av natur et sosialt dyr; et individ som er asosial naturlig og ikke tilfeldig verken under vår varsel eller flere personer. Samfunnet er det som går foran individet. Den som enten ikke kan leve et felles liv, eller er så selvforsynt at han ikke trenger det, og derfor ikke tar del i samfunnets liv, er enten et beist eller en gud." Så, som vanlige mennesker, har vi en tendens til å samhandle med andre mennesker. Men det er like mye som tyder på at det er like vanskelig å lansere og opprettholde funksjonelle interaksjoner med mennesker som tilbyr et gunstig resultat.

Det er mennesker med ulike syn og evner. Man må huske på at ingen mennesker er like. Alle har ulike måter å uttrykke seg på og ulike nivåer av forståelse. Kommunikasjon er et ark som kombinerer to ideologier eller to tanker til én. Det er ekstremt viktig å støtte хорошие relasjoner mellom mennesker for å sikre jevn kommunikasjon. Dette gir en fri flyt av tanker, ideer og strategier. Men å sikre jevn kommunikasjon innenfor en gitt gruppe krever også enorme ferdigheter. Tilretteleggerferdigheter er avgjørende i alle slike omstendigheter.
Slike ferdigheter inkluderer evnene som trengs for å lykkes med å designe og drive menneskelig interaksjon.

I forretningsmøter har fasilitatorer ansvar for

  • Felles og tydelige mål
  • En riktig og tydelig definert prosess for å nå disse målene
  • Kanalisering med forståelse av at deltakerne skal komme til møtet forberedt eller ha interesse for temaet.
  • Sprer følelsen blant deltakerne som deres meninger og beslutninger blir verdsatt

La oss nå se på den riktige definisjonen av slike ferdigheter

Mentalt kart. 10 verktøy for å lage

Hvorfor er tilretteleggere viktige?

Som nevnt ovenfor er tilrettelegging tilførsel av ressurser. Det foregår meningsfulle diskusjoner i næringslivet. Tilretteleggingsferdigheter

Hvis disse diskusjonene er forgjeves, vil selskapet lide store tap. Derfor må det være noen som regulerer og kontrollerer disse diskusjonene. Personen som utfører denne oppgaven kalles en tilrettelegger. Tilretteleggeren må tydelig forstå hensikten med diskusjonen. Han/hun har ansvar for å bryte isen blant de involverte partene, starte diskusjonen og få den akkurat på rett spor. Alle som kan oppnå dette kan være en god hjelper.

Før og under møtet Tilretteleggerforberedelse

Tilretteleggingsferdigheter

En tilrettelegger er en person som styrer gruppeprosessen, skaper forutsetninger for å nå gruppens mål, og hjelper deltakerne til å oppnå konsensus og løse problemer effektivt. Tilretteleggeren kan være en heltidsprofesjonell eller kan involvere en rolle som spilles av et gruppemedlem som fungerer som tilrettelegger for ledelse prosess.

Det kan være vertskap for ulike typer arrangementer og møter som møter, treninger, konferanser, seminarer, etc. Tilretteleggeren gir ikke løsningen, men styrer en prosess som hjelper gruppemedlemmene å finne en løsning sammen.

Hovedoppgaven til tilretteleggeren er å legge forholdene til rette for åpen og produktiv kommunikasjon mellom gruppemedlemmene, der alle kan si sin mening, og gruppen kan jobbe mot å nå felles mål. Tilretteleggeren kan bruke ulike metoder og teknikker for å hjelpe gruppen til å nå konsensus og løse problemer, som gruppediskusjon, idédugnad, smågruppearbeid, spill osv.

Tilretteleggeren må gjøre

Men før diskusjonen starter, må tilretteleggeren gjøre noen forberedelser som angitt nedenfor.

  1. Det er ulike interessenter og andre teammedlemmer som vil delta i diskusjonen og komme med viktige kommentarer. Tilretteleggeren må møte disse medlemmene og forstå og utforske disse punktene. Tilretteleggingsferdigheter
  2. Diskusjonen må planlegges tydelig. Planlegging av diskusjonen bør ha en klar plan. Han må ha alle detaljene og ikke gå glipp av et eneste punkt som vil bli dekket i seminaret eller møtet vil bli organisert.
  3. Det neste instrumentelle aspektet ved å organisere et hyggelig og fruktbart møte er stedet der det skal holdes. Derfor er det nødvendig å reservere rett plassering og deretter gjøre infrastrukturen egnet for økten din.
  4. Noen møter holdes med kun muntlige diskusjoner. Dette krever enorme isbrytende ferdigheter. Hvis det er noen ekstra ting som trengs for møtet, som arbeidsark og PowerPoint-presentasjoner, må nødvendig teknologi være tilgjengelig.
  5. Dersom møtet skal vare hele dagen eller over lengre tid bør det legges til rette for drikke og mat.
  6. Når diskusjonen eller møtet begynner, må tilretteleggeren ta ansvar for å bevege det i riktig retning. Han/hun må opprettholde riktig energi og riktig plass for deltakerne.
  7. Diskusjonen skal være nyttig og fruktbar. Det ligger hos mekleren å unngå unyttige samtaler i et faglig møte. Det må være en sunn utveksling av ideer og informasjon.
  8. Når møtet er over, bør tilretteleggeren være klar med en avsluttende uttalelse for å oppsummere alle detaljene i diskusjonen. I tillegg skal han/hun sørge for at vedtak eller utfall av møtet iverksettes umiddelbart. Dette vil bidra til at møtet blir en konkret suksess.

 

Tilretteleggingsferdigheter som trengs for å være en god tilrettelegger

Tilretteleggingsferdigheter som trengs for å være en god tilrettelegger

Tilretteleggeren har et betydelig ansvar på sine skuldre. Derfor må han/hun være utstyrt med noen nødvendige ferdigheter. Disse ferdighetene er som følger.

1. Kjenn deltakerne. Tilretteleggingsferdigheter

Enhver diskusjon eller møte som må holdes har noen viktige deltakere hvis hierarki og rolle må være kjent for megleren. Noen ganger hender det at partene som er involvert i denne prosessen ikke kjenner hverandre. Her har tilretteleggeren som oppgave å sørge for komfort og vennlighet blant dem. For å gjøre dette må programlederen vite hvem deltakerne er. Han/hun må ha all nødvendig informasjon for å identifisere dem og introdusere dem for hverandre.

2. Sett klare retningslinjer

Hvert møte følger en bestemt tidsplan. Den må følges nøye og riktig. Dette vil gjøre møtet mer produktivt. I tillegg er det i enkelte diskusjoner regler for forhandlinger og avtaler. Selv de bør kommuniseres til alle deltakere av programlederen. I tillegg til dette bør det være retningslinjer for høflig og respektfull oppførsel. Ingen deltakere skal krysse disse grensene, uansett hvordan diskusjonen går. Dette er en av de viktigste etikette for ethvert møte.

3. Skap et inkluderende miljø. Tilretteleggingsferdigheter

I ethvert møte bør alle ha en lik stemme å snakke. Det må være en rettferdig fordeling av rettigheter for å delta i diskusjonen og foreslå et annet punkt. For å få til dette må det være et inkluderende miljø. Dette vil hjelpe alle å si opp og stå opp for det som føles dristig og fryktløst. Den nevner også komfort og tillit blant deltakerne. Dette fjerner ethvert snev av sjenanse eller klossethet fra å gjøre noe poeng i møtet.

4. Aktiv lytting

Vi tror alle at det å snakke er en viktig aktivitet, å være en del av et møte eller en diskusjon. Men selv å lytte er like viktig. Bare de som vet hvordan de skal lytte godt kan virkelig snakke godt. Dermed understreker det viktigheten av å være en aktiv lytter. Deltakeren skal alltid føle at det han sier blir lyttet til med full konsentrasjon. Tilrettelegger skal sørge for at alle lytter nøye til alle punkter. I tillegg kan han/hun ta notater om det som blir sagt for fremtidig referanse.

5. Tidsstyring. Tilretteleggingsferdigheter

Tidsstyring tilrettelegger

Det er godt sagt at tiden er penger i næringslivet og profesjonell sfære, hvert minutt og hvert sekund teller. Derfor må det være en optimal og best mulig utnyttelse av den tilgjengelige tiden. Det bør utvises forsiktighet for å sikre at alle spørsmål tas opp og diskuteres av deltakerne i tilstrekkelig detalj. I tillegg, hvis teamet dveler for lenge ved et bestemt punkt, noe som resulterer i tap av tid, bør tilretteleggeren høflig avbryte arbeidet og fortsette diskusjonen. I tillegg bør møteplanen følges så nøye som mulig. Planen må utarbeides med litt buffertid for å kompensere for noen uunngåelige tidstap.

6. Opprettholde en oppsummering av alle handlingspunkter. Tilretteleggingsferdigheter

Under møter oppdages ofte spesifikke handlinger knyttet til problemformuleringer. En tilrettelegger med utmerkede tilretteleggingsferdigheter bør være klar over disse aktivitetselementene, pluss at han eller hun også bør sørge for at de er synlige for alle deltakere. Du må også sørge for at handlingselementet gir hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal være ferdig. I tillegg bør du oppsummere handlingspunktene mot slutten av diskusjonen for å sikre at alle er på samme side angående viktigheten, målene og tidspunktet for punktene.

7. Gjenstående mål

Å være objektiv er en av kjernetilretteleggerferdighetene som en tilrettelegger bør inkludere. Tilretteleggeren bør ses på som fullstendig objektiv og bør ikke sees på som å være i noens "leir" for møtet. Når tilretteleggeren blir sett på som ensidig, tapes tilliten til andre deltakere (spesielt de på motsatt side) raskt. I det øyeblikket du mister tilliten, er det vanskelig å gjenvinne den. Dette er grunnen til at det å være objektiv i stedet for å avsløre dine skjevheter er en av de viktigste tilretteleggingsferdighetene å fokusere på.

8. Finn gjennom spørsmål, ikke forelesninger eller prekener. Tilretteleggingsferdigheter

Det er viktig at tilretteleggere ikke blir mer forkynnende ved å avsløre sin intelligens om dette temaet. I stedet er det å bruke din innsikt til å hjelpe andre medlemmer med å komme frem til en typisk, problembasert løsning en av de viktigste tilretteleggingsferdighetene du bør ha. Tilretteleggere må gjøre dette ved å stille spørsmål gjennom henvendelser som er relevante for problemstillingen og designet for å avdekke nye realiteter. Møtet skal handle om å løse deltakernes problem, og å stille et spørsmål er en av de beste måtene å gjøre dette på.

9. Hold veileder/leder unna å kapre møtet/diskusjonen

Som tilrettelegger må du sørge for at ledere eller ledere ikke kaprer møtet ved å kommunisere følelsene sine og sette møtets fremdrift i henhold til planen deres. Møtet skal tilby like muligheter for alle medlemmer, og tilretteleggere bør ha tilretteleggingskompetanse for å sikre dette.

10. Vær ansvarlig for samtalen. Tilretteleggingsferdigheter

Ha ansvaret for samtalen Tilrettelegger

Tilretteleggere må holde møtet fremover ved å ta ansvar for samtalen for å holde møtet på rett spor. I det øyeblikket møtediskusjonene mister fart, bør tilretteleggere flytte diskusjonen tilbake til problemformuleringen. Selv noen ganger må du krysse av noen; men det er ditt ansvar og du må gjøre det uten å miste kontrollen. Kontroll vil tillate deg å respektere alle deltakere, og det er grunnen til at samtalehåndtering anses som en av de kraftige tilretteleggingsferdighetene for tilretteleggere.

Hvordan være karismatisk? 

Teknikker som skal brukes av tilretteleggeren for å optimalisere tilretteleggingsferdigheter

Når lederen leder et møte eller diskusjon, må tilretteleggeren ha noen av ferdighetene som er oppført ovenfor. I tillegg til dette bør han/hun også være forberedt med dette settet instrumenter, som vil komme godt med når det trengs for et vellykket møte.

  1. Isbrytingsteknikk: Det er godt sagt at en god start er halve kampen. Dette gjelder selv i forretningsmøter eller diskusjoner. Det er tider da partene kanskje ikke kjenner hverandre så godt. Her må tilretteleggeren bruke disse isbryteteknikkene.
  2. Strategiteknikker: Hvert møte har en spesifikk strategi som må følges for at det skal bli vellykket. De bestemmer møtets kurs og agenda. Tilretteleggingsferdigheter
  3. Kreativ teknikk. Ofte kan forretningsmøter være veldig hverdagslige eller monotone. Alle vi mennesker trenger en gnist i disse situasjonene. Tilretteleggeren kan bruke sin kreativitet og finne på noe moro som vil sette farge og også gi kreative løsninger på noen av problemene.
  4. Metoder for problemløsning: problemer og konflikter er mulig overalt. De er en integrert del av enhver livsreise, og profesjonelle møter og diskusjoner er intet unntak. Tilretteleggeren bør være klar over noen problemløsnings- og konfliktløsningsteknikker for å håndtere slike situasjoner.
  5. Beslutningsmetoder. Hvert møte holdes for å ta en beslutning eller sluttføre en strategi. Tilretteleggeren må ha teknikker for å veilede diskusjonen til faste beslutninger på en begrenset tid med minst mulig konflikt.

Siste tanker om tilretteleggingsferdigheter!

Forenkling er et viktig begrep når organisere forretningsmøter eller diskusjoner. Derfor krever det å bli en tilrettelegger et spesifikt sett med ferdigheter og et sett med verktøy som vil hjelpe deg å legge til rette for et nyttig, fredelig og vellykket møte. Så lenge ledere eller tilretteleggere har de nødvendige tilretteleggingskompetansene, kan bedrifter optimere resultatene av møtene sine, noe som til syvende og sist vil optimere den totale ytelsen til organisasjonen for å oppnå et felles mål.

АЗБУКА

FAQ. Tilretteleggingsferdigheter som trengs for å være en god tilrettelegger.

1. Hva er tilrettelegging?

Tilrettelegging er en prosess ledelse gruppearbeid som hjelper deltakerne til å samhandle effektivt, oppnå felles mål og ta beslutninger. Tilretteleggeren veileder prosessen uten å forstyrre innholdet i diskusjonen.

2. Hva er de grunnleggende ferdighetene som trengs for å være en god tilrettelegger?

Grunnleggende ferdigheter:

  • Aktiv lytting: Evne til å lytte nøye og forstå deltakere.
  • Effektiv kommunikasjon: Evnen til å uttrykke seg klart og overbevisende.
  • Konflikthåndtering: Ferdigheter til å løse konflikter og håndtere spenninger i en gruppe.
  • Organisasjonskunnskaper: Evne til å planlegge og strukturere økter.
  • Empati: Evne til å forstå og føle følelsene til deltakerne.
  • Nøytralitet: Evnen til å forbli objektiv og nøytral uten å påtvinge dine meninger.

3. Hvordan utvikle aktive lytteferdigheter?

Tips for å utvikle aktiv lytting:

  • Konsentrasjon: Fokuser helt på høyttaleren, unngå distraksjoner.
  • Parafrasering: Gjenta det du hører med dine egne ord for å bekrefte forståelsen.
  • Bekreftelsessignaler: Bruk nikk, ansiktsuttrykk og korte kommentarer for å anerkjenne oppmerksomhet.
  • Åpne spørsmål: Still spørsmål for å utdype forståelsen og få mer informasjon.

4. Hvordan forbedre effektive kommunikasjonsferdigheter?

Tips for å forbedre kommunikasjonen:

  • Klarhet og konsisitet: Vær tydelig og saklig.
  • Bruker ikke-verbale signaler: Vær oppmerksom på kroppsspråk, gester og ansiktsuttrykk.
  • Kontakt Oss: Se med jevne mellomrom hvordan meldingene dine blir mottatt og juster tilnærmingen din om nødvendig.
  • Praksis offentlige taler: Delta på arrangementer der du kan snakke foran et publikum.

5. Hvordan håndtere konflikter i en gruppe?

Metoder for konflikthåndtering:

  • Tidlig oppdagelse: Prøv å gjenkjenne og løse konflikter på et tidlig tidspunkt.
  • Nøytralitet: Oppretthold nøytralitet og unngå å ta parti.
  • Mekling: Hjelp partene i konflikten med å finne et felles språk og komme til en gjensidig akseptabel løsning.
  • Aktiv lytting: Lytt nøye til alle parter og valider deres meninger.

6. Hvordan planlegge og strukturere tilretteleggingsøkter?

Planleggingstrinn:

  • Definere mål: Definer tydelig målene og målene for økten.
  • Å lage en agenda: Utvikle en detaljert agenda med tidsrammer for hvert trinn.
  • Valg av metoder og verktøy: Bestem hvilke metoder og verktøy som vil være mest effektive for å nå dine mål.
  • Klargjøring av materialer: Forbered alle nødvendige materialer og ressurser på forhånd.
  • Fleksibilitet: Vær forberedt på å tilpasse planen avhengig av fremdriften i økten.

7. Hvordan utvikle empati?

Tips for å utvikle empati:

  • Aktiv lytting: Lytt nøye til deltakerne og vis interesse for deres meninger.
  • Emosjonelt intellekt: Arbeid med å gjenkjenne og forstå følelser.
  • Øv medfølende kommunikasjon: Kommuniser med forståelse og respekt for andres følelser og meninger.
  • Selvrefleksjon: Analyser reaksjonene dine og lær å håndtere følelsene dine.

8. Hvordan holde seg nøytral som tilrettelegger?

Tips for å opprettholde nøytralitet:

  • Unngå personlige vurderinger: Ikke uttrykk dine meninger eller preferanser.
  • Fokuser på prosessen: Fokuser på å styre prosessen fremfor innholdet i diskusjonen.
  • Rettferdighet: Sørg for lik deltakelse av alle deltakere og la ikke én part dominere.
  • Kontakt Oss: Få jevnlige tilbakemeldinger fra deltakerne om din nøytralitet.

9. Hvilke verktøy kan hjelpe i tilrettelegging?

Nyttige verktøy:

  • Flippovertavler og markører: For å visualisere ideer og strukturere informasjon.
  • Online plattformer: Zoom, Microsoft Teams, Miro for virtuelle økter.
  • Moderasjonskort: Å samle inn og organisere deltakernes ideer.
  • Mentale kart: MindMeister eller XMind for å visualisere sammenhenger mellom ideer.
  • Stemmegivning og meningsmålinger: Mentimeter eller Slido for å samle meninger og stemme.

10. Hvilke feil gjør tilretteleggere ofte og hvordan unngå dem?

Vanlige feil og hvordan du kan forhindre dem:

  • Utilstrekkelig forberedelse: Forbered deg grundig for hver økt, og finn ut alle detaljene.
  • Utilstrekkelig oppmerksomhet til gruppen: Vær oppmerksom på gruppedynamikk og involver alle deltakere.
  • Nøytralitet: Forbli nøytral og ikke blande seg inn i innholdet i diskusjoner.
  • Ignorerer tid: Hold styr på tiden og hold deg til agendaen.
  • Mangel på fleksibilitet: Vær forberedt på å tilpasse planen avhengig av situasjonen og gruppens behov.

Å utvikle tilretteleggingsferdigheter krever øvelse og selvrefleksjon. Ved å følge disse retningslinjene kan du bli en mer effektiv tilrettelegger og administrere gruppeprosesser.