Scrierea de afaceri este o comunicare eficientă în afaceri, este important ca fiecare angajat să aibă abilități bune de scris în afaceri.
Fiecare angajat trebuie să trimită e-mailuri, să dezvolte propuneri de afaceri și să scrie rapoarte de afaceri din când în când. Prin urmare, abilitățile bune de scriere în afaceri sunt cruciale împreună cu abilitățile bune de comunicare.
Abilitățile de comunicare scrisă pot face, de asemenea, o mare diferență atunci când aplici pentru un loc de muncă. Pentru unii, acesta poate fi ultimul pas în validarea muncii lor.
Abilități de scriere de afaceri
Indiferent dacă creați un document de afaceri sau scrieți o simplă notă, aptitudini bune scrisorile de afaceri pot merge mult. Este mai mult decât o structură bună a propoziției, un ton profesional și o gramatică adecvată.
Mai jos sunt câteva abilități importante de scriere de afaceri la care ar trebui să lucrați.
1. Limbajul simplu
Prima regulă pentru a deveni un mare scriitor de afaceri este să înveți să folosești întotdeauna un limbaj simplu. Un scris bun de obicei nu include o mulțime de cuvinte complicate.
Crearea de conținut ușor de citit înseamnă să îl faceți ușor de înțeles.
Pentru a face acest lucru, puteți folosi cuvinte scurte cunoscute în mod obișnuit. Dacă nu există un cuvânt mai scurt pentru un cuvânt complex, utilizați o frază scurtă pentru a-l descrie.
În plus, vă puteți concentra pe evitarea adjectivelor și pe încercarea de a folosi vocea activă.
Scrierea eficientă este atunci când puteți comunica cu ușurință și vă puteți exprima mesajul rapid și eficient. Punct de vedere.
Prin urmare, ar trebui să încercați și să evitați verbele ascunse. Cu alte cuvinte, personalizarea dvs. de e-mail va rezolva automat această problemă.
De exemplu, în loc să spuneți „Am dori să dăm o mână de ajutor”, ați putea spune „Am dori să vă ajutăm”.
Acesta din urmă nu este doar mai scurt și mai direct, dar arată și mai prietenos.
Folosirea unui astfel de limbaj direct și clar este mai eficientă, mai rapidă și mai eficientă. Indiferent dacă cititorul tău este diferit angajat sau client, este întotdeauna mai bine să simplificați textul pentru publicul dvs.
2. Capacitatea de a distinge opinia de fapte
Scriitorii de afaceri trebuie să ia măsuri de precauție suplimentare în timpul procesului de scriere, deoarece majoritatea scrierilor de afaceri exclud opiniile personale.
Deși nu scrieți nicio lucrare academică aici, trebuie totuși să vă asigurați că faptele sunt clare.
Între timp, documentele de afaceri ar trebui să fie lipsite de opinii personale. Singurul plus rezonabil la opinia personală este atunci când faci recomandări.
În toate celelalte cazuri, este mai bine să nu adăugați opinii. Cu toate acestea, în unele cazuri rare, poate fi necesar să vă exprimați opinia.
În astfel de cazuri, ar trebui să cunoașteți diferența dintre exprimarea unei opinii obiective și a unei opinii personale.
În orice caz, scriitorii de afaceri trebuie să fie capabili să distingă opiniile de fapte.
Este extrem de important să mențineți acest lucru pentru a evita neînțelegerile. Indiferent dacă cititorii dvs. sunt părți interesate interne sau externe, asigurați-vă că scrisul este lipsit de ambiguitate.
Mai mult, dacă îți exprimi punctul de vedere cu privire la ceva, asigură-te că ai înțeles clar că aceasta este părerea ta.
3. Scrisoare de afaceri. Concizie și concizie
Indiferent de stilul tău de scris, trebuie să înveți să fii concis. Orice scrisoare de afaceri ar trebui să fie scurtă și la obiect.
Folosirea unui limbaj concis înseamnă, în principiu, eliminarea oricăror cuvinte și expresii inutile care nu servesc unui scop direct.
De exemplu, când scrieți e-mail ați putea scrie: „Trimit acest e-mail pentru a vă anunța că trebuie să vă trimiteți lucrarea până luni.”
Prima parte a acestei propoziții nu trebuie să fie aici, deoarece este evident că trimiteți un e-mail.
În schimb, ar trebui să scrieți: „Trebuie să vă predați munca până luni”.
Totuși, acesta este un exemplu extrem de simplu. Concizia și concizia sunt de mare importanță atunci când scrieți documente precum rapoartele de afaceri.
Acest lucru se datorează faptului că majoritatea cititorilor tăi nu vor avea timp să parcurgă mai multe pagini sau paragrafe.
O regulă de bază bună este să faceți informațiile ușor accesibile.
În plus, iată câteva lucruri pe care le puteți face:
- Concentrați-vă întotdeauna pe fapte și informații.
- Rămâneți la subiect
- Utilizați trei cuvinte sau mai puțin în fiecare paragraf, cu excepția cazului în care explicați ceva.
- Folosiți cuvinte scurte și păstrați aceeași alegere de cuvinte pe tot parcursul
- Evitați adverbele și adjectivele inutile
- Evitați orice ambiguitate și încercați întotdeauna să obțineți claritate.
Păstrați-vă propozițiile scurte și încercați să introduceți cele mai importante informații la început sau în primul paragraf.
Dacă există o propoziție incomodă, împărțiți-o în mai multe și salvați părțile relevante.
4. Scrisoare de afaceri. Menține scopul
Este esențial să ne asigurăm că fiecare formă de comunicare comercială are un scop clar.
Ar trebui să vă concentrați pe a vă asigura că scrisoarea dvs. de afaceri își definește clar scopul. De asemenea, cel mai bine este să mențineți un singur scop pentru fiecare document.
De exemplu, dacă trimiteți un anunț la nivelul întregii companii către angajați, asigurați-vă că clarificați acest lucru de la început.
Este posibil ca majoritatea oamenilor să nu ajungă la toate comunicările lor de afaceri, mai ales dacă par formulate și repetitive.
Prin urmare, puteți evita acest lucru, asigurându-vă că toate documentele comunică imediat scopul.
Acesta este motivul pentru care majoritatea articolelor încep cu o explicație a ceea ce va fi discutat.
Mai important, nu ar trebui să vă abateți de la acest obiectiv în timp ce lucrați la document. Folosiți alte documente dacă este ceva de discutat.
Mesajul dvs. ar trebui să abordeze o singură idee principală la un moment dat. Așadar, evitați gândirea aglomerată și practicați mesajele cu un singur scop.
5. Aflați cine este publicul dvs
Deși acest lucru poate părea evident, este totuși o abilitate importantă, mai ales dacă scrisul de afaceri este mai mult extern decât intern.
Deși trebuie să înțelegi scopul scrisorii tale, este, de asemenea, important să știi cine este cititorul tău.
Acest lucru ajută la direcționarea țintei către o anumită persoană sau public. Acesta este același caz, indiferent dacă scrieți un e-mail cuiva sau trimiteți un mesaj în masă.
Mai mult, a-ți cunoaște publicul înseamnă și a înțelege cum funcționează mintea lor.
De exemplu, dacă scrieți un e-mail colegilor de serviciu, ar trebui să îl păstrați scurt și informal.
De asemenea, dacă trimiteți un e-mail unui client, ar trebui să fiți formal, clar și simplu.
Prin urmare, este întotdeauna mai bine să vă cunoașteți publicul din lumea afacerilor, deoarece vă va ajuta să răspundeți nevoilor acestora.
Publicul dvs. poate influența în mod activ următoarele lucruri:
- limba pe care o folosești; fiecare cuvânt poate fi diferit atunci când se iau în considerare audiențe diferite.
- Ce instrumente folosiți și în ce calitate.
- Eficacitatea a ceea ce scrii în timp.
- Tonul tău de conversație este undeva între profesional și complet casual.
- Care sunt punctele importante pe care doriți să le menționați?
În plus, poate afecta și lungimea scrisorii tale. De exemplu, dacă scrieți un raport de afaceri pentru conducerea superioară, dvs ar trebui să notați punctele principale pe prima pagină sub forma unor scurte paragrafe.
6. Scrisoare de afaceri. Formatare
Căi rapide imbunatateste-ti abilitatile scriere de afaceri - dezvoltarea abilităților de formatare. Există multe greșeli comune făcute în timpul formatării care pot duce la probleme de agravare.
Eforturile dvs. de formatare ar trebui să asigure întotdeauna eficiență maximă. Nu începeți să scrieți până nu aveți o idee clară despre cum trebuie formatat documentul.
Ideea este de a permite cititorilor să vizualizeze rapid orice document, fără nicio bătaie de cap.
Dar asta nu înseamnă că ar trebui să adăugați prea multe elemente de formatare; poate distrage atenția cititorilor.
Acest lucru se aplică tuturor formelor de scriere, indiferent dacă scrieți rapoarte, e-mailuri sau creați o prezentare.
Iată câteva lucruri care se încadrează în formatare:
- Folosiți caractere aldine, cursive și subliniere.
- Evidențiați anumite elemente de text.
- Folosind culori diferite pentru diferitele cuvinte pe care doriți să le colorați.
- Utilizarea paragrafelor și numerotarea.
- Utilizarea titlurilor și subtitlurilor.
- Menține structura propoziției și alinierea textului.
Formatarea ar trebui să rămână aceeași în toate documentele. De exemplu, dacă scrieți un raport, aceeași formatare ar trebui să fie aplicată corpului și întrebărilor frecvente (dacă este cazul).
7. Scrisoare de afaceri. Corectare, editare și revizuire
Cel mai bun instrument verificări gramaticale - esti tu. Această abilitate este utilă în toate tipurile de scriere.
Acesta este cel mai bun mod de a deveni un scriitor mai bun, deoarece vă îmbunătățiți în mod activ dvs. și scrisul.
Corectarea implică verificarea dacă scrisul tău respectă regulile de stil, formatul și alte supărări.
În plus, verifică faptele, legăturile și acuratețea conținutului dvs. În plus, aceasta este, de asemenea, o modalitate excelentă de a elimina vocea pasivă inutilă.
Apoi puteți face modificări semnificative conținutului dvs. În caz contrar, nu are rost să-l editați singur.
O bună practică este să te întorci la scris o dată la două zile. Cu toate acestea, acest lucru va funcționa numai dacă lucrați la o propunere sau un raport.
Editarea presupune menținerea a ceea ce a fost scris sau actualizarea lui după ce este terminat. De exemplu, poate fi necesar să revizuiți un raport după ce îl afișați managerului dvs.
În timpul acestor pași, încercați să verificați greșelile de scriere, greșelile de sintaxă și gramaticale. Concentrați-vă pe lizibilitatea și fluxul general al documentului.
În plus, ar trebui să achiziționați și un instrument de verificare ortografică. Acest lucru poate face procesul de corectare și editare mai ușor, dar încercați mai întâi să vă perfecționați abilitățile decât să vă bazați pe instrumente.
8. Scrisoare de afaceri. Atitudine și punct de vedere
Cunoașterea publicului este un lucru, dar este, de asemenea, important să înțelegeți modul în care scrierile dvs. îl pot influența.
Există diferite niveluri de semnificație în scrisul tău. Ar trebui să fii conștient de toate acestea și de impactul pe care îl pot avea.
Mai jos sunt câteva lucruri care influențează atitudinea și perspectiva scrisului dvs.:
- Structura generală a propoziției; de exemplu, frazele lungi dau impresia că cititorul este informat.
- Alegerea cuvintelor pe parcursul scrierii tale.
- Toate expresiile, dacă există, pe care le utilizați, inclusiv metafore și exemple.
- Punctele de vedere pe care le împărtășiți, fie că sunt opinii sau recomandări.
Este o bună practică să iei în considerare întotdeauna punctul de vedere al cititorului, nu al tău.
Ideile grozave vin de obicei în minte când gândești din perspectiva publicului tău. Același lucru este valabil și pentru postările pe rețelele sociale; funcționează doar dacă rezonează cu publicul tău.
Deci, cea mai bună cale de urmat este să gândiți din perspectiva lor și să vă ajustați scrisul în consecință.
De asemenea, este mai probabil ca cititorul să fie de acord cu tine și să facă ceea ce vrei tu să facă.
Acest lucru îl face important instrument pentru utilizare în organizația dvs., mai ales dacă sunteți la nivel de conducere.
Însumați
Abilitățile menționate mai sus depind în principal de practica ta consecventă de scriere de afaceri. Cu cât exersezi mai mult, cu atât vei îmbunătăți automat fiecare abilitate.
De asemenea, ar trebui să faci un efort să citești pentru a deveni o persoană mai bună. Vedeți ce fac alții în mod diferit în scrisul lor de afaceri și învățați din asta.
De asemenea, ar trebui să vă actualizați întotdeauna cunoștințele despre lucruri curente. Fie că este vorba de actualizări de limbă sau de format, fiți la curent.
În cele din urmă, încercați să vă aflați punctele forte și punctele slabe în scrisul de afaceri și direcționați-vă eforturile în consecință.
Monolog. Cum se scrie un monolog?
Ritmul de scriere: rapid sau lent, exemple și sfaturi pentru genuri
Lasă un comentariu