Abilități de facilitare necesare pentru a fi un bun facilitator

Abilitățile de facilitare sunt procesul de gestionare a dinamicii grupului pentru a ajuta membrii grupului să ajungă la un consens și să rezolve problemele în mod eficient. Aceste abilități pot fi utile oricui lucrează cu grupuri de oameni, fie ca manager de proiect, trainer, profesor, coach sau consultant.

Potrivit unui studiu recent, aproximativ șase până la douăzeci de ore pe săptămână sunt petrecute în întâlniri. Cu toate acestea, o parte semnificativă forta de munca, care a participat la acest studiu, a susținut că astfel de întâlniri sunt în general neproductive. Abilitățile de facilitare sunt implicate aici, deoarece le permit liderilor/managerilor să ghideze oamenii către obiectivele convenite într-un mod în care toți membrii sunt încurajați să dețină, să ofere participarea și să-și folosească capacitățile. Prin urmare, atunci când abilitățile de facilitare sunt utilizate corect, proprietarii Afaceri nu își vor pierde timpul, banii și alte resurse pe întâlniri neproductive.

În această postare, vom pătrunde în lumea abilităților de facilitare și vom înțelege ce sunt acestea și cum puteți folosi aceste abilități pentru a face întâlnirile dvs. inspiratoare, orientate spre rezultate și productive. Deci, să începem chiar acum...

Definiția abilităților de simplificare. Abilități de facilitare

După cum știm cu toții, instrumentele sunt mijloace care permit îndeplinirea unei anumite sarcini într-un mod care este benefic pentru toată lumea. Facilitarea este furnizarea de resurse necesare desfășurării activităților relevante. Fie în viața personală sau profesională, comunicarea și interacțiunea joacă un rol vital. În lumea afacerilor, forma, formatul și scopul acestor interacțiuni sunt foarte diferite de cele din sfera personală a unei persoane. Abilități de facilitare

Acolo, discuțiile trebuie conduse într-un mod mai stabil și mai predeterminat, care să fie acceptabil pentru toate părțile implicate în proces. Acest lucru necesită anumite resurse, cum ar fi încurajarea, oportunitățile de a vorbi și de a vă exprima Punct de vedere, faceți un schimb sănătos de informații și continuați discuția. În latină, relief înseamnă a face o sarcină mai ușoară.

Prin urmare, este corect ca abilitățile de facilitare să fie abilitățile necesare unui individ pentru a face discuțiile de grup mai bune și mai ușoare. Aceste aptitudini includ abilitățile de management, capacitatea de a lua decizii și capacitatea de rezolvare a problemelor. Succesul sau eșecul unei discuții depinde în mare măsură de utilizarea corectă a abilităților facilitatorului.

Ce abilități de facilitare?

Vorbind despre tiparele comportamentale umane, Aristotel a spus odată:

Sunt oameni cu vederi și abilități diferite. Trebuie avut în vedere că nu există doi oameni la fel. Fiecare are moduri diferite de exprimare și niveluri diferite de înțelegere. Comunicarea este o foaie care combină două ideologii sau două gânduri într-una singură. Este extrem de important să sprijinim хорошие relațiile dintre oameni pentru a asigura o comunicare lină. Acest lucru permite un flux liber de gânduri, idei și strategii. Dar asigurarea unei comunicări fără probleme în cadrul unui anumit grup necesită, de asemenea, o abilitate enormă. Abilitățile de facilitator sunt esențiale în toate astfel de împrejurări.

În întâlnirile de afaceri, facilitatorii sunt responsabili pentru

• Obiective comune și clare
• Un proces bine definit și clar pentru atingerea acestor obiective
• Canalizarea cu înțelegerea că participanții ar trebui să vină la întâlnire pregătiți sau să fie interesați de subiect.
• Răspândirea sentimentului printre participanți că opiniile și deciziile lor sunt apreciate

Să ne uităm acum la definiția corectă a unor astfel de abilități

Harta mentala. 10 instrumente de creat

De ce sunt importanți facilitatorii?

După cum sa menționat mai sus, facilitarea este furnizarea de resurse. Există discuții semnificative în lumea afacerilor. Abilități de facilitare

Dacă aceste discuții sunt în zadar, compania va suferi pierderi uriașe. Prin urmare, trebuie să existe cineva care să reglementeze și să controleze aceste discuții. Persoana care îndeplinește această sarcină se numește facilitator. Facilitatorul trebuie să înțeleagă clar scopul discuției. El/ea este responsabil să spargă gheața dintre părțile implicate, să demareze discuția și să o pună exact pe drumul cel bun. Oricine poate realiza acest lucru poate fi un mare ajutor.

Înainte și în timpul întâlnirii Pregătirea facilitatorului

Un facilitator este o persoană care gestionează procesul de grup, creează condiții pentru atingerea obiectivelor grupului și ajută participanții să ajungă la consens și să rezolve problemele în mod eficient. Facilitatorul poate fi un profesionist cu normă întreagă sau poate implica un rol jucat de un membru al grupului care acționează ca un facilitator pentru a ghida procesul.

Poate găzdui diverse tipuri de evenimente și întâlniri precum întâlniri, traininguri, conferințe, seminarii etc. Facilitatorul nu oferă soluția, ci gestionează un proces care îi ajută pe membrii grupului să găsească împreună o soluție.

Sarcina principală a facilitatorului este de a crea condiții pentru o comunicare deschisă și productivă între membrii grupului, unde fiecare să își poată exprima opinia, iar grupul să poată lucra pentru atingerea obiectivelor comune. Facilitatorul poate folosi diverse metode și tehnici pentru a ajuta grupul să ajungă la un consens și să rezolve probleme, cum ar fi discuții în grup, brainstorming, lucru în grup mic, jocuri etc.

Facilitatorul trebuie să facă

Dar înainte de a începe discuția, facilitatorul trebuie să facă câteva pregătiri, așa cum este indicat mai jos.

1. Există diverse părți interesate și alți membri ai echipei care vor participa la discuție și vor face comentarii importante. Facilitatorul trebuie să se întâlnească cu acești membri și să înțeleagă și să exploreze aceste puncte. Abilități de facilitare
2. Discuția trebuie planificată clar. Planificarea discuției ar trebui să aibă un plan clar. El trebuie să aibă toate detaliile și să nu rateze niciun punct care va fi tratat în cadrul seminarului sau se va organiza întâlnirea.
3. Următorul aspect instrumental al organizării unei întâlniri plăcute și fructuoase este locul unde se va desfășura. Prin urmare, este necesar să rezervați locația potrivită și apoi să faceți infrastructura potrivită pentru sesiunea dvs.
4. Unele întâlniri au loc doar cu discuții orale. Acest lucru necesită abilități enorme de spart gheața. Dacă sunt necesare lucruri suplimentare pentru întâlnire, cum ar fi foi de lucru și prezentări PowerPoint, tehnologia necesară trebuie să fie disponibilă.
5. Dacă întâlnirea va dura toată ziua sau pentru o perioadă mai lungă, ar trebui să se facă aranjamente pentru băuturi și mâncare.
6. Odată ce discuția sau întâlnirea începe, facilitatorul trebuie să-și asume responsabilitatea pentru a o îndrepta în direcția corectă. El/ea trebuie să mențină energia potrivită și spațiul potrivit pentru participanți.
7. Discuția ar trebui să fie utilă și fructuoasă. Este în sarcina mediatorului să evite conversațiile inutile într-o întâlnire profesională. Trebuie să existe un schimb sănătos de idei și informații.
8. Când întâlnirea se încheie, facilitatorul ar trebui să fie pregătit cu o declarație de încheiere pentru a rezuma toate detaliile discuției. În plus, el/ea trebuie să se asigure că deciziile sau rezultatul întâlnirii sunt implementate imediat. Acest lucru va ajuta întâlnirea să fie un succes tangibil.

Abilități de facilitare necesare pentru a fi un bun facilitator

Facilitatorul are o responsabilitate semnificativă pe umerii săi. Prin urmare, el/ea trebuie să fie echipat cu unele abilități necesare. Aceste abilități sunt după cum urmează.

1. Cunoașteți participanții. Abilități de facilitare

Orice discuție sau întâlnire care trebuie să aibă loc are câțiva participanți importanți a căror ierarhie și rol trebuie să fie cunoscute de mediator. Uneori se întâmplă ca părțile implicate în acest proces să nu se cunoască. Aici facilitatorul are sarcina de a asigura confort și prietenie între ei. Pentru a face acest lucru, prezentatorul trebuie să știe cine sunt participanții. El/ea trebuie să aibă toate informațiile necesare pentru a le identifica și a le prezenta unul altuia.

2. Stabiliți linii directoare clare

Fiecare întâlnire urmează un program specific. Trebuie urmat cu atentie si corect. Acest lucru va face întâlnirea mai productivă. În plus, în unele discuții există reguli pentru negocieri și acorduri. Chiar și acestea ar trebui comunicate tuturor participanților de către prezentator. În plus, ar trebui să existe linii directoare privind comportamentul politicos și respectuos. Niciun participant nu ar trebui să treacă aceste limite, indiferent de modul în care decurge discuția. Aceasta este una dintre etichetele de bază ale oricărei întâlniri.

3. Creați un mediu incluziv. Abilități de facilitare

În orice întâlnire, toată lumea ar trebui să aibă o voce egală pentru a vorbi. Trebuie să existe o repartizare echitabilă a drepturilor de a participa la discuție și de a propune un alt punct. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să existe un mediu incluziv. Acest lucru îi va ajuta pe toți să vorbească și să susțină ceea ce pare îndrăzneț și neînfricat. De asemenea, menționează confortul și încrederea în rândul participanților. Acest lucru îndepărtează orice urmă de timiditate sau stângăciune de a face vreun punct în întâlnire.

4. Ascultare activă

Cu toții credem că vorbirea este o activitate vitală, a face parte dintr-o întâlnire sau o discuție. Dar chiar și ascultarea este la fel de importantă. Numai cei care știu să asculte bine pot vorbi cu adevărat bine. Astfel, subliniază importanța de a fi un ascultător activ. Participantul trebuie să simtă întotdeauna că ceea ce spune este ascultat cu deplină concentrare. Facilitatorul trebuie să se asigure că toată lumea ascultă cu atenție toate punctele. În plus, el/ea poate lua note despre ceea ce se spune pentru referință ulterioară.

5. Managementul timpului. Abilități de facilitare

Se spune bine că timpul înseamnă bani în sfera afacerilor și profesionale, fiecare minut și fiecare secundă contează. Prin urmare, trebuie să existe o utilizare optimă și optimă a timpului disponibil. Trebuie avut grijă să se asigure că toate problemele sunt abordate și discutate de către participanți în detaliu suficient. În plus, dacă echipa stă prea mult timp asupra unui anumit punct, ceea ce duce la o pierdere de timp, facilitatorul ar trebui să întrerupă politicos munca și să continue discuția. În plus, programul întâlnirilor trebuie urmat cât mai atent posibil. Planul trebuie pregătit cu un timp tampon pentru a compensa unele pierderi de timp inevitabile.

6. Menținerea unui rezumat al tuturor elementelor de acțiune. Abilități de facilitare

În timpul întâlnirilor se descoperă adesea acțiuni specifice legate de enunțurile problemei. Un facilitator cu abilități excelente de facilitare ar trebui să fie conștient de aceste elemente de activitate, plus el sau ea ar trebui, de asemenea, să se asigure că sunt vizibile pentru toți participanții. De asemenea, trebuie să vă asigurați că elementul de acțiune oferă ceea ce trebuie făcut, cine ar trebui să o facă și când ar trebui finalizat. În plus, ar trebui să rezumați elementele de acțiune spre sfârșitul discuției pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină în ceea ce privește importanța, obiectivele și calendarul elementelor.

7. Scopul rămas

A fi obiectiv este una dintre abilitățile de bază ale facilitatorului pe care un facilitator ar trebui să le includă. Facilitatorul trebuie privit ca fiind complet obiectiv și nu ar trebui văzut ca fiind în „tabăra” cuiva pentru întâlnire. Când facilitatorul este văzut ca fiind unilateral, încrederea celorlalți participanți (în special a celor din partea opusă) se pierde rapid. În momentul în care pierzi încrederea, este greu să o recâștigi. Acesta este motivul pentru care a rămâne obiectiv, mai degrabă decât a-ți dezvălui părtinirile, este una dintre cele mai importante abilități de facilitare pe care să te concentrezi.

8. Găsiți prin întrebări, nu prin prelegeri sau predici. Abilități de facilitare

Este important ca facilitatorii să nu devină mai predicatori dezvăluind inteligența lor pe această temă. În schimb, folosirea cunoștințelor dvs. pentru a ajuta alți membri să ajungă la o soluție tipică, bazată pe probleme, este una dintre cele mai importante abilități de facilitare pe care ar trebui să le aveți. Facilitatorii trebuie să facă acest lucru punând întrebări prin întrebări care sunt relevante pentru enunțul problemei și concepute pentru a dezvălui noi realități. Întâlnirea ar trebui să vizeze rezolvarea problemei participanților, iar adresarea unei întrebări este una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru.

9. Țineți supervizorul/managerul departe de a deturna întâlnirea/discuția

În calitate de facilitator, trebuie să vă asigurați că liderii sau managerii nu deturnează întâlnirea comunicându-și sentimentele și stabilind progresul întâlnirii conform planului lor. Întâlnirea ar trebui să ofere șanse egale fiecărui membru, iar facilitatorii ar trebui să aibă abilitățile de facilitare pentru a asigura acest lucru.

10. Fii responsabil de conversație. Abilități de facilitare

Facilitatorii trebuie să mențină întâlnirea să meargă înainte, preluând conducerea conversației pentru a menține întâlnirea pe drumul cel bun. În momentul în care discuțiile întâlnirii își pierd avânt, facilitatorii ar trebui să schimbe discuția înapoi la enunțul problemei. Chiar și uneori va trebui să bifezi pe cineva; totuși, este responsabilitatea ta și trebuie să faci asta fără a pierde controlul. Controlul vă va permite să respectați toți participanții, motiv pentru care gestionarea conversației este considerată una dintre abilitățile puternice de facilitare pentru facilitatori.

Cum să fii carismatic? 

Tehnici care vor fi utilizate de către facilitator pentru a optimiza abilitățile de facilitare

Când conduce o întâlnire sau o discuție, facilitatorul trebuie să aibă unele dintre abilitățile enumerate mai sus. În plus, el/ea ar trebui să fie pregătit și cu acest set de instrumente care îi vor fi utile atunci când este nevoie pentru o întâlnire de succes.

1. Tehnica de spargere a gheții: Este bine spus că un început bun este jumătate din bătălie. Acest lucru este valabil chiar și în întâlnirile de afaceri sau discuțiile. Există momente în care părțile implicate s-ar putea să nu se cunoască prea bine. Aici, facilitatorul trebuie să folosească aceste tehnici de spargere a gheții.
2. Tehnici de strategie: Fiecare întâlnire are o strategie specifică care trebuie urmată pentru succesul ei. Ei stabilesc cursul și ordinea de zi a ședinței. Abilități de facilitare
3. Tehnica creativă. Adesea, întâlnirile de afaceri pot fi foarte banale sau monotone. Toți, oamenii, avem nevoie de o scânteie în aceste situații. Facilitatorul își poate folosi creativitatea și poate veni cu ceva distracție care va adăuga culoare și, de asemenea, va oferi soluții creative la unele dintre probleme.
4. Metode de rezolvare a problemelor: problemele și conflictele sunt posibile peste tot. Ele sunt parte integrantă a oricărei călătorii de viață, iar întâlnirile și discuțiile profesionale nu fac excepție. Facilitatorul ar trebui să fie conștient de unele tehnici de rezolvare a problemelor și de rezolvare a conflictelor pentru a face față unor astfel de situații.
5. Metode de luare a deciziilor. Fiecare întâlnire are loc pentru a lua o decizie sau a finaliza o strategie. Facilitatorul trebuie să aibă tehnici pentru a ghida discuția către decizii ferme într-o perioadă limitată de timp cu cel mai mic nivel de conflict.

Gânduri finale despre abilitățile de facilitare!

Simplificarea este un concept important atunci când se organizează întâlniri de afaceri sau discuții. Prin urmare, a deveni un facilitator necesită un set specific de abilități și un set de instrumente care vă vor ajuta să facilitați o întâlnire utilă, pașnică și de succes. Atâta timp cât managerii sau facilitatorii au abilitățile necesare de facilitare, companiile pot optimiza rezultatele întâlnirilor lor, ceea ce va optimiza în cele din urmă performanța generală a organizației pentru a atinge un obiectiv comun.

АЗБУКА

Este marketingul de conținut alegerea potrivită pentru afacerea mea?