Poslovno pisanje je učinkovita poslovna komunikacija, za vsakega zaposlenega je pomembno, da ima dobre veščine poslovnega pisanja.

Vsak zaposleni mora od časa do časa pošiljati e-pošto, razvijati poslovne predloge in pisati poslovna poročila. Zato so dobre veščine poslovnega pisanja poleg dobrih komunikacijskih veščin ključnega pomena.

Veščine pisnega komuniciranja lahko prav tako močno vplivajo na prijavo na delovna mesta. Za nekatere je to morda zadnji korak pri potrjevanju njihovega dela.

Veščine poslovnega pisanja

Ne glede na to, ali ustvarjate poslovni dokument ali pišete preprosto beležko, dobre spretnosti poslovna pisma lahko veliko pripomorejo. To je več kot le dobra struktura stavkov, profesionalen ton in pravilna slovnica.

Spodaj je nekaj pomembnih veščin poslovnega pisanja, na katerih bi morali delati.

1. Preprost jezik

Prvo pravilo, da postanete odličen poslovni pisec, je, da se naučite vedno uporabljati preprost jezik. Dobro pisanje običajno ne vključuje tone zapletenih besed.

Ustvarjanje lahko berljive vsebine pomeni olajšanje razumevanja.

Če želite to narediti, lahko uporabite splošno znane kratke besede. Če za zapleteno besedo ni krajše besede, jo opišite s kratko frazo.

Poleg tega se lahko osredotočite na izogibanje pridevnikom in poskušate uporabiti aktivni glas.

Učinkovito pisanje je, ko lahko preprosto komunicirate in izrazite svoje sporočilo hitro in učinkovito. mnenje.

Zato se tudi skušajte izogibati skritim glagolom. Z drugimi besedami, če bo vaš e-poštni naslov bolj prilagojen, bo ta težava samodejno rešena.

Na primer, namesto da rečete: "Radi bi vam ponudili roko," lahko rečete: "Radi bi vam pomagali."

Slednji ni le krajši in bolj neposreden, ampak deluje tudi bolj prijazno.

Uporaba takega neposrednega in jasnega jezika je učinkovitejša, hitrejša in uspešnejša. Ali je vaš bralec drugačen zaposleni ali stranka, je vedno bolje poenostaviti besedilo za svoje občinstvo.

2. Sposobnost razlikovanja mnenja od dejstev

Poslovni pisci morajo med pisanjem upoštevati dodatne previdnostne ukrepe, saj večina poslovnega pisanja izključuje osebna mnenja.

Čeprav tukaj ne pišete nobenih akademskih člankov, se morate vseeno prepričati, da so dejstva jasna.

Poslovni dokumenti pa ne bi smeli vsebovati osebnih mnenj. Edini razumen dodatek k osebnemu mnenju je, ko dajete priporočila.

V vseh drugih primerih je bolje, da ne dodajate mnenj. Vendar pa boste v nekaterih redkih primerih morda morali izraziti svoje mnenje.

V takih primerih morate poznati razliko med izražanjem objektivnega mnenja in osebnim mnenjem.

V vsakem primeru morajo biti poslovni pisci sposobni razlikovati mnenja od dejstev.

Zelo pomembno je, da to ohranite, da se izognete nesporazumom. Ne glede na to, ali so vaši bralci notranji ali zunanji deležniki, poskrbite, da bo vaše pisanje brez dvoumnosti.

Poleg tega, če izrazite svoje stališče o nečem, ne pozabite jasno povedati, da je to vaše mnenje.

3. Poslovno pismo. Jedrnatost in jedrnatost

Ne glede na vaš stil pisanja se morate naučiti biti jedrnat. Vsako poslovno pismo mora biti kratko in jedrnato.

Pri uporabi jedrnatega jezika gre v bistvu za odstranjevanje vseh nepotrebnih besed in besednih zvez, ki nimajo neposrednega namena.

Na primer pri pisanju E-naslov lahko napišete: "To e-pošto pošiljam, da vas obvestim, da morate svoje delo oddati do ponedeljka."

Ni treba, da je prvi del tega stavka tukaj, saj je očitno, da pošiljate e-pošto.

Namesto tega bi morali napisati: "Svoje delo morate oddati do ponedeljka."

Vendar je to zelo preprost primer. Jedrnatost in jedrnatost sta zelo pomembni pri pisanju dokumentov, kot so poslovna poročila.

To je zato, ker večina vaših bralcev ne bo imela časa preleteti več strani ali odstavkov.

Dobro pravilo je, da so informacije enostavno dostopne.

Poleg tega je tukaj nekaj stvari, ki jih lahko storite:

  • Vedno se osredotočite na dejstva in informacije.
  • Drži se teme
  • V vsakem odstavku uporabite tri besede ali manj, razen če nekaj razlagate.
  • Uporabljajte kratke besede in vseskozi imejte enak izbor besed
  • Izogibajte se nepotrebnim prislovom in pridevnikom
  • Izogibajte se dvoumnosti in si vedno prizadevajte za jasnost.

Naj bodo vaši stavki kratki in poskušajte predstaviti najpomembnejše informacije na začetku ali v prvem odstavku.

Če obstaja neroden stavek, ga razdelite na več in shranite ustrezne dele.

4. Poslovno pismo. Ohranite cilj

Bistveno je zagotoviti, da vsaka oblika poslovne komunikacije služi jasnemu namenu.

Osredotočite se na to, da vaše poslovno pismo jasno opredeljuje svoj namen. Prav tako je najbolje ohraniti en sam namen za vsak dokument.

Na primer, če zaposlenim pošiljate obvestilo za celotno podjetje, poskrbite, da boste to jasno povedali že na začetku.

Večina ljudi se morda ne znajde skozi vso svojo poslovno komunikacijo, še posebej, če se zdi formulacijska in ponavljajoča.

Zato se lahko temu izognete tako, da zagotovite, da vsi dokumenti takoj sporočajo namen.

Zato se večina člankov začne z razlago, o čem bomo razpravljali.

Še pomembneje je, da med delom na dokumentu ne smete odstopati od tega cilja. Uporabite druge dokumente, če je o čem govoriti.

Vaše sporočilo naj obravnava samo eno glavno misel naenkrat. Zato se izogibajte nerednemu razmišljanju in vadite enonamensko sporočanje.

5. Vedite, kdo je vaše občinstvo

Čeprav se to morda zdi očitno, je še vedno pomembna veščina, zlasti če je vaše poslovno pisanje bolj zunanje kot notranje narave.

Čeprav morate razumeti namen svojega pisma, je pomembno tudi vedeti, kdo je vaš bralec.

To pomaga usmeriti cilj na določeno osebo ali občinstvo. To je enako, če nekomu pišete e-pošto ali pošiljate sporočilo množicam.

Poleg tega poznavanje občinstva pomeni tudi razumevanje delovanja njihovega uma.

Na primer, če pišete e-pošto sodelavcem, naj bo kratko in neformalno.

Podobno, če pošiljate e-pošto stranki, morate biti formalni, jasni in preprosti.

Zato je vedno bolje poznati svoje občinstvo v poslovnem svetu, saj vam bo tako pomagalo ustreči njihovim potrebam.

Vaše občinstvo lahko aktivno vpliva na naslednje stvari:

  • jezik, ki ga uporabljate; vsaka beseda je lahko drugačna, če upoštevamo različne ciljne skupine.
  • Katera orodja uporabljate in v kakšni vlogi.
  • Učinkovitost tega, kar pišete skozi čas.
  • Vaš ton pogovora je nekje med profesionalnim in povsem ležernim.
  • Katere so pomembne točke, ki jih želite omeniti?

Poleg tega lahko vpliva tudi na dolžino vašega pisma. Na primer, če pišete poslovno poročilo za višje vodstvo, vas na prvo stran bi morali zapisati glavne točke v obliki kratkih odstavkov.

6. Poslovno pismo. Oblikovanje

Hitra pot izboljšati svoje sposobnosti poslovno pisanje - razvijati veščine oblikovanja. Obstaja veliko pogostih napak med formatiranjem, ki lahko povzročijo težave pri sestavljanju.

Vaša prizadevanja za oblikovanje morajo vedno zagotavljati največjo učinkovitost. Ne začnite pisati, dokler nimate jasne predstave o tem, kako naj bo dokument oblikovan.

Ideja je omogočiti bralcem hiter ogled katerega koli dokumenta brez kakršnih koli težav.

Toda to ne pomeni, da bi morali dodati preveč elementov za oblikovanje; lahko zmoti vaše bralce.

To velja za vse oblike pisanja, ne glede na to, ali pišete poročila, e-pošto ali ustvarjate predstavitev.

Tukaj je nekaj stvari, ki spadajo med oblikovanje:

  • Uporabite krepko, poševno pisavo in podčrtano.
  • Označite določene elemente besedila.
  • Uporaba različnih barv za različne besede, ki jih želite pobarvati.
  • Uporaba odstavkov in številčenja.
  • Uporaba naslovov in podnaslovov.
  • Ohranja strukturo stavkov in poravnavo besedila.

Oblikovanje mora ostati enako v vseh dokumentih. Če na primer pišete poročilo, je treba enako oblikovanje uporabiti za telo in pogosta vprašanja (če je na voljo).

7. Poslovno pismo. Lektoriranje, redakcija in revizija

Najboljše orodje preverjanja slovnice - to si ti. Ta veščina je uporabna pri vseh vrstah pisanja.

To je najboljši način, da postanete boljši pisatelj, saj aktivno izboljšujete sebe in svoje pisanje.

Lektoriranje vključuje preverjanje, ali vaše pisanje sledi slogovnim smernicam, formatu in drugim motnjam.

Poleg tega preverja dejstva, povezave in točnost vaše vsebine. Poleg tega je to tudi odličen način za izločanje nepotrebnega pasiva.

Nato lahko pomembno spremenite svojo vsebino. V nasprotnem primeru nima smisla urejati sami.

Dobra praksa je, da se k pisanju vrnete vsak drugi dan. Vendar bo to delovalo le, če delate na predlogu ali poročilu.

Urejanje vključuje vzdrževanje napisanega ali posodabljanje, ko je končano. Na primer, morda boste morali pregledati poročilo, potem ko ga pokažete svojemu vodji.

Med temi koraki poskusite preveriti tipkarske, sintaksne in slovnične napake. Osredotočite se na splošno berljivost in potek dokumenta.

Poleg tega bi morali kupiti tudi orodje za preverjanje črkovanja. To lahko olajša postopek lektoriranja in urejanja, vendar poskusite najprej izpopolniti svoje veščine, namesto da se zanašate na orodja.

8. Poslovno pismo. Odnos in stališče

Poznavanje občinstva je ena stvar, pomembno pa je tudi razumeti, kako lahko vaše pisanje vpliva nanje.

V vašem pisanju so različne ravni pomena. Zavedati se morate vseh in vpliva, ki ga lahko imajo.

Spodaj je nekaj stvari, ki vplivajo na odnos in perspektivo vašega pisanja:

  • Splošna zgradba stavka; dolgi stavki na primer dajejo vtis, da je bralec razgledan.
  • Izbira besed skozi vaše pisanje.
  • Vsi izrazi, če obstajajo, ki jih uporabljate, vključno z metafore in primeri.
  • Stališča, ki jih delite, ne glede na to, ali gre za mnenja ali priporočila.

Dobra praksa je, da vedno upoštevate bralčevo stališče, ne svojega.

Odlične ideje običajno pridejo na misel, ko razmišljate z vidika občinstva. Enako velja za objave na družbenih omrežjih; delujejo le, če odmevajo pri vašem občinstvu.

Zato je najboljša pot naprej razmišljati z njihove perspektive in temu prilagoditi svoje pisanje.

Prav tako poveča verjetnost, da se bo vaš bralec strinjal z vami in naredil, kar želite.

Zaradi tega je pomembno instrument za uporabo v vaši organizaciji, še posebej, če ste na vodstveni ravni.

Seštejte

Zgoraj omenjene veščine so v glavnem odvisne od vaše dosledne prakse poslovnega pisanja. Bolj kot vadite, bolj boste samodejno izboljšali vsako veščino.

Prav tako se morate potruditi brati, da postanete boljši človek. Oglejte si, kaj drugi počnejo drugače v svojem poslovnem pisanju, in se iz tega učite.

Prav tako morate vedno posodobiti svoje znanje o trenutnih stvareh. Ne glede na to, ali gre za posodobitve jezika ali oblike, ostanite na tekočem.

Na koncu poskusite ugotoviti svoje prednosti in slabosti v poslovnem pisanju in ustrezno usmerite svoja prizadevanja.

Monolog. Kako napisati monolog?

Kaj počne scenarist?

Tempo pisanja: hitro ali počasi, primeri in nasveti za žanre

ABC