Organizimi i një takimi biznesi është një grup aktivitetesh dhe hapash me qëllim të zhvillimit të suksesshëm të një takimi biznesi, takimi ose negociatash ndërmjet përfaqësuesve të organizatave të ndryshme ose pjesëmarrësve në proceset e biznesit. Këtu janë disa hapa kyç për organizimin e një takimi biznesi:

  1. Përcaktimi i qëllimeve:

    • Përcaktoni qartë qëllimin e takimit. Çfarë dëshironi të arrini? Kjo mund të jetë shkëmbimi i informacionit, marrja e vendimeve, përfundimi i një marrëveshjeje, etj.

  2. Organizimi i një takimi biznesi. Zgjedhja e vendit:

    • Zgjedhja e një vendi të përshtatshëm takimi. Kjo mund të jetë një zyrë, sallë konferencash, restorant ose vend tjetër të specializuar në varësi të natyrës së takimit.

  3. Planifikimi i kohës:

    • Përcaktimi i kohës optimale për një takim, duke marrë parasysh oraret e pjesëmarrësve dhe sigurimin e kohës së mjaftueshme për të diskutuar çështje të rëndësishme.

  4. Organizimi i një takimi biznesi. Përgatitja e Programit:

    • Zhvillimi i një programi të detajuar takimesh duke marrë parasysh temat e ardhshme, axhendën, kohën e të folurit dhe aspekte të tjera të rëndësishme.

  5. Shpërndarja e ftesave:

    • Dërgimi i ftesave për pjesëmarrësit duke treguar datën, kohën, vendndodhjen dhe temat kryesore të takimit.

  6. Organizimi i një takimi biznesi. Sigurimi i mjeteve teknike:

    • Përgatitja e mjeteve të nevojshme teknike: pajisje audio dhe video, materiale prezantuese, lidhje interneti etj.

  7. Catering:

    • Sigurimi i ushqimit për pjesëmarrësit nëse takimi zgjat shumë. Kjo mund të përfshijë pushimet e kafesë, mëngjeset, dreka, etj.

  8. Organizimi i një takimi biznesi. Puna me të ftuarit:

    • Mirëpritja e mysafirëve, ofrimi i informacionit të nevojshëm, sigurimi i komoditetit të pjesëmarrësve gjatë takimit.

  9. Ruajtja e Protokollit:

    • Caktimi i përgjegjësve për mbajtjen e procesverbaleve të mbledhjes, regjistrimin e pikave dhe vendimeve kyçe.

  10. Komentet:

    • Mbledhja e komenteve komunikim pas takimit për të vlerësuar efektivitetin dhe për të identifikuar përmirësimet e mundshme në të ardhmen.

  11. Organizimi i një takimi biznesi. Monitorimi i zbatimit të zgjidhjeve:

    • Nëse një mbledhje përfshin marrjen e vendimeve, është e rëndësishme të monitorohet zbatimi i tyre dhe të sigurohet mbështetja e nevojshme.

Organizimi i një takimi biznesi kërkon planifikim të kujdesshëm, koordinim dhe një qasje profesionale për të arritur qëllimet tuaja dhe për të siguruar ndërveprim të suksesshëm midis pjesëmarrësve.

10 mënyra. Organizimi i një takimi biznesi .

1) A është i nevojshëm një takim?

Para se të bëni një takim, është e rëndësishme të vendosni nëse është e nevojshme ta organizoni atë për momentin ose nëse do të dalë bosh humbje kohe. Ju duhet të organizoni një takim biznesi për të shkëmbyer ide mbi projektin, për të zgjidhur çështjet urgjente dhe për të përmirësuar marrëdhëniet profesionale.

A është e nevojshme të keni një takim personal në këtë fazë apo mund të bëni gjithçka të nevojshme duke dërguar emailet?

Nëse ky duhet të jetë një diskutim i plotë që kërkon thirrjen e të gjitha burimeve njerëzore të përfshira në projekt në këtë takim, apo nëse mund të arrini atë që nevojitet duke ftuar vetëm disa pjesëmarrës të rëndësishëm për një periudhë të shkurtër kohore, janë çështje që duhen vendosur përpara. caktimi i takimit.

2) Organizoni një takim biznesi Ftoni vetëm ata që duhet të jenë atje.

Ndonjëherë një projekt kryhet nga shumë njerëz nga disa departamente të zyrës. Kur vendosni të organizoni një takim biznesi, është shumë e rëndësishme të dini paraprakisht nëse duhet të ftoni të gjitha burimet e bashkangjitura në të dhe nëse ia vlen.

Shumica prej tyre nuk do të kenë asgjë për të kontribuar, kështu që pse të mos ftoni njerëz të lidhur drejtpërdrejt me projektin dhe të lini mënjanë vartësit e tyre. Ju thjesht do të humbni kohën, përpjekjen dhe energjinë e njerëzve që do të ishin më mirë në punën e tyre duke bërë punë produktive gjatë asaj kohe sesa të merrnin pjesë në një takim të padobishëm.

Nëse mendoni se i gjithë departamenti duhet të informohet për një vendim, ftoni menaxherin e departamentit dhe jepini atij informacionin që i nevojitet në mënyrë që të shkojë dhe t'ia kalojë atë ekipit të tij. Kjo do të kursejë shumë kohë dhe burime për kompaninë.

3) Përkujtues.

Jeta profesionale është kthyer në një seri rrjetash, gjithmonë të ngatërruara me shumë pyetje dhe afera. Stresi i përfundimit të një projekti në kohë dhe për t'u siguruar që ndërkohë nuk lindin probleme, mund të bëjë që shumica e njerëzve të harrojnë gjërat e thjeshta.

Shumica e punëtorëve thjesht nuk janë të interesuar të marrin pjesë në takime, sepse ata besojnë se koha e tyre do të shpenzohej më mirë për të bërë diçka të vlefshme. Prandaj, ata priren të harrojnë kur është planifikuar një takim i rëndësishëm, pjesëmarrja në të cilën është e detyrueshme. Është më mirë të dërgoni përkujtues pasi të organizoni një takim biznesi të paktën një ose dy ditë përpara për t'i njoftuar dhe për t'u kërkuar konfirmimin e pjesëmarrjes së tyre në mënyrë që ata të dinë se kanë marrë dhe lexuar emailin e kërkuar.

4) Organizimi i një takimi biznesi. Rendi i ditës.

Bëni një listë që të mos e harroni. Krijimi i një agjende për takimin dhe shpërndarja e tij tek pjesëmarrësit e tjerë do të jetë një bekim. Kjo do t'u japë atyre kohë për të mbledhur informacionin e nevojshëm dhe për ta ndarë atë me të tjerët në pikën e takimit.

Është më mirë të përgatiteni paraprakisht në mënyrë që të planifikoni përpara me udhëzimet që duhet të ndiqni për ta bërë takimin më produktiv. Nëse i mbani përgjegjësitë tuaja në axhendë, lehtë mund të qëndroni në krye të temës dhe të kurseni kohë të vlefshme.

5) Pritshmëritë.

Kur vendosët të organizoni një takim biznesi, me siguri keni pasur disa pritshmëri për të. Sigurohuni që kur dërgoni njoftim për një takim të planifikuar, të dokumentoni gjithashtu qëllimin e takimit dhe pritshmëritë tuaja për ngjarjen. Bëjini të qartë se ky nuk është një takim i rastësishëm, por një takim i rëndësishëm me udhëzime specifike që duhen ndjekur me rigorozitet në mënyrë që të sukses. Tregoni pritshmëritë tuaja me shkronja të zeza dhe komunikojini të tjerëve paraprakisht, në mënyrë që ata të përgatiten mendërisht dhe gjithashtu të japin faktet dhe shifrat e nevojshme.

6) Organizimi i një takimi biznesi. Afatet.

Duhet të respektoni kohën për të marrë më shumë përfitime në jetë. Përpikëria është një tipar i vlefshëm i profesionistëve pasi tregon përkushtimin e tyre ndaj punës së tyre dhe respektimin e etiketës bazë. Është shumë e bezdisshme dhe frustruese kur njerëzit vazhdojnë të hyjnë në sallën e konferencave edhe pasi ajo ka filluar. Kjo tregon mungesë sjelljeje dhe mungesë respekti për autoritet .

Sigurohuni që të tregoni orën e fillimit të takimit në emailin që keni dërguar më herët dhe bëni të qartë se të ardhurit me vonesë nuk do të pranohen në takim. Para se të organizoni një takim biznesi, është shumë e rëndësishme të përcaktoni kohën. Mbyllni derën në një kohë të caktuar dhe filloni takimin. Herën tjetër nuk do të hasni më të njëjtin problem.

7) E shkurtër dhe e thjeshtë.

Është më mirë nëse organizoni një takim pune me një orar specifik dhe e ndiqni atë me zell. Të gjithë janë të zënë me përgjegjësitë e tyre të punës dhe humbja e kohës pa nevojë nuk është kurrë produktive. Lejo vetëm kohën e nevojshme për takimin dhe mbaje atë të shkurtër dhe të thjeshtë.

T'i komunikoni afatet edhe të tjerëve, në mënyrë që të gjithë të vijnë të përgatitur dhe të komunikojnë qartë dhe saktë mendimet e tyre për të përfunduar punën brenda kornizës kohore të caktuar. Nëse një diskutim zvarritet, ju keni të drejtë ta riktheni diskutimin në temë për ta mbajtur takimin të shkurtër dhe në kohë.

8) Organizimi i një takimi biznesi. Përqendrohuni në temë.

Përqendrimi në një temë është shumë më i rëndësishëm sesa vendosja për një axhendë. Jini specifik dhe të qartë kur organizoni një takim biznesi.

Herët, bëjini të ditur të tjerëve se nuk do të trajtoni çështje jashtë temës gjatë takimit. Ruani vendosmërinë tuaj dhe qëndroni në temë për t'u siguruar që takimet të shkojnë sipas planit. Mos lejoni që diskutimet të enden në tema të tjera për të kursyer kohën e të gjithëve.

9) Merrni një qasje të ndryshme.

Përpara se të organizoni një takim pune, mendoni për të tjerët që kanë ndodhur së fundmi. Nëse mendoni se ata mund të mos e kenë kryer detyrën e tyre 100%, atëherë është koha të ktheni vëmendjen tuaj tek alternativat. Kohët po ndryshojnë dhe është më mirë të përdorni teknologjinë në avantazhin tuaj.

Materialet audiovizuale dhe grafike do të ndihmojnë në ruajtjen e interesit të pjesëmarrësve dhe do të inkurajojnë bashkëpunimin. Parashikimet dhe prezantimet kompjuterike do të jenë një ndryshim i mirëpritur që do të mbajë gjithçka në orar dhe do të kursejë shumë kohë.

10) Veprimet përcjellëse.

Kur organizoni një takim biznesi, është nevoja ta shoqëroni atë. Personi që organizon takimin është përgjegjës për të siguruar që të gjitha shënimet janë mbajtur siç duhet. Edhe pse takimi ka përfunduar, puna ende nuk ka përfunduar.

Ajo që u diskutua në takim duhet të shkruhej në mënyrë që të gjithë ta dinë? Një diskutim është i pakuptimtë nëse nuk përfundon. Jepini të gjithëve dokumentet e nevojshme ose, nëse nuk plotësohen, sigurohuni që t'i arrijnë sa më shpejt që të jetë e mundur.

Falenderojmë të gjithë ata që morën pjesë në takim dhe prania e të cilëve bëri të mundur arritjen e rezultateve reale. Vlerësimi i kohës së tyre i bën ata të lumtur dhe ata do të vijnë më të përgatitur herën tjetër.

FAQ. Organizimi i një takimi biznesi.

  1. Cilët janë hapat kryesorë që duhen ndërmarrë kur organizoni një takim biznesi?

    • Përcaktimi i qëllimeve, zgjedhja e një vendi dhe kohe, zhvillimi i një programi, dërgimi i ftesave, përgatitja e mjeteve teknike dhe sigurimi i ushqimit.

  2. Si të zgjidhni një vend të përshtatshëm për një takim biznesi?

    • Merrni parasysh numrin e pjesëmarrësve, natyrën e takimit, disponueshmërinë e hapësirës, ​​pajisjet teknike dhe atmosferën e përgjithshme.

  3. Si të planifikoni në mënyrë efektive një program takimesh biznesi?

    • Përcaktoni temat dhe detyrat kryesore, ndani kohë për çdo artikull në program, merrni parasysh kornizën kohore dhe siguroni pauza të mundshme.

  4. Si të organizoni katering në një takim biznesi?

    • Merrni parasysh kohëzgjatjen e takimit dhe nevojat e pjesëmarrësve. Zhvilloni një plan për pushimet e kafesë, mëngjeset, dreka, duke ofruar shumëllojshmëri dhe duke marrë parasysh preferencat dietike.

  5. Cilat mjete teknike nevojiten për një takim të suksesshëm biznesi?

    • Sigurohuni që të keni pajisje audio dhe video, projektorë, ekrane, lidhje interneti dhe aftësi prezantimi.

  6. Cilat aspekte duhet të keni parasysh kur zgjidhni një kohë për një takim biznesi?

    • Merrni parasysh oraret e punës së pjesëmarrësve, preferencat e kohës së ditës dhe zonat e mundshme kohore nëse pjesëmarrësit janë të vendosur në rajone të ndryshme.

  7. Si të organizoni në mënyrë efektive pritjen e të ftuarve në një takim biznesi?

    • Paraprakisht jepni informacion për vendin, kohën dhe programin e takimit. Siguroni komoditetin e mysafirëve duke ofruar informacionin dhe shërbimet e nevojshme.

  8. Çfarë përfshin puna me të ftuar në një takim biznesi?

    • Përshëndetje, regjistrim, informim për eventin, organizim i pushimeve për kafe dhe vakteve, sigurimi i kushteve komode të qëndrimit.

  9. Si të monitoroni zbatimin e vendimeve të marra në një takim biznesi?

    • Organizoni një sistem për regjistrimin e vendimeve, caktoni përgjegjësit, krijoni mekanizma reagimi dhe kontrolli për të ndjekur përfundimin e detyrave.

  10. Si të vlerësoni efektivitetin e një takimi biznesi?

    • Mblidhni reagime nga pjesëmarrësit, analizoni rezultatet e arritura, identifikoni pikat e forta dhe të dobëta të organizatës në mënyrë që të përmirësoni procesin në të ardhmen.

  11. Si të sigurohet pjesëmarrja e pjesëmarrësve në distancë në një takim biznesi?

    • Përdorni platforma virtuale, siguroni një lidhje të qëndrueshme në internet dhe siguroni mjetet e nevojshme teknike për pjesëmarrësit në distancë.

  12. Si të merreni me situata të mundshme të paparashikuara në një takim biznesi?

    • Zhvilloni një plan emergjence në rast problemesh, keni kopje rezervë teknike dhe përgatituni për t'iu përgjigjur shpejt ndryshimeve në plane.

Organizimi i një takimi biznesi kërkon planifikim të kujdesshëm, koordinim dhe kompetent menaxhimi aspekte të ndryshme të ngjarjes.

 

Tipografia ABC