Навички фасилітації, необхідні для гарного фасилітатора

Навички фасилітації – це процес управління груповою динамікою, який допомагає учасникам групи досягати консенсусу та вирішувати проблеми ефективно. Ці навички можуть бути корисні для будь-кого, хто працює з групами людей, будь то керівник проекту, тренер, вчитель, коуч чи консультант.

Згідно з нещодавнім дослідженням, приблизно шість-двадцять годин кожного тижня проводяться на зборах. Тим не менш, значна частина робочої сили, яка брала участь у цьому дослідженні, стверджувала, що такі зустрічі здебільшого непродуктивні. Тут беруть участь навички фасилітатора, оскільки вони дають можливість лідерам/менеджерам направляти людей на шляху до узгоджених цілей таким чином, щоб усім членам пропонувалося володіти, пропонувати участь та використовувати свої можливості. Отже, при правильному використанні навичок фасилітатора власники бізнесу не витрачатимуть свій час, гроші та інші ресурси на непродуктивні зустрічі.

У цьому пості ми заглибимося в світ навичок фасилітації та зрозуміємо, що це таке, і як ви можете використовувати ці навички, щоб зробити ваші зустрічі надихаючими, орієнтованими на результат і продуктивними. Отже, давайте почнемо прямо зараз-

Визначення навичок спрощення. навички фасилітації

Як ми всі знаємо, кошти — це засоби, які дозволяють виконувати певне завдання таким чином, щоб це було вигідно для всіх. Сприяння - це надання ресурсів, необхідних для здійснення відповідної діяльності. В особистому чи професійному житті спілкування та взаємодія відіграють життєво важливі ролі. У діловому світі форма, формат і мета цих взаємодій сильно відрізняються від таких в особистій сфері людини. навички фасилітації

Там необхідно проводити обговорення більш стабільно та заздалегідь певним чином, прийнятним для всіх сторін, залучених до процесу. Це вимагає деяких ресурсів, таких як заохочення, можливості висловитися та висловити свою точку зору, мати здоровий обмін інформацією та продовжувати обговорення. Латиною полегшення означає полегшити завдання.

Отже, цілком правильно, що навички фасилітації — це навички, необхідні людині, щоб зробити обговорення у групі кращими та простими. Ці навички включають навички управління, здатність приймати рішення та здатність вирішувати проблеми. Успіх чи провал дискусії переважно залежить від правильного використання навичок фасилітатора.

Які навички фасилітації?

Говорячи про поведінкових моделях людини, Аристотель одного разу сказав:

Є люди з різними поглядами та здібностями. Потрібно враховувати, що немає двох однакових людей. У кожного різні способи вираження та різні рівні розуміння. Комунікація - це лист, який поєднує дві ідеології або дві думки в одну. Вкрай важливо підтримувати хороші відносини між людьми задля забезпечення безперешкодного спілкування. Це забезпечує вільний потік думок, ідей та стратегій. Але для забезпечення безперешкодного спілкування у певній групі також потрібні величезні навички. Навички фасилітатора грають вирішальну роль за всіх таких обставин.

На ділових зустрічах фасилітатори несуть відповідальність за

• Загальні і зрозумілі цілі
• Правильно і чітко визначений процес досягнення цих цілей
• Ченнелинг з розумінням того, що учасники повинні прийти на збори підготовленими або мати інтерес до теми.
• Поширення почуття серед учасників, що їх думки та рішення цінуються

Давайте тепер подивимося на правильне визначення таких навичок

Ментальна карта. 10 інструментів для створення

Чому фасилітатори важливі?

Як говорилося вище, сприяння — це надання ресурсів. У діловому світі відбуваються змістовні дискусії. Навички фасилітації

Якщо ці обговорення будуть марними, компанія зазнає величезних збитків. Отже, має бути хтось, хто регулюватиме та контролюватиме ці обговорення. Людина, яка виконує це завдання, називається фасилітатором. Фасилітатор повинен чітко розуміти мету дискусії. Він / вона несе відповідальність за те, щоб зламати лід серед залучених сторін, почати обговорення і прийняти його точно на правильному шляху. Той, хто може досягти цього, може стати відмінним помічником.

До і під час зустрічі Підготовка фасилітатора

Фасилітатор - це людина, яка управляє груповим процесом, створює умови для досягнення цілей групи та допомагає учасникам досягти консенсусу та вирішити проблеми ефективно. Фасилітатор може бути професійним фахівцем, що працює на повну ставку, або може включати роль, яку грає член групи, який виступає в якості фасилітатора для управління процесом.

Він може проводити різні види заходів та зустрічей, таких як наради, тренінги, конференції, семінари тощо. Фасилітатор не надає рішення, але керує процесом, що допомагає учасникам групи знайти рішення разом.

Основне завдання фасилітатора — створити умови для відкритого та продуктивного спілкування учасників групи, де кожен може висловити свою думку, а група може працювати у напрямку досягнення спільних цілей. Фасилітатор може використовувати різні методи та техніки, щоб допомогти групі досягти консенсусу та вирішити проблеми, такі як групове обговорення, брейнстормінг, робота в малих групах, ігри і т.д.

Фасилітатор має зробити

Але, перш ніж приступити до обговорення, фасилітатор повинен зробити деякі приготування, як зазначено нижче.

1. Існують різні зацікавлені сторони та інші члени команди, які братимуть участь в обговоренні і робити важливі зауваження. Фасилітатор повинен зустрітися з цими членами і зрозуміти і вивчити ці моменти. навички фасилітації
2. Обговорення має плануватись чітко. Планування обговорення має мати чіткий план. Він повинен мати всі деталі та не упускати жодного пункту, який буде освітлений на семінарі, або зустріч буде організована.
3. Наступний інструментальний аспект організації приємної та плідної зустрічі – місце, де вона проводитиметься. Отже, необхідно зарезервувати правильне місце і зробити інфраструктуру придатною для вашої сесії.
4. Деякі зустрічі проводяться лише з усними обговореннями. Це потребує величезних криголамних навичок. Якщо є якісь додаткові речі, які необхідні для зустрічі, такі як робочі аркуші та презентації PowerPoint, мають бути необхідні технічні засоби.
5. Якщо збори триватиме весь день або протягом більш тривалого періоду, то повинні бути організовані приготування напоїв та їжі.
6. Як тільки обговорення чи зустріч розпочнуться, фасилітатор має взяти на себе відповідальність за його розповсюдження у правильному напрямку. Він / вона має підтримувати правильну енергію та правильний простір для учасників.
7. Обговорення має бути корисним та плідним. Він лежить на посереднику, щоб уникнути непотрібних розмов на професійній зустрічі. Має бути здоровий обмін ідеями та інформацією.
8. Коли зустріч добігає кінця, ведучий повинен бути готовий із заключним словом, щоб підбити підсумки, всі деталі обговорення. Крім того, він/она має подбати про те, щоб рішення чи підсумки зустрічі виконувались негайно. Це допоможе зустрічі мати відчутний успіх.

Навички фасилітації, необхідні для гарного фасилітатора

На плечах фасилітатора лежить значна відповідальність. Отже, він повинен бути оснащений деякими необхідними навичками. Ці навички полягають у наступному.

1. Знайте учасників. навички фасилітації

Будь-яка дискусія чи зустріч, яка має бути проведена, має деяких важливих учасників, чия ієрархія та роль мають бути відомі посереднику. Іноді буває так, що сторони, залучені до цього процесу, не знають одне одного. Тут на фасилітаторі лежить завдання забезпечити комфорт та дружелюбність серед них. Для цього ведучий має знати, хто є учасниками. Він / вона повинен мати всю необхідну інформацію, щоб ідентифікувати їх та подати їх один одному.

2. Встановіть чіткі керівні принципи

Кожна зустріч відбувається за певним графіком. Необхідно ретельно та правильно слідувати. Це підвищить продуктивність зустрічі. Крім того, у деяких обговореннях існують правила для переговорів та угод. Навіть вони мають бути повідомлені всім учасникам провідним. На додаток до цього, мають бути вказівки щодо ввічливої ​​та поважної поведінки. Ніхто з учасників не повинен виходити за ці межі незалежно від того, як відбувається обговорення. Це один із основних етикетів будь-якої зустрічі.

3. Створити інклюзивну середу. навички фасилітації

На будь-якому зібранні кожен повинен мати рівний голос, щоб говорити. Має бути справедливий розподіл прав на участь в обговоренні та пропозицію іншого моменту. Щоб досягти цього, має бути інклюзивне середовище. Це допоможе всім говорити та відстоювати те, що почувається сміливо та безстрашно. Це також згадує комфорт та довіру серед учасників. Це усуває будь-який натяк на сором'язливість чи незручність, висуваючи будь-яку точку на зборах.

4. Активне слухання

Ми всі думаємо, що мова є життєво важливою діяльністю, будучи частиною зборів чи деякою дискусією. Але навіть слухання не менш важливе. Тільки той, хто вміє добре слухати, справді може говорити добре. Таким чином, це наголошує на важливості активного слухача. Учасник повинен завжди відчувати, що те, що він каже, слухається з повною концентрацією. Ведучий має переконатися, що всі уважно слухають усі пункти. Крім того, він / вона може робити нотатки про те, що говориться, для подальшого використання.

5. Управління часом. навички фасилітації

Добре сказано, що час — це гроші у бізнесі та професійній сфері, кожна хвилина та кожна секунда рахуються. Отже, має бути оптимальне та найкраще використання доступного часу. Слід подбати про те, щоб усі питання були розглянуті та обговорені учасниками з достатніми подробицями. Крім того, якщо команда занадто довго зупиняється на конкретному моменті, що призводить до втрати часу, ведучий має ввічливо перервати роботу та продовжити обговорення. Крім того, графік зустрічі повинен дотримуватися якнайретельніше. План має бути підготовлений із деяким буферним часом, щоб компенсувати деякі неминучі втрати часу.

6. Ведення короткого викладу всіх предметів дій. навички фасилітації

Під час зустрічей часто виявляються конкретні дії, пов'язані з будь-якими формулюваннями проблем. Фасилітатор з відмінними навичками фасилітації повинен знати про ці предмети діяльності, плюс він чи вона повинні також гарантувати, що вони помітні всім учасників. Ви також повинні гарантувати, що елемент дії дає те, що має бути зроблено, хто має це зробити і коли це має бути закінчено. Крім того, ви повинні підсумовувати пункти дій до кінця обговорення, щоб гарантувати, що всі згодні щодо важливості, завдань та термінів цих пунктів.

7. Що залишилася мета

Бути об'єктивним - це одна з основних навичок фасилітатора, який повинен включати фасилітатор. Фасилітатор повинен розглядатися як абсолютно об'єктивний і не повинен розглядатися як той, хто перебуває в чиємусь «таборі» на цій зустрічі. Коли фасилітатор розглядається як односторонній, довіра інших учасників (особливо тих, хто перебуває на боці суперника) швидко втрачається. У той момент, коли ви втрачаєте довіру, її важко відновити. Ось чому залишатися об'єктивним, а не розкривати свої нахили — це одна з найважливіших навичок фасилітації, на які слід звернути увагу.

8. Знайдіть за допомогою питань, а не лекції або проповіді. навички фасилітації

Важливо, щоб фасилітатори більше не проповідували, розкриваючи свій інтелект на цю тему. Замість цього, використання вашої проникливості, щоб допомогти іншим членам прийти до типового, заснованого на вирішенні проблем, є одним з найважливіших навичок фасилітації, які ви повинні мати. Фасилітатори повинні зробити це, ставлячи питання за допомогою запитів, які стосуються постановки проблеми та призначені для виявлення нових реалій. Зустріч має бути присвячена вирішенню проблеми учасників, і питання є одним із найкращих способів для цього.

9. Тримайте керівника / менеджера подалі від захоплення зустрічі / обговорення

Як фасилітатор, ви повинні стежити за тим, щоб керівники або менеджери не викрадали збори, повідомляючи про свої почуття та встановлюючи хід зустрічі відповідно до їхнього плану. Зустріч повинна пропонувати рівні можливості кожному члену, а фасилітатори повинні мати навички фасилітатора для забезпечення цього.

10. Будьте відповідальним за розмову. навички фасилітації

Фасилітатори повинні стежити за тим, щоб нарада просувалася вперед, відповідаючи за розмову, щоб збори не йшли з траси. Коли обговорення на зборах втрачають свою актуальність, фасилітатори повинні перенести обговорення назад на постановку проблеми. Навіть іноді вам доведеться когось викреслити; однак це ваш обов'язок, і ви повинні робити це, не втрачаючи контролю. Контроль дозволить вам поважати всіх учасників, тому ведення розмови вважається одним із потужних навичок фасилітатора для фасилітаторів.

Як бути харизматичним? 

Методи, які будуть використані фасилитатором для оптимізації навичок фасилітатора

При веденні зустрічі або дискусії, фасилітатор повинен мати деякі навички, які наведені вище. Крім цього, він / вона також повинен бути готовий з цим набором інструментів, які стануть у нагоді, коли це необхідно для успішного проведення зборів.

1. Техніка руйнування льоду: Добре сказано, що добрий початок — половина справи. Це тримається навіть у ділових зустрічах чи дискусіях. Є моменти, коли залучені сторони можуть дуже добре знати одне одного. Тут фасилітатор повинен використовувати ці техніки руйнування льоду.
2. Методи стратегії: у кожної зустрічі є певна стратегія, якої потрібно дотримуватися для її успішного проведення. Вони визначають хід і порядок денний зустрічі. навички фасилітації
3. Техніка творчості. Нерідко ділові зустрічі можуть бути дуже звичайними або одноманітними. Всі ми, люди, потребуємо іскри в таких ситуаціях. Фасилітатор може використати свою творчість і придумати трохи веселощів, які додадуть кольору, а також дасть творчі вирішення деяких проблем.
4. Методи вирішення проблем: проблеми та конфлікти можливі скрізь. Вони є невід'ємною частиною будь-якого життєвого шляху, і професійні зустрічі та дискусії не є винятком. Фасилітатор має бути в курсі деяких методів вирішення проблем та вирішення конфліктів для вирішення таких ситуацій.
5. Методи прийняття рішень. Кожна нарада проводиться для того, щоб ухвалити якесь рішення чи доопрацювати стратегію. У фасилітатора мають бути методи, що дозволяють обговорювати прийняття твердих рішень за обмежений час з найменшими конфліктами.

Заключні думки про навички фасилітації!

Спрощення є важливою концепцією організації ділових зустрічей чи обговорень. Отже, для того, щоб стати фасилітатором, потрібен певний набір навичок та набір інструментів, які допоможуть вам організувати корисну, мирну та успішну зустріч. Поки менеджери або фасилітатори мають необхідні навички фасилітації, компанії можуть оптимізувати результати своїх зборів, що в кінцевому підсумку дозволить оптимізувати спільну роботу організації для досягнення спільної мети.

АЗБУКА

Контент-маркетинг - правильний вибір для мого бізнесу?