Підзвітність — визначення, методи та її загадка

Підзвітність — це принцип, за яким особа, яка отримала певні кошти чи відповідальність, зобов'язана надати звіт про використання цих коштів або виконання дорученого обов'язку. Цей принцип широко застосовується у сфері управління, бухгалтерії, державного управління та інших галузях.

Ключові аспекти підзвітності включають:

1. Відповідальність за Кошти або Завдання: Особа, якій доручені кошти, має використовувати їх з урахуванням встановлених цілей та правил.
2. Надання Звітів: Той, хто підзвітний, повинен надавати звіти про витрати коштів або виконання доручених обов'язків. Ці звіти зазвичай включають деталі витрат, досягнуті результати та іншу пов'язану інформацію.
3. Прозорість та Чесність: Звіти повинні бути прозорими та чесними, щоб надати чітке уявлення про використання засобів або виконання завдань.
4. Правила та Норми: Підзвітність зазвичай регулюється певними правилами і нормами, які можуть змінюватись в залежності від сфери діяльності та контексту.

Приклади використання принципу підзвітності:

• Бухгалтерія: Співробітники, відповідальні за використання бюджету компанії, повинні надавати звіти про витрати та фінансові результати.
• Державне управління: Державні чиновники, які працюють із бюджетними коштами, повинні надавати звіти про використання цих коштів, щоб забезпечити прозорість та відповідальність.
• Проектне управління: Члени проектної команди можуть бути підзвітними стосовно керівника проекту, надаючи йому регулярні звіти про виконання завдань.

Принцип підзвітності сприяє ефективному та чесному управлінню ресурсами та завданнями, забезпечує контроль за використанням коштів та допомагає досягати цілей. організації або проекту.

 

Розуміння. підзвітність

Підзвітність зазвичай прирівнюється до винності, відповідальності та відповідальності за дії щодо етики та управління. Саме слово «підзвітність» походить від латинського слова « супроводжувати » , Що означає «звітувати». Це латинське слово, у свою чергу, походить від слова putare що означає розраховувати. Підзвітність неможлива без використання стандартних методів бухгалтерського обліку. Ідея звітності та ведення документації сягає більш древніх цивілізацій, таких як Ізраїль, Вавилон, Греція, Стародавній Єгипет і Рим.

Без підзвітності успішні команди не можуть процвітати і зростати, оскільки результати роботи та підзвітність йдуть пліч-о-пліч. Підзвітність розглядається як найважливіший компонент професіоналізму та пов'язана з іншими аспектами, такими як мораль, законність та етика.

Методи підвищення культури підзвітності

"Створення культури підзвітності означає визнання того, що де б ви не знаходилися в організаційній структурі, ви спонукаєте інших вимагати від вас підзвітності".

Існують різні перевірені стратегії і методи, які зазвичай використовуються для створення і поліпшення культури підзвітності на робочому місці, і вони такі:

1. Встановлення недвозначних очікувань. підзвітність

Специфіка – ключ до успіху. Наприклад, менеджер, який інструктує своїх підлеглих виконати це завдання відповідно до найвищих стандартів і в найкоротший термін, є двозначним і неминуче викликає плутанину і порушує роботу. Специфіка тут передбачає, що менеджер повідомляє своїм підлеглим крайній термін для цього завдання і чітко визначає стандарти, яким має відповідати якість цього завдання. Це тому, що терміни «найвищі стандарти» і «якнайшвидше» суб'єктивні і можуть означати різних людей.

2. Створення та підтримка довіри і безпеки

Під безпекою розуміється психологічна безпека персоналу робочому місці. Така безпека має вирішальне значення для спілкування. Страх у колективі чи колегах є ознакою того, що ці люди можуть відчувати неповагу чи зневагу своїми цілями та ідеями.

Взаємна повага та співчуття є ключем до створення психологічної безпеки, яка може спричинити почуття довіри. Менеджерам необхідно якомога раніше виявляти та діагностувати будь-які почуття недовіри чи страху, а потім висловлювати пошану та співчуття, щоб створити більш здорове робоче середовище. Цілком необхідно знайти точки дотику та покращити ситуацію для всіх людей, зайнятих на робочому місці.

3. Самостійна відповідальність. підзвітність

Ця стратегія необхідна поліпшення підзвітності робочому місці. Будь-яка фізична особа в робочої сили, незалежно від положення чи статусу, може принести користь від початку самостійної відповідальності. Цю концепцію самозвітності у психології особистості зазвичай називають «внутрішнім локусом контролю».

Людина з внутрішньою локусом контролюЙмовірно, буде вважати, що все, що відбувається з ним і навколо нього, в тій чи іншій мірі залежить від його дій, помилок та рішень. І навпаки, людина із зовнішнім локусом контролю відчуватиме та звинувачуватиме зовнішні сили, такі як удача та зовнішні чинники, у подіях, що з нею відбуваються.

Що таке загадка підзвітності?

Створена Генрі Евансом головоломка підзвітності використовується для підтримки підзвітних дій та діалогу у робочому середовищі. Ця головоломка складається з чотирьох частин, а саме:

1. Певна дата і час і один власник для кожного завдання. підзвітність

Перші дві частини головоломки досить просто зрозуміти. По-перше, Генрі Еванс заявляє, що менеджер чи генеральний директор повинні чітко вказати завдання щодо дати та часу. По-друге, кожна задача має бути призначена однаково кожній людині, і завдання має бути призначене лише людині, а чи не команді.

2. Усунення прогалин. підзвітність

Менеджери та особи, які займають керівні посади, можуть і повинні використовувати різні інструменти та стратегії, щоб гарантувати, що очікування, встановлені для завдання, досяжні, орієнтовані на результат, етичні, відстежуються та фіксуються.

3. Відкрита підзвітність усіх боків

Керівники, а також співробітники підлеглих повинні нести відповідальність перед своїми підлеглими та колегами відповідно, оскільки двостороннє спілкування та прозорість сприяють розвитку почуття довіри, чесності та лояльності у робочому середовищі.

4. Розподіл відповідальності. підзвітність

Для розвитку культури підзвітності важливо, щоб як мінімум дві людини знали про конкретне зобов'язання. Отже, якщо лідер несе відповідальність за виконання певних зобов'язань, було б розумно зробити вашу команду своїми підзвітними партнерами. Коли інші учасники також дізнаються про ваші зобов'язання, це автоматично покращить як індивідуальні, так і організаційні показники.

Підзвітність Итоги!

На закінчення слід зазначити, що використання культури підзвітності в організації відіграє вирішальну роль у проведенні ефективних обговорень продуктивності та досягненні кращих результатів.

Лідери або менеджери повинні притягувати людей до відповідальності конструктивним, підтримуючим та уповноважуючим чином, не створюючи стресу та страху. І для забезпечення цього вони повинні правильно донести мету поставлених завдань і ясно викласти очікування.

Наскільки важлива для вас роль підзвітності в поліпшенні як індивідуальних, так і організаційних показників?

Поширені запитання. Підзвітність.

1. Що таке підзвітність?

   • Підзвітність — це система обліку та контролю витрат, за якої співробітник отримує аванс чи гроші на певні витрати та зобов'язується надати звіт про витрати з документами, що підтверджують.

2. Які види видатків можуть підлягати підзвітності?

   • Підзвітними можуть бути різні витрати, такі як витрати на відрядження (перельоти, проживання, харчування), витрати на офісні матеріали, надання авансів та ін.

3. Які документи зазвичай потрібні для підзвітності?

   • Документи включають квитанції, рахунки, квитки та інші підтверджуючі документи, що демонструють факт і вартість скоєних витрат.

4. Як процес підзвітності впливає на бізнес?

   • Процес підзвітності допомагає запобігти необґрунтованим витратам, забезпечує прозорість фінансів і дозволяє бізнесу ефективно керувати своїми ресурсами.

5. Які переваги надає система підзвітності компанії?

   • Переваги включають більш ефективний контроль витрат, мінімізацію ризику шахрайства, підвищення прозорості фінансів та можливість покращити бюджетне планування.

6. Які можуть бути недоліки системи підзвітності?

   • Недоліки включають можливі затримки в отриманні звітів, складності в управлінні великим обсягом документації та незручності для співробітників, пов'язані з підготовкою звітів.

7. Які технологічні засоби можуть допомогти в управлінні підзвітністю?

   • Існує безліч програм та додатків для управління підзвітністю, включаючи корпоративні системи обліку витрат, мобільні додатки для збирання квитанцій та інші інструменти автоматизації.

8. Як підзвітність регулюється законодавчо?

   • Закони та нормативи про підзвітність можуть різнитися залежно від держави та регіону. Однак, зазвичай, вони встановлюють вимоги до надання звітів та підтверджуючих документів.

9. Як запобігти шахрайству в системі підзвітності?

   • Для запобігання шахрайству у системі підзвітності компанії можуть використовувати суворі контрольні процедури, аудиторські перевірки та технологічні засоби.

10. Які найкращі практики в управлінні підзвітністю?

    • Найкращі практики включають ясні політики та процедури підзвітності, навчання співробітників, використання автоматизованих систем та регулярний аудит процесів.