Електронні закупівлі – це процес проведення закупівель товарів, послуг чи робіт із використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема інтернету. Замість традиційних паперових процедур при електронних закупівлях використовуються спеціалізовані електронні платформи або системи, які дозволяють замовникам розміщувати запити на пропозиції (запити котирувань, тендери) та отримувати пропозиції від потенційних постачальників.

Електронні закупівлі надають низку переваг, таких як збільшення прозорості процесу закупівель, скорочення часу на проведення процедур, зниження адміністративних витрат, розширення доступу до потенційних постачальників і збільшення конкуренції, що може призвести до зниження цін і поліпшення якості товарів і послуг, що закуповуються.

Як працюють електронні закупівлі?

Електронні закупівлі – це процес електронного обміну контрактами з постачальниками, замовленнями на постачання та рахунками на купівлю канцелярських товарів чи будь-яких інших товарів чи послуг. Вони використовують електронний обмін даними (EDI) для оптимізації процесу бізнес-закупівель та роблять його більш швидким, ефективним та економічним. Електронні закупівлі дозволяють компаніям швидко та легко робити замовлення у своїх постачальників та керувати процесами закупівель у режимі онлайн.

На рівні підприємства посадова особа чи спеціальний відділ встановлює конкретні правила та політику закупівель товарів та послуг, необхідних для бізнесу. Ціль полягає в тому, щоб задовольнити потреби компанії за мінімально можливими цінами або за кращою ціною в момент необхідності. Досягнення цієї мети співробітники відділу закупівель встановлюють відносини з постачальниками, встановлюють керівні принципи, укладають контракти та встановлюють ліміти на дозволені типи закупівель.

Електронні закупівлі працюють за таким загальним принципом:

  1. Підготовка та розміщення заявки:
    • Замовник визначає свої вимоги до товарів, послуг чи робіт, які потрібно закупити.
    • Замовник розміщує заявку на електронній платформі, вказуючи деталі закупівлі, такі як опис товарів/послуг, обсяги, терміни постачання, необхідні якісні характеристики тощо.
  2. Участь постачальників:
    • Постачальники, зареєстровані на електронній платформі, одержують повідомлення про нові закупівлі, що відповідають їхньому профілю.
    • Постачальники розглядають заявку та надають свої пропозиції через електронну систему. Пропозиції можуть включати ціну, терміни постачання, умови оплати та інші деталі.
  3. Оцінка та вибір пропозицій:
    • Замовник оцінює отримані пропозиції з урахуванням встановлених критеріїв, таких як ціна, якість, термін виконання та інші.
    • Іноді відбувається процес переговорів між замовником та постачальниками для уточнення умов.
  4. Прийняття рішення та укладання контракту:
    • Після оцінки пропозицій замовник вибирає найкращий варіант та укладає контракт із вибраним постачальником.
  5. Виконання договору:
    • Після укладання договору відбувається виконання умов, обумовлених у ньому. Це включає постачання товарів або надання послуг відповідно до узгоджених термінів та вимог.
  6. Моніторинг та оцінка:
    • У процесі виконання контракту замовник здійснює контроль за його виконанням, а також може проводити оцінку ефективності та якості наданих товарів чи послуг.

Вся ця процедура здійснюється через спеціалізовану електронну платформу, яка забезпечує безпеку, прозорість та ефективність всього процесу електронних закупівель.

Програмне забезпечення для електронних закупівель.

Існує безліч програмних рішень для проведення електронних закупівель, кожне з яких пропонує свої унікальні функції та можливості.

Електронні закупівлі. Ось кілька із них:

  1. SAP Ariba: Це одна з провідних платформ. управління ланцюжком поставок та електронних закупівель. SAP Ariba надає інструменти для розміщення заявок, управління контрактами, взаємодії з постачальниками та моніторингу виконання замовлень.
  2. Oracle Procurement Cloud: Це хмарне програмне забезпечення, призначене для автоматизації процесів закупівель, включаючи запити на пропозиції, тендери, керування постачальниками та контрактами.
  3. Купа: Coupa пропонує платформу для управління витратами та закупівель, яка включає функції автоматизації процесів закупівель, аналітики витрат, управління постачальниками та інші інструменти.
  4. BravoSolution: Це рішення, призначене для управління постачальниками та проведення електронних торгів. BravoSolution дозволяє замовникам розміщувати запити на пропозиції, проводити аукціони та керувати контрактами.
  5. ДЖАГГЕР: JAGGAER пропонує платформу для управління ланцюжком поставок та електронних закупівель, включаючи інструменти для управління постачальниками, закупівельних каталогів, аналітики та моніторингу виконання контрактів.

Ці програмні продукти забезпечують різні функції, починаючи з базових процесів електронних закупівель до складніших систем управління ланцюжком поставок. Вибір програмного забезпечення залежить від конкретних потреб та бюджету організації.

Електронні закупівлі. Ланцюжок створення вартості.

Ланцюжок створення вартості в електронних закупівлях включає низку етапів і процесів, кожен з яких робить свій внесок у збільшення ефективності та додавання цінності для організації.

Нижче представлено загальний ланцюжок створення вартості в електронних закупівлях:

  1. Автоматизація процесів закупівель: Електронні платформи для закупівель дозволяють автоматизувати безліч процесів, таких як розміщення заявок на товари та послуги, обробка пропозицій від постачальників, оцінка та вибір найкращих пропозицій. Це скорочує тимчасові витрати та підвищує ефективність всього процесу закупівель.
  2. Збільшення доступності до постачальників: Електронні платформи надають можливість швидко та легко зв'язатися з широким колом потенційних постачальників. Це дозволяє замовнику отримати більше варіантів пропозицій та вибрати найкращу за співвідношенням ціна-якість.
  3. Підвищення прозорості: Електронні закупівлі забезпечують прозорість процесу, починаючи від розміщення заявки до укладення контракту. Замовники та постачальники мають доступ до всієї необхідної інформації про процес закупівель, що сприяє зменшенню ризиків та запобіганню корупції.
  4. Поліпшення управління даними: Платформи для електронних закупівель збирають та аналізують велику кількість даних про процеси закупівель, надаючи замовникам цінні інсайти про витрати, продуктивність постачальників, тренди на ринку тощо. Це допомагає оптимізувати закупівельні стратегії та приймати більш обґрунтовані рішення.
  5. Скорочення витрат та підвищення ефективності: У результаті автоматизації та оптимізації процесів закупівель скорочуються адміністративні витрати, зменшується кількість помилок та затримок, що у результаті призводить до зниження загальних витрат організації на закупівлі та підвищення її ефективності.

Мета кожного етапу цього ланцюжка - додати вартість і покращити результативність всього процесу електронних закупівель, що зрештою сприятливо позначається успіху і конкурентоспроможності організації.

У чому переваги електронних закупівель?

Електронні закупівлі надають низку переваг для організацій, замовників та постачальників. Платформи забезпечують прозорість та контроль над процесом закупівель, починаючи від розміщення заявки та до виконання контракту. Замовники можуть легко відстежувати кожен етап процесу та забезпечувати дотримання всіх встановлених правил та процедур.

Електронні закупівлі дозволяють проводити процедури швидше та ефективніше, оскільки всі етапи, починаючи від розміщення заявки до вибору постачальника, виконуються онлайн. Це зменшує тимчасові затримки та дозволяє швидше реагувати на зміни на ринку. p align="justify"> Автоматизація процесів закупівель на електронних платформах допомагає скоротити адміністративні витрати, пов'язані з ручним веденням документації, обробкою пропозицій та іншими рутинними завданнями.

Електронні платформи збирають і зберігають велику кількість даних про закупівлю та продуктивність постачальників, що полегшує аналіз та прийняття обґрунтованих рішень. Це допомагає оптимізувати закупівельні стратегії та виявляти можливості для скорочення витрат. Використання електронних платформ полегшує дотримання законодавства та стандартів у сфері держзакупівель та закупівель у приватному секторі, оскільки всі етапи процесу документуються та підлягають перевірці.

Електронні закупівлі. Проблеми.

Хоча електронні закупівлі мають безліч переваг, вони можуть стикатися з деякими проблемами.

Деякі з найбільш поширених проблем включають:

  1. Недостатня кваліфікація персоналу: Використання електронних платформ потребує певного рівня комп'ютерної грамотності та технічних навичок у співробітників. Недолік підготовки персоналу може призвести до помилок у процесі закупівель або уповільнити впровадження електронних систем.
  2. Безпека даних: Електронні платформи можуть стати об'єктом кібератак або розкрадання даних. Недостатні заходи безпеки можуть призвести до витоку конфіденційної інформації або злому системи, що загрожує як замовникам, так і постачальникам.
  3. Обмежений доступ до Інтернету: У ряді регіонів доступ до інтернету може бути обмежений або недоступний зовсім. Це створює проблеми для учасників, які не можуть вільно використовувати електронні платформи для закупівлі.
  4. Монополізація ринку: У деяких випадках електронні платформи для закупівель можуть створювати монопольне становище на ринку, обмежуючи вибір постачальників та умов закупівель. Це може призвести до обмеження конкуренції та недостатньої різноманітності пропозицій.
  5. Неоднорідність технологій: Різні організації можуть використовувати різні платформи та технології для електронних закупівель. Неоднорідність технологій може ускладнити сумісність та взаємодію між системами, що ускладнює співпрацю та обмін інформацією між учасниками процесу.
  6. Недостатня довіра до системи: Деякі учасники можуть відчувати недовіру до електронних систем закупівель через можливість маніпуляцій або невідповідності правилам та стандартам.

Поширені запитання. Електронні закупівлі.

  1. Що таке електронні закупівлі?

    • Електронні закупівлі – це процес проведення закупівель товарів, послуг чи робіт із використанням інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема інтернету.

  2. Як працюють електронні закупівлі?

    • Електронні закупівлі включають розміщення заявок на електронних платформах, отримання пропозицій від постачальників, оцінку пропозицій, вибір постачальників і укладання контрактів, все це відбувається онлайн.

  3. Які переваги мають електронні закупівлі?

    • Переваги включають збільшення прозорості і конкуренції, скорочення часу на закупівлі, зниження адміністративних витрат, збільшення доступності до постачальників і поліпшення управління даними.

  4. Які програми використовуються для електронних закупівель?

    • Існує безліч програмних рішень, таких як SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER та інші, призначені для автоматизації процесів електронних закупівель.

  5. Які проблеми можуть виникнути під час електронних закупівель?

    • Проблеми можуть включати недостатню кваліфікацію персоналу, проблеми з безпекою даних, обмежений доступ до інтернету, монополізацію ринку, неоднорідність технологій і недостатню довіру до системи.

  6. Які кроки можна зробити для успішної реалізації електронних закупівель?

    • Це включає навчання персоналу, впровадження сучасних та безпечних програмних рішень, розробку відповідних політик та процедур, а також регулярний моніторинг та аналіз процесів закупівель.

Абетка