Ish uchrashuvini tashkil etish - bu turli tashkilotlar vakillari yoki biznes jarayonlari ishtirokchilari o'rtasida ish uchrashuvini, uchrashuv yoki muzokaralarni muvaffaqiyatli o'tkazish maqsadidagi tadbirlar va qadamlar majmuidir. Biznes uchrashuvini tashkil qilishning bir necha asosiy qadamlari:

  1. Maqsadlarni aniqlash:

    • Uchrashuvning maqsadini aniq belgilang. Nimaga erishmoqchisiz? Bu ma'lumot almashish, qarorlar qabul qilish, bitim tuzish va hokazo bo'lishi mumkin.

  2. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish. Joy tanlash:

    • Tegishli uchrashuv joyini tanlash. Bu ofis, konferentsiya xonasi, restoran yoki uchrashuvning xususiyatiga qarab boshqa ixtisoslashgan joy bo'lishi mumkin.

  3. Vaqtni rejalashtirish:

    • Ishtirokchilarning jadvallarini hisobga olgan holda uchrashuv uchun maqbul vaqtni aniqlash va muhim masalalarni muhokama qilish uchun etarli vaqtni ta'minlash.

  4. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish. Dasturni tayyorlash:

    • Kelgusi mavzular, kun tartibi, nutq vaqti va boshqa muhim jihatlarni hisobga olgan holda batafsil yig'ilish dasturini ishlab chiqish.

  5. Taklifnomalarni tarqatish:

    • Ishtirokchilarga uchrashuvning sanasi, vaqti, joyi va asosiy mavzulari ko'rsatilgan taklifnomalarni yuborish.

  6. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish. Texnik vositalar bilan ta'minlash:

    • Kerakli texnik vositalarni tayyorlash: audio va video uskunalar, taqdimot materiallari, Internetga ulanish va boshqalar.

  7. Ovqatlanish:

    • Agar yig'ilish uzoq vaqt talab qilsa, ishtirokchilarni oziq-ovqat bilan ta'minlash. Bunga kofe-break, nonushta, tushlik va hokazolar kiradi.

  8. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish. Mehmonlar bilan ishlash:

    • Mehmonlarni kutib olish, kerakli ma'lumotlarni taqdim etish, uchrashuv davomida ishtirokchilarning qulayligini ta'minlash.

  9. Protokolni saqlash:

    • Yig'ilish bayonnomalarini yuritish, asosiy fikrlar va qarorlarni qayd etish uchun mas'ul shaxslarni tayinlash.

  10. Qayta aloqa:

    • Fikrlar to'plami aloqa samaradorlikni baholash va kelajakda mumkin bo'lgan yaxshilanishlarni aniqlash uchun yig'ilishdan keyin.

  11. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish. Yechimlarni amalga oshirish monitoringi:

    • Agar yig'ilish qarorlar qabul qilish bilan bog'liq bo'lsa, ularning bajarilishini nazorat qilish va zarur yordam ko'rsatish muhimdir.

Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil qilish maqsadlaringizga erishish va ishtirokchilar o'rtasidagi muvaffaqiyatli hamkorlikni ta'minlash uchun puxta rejalashtirish, muvofiqlashtirish va professional yondashuvni talab qiladi.

10 ta usul. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish .

1) Uchrashuv kerakmi?

Uchrashuvni tayinlashdan oldin, uni hozirda tashkil qilish kerakmi yoki bo'sh bo'lib chiqadimi, buni hal qilish muhimdir. vaqt isrofi. Loyiha bo'yicha fikr almashish, dolzarb muammolarni hal qilish va professional munosabatlarni yaxshilash uchun biznes uchrashuvini tashkil qilishingiz kerak.

Ushbu bosqichda shaxsiy uchrashuv o'tkazish kerakmi yoki siz jo'natish orqali hamma narsani qila olasizmi? elektron pochta xabarlari?

Bu yig'ilishga loyihada ishtirok etayotgan barcha inson resurslarini chaqirishni talab qiladigan har tomonlama muhokama bo'lishi kerakmi yoki qisqa muddatga bir nechta muhim ishtirokchilarni taklif qilish orqali kerakli narsaga erisha olasizmi, bu avval hal qilinishi kerak bo'lgan masalalardir. uchrashuvni rejalashtirish.

2) Ish uchrashuvini tashkil qiling.U yerda faqat bo'lishi kerak bo'lganlarni taklif qiling.

Ba'zan loyiha ofisning bir nechta bo'limlaridan ko'plab odamlar tomonidan amalga oshiriladi. Ishbilarmonlik uchrashuvini o'tkazishga qaror qilganingizda, unga barcha biriktirilgan resurslarni taklif qilishingiz kerakmi va bunga arziydimi yoki yo'qligini oldindan bilish juda muhimdir.

Ularning aksariyati hech qanday hissa qo'shmaydi, shuning uchun loyihaga bevosita aloqador odamlarni taklif qilib, o'z qo'l ostidagilarini chetga surib qo'ymaslik kerak. Siz shunchaki behuda yig'ilishda qatnashishdan ko'ra, o'z ishlarida yaxshiroq bo'lgan odamlarning vaqtini, kuchini va kuchini behuda sarf qilasiz.

Agar butun bo'lim qaror haqida xabardor bo'lishi kerak deb hisoblasangiz, bo'lim boshlig'ini taklif qiling va unga kerakli ma'lumotlarni bering, shunda u borib, uni o'z jamoasiga etkazishi mumkin. Bu kompaniya uchun ko'p vaqt va resurslarni tejaydi.

3) Eslatmalar.

Professional hayot har doim ko'plab savollar va ishlar bilan o'ralgan bir qator tarmoqlarga aylandi. Loyihani o'z vaqtida yakunlash va bu orada hech qanday muammo yuzaga kelmasligini ta'minlash stressi ko'pchilikning oddiy narsalarni unutishiga olib kelishi mumkin.

Aksariyat ishchilar yig'ilishlarga borishni xohlamaydilar, chunki ular o'z vaqtlarini foydali narsaga sarflash yaxshiroq deb o'ylashadi. Shuning uchun, ular muhim uchrashuv rejalashtirilganda unutishadi, unda ishtirok etish majburiydir. Ish uchrashuvini tashkil qilgandan so'ng kamida bir yoki ikki kun oldin ularga xabar berish va kerakli elektron pochta xabarini qabul qilish va o'qish uchun ularning ishtirokini tasdiqlashni so'rash uchun eslatmalarni yuborish yaxshiroqdir.

4) Ish uchrashuvini tashkil etish. Kun tartibi.

Uni unutmaslik uchun ro'yxat tuzing. Uchrashuv kun tartibini tuzish va uni boshqa ishtirokchilarga tarqatish barakali bo'ladi. Bu ularga kerakli ma'lumotlarni to'plash va uchrashuv nuqtasida boshqalar bilan bo'lishish uchun vaqt beradi.

Uchrashuvni samaraliroq qilish uchun amal qilishingiz kerak bo'lgan yo'nalishlarni oldindan rejalashtirishingiz uchun oldindan tayyorgarlik ko'rganingiz ma'qul. Agar siz o'z mas'uliyatlaringizni kun tartibida saqlasangiz, mavzuni osongina kuzatib borishingiz va qimmatli vaqtni tejashingiz mumkin.

5) umidlar.

Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etishga qaror qilganingizda, ehtimol sizda bu haqda ma'lum umidlar bor edi. Rejalashtirilgan uchrashuv haqida bildirishnoma yuborganingizda, uchrashuvning maqsadi va tadbirdan umidlaringizni hujjatlashtirishingizga ishonch hosil qiling. Bu tasodifiy uchrashuv emas, balki aniq ko'rsatmalarga ega bo'lgan muhim uchrashuv ekanligini aniq ayting. muvaffaqiyatga erishing. O'zingizning taxminlaringizni qalin harflar bilan ayting va buni boshqalarga oldindan aytib bering, shunda ular aqliy tayyorgarlik ko'rishlari va kerakli faktlar va raqamlarni taqdim etishlari mumkin.

6) Ish uchrashuvini tashkil etish. Muddatlari.

Hayotda ko'proq foyda olish uchun vaqtni hurmat qilishingiz kerak. Vaqtinchalik professionallar uchun qimmatli xususiyatdir, chunki bu ularning o'z ishiga sodiqligini va asosiy odob-axloq qoidalariga rioya qilishini ko'rsatadi. Odamlar konferentsiya xonasi boshlanganidan keyin ham kirishda davom etishlari juda zerikarli va asabiylashadi. Bu odob-axloqsizlik va hurmatsizlikdan dalolat beradi hokimiyat .

Ilgari yuborgan elektron pochtada uchrashuvning boshlanish vaqtini ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling va kechikib kelganlar yig'ilishga kiritilmasligini aniq ko'rsating. Ish uchrashuvini tashkil qilishdan oldin, vaqtni aniqlash juda muhimdir. Eshikni ma'lum bir vaqtda qulflang va uchrashuvni boshlang. Keyingi safar siz yana bir xil muammoga duch kelmaysiz.

7) Qisqa va sodda.

Agar ma'lum bir jadval bilan ish uchrashuvini tashkil qilsangiz va unga diqqat bilan amal qilsangiz yaxshi bo'ladi. Har bir inson o'z ish mas'uliyati bilan band va keraksiz vaqtni behuda sarflash hech qachon samarali bo'lmaydi. Uchrashuv uchun zarur bo'lgan vaqtga ruxsat bering va uni qisqa va sodda qilib qo'ying.

Belgilangan vaqt oralig'ida ishni bajarish uchun hamma tayyor bo'lishi va o'z fikrlarini aniq va to'g'ri etkazishi uchun boshqalarga ham muddatlar haqida xabar bering. Agar munozara cho'zilib ketsa, uchrashuvni qisqa va o'z vaqtida o'tkazish uchun muhokamani mavzuga qaytarishga haqlisiz.

8) Ish uchrashuvini tashkil etish. Mavzuga e'tibor qarating.

Mavzuga e'tibor qaratish kun tartibini belgilashdan ko'ra muhimroqdir. Ish uchrashuvini tashkil qilishda aniq va aniq bo'ling.

Avvalroq, boshqalarga uchrashuv davomida mavzudan tashqari masalalarni ko'rib chiqmasligingizni bildiring. Uchrashuvlar jadvalga muvofiq o'tishini ta'minlash uchun qaroringizni saqlang va mavzuda qoling. Hammaning vaqtini tejash uchun muhokamalar boshqa mavzularga o'tishiga yo'l qo'ymang.

9) Boshqa yondashuvni qo'llang.

Ish uchrashuvini tashkil qilishdan oldin, yaqinda bo'lib o'tgan boshqalar haqida o'ylang. Agar ular o'z vazifalarini 100% bajarmagan deb hisoblasangiz, e'tiboringizni alternativalarga qaratish vaqti keldi. Zamon o'zgarmoqda va texnologiyani o'z foydangizga ishlatish yaxshiroqdir.

Audiovizual va grafik materiallar ishtirokchilarning qiziqishini saqlab qolishga yordam beradi va hamkorlikni rag'batlantiradi. Kompyuter prognozlari va taqdimotlari hamma narsani jadval bo'yicha ushlab turadigan va ko'p vaqtni tejaydigan yoqimli o'zgarish bo'ladi.

10) Keyingi harakatlar.

Ish uchrashuvini tashkil qilganingizda, unga hamrohlik qilish kerak. Uchrashuvni tashkil etuvchi shaxs barcha eslatmalarning to'g'ri bajarilishini ta'minlash uchun javobgardir. Uchrashuv yakunlangan bo'lsa-da, ish hali yakunlangani yo'q.

Yig'ilishda nima muhokama qilingani hammaga ma'lum bo'lishi uchun yozma ravishda yozilishi kerakmi? Muhokama oxiriga yetkazilmasa, ma'nosiz bo'ladi. Har kimga kerakli hujjatlarni bering yoki agar u to'ldirilmagan bo'lsa, imkon qadar tezroq ularga etib borishiga ishonch hosil qiling.

Uchrashuvda ishtirok etgan va ishtirok etishi haqiqiy natijalarga erishish imkonini bergan barchaga minnatdorchilik bildiramiz. O'z vaqtlarini qadrlash ularni xursand qiladi va ular keyingi safar ko'proq tayyorgarlik ko'rishadi.

Ko'p so'raladigan savollar. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil etish.

  1. Ishbilarmonlik uchrashuvini tashkil qilishda asosiy qadamlar qanday?

    • Maqsadlarni aniqlash, joy va vaqtni tanlash, dasturni ishlab chiqish, taklifnomalarni yuborish, texnik vositalarni tayyorlash va oziq-ovqat bilan ta'minlash.

  2. Ish uchrashuvi uchun mos joyni qanday tanlash mumkin?

    • Ishtirokchilar sonini, yig'ilishning tabiatini, bo'sh joy mavjudligini, texnik jihozlarni va umumiy atmosferani hisobga oling.

  3. Biznes uchrashuvi dasturini qanday qilib samarali rejalashtirish mumkin?

    • Asosiy mavzular va vazifalarni aniqlang, dasturning har bir bandiga vaqt ajrating, vaqt oralig'ini hisobga oling va mumkin bo'lgan pauzalarni ta'minlang.

  4. Ish uchrashuvida ovqatlanishni qanday tashkil qilish kerak?

    • Uchrashuvning davomiyligini va ishtirokchilarning ehtiyojlarini hisobga oling. Kofe-breyklar, nonushtalar, tushliklar rejasini ishlab chiqing, xilma-xillikni ta'minlang va parhez afzalliklarini hisobga oling.

  5. Muvaffaqiyatli biznes uchrashuvi uchun qanday texnik vositalar kerak?

    • Audio va video uskunalar, proyektorlar, ekranlar, internet ulanishlari va taqdimot imkoniyatlariga ega ekanligingizga ishonch hosil qiling.

  6. Ish uchrashuvi uchun vaqt tanlashda qaysi jihatlarga e'tibor berish kerak?

    • Ishtirokchilarning ish jadvallarini, kunning vaqtini va agar ishtirokchilar turli hududlarda joylashgan bo'lsa, mumkin bo'lgan vaqt zonalarini ko'rib chiqing.

  7. Ish uchrashuvida mehmonlarni qabul qilishni qanday samarali tashkil qilish kerak?

    • Uchrashuv joyi, vaqti va dasturi haqida oldindan ma'lumot bering. Kerakli ma'lumotlar va xizmatlarni taqdim etish orqali mehmonlarning qulayligini ta'minlang.

  8. Ish uchrashuvida mehmonlar bilan ishlash nimani o'z ichiga oladi?

    • Salomlashish, ro'yxatdan o'tish, tadbir haqida ma'lumot berish, kofe-breyk va ovqatlanishni tashkil etish, qulay yashash sharoitlarini ta'minlash.

  9. Ish uchrashuvida qabul qilingan qarorlarning bajarilishini qanday nazorat qilish kerak?

    • Qarorlarni ro'yxatga olish tizimini tashkil qiling, mas'ul shaxslarni tayinlang, topshiriqlarning bajarilishini kuzatish uchun qayta aloqa va nazorat mexanizmlarini yarating.

  10. Biznes uchrashuvining samaradorligini qanday baholash mumkin?

    • Ishtirokchilarning fikr-mulohazalarini to'plash, erishilgan natijalarni tahlil qilish, kelgusida jarayonni yaxshilash uchun tashkilotning kuchli va zaif tomonlarini aniqlash.

  11. Ish uchrashuvida masofaviy ishtirokchilarning ishtirokini qanday ta'minlash mumkin?

    • Virtual platformalardan foydalaning, barqaror Internet aloqasini ta'minlang va masofaviy ishtirokchilar uchun zarur texnik vositalar bilan ta'minlang.

  12. Ish uchrashuvida mumkin bo'lgan kutilmagan vaziyatlarni qanday hal qilish kerak?

    • Muammolar yuzaga kelganda favqulodda vaziyatlar rejasini ishlab chiqing, texnik zaxiralarga ega bo'ling va rejalardagi o'zgarishlarga tezda javob berishga tayyor bo'ling.

Ish uchrashuvini tashkil etish puxta rejalashtirish, muvofiqlashtirish va malakalilikni talab qiladi boshqaruv voqeaning turli jihatlari.

 

ABC tipografiyasi