İşgüzar görüşün təşkili müxtəlif təşkilatların nümayəndələri və ya biznes proseslərinin iştirakçıları arasında işgüzar görüş, görüş və ya danışıqların uğurla aparılması məqsədi ilə həyata keçirilən tədbirlər və addımlar məcmusudur. İşgüzar görüş təşkil etmək üçün bəzi əsas addımlar bunlardır:

  1. Məqsədlərin müəyyənləşdirilməsi:

    • Görüşün məqsədini aydın şəkildə müəyyənləşdirin. Nəyə nail olmaq istəyirsən? Bu, məlumat mübadiləsi, qərarlar qəbul etmək, müqavilə bağlamaq və s. ola bilər.

  2. İşgüzar görüşün təşkili. Yer seçimi:

    • Uyğun görüş yerinin seçilməsi. Bu, görüşün xarakterindən asılı olaraq ofis, konfrans zalı, restoran və ya digər ixtisaslaşmış yer ola bilər.

  3. Vaxt Planlaması:

    • İştirakçıların qrafiklərini nəzərə alaraq görüş üçün optimal vaxtın müəyyən edilməsi və mühüm məsələlərin müzakirəsi üçün kifayət qədər vaxtın təmin edilməsi.

  4. İşgüzar görüşün təşkili. Proqramın hazırlanması:

    • Qarşıdan gələn mövzuları, gündəliyi, danışma vaxtı və digər vacib aspektləri nəzərə alaraq ətraflı görüş proqramının hazırlanması.

  5. Dəvətlərin paylanması:

    • İştirakçılara görüşün tarixi, vaxtı, yeri və əsas mövzularını göstərən dəvətnamələrin göndərilməsi.

  6. İşgüzar görüşün təşkili. Texniki vasitələrin təmin edilməsi:

    • Lazımi texniki vasitələrin hazırlanması: audio və video avadanlığı, təqdimat materialları, internet bağlantısı və s.

  7. iaşə:

    • Yığıncaq uzun sürərsə, iştirakçılara yemək verilməsi. Buraya kofe fasilələri, səhər yeməyi, nahar və s. daxil ola bilər.

  8. İşgüzar görüşün təşkili. Qonaqlarla işləmək:

    • Qonaqların qarşılanması, lazımi məlumatların verilməsi, görüş zamanı iştirakçıların rahatlığının təmin edilməsi.

  9. Protokolun saxlanması:

    • İclas protokollarının aparılmasına məsul şəxslərin təyin edilməsi, əsas məqamların və qərarların qeydə alınması.

  10. Əlaqə:

    • Əlaqələr toplusu kommunikasiya səmərəliliyi qiymətləndirmək və mümkün gələcək təkmilləşdirmələri müəyyən etmək üçün görüşdən sonra.

  11. İşgüzar görüşün təşkili. Həlllərin icrasına nəzarət:

    • Yığıncaq qərarların qəbulunu nəzərdə tutursa, onların icrasına nəzarət etmək və lazımi dəstəyi göstərmək vacibdir.

İşgüzar görüş təşkil etmək məqsədlərinə çatmaq və iştirakçılar arasında uğurlu qarşılıqlı əlaqəni təmin etmək üçün diqqətli planlaşdırma, koordinasiya və peşəkar yanaşma tələb edir.

10 yol. İşgüzar görüşün təşkili .

1) Görüş lazımdırmı?

Görüş təyin etməzdən əvvəl, hazırda onu təşkil etmək lazım olub-olmadığını və ya boş olacağına qərar vermək vacibdir. vaxt itkisi. Layihə ilə bağlı fikir mübadiləsi aparmaq, aktual məsələləri həll etmək və peşəkar münasibətləri yaxşılaşdırmaq üçün işgüzar görüş təşkil etməlisiniz.

Bu mərhələdə şəxsi görüşə ehtiyac varmı və ya göndərməklə lazım olan hər şeyi edə bilərsiniz e-poçtlar?

Bunun layihədə iştirak edən bütün insan resurslarının bu görüşə çağırılmasını tələb edən hərtərəfli müzakirə olub-olmaması, yoxsa qısa müddətə yalnız bir neçə mühüm iştirakçı dəvət etməklə lazım olanı əldə edə bilməyəcəyiniz əvvəl qərar verilməli olan məsələlərdir. görüşün təyin edilməsi.

2) İşgüzar görüş təşkil edin.Yalnız oraya ehtiyacı olanları dəvət edin.

Bəzən bir layihə ofisin bir neçə şöbəsindən çoxlu adamlar tərəfindən həyata keçirilir. İşgüzar görüş keçirmək qərarına gəldikdə, ona əlavə edilmiş bütün resursları dəvət etməyiniz lazım olub-olmadığını və buna dəyər olub olmadığını əvvəlcədən bilmək çox vacibdir.

Əksəriyyətinin töhfə verəcəyi heç bir şey olmayacaq, niyə layihə ilə birbaşa əlaqəli olan insanları dəvət edib, tabeliyində olanları bir kənara qoymayaq. Siz sadəcə olaraq, faydasız bir yığıncaqda iştirak etməkdənsə, bu müddət ərzində məhsuldar işlə məşğul olmaq üçün işlərində daha yaxşı olacaq insanların vaxtını, səyini və enerjisini boşa xərcləyəcəksiniz.

Bütün şöbənin qərar haqqında məlumatlandırılmalı olduğunu düşünürsünüzsə, şöbə müdirini dəvət edin və ona lazım olan məlumatı verin ki, gedib öz komandasına ötürə bilsin. Bu, şirkət üçün çox vaxt və resurslara qənaət edəcəkdir.

3) Xatırlatmalar.

Peşəkar həyat həmişə bir çox sual və işlərlə qarışan bir sıra şəbəkələrə çevrildi. Bir layihəni vaxtında tamamlamaq və bu arada heç bir problemin yaranmamasını təmin etmək stresi insanların çoxunun sadə şeyləri unutmasına səbəb ola bilər.

İşçilərin çoxu sadəcə olaraq yığıncaqlarda iştirak etməkdə maraqlı deyillər, çünki onlar vaxtlarının faydalı bir işə sərf olunmasının daha yaxşı olacağına inanırlar. Buna görə də, onlar iştirakın məcburi olduğu vacib bir görüş təyin olunduqda unutmağa meyllidirlər. Ən azı bir və ya iki gün əvvəl işgüzar görüş təşkil etdikdən sonra xatırlatmalar göndərmək və onlara lazımi e-poçtu aldıqlarını və oxuduqlarını bilmək üçün iştiraklarını təsdiqləmələrini bildirmək və xahiş etmək yaxşıdır.

4) İşgüzar görüşün təşkili. Gündəlik.

Siyahı hazırlayın ki, onu unutmayasınız. Yığıncaq üçün gündəliyin yaradılması və digər iştirakçılara paylanması xeyir-dua olacaq. Bu, onlara lazımi məlumatları toplamaq və görüş nöqtəsində başqaları ilə bölüşmək üçün vaxt verəcəkdir.

Görüşü daha məhsuldar etmək üçün əməl etməli olduğunuz istiqamətləri əvvəlcədən planlaşdıra bilmək üçün əvvəlcədən hazırlaşmağınız yaxşıdır. Məsuliyyətlərinizi gündəmdə saxlasanız, asanlıqla mövzunun üstündə qala və dəyərli vaxtınıza qənaət edə bilərsiniz.

5) Gözləntilər.

İşgüzar görüş təşkil etmək qərarına gələndə yəqin ki, bununla bağlı müəyyən gözləntiləriniz var idi. Planlaşdırılmış görüş barədə bildiriş göndərdiyiniz zaman görüşün məqsədini və tədbirlə bağlı gözləntilərinizi də sənədləşdirdiyinizə əmin olun. Aydınlaşdırın ki, bu təsadüfi görüş deyil, konkret göstərişlərə malik mühüm görüşdür və bu görüşə ciddi şəkildə əməl edilməlidir. uğur qazanmaq. Öz gözləntilərinizi qalın hərflərlə ifadə edin və bunu başqalarına əvvəlcədən bildirin ki, onlar zehni olaraq hazırlaşsınlar, həmçinin lazımi faktları və rəqəmləri təqdim etsinlər.

6) İşgüzar görüşün təşkili. Son tarixlər.

Həyatda daha çox fayda əldə etmək üçün vaxta hörmət etməlisiniz. Dəqiqlik peşəkarlar üçün dəyərli xüsusiyyətdir, çünki bu, onların işlərinə sadiqliklərini və əsas etiket qaydalarına riayət etmələrini göstərir. İnsanların konfrans otağına başlandıqdan sonra da daxil olmağa davam etməsi çox əsəbi və əsəbidir. Bu, ədəbsizlikdən və hörmətsizlikdən xəbər verir səlahiyyətlilər .

Daha əvvəl göndərdiyiniz e-məktubda görüşün başlama vaxtını göstərdiyinizə əmin olun və gec gələnlərin görüşə buraxılmayacağını açıqlayın. İşgüzar görüş təşkil etməzdən əvvəl vaxtını müəyyən etmək çox vacibdir. Müəyyən bir vaxtda qapını bağlayın və iclasa başlayın. Növbəti dəfə eyni problemlə yenidən qarşılaşmayacaqsınız.

7) Qısa və sadə.

Müəyyən bir cədvəllə işgüzar görüş təşkil etsəniz və ona diqqətlə əməl etsəniz yaxşı olar. Hər kəs öz iş öhdəlikləri ilə məşğuldur və lazımsız yerə vaxt itirmək heç vaxt məhsuldar olmur. Yalnız görüş üçün lazım olan vaxta icazə verin və onu qısa və sadə saxlayın.

Başqalarına da son tarixləri bildirin ki, hər kəs hazırlıqlı gəlsin və işi verilmiş vaxt çərçivəsində başa çatdırmaq üçün öz fikirlərini aydın və dəqiq çatdıra bilsin. Əgər müzakirə uzanarsa, görüşün qısa və vaxtında keçirilməsi üçün müzakirəni mövzuya qaytarmaq hüququnuz var.

8) İşgüzar görüşün təşkili. Mövzuya diqqət yetirin.

Bir mövzuya diqqət yetirmək gündəmə qərar verməkdən daha vacibdir. İşgüzar görüş təşkil edərkən konkret və aydın olun.

Əvvəlcədən başqalarına bildirin ki, görüş zamanı mövzudan kənar məsələləri həll etməyəcəksiniz. Görüşlərin qrafikə uyğun getməsini təmin etmək üçün qətiyyətinizi qoruyun və mövzuda qalın. Hər kəsin vaxtına qənaət etmək üçün müzakirələrin başqa mövzulara keçməsinə imkan verməyin.

9) Fərqli bir yanaşma edin.

İşgüzar görüş təşkil etməzdən əvvəl bu yaxınlarda baş verənlər haqqında düşünün. Əgər onların tapşırığını 100% yerinə yetirmədiklərini düşünürsənsə, o zaman diqqətinizi alternativlərə yönəltməyin vaxtıdır. Zaman dəyişir və texnologiyanı öz xeyrinizə istifadə etmək daha yaxşıdır.

Audiovizual və qrafik materiallar iştirakçıların marağını qorumağa və əməkdaşlığı təşviq etməyə kömək edəcək. Kompüter proqnozları və təqdimatlar hər şeyi cədvələ uyğun saxlayacaq və çox vaxta qənaət edəcək xoş bir dəyişiklik olacaq.

10) Sonrakı tədbirlər.

İşgüzar görüş təşkil edərkən onu müşayiət etməyə ehtiyac var. Görüşü təşkil edən şəxs bütün qeydlərin düzgün aparılmasına cavabdehdir. İclas başa çatsa da, işlər hələ tamamlanmayıb.

İclasda müzakirə olunanları yazılı şəkildə yazmaq lazımdır ki, hamı bundan xəbər tutsun? Müzakirə sona çatdırılmasa, mənasızdır. Hər kəsə lazımi sənədləri verin və ya tamamlanmayıbsa, mümkün qədər tez onlara çatdığından əmin olun.

Görüşdə iştirak edən və iştirakı real nəticələr əldə etməyə imkan verən hər kəsə təşəkkür edirik. Vaxtlarını dəyərləndirmək onları xoşbəxt edir və növbəti dəfə daha hazırlıqlı gələcəklər.

Tez-tez verilən suallar. İşgüzar görüşün təşkili.

  1. İşgüzar görüş təşkil edərkən hansı əsas addımlar atılmalıdır?

    • Məqsədlərin müəyyən edilməsi, yer və vaxtın seçilməsi, proqramın hazırlanması, dəvətnamələrin göndərilməsi, texniki vasitələrin hazırlanması və qida ilə təmin edilməsi.

  2. İşgüzar görüş üçün uyğun yeri necə seçmək olar?

    • İştirakçıların sayını, görüşün xarakterini, yerin mövcudluğunu, texniki avadanlıqları və ümumi atmosferi nəzərə alın.

  3. İşgüzar görüş proqramını necə səmərəli planlaşdırmaq olar?

    • Əsas mövzuları və tapşırıqları müəyyənləşdirin, proqramın hər bir maddəsi üçün vaxt ayırın, vaxt çərçivəsini nəzərə alın və mümkün fasilələri təmin edin.

  4. İşgüzar görüşdə iaşəni necə təşkil etmək olar?

    • Görüşün uzunluğunu və iştirakçıların ehtiyaclarını nəzərə alın. Kofe fasilələri, səhər yeməyi, nahar üçün bir plan hazırlayın, müxtəlifliyi təmin edin və pəhriz üstünlüklərini nəzərə alın.

  5. Uğurlu işgüzar görüş üçün hansı texniki vasitələrə ehtiyac var?

    • Audio və video avadanlıqlarınız, proyektorlarınız, ekranlarınız, internet bağlantılarınız və təqdimat imkanlarınız olduğundan əmin olun.

  6. İşgüzar görüş üçün vaxt seçərkən hansı aspektləri nəzərə almalısınız?

    • İştirakçılar müxtəlif bölgələrdə yerləşirsə, iştirakçıların iş qrafiklərini, günün vaxtını və mümkün saat qurşaqlarını nəzərdən keçirin.

  7. İşgüzar görüşdə qonaqların qəbulunu necə səmərəli təşkil etmək olar?

    • Görüşün yeri, vaxtı və proqramı haqqında əvvəlcədən məlumat verin. Lazımi məlumat və xidmətləri təqdim etməklə qonaqların rahatlığını təmin edin.

  8. İşgüzar görüşdə qonaqlarla işləməyə nə daxildir?

    • Salamlaşma, qeydiyyat, tədbir haqqında məlumatların verilməsi, kofe-breyk və yeməklərin təşkili, rahat qalma şəraitinin təmin edilməsi.

  9. İşgüzar görüşdə qəbul edilmiş qərarların icrasına necə nəzarət etmək olar?

    • Qərarların qeydə alınması sistemini təşkil edin, məsul şəxsləri təyin edin, tapşırıqların yerinə yetirilməsini izləmək üçün əks əlaqə və nəzarət mexanizmləri yaradın.

  10. Bir iş görüşməsinin effektivliyini necə qiymətləndirmək olar?

    • İştirakçılardan rəy toplamaq, əldə edilmiş nəticələri təhlil etmək, gələcəkdə prosesi təkmilləşdirmək üçün təşkilatın güclü və zəif tərəflərini müəyyən etmək.

  11. İşgüzar görüşdə uzaq iştirakçıların iştirakını necə təmin etmək olar?

    • Virtual platformalardan istifadə edin, sabit İnternet bağlantısını təmin edin və uzaq iştirakçılar üçün lazımi texniki vasitələrlə təmin edin.

  12. Bir iş görüşündə mümkün gözlənilməz vəziyyətlərlə necə məşğul olmaq olar?

    • Problemlər zamanı fövqəladə hallar planı hazırlayın, texniki ehtiyat nüsxələrini əldə edin və planlarda dəyişikliklərə tez reaksiya verməyə hazırlaşın.

İşgüzar görüş təşkil etmək diqqətli planlaşdırma, koordinasiya və bacarıq tələb edir rəhbərlik hadisənin müxtəlif aspektləri.

 

Tipoqrafiya ABC