L'escriptura empresarial és una comunicació empresarial eficaç, és important que cada empleat tingui bones habilitats d'escriptura empresarial.
Cada empleat ha d'enviar correus electrònics, desenvolupar propostes comercials i escriure informes comercials de tant en tant. Per tant, les bones habilitats d'escriptura empresarial són crucials juntament amb les bones habilitats de comunicació.
Les habilitats de comunicació escrita també poden marcar una gran diferència a l'hora de sol·licitar feina. Per a alguns, aquest pot ser el pas final per validar el seu treball.
Habilitats d'escriptura empresarial
Tant si esteu creant un document comercial com si escriviu una nota senzilla, bones habilitats les cartes comercials poden recórrer un llarg camí. És més que una bona estructura de frases, un to professional i una gramàtica adequada.
A continuació es mostren algunes habilitats importants d'escriptura empresarial que hauríeu de treballar.
1. Llenguatge senzill
La primera regla per convertir-se en un gran escriptor de negocis és aprendre a utilitzar sempre un llenguatge senzill. Una bona escriptura normalment no inclou un munt de paraules complicades.
Crear contingut fàcil de llegir consisteix a fer-lo fàcil d'entendre.
Per fer-ho, podeu utilitzar paraules curtes conegudes habitualment. Si no hi ha una paraula més curta per a una paraula complexa, utilitzeu una frase curta per descriure-la.
A més, podeu centrar-vos a evitar els adjectius i intentar utilitzar la veu activa.
L'escriptura eficaç és quan pots comunicar-te fàcilment i expressar el teu missatge de manera ràpida i eficaç. punt de vista.
Per tant, també hauríeu d'intentar evitar els verbs ocults. En altres paraules, fer que el vostre correu electrònic sigui més personalitzat solucionarà automàticament aquest problema.
Per exemple, en comptes de dir: "Ens agradaria donar un cop de mà", podríeu dir: "Ens agradaria ajudar-vos".
Aquest últim no només és més curt i directe, sinó que també sembla més amable.
Utilitzar un llenguatge tan directe i clar és més eficient, ràpid i eficaç. Si el vostre lector és diferent empleat o client, sempre és millor simplificar el text per al vostre públic.
2. La capacitat de distingir l'opinió dels fets
Els escriptors empresarials han de prendre precaucions addicionals durant el procés d'escriptura perquè la majoria d'escriptures empresarials exclouen l'opinió personal.
Encara que no esteu escrivint cap article acadèmic aquí, encara heu d'assegurar-vos que els fets són clars.
Mentrestant, els documents empresarials haurien d'estar lliures d'opinions personals. L'únic complement raonable a l'opinió personal és quan feu recomanacions.
En la resta de casos, és millor no afegir opinions. No obstant això, en alguns casos rars és possible que hagis d'expressar la teva opinió.
En aquests casos, hauríeu de saber la diferència entre expressar una opinió objectiva i una opinió personal.
En qualsevol cas, els escriptors empresarials han de ser capaços de distingir les opinions dels fets.
És molt important mantenir-ho per evitar malentesos. Tant si els vostres lectors són parts interessades internes com externes, assegureu-vos que els vostres escrits estiguin lliures d'ambigüitat.
A més, si expresseu el vostre punt de vista sobre alguna cosa, assegureu-vos de deixar clar que aquesta és la vostra opinió.
3. Carta comercial. Concisió i brevetat
Independentment del vostre estil d'escriptura, heu d'aprendre a ser concís. Qualsevol carta comercial ha de ser breu i precisa.
L'ús d'un llenguatge concís consisteix bàsicament a eliminar les paraules i frases innecessàries que no serveixen per a un propòsit directe.
Per exemple, quan escriu correu electrònic podríeu escriure: "Envio aquest correu electrònic per informar-vos que heu d'enviar el vostre treball abans de dilluns".
La primera part d'aquesta frase no cal que estigui aquí, ja que és obvi que esteu enviant un correu electrònic.
En lloc d'això, hauríeu d'escriure: "Has de lliurar la teva feina abans de dilluns".
Tanmateix, aquest és un exemple extremadament senzill. La concisió i la brevetat són de gran importància a l'hora d'escriure documents com ara informes empresarials.
Això es deu al fet que la majoria dels teus lectors no tindran temps per passar per diverses pàgines o paràgrafs.
Una bona regla general és fer que la informació sigui fàcilment accessible.
A més, aquí teniu algunes coses que podeu fer:
- Centra't sempre en els fets i la informació.
- Enganxeu-vos al tema
- Utilitzeu tres paraules o menys a cada paràgraf tret que expliqui alguna cosa.
- Utilitzeu paraules curtes i manteniu la mateixa elecció de paraules durant tot el procés
- Evita els adverbis i adjectius innecessaris
- Eviteu tota ambigüitat i busqueu sempre la claredat.
Manteniu les vostres frases breus i intenteu introduir la informació més important al principi o al primer paràgraf.
Si hi ha una frase incòmode, divideix-la en diverses i desa les parts pertinents.
4. Carta comercial. Mantenir l'objectiu
És fonamental garantir que cada forma de comunicació empresarial compleixi un propòsit clar.
Hauríeu de centrar-vos a assegurar-vos que la vostra carta comercial defineixi clarament el seu propòsit. També és millor mantenir un únic propòsit per a cada document.
Per exemple, si esteu enviant un anunci a tota l'empresa als empleats, assegureu-vos de deixar-ho clar des del principi.
És possible que la majoria de la gent no aconsegueixi totes les seves comunicacions empresarials, especialment si semblen formules i repetitives.
Per tant, podeu evitar-ho assegurant-vos que tots els documents comuniquin el propòsit immediatament.
És per això que la majoria dels articles comencen amb una explicació del que es tractarà.
Més important encara, no us hauríeu de desviar d'aquest objectiu mentre treballeu en el document. Utilitzeu altres documents si hi ha alguna cosa de què parlar.
El vostre missatge només hauria d'abordar una idea principal alhora. Així que eviteu el pensament desordenat i practiqueu la missatgeria d'un sol propòsit.
5. Coneix qui és el teu públic
Tot i que això pot semblar obvi, no deixa de ser una habilitat important, sobretot si la vostra redacció empresarial és de naturalesa més externa que interna.
Tot i que heu d'entendre el propòsit de la vostra carta, també és important saber qui és el vostre lector.
Això ajuda a orientar l'objectiu a una persona o públic específic. Aquest és el mateix cas tant si esteu escrivint un correu electrònic a algú com si envieu un missatge a les masses.
A més, conèixer el vostre públic també significa entendre com funciona la seva ment.
Per exemple, si esteu escrivint un correu electrònic a companys de feina, haureu de ser breu i informal.
De la mateixa manera, si esteu enviant un correu electrònic a un client, heu de ser formal, clar i senzill.
Per tant, sempre és millor conèixer el vostre públic al món empresarial perquè us ajudarà a satisfer les seves necessitats.
El vostre públic pot influir activament en les coses següents:
- la llengua que utilitzeu; cada paraula pot ser diferent quan es consideren diferents públics.
- Quines eines utilitzeu i en quina capacitat.
- L'eficàcia del que escrius al llarg del temps.
- El teu to de conversa està entre professional i completament casual.
- Quins són els punts importants que voleu esmentar?
A més, també pot afectar la longitud de la vostra carta. Per exemple, si esteu escrivint un informe comercial per a la direcció superior, vosaltres haureu d'anotar els punts principals a la primera pàgina en forma de paràgrafs breus.
6. Carta comercial. Formatatge
De manera ràpida millorar les teves habilitats escriptura empresarial: desenvolupar habilitats de format. Hi ha molts errors comuns comesos durant el format que poden provocar problemes de composició.
Els vostres esforços de format sempre han de garantir la màxima eficiència. No comenceu a escriure fins que no tingueu una idea clara de com s'ha de formatar el document.
La idea és permetre als lectors veure ràpidament qualsevol document sense cap molèstia.
Però això no vol dir que hagueu d'afegir massa elements de format; pot distreure els teus lectors.
Això s'aplica a totes les formes d'escriptura, ja sigui que escriviu informes, correus electrònics o creeu una presentació.
Aquí hi ha algunes coses que estan sota format:
- Utilitzeu negreta, cursiva i subratllat.
- Ressaltar elements de text específics.
- Utilitza diferents colors per a les diferents paraules que vulguis pintar.
- Ús de paràgrafs i numeració.
- Ús d'encapçalaments i subtítols.
- Manté l'estructura de la frase i l'alineació del text.
El format ha de ser el mateix en tots els documents. Per exemple, si esteu escrivint un informe, s'hauria d'aplicar el mateix format al cos i a les PMF (si escau).
7. Carta comercial. Correcció, edició i revisió
La millor eina controls gramaticals - ets tu. Aquesta habilitat és útil en tot tipus d'escriptura.
Aquesta és la millor manera de convertir-se en un millor escriptor perquè estàs millorant activament tu mateix i la teva escriptura.
La correcció implica comprovar si el vostre escrit segueix les directrius d'estil, el format i altres molèsties.
A més, comprova els fets, els enllaços i la precisió del vostre contingut. A més, aquesta també és una bona manera d'eliminar la veu passiva innecessària.
A continuació, podeu fer canvis significatius al vostre contingut. En cas contrari, no té sentit editar-lo tu mateix.
Una bona pràctica és tornar a escriure cada dos dies. Tanmateix, això només funcionarà si esteu treballant en una proposta o informe.
L'edició implica mantenir el que s'ha escrit o actualitzar-lo després d'haver-lo acabat. Per exemple, és possible que hàgiu de revisar un informe després de mostrar-lo al vostre gestor.
Durant aquests passos, proveu de comprovar si hi ha errors ortogràfics, sintaxis i gramaticals. Centra't en la llegibilitat general i el flux del document.
A més, també hauríeu de comprar una eina de corrector ortogràfic. Això pot facilitar el procés de correcció i edició, però primer intenteu perfeccionar les vostres habilitats en lloc de confiar en les eines.
8. Carta comercial. Actitud i punt de vista
Conèixer el vostre públic és una cosa, però també és important entendre com els pot afectar el vostre escrit.
Hi ha diferents nivells de significat en el teu escrit. Heu de ser conscients de tots ells i de l'impacte que poden tenir.
A continuació es mostren algunes coses que influeixen en l'actitud i la perspectiva del vostre escrit:
- Estructura general de la frase; per exemple, les frases llargues donen la impressió que el lector té coneixements.
- Selecció de paraules al llarg del vostre escrit.
- Totes les expressions, si n'hi ha, que utilitzeu, incloses metàfores i exemples.
- Punts de vista que compartiu, ja siguin opinions o recomanacions.
És una bona pràctica tenir sempre en compte el punt de vista del lector, no el vostre.
Les grans idees solen venir al cap quan penses des de la perspectiva del teu públic. El mateix s'aplica a les publicacions a les xarxes socials; només funcionen si ressonen amb el vostre públic.
Així que la millor manera d'avançar és pensar des de la seva perspectiva i ajustar la vostra escriptura en conseqüència.
També fa que sigui més probable que el vostre lector estigui d'acord amb vosaltres i faci el que voleu que faci.
Això ho fa important eina per utilitzar-lo a la vostra organització, especialment si teniu un nivell de gestió.
Resumir
Les habilitats esmentades anteriorment depenen principalment de la vostra pràctica coherent d'escriptura empresarial. Com més practiqueu, més automàticament millorareu cada habilitat.
A més, hauríeu de fer un esforç per llegir per ser una millor persona. Vegeu què fan els altres de manera diferent a l'escriptura de la seva empresa i apreneu-ne.
A més, sempre hauríeu d'actualitzar els vostres coneixements sobre coses actuals. Tant si es tracta d'actualitzacions d'idioma com de format, estigueu al dia.
Finalment, intenteu esbrinar els vostres punts forts i febles en l'escriptura empresarial i orienteu els vostres esforços en conseqüència.
Monòleg. Com escriure un monòleg?
Ritme d'escriptura: ràpid o lent, exemples i consells per gèneres
Deixa un comentari