Týmová komunikace. Jak to udělat efektivně?

Týmová komunikace je klíčem k úspěchu týmu. Efektivní komunikace pomáhá zlepšit porozumění mezi členy týmu, snížit konflikty a zvýšit produktivitu.

Naučit se efektivně komunikovat v týmu může být zdrcující. Koneckonců, existuje spousta knih, které tvrdí, že nabízejí osvědčené postupy. K tématu jsou k dispozici celé univerzitní tituly. Je s takovým množstvím informací reálné, aby se nějaký tým naučil komunikovat tím nejefektivnějším způsobem?

Stejně jako mnoho věcí v obchodním světě nepotřebujete vědět vše o komunikaci. K tomu, abyste mohli účinně jednat, musíte vědět dost. Pro zjednodušení principů efektivní týmové komunikace jsme je snížili na „3 W“. Toto jsou tři jednoduché otázky, pomocí kterých můžete zaměřit přístup svého týmu ke komunikaci, zajistit maximální produktivitu a minimální zmatek. I když specifické komunikační metody mohou přicházet a odcházet, tyto tři otázky budou vždy platné.

Brand Identity Prism: Co to je a jak to používat

Kdy budeme komunikovat? Týmová komunikace

Jedna z prvních věcí, na kterých je třeba se dohodnout, je frekvence komunikace v rámci týmu. Nemyslete si, že to vyjde. Různí členové týmu mohou mít různá očekávání ohledně frekvence komunikace. Pokud dojde k nesouladu mezi očekáváními člena týmu, může dojít k frustraci. Někteří členové týmu se budou cítit zahlceni frekvencí komunikace, zatímco jiní se mohou cítit ignorováni.

Abyste zajistili, že všichni budou mít společný soubor očekávání ohledně komunikace, domluvte se hned na začátku projektu na následujícím:

• Hodinky . 

V kolik hodin by měli členové týmu odpovídat? Kdy je v pořádku přestat kontrolovat týmovou komunikační aplikaci? Tento problém je zvláště důležitý pro vzdálené týmy pracující v různých časových pásmech.

• Týmová komunikace. Dny .

Očekává se, že se tým bude o víkendech stýkat? Pokud ano, jedná se o obecné pravidlo nebo výjimku, která by měla nastat pouze v extrémních případech? S tím musí souhlasit každý. Pokud někteří členové týmu očekávají, že se budou o víkendech stýkat, a jiní ne, produktivita a morálka mohou mít vážný dopad.

• Situace .

Příliš mnoho komunikace může být otravné a může způsobit, že se zaměstnanci mentálně odpojí a přestanou věnovat pozornost týmové komunikaci. Abyste tomu zabránili, dohodněte se na situacích, které jsou vhodné pro komunikaci. Pokuste se najít takovou úroveň komunikace, která bude vyhovovat všem, aby celý tým měl pocit, že jsou jeho potřeby vyslyšeny.

I když je důležité stanovit výše uvedené koncepty na začátku projektu, neznamená to, že by měly být neměnné nebo neměnné pro zbytek projektu. Místo toho použijte pokyny, které jste si vymysleli, jako základ, ale myslete na to, jak se věci vyvíjejí, jak projekt postupuje. Skutečný život jen zřídka splňuje naše předpovědi a očekávání a je nevyhnutelné, že některé věci nebudou fungovat tak, jak bylo zamýšleno, a bude nutné provést změny.

Plán týmové komunikace

Kontrolujte pravidelně a proaktivně celý tým, abyste se ujistili, že jsou všichni spokojeni s tím, jak se věci mají. Následující otázky mohou být užitečné, pokud chcete zhodnotit, jak dobře funguje váš týmový komunikační plán:

• Týmová komunikace. Co funguje dobře v naší současné komunikaci? 

Položením této otázky získáte skutečnou zpětnou vazbu o tom, co se členům týmu líbí. Položení této otázky také pomáhá zasadit diskusi do pozitivního a konstruktivního kontextu. Může být snadné soustředit se na to, co nefunguje, takže zaměřte pozornost lidí na dobré a špatné.

• Co byste změnili na naší současné komunikaci? 

Někdy mohou mít členové týmu problémy nebo problémy související s komunikací, ale cítí se ostýchaví nebo si nejsou jisti o nich mluvit. Tím, že převezmete iniciativu a položíte otázku, dáváte lidem svolení a prostor hledat oblasti pro zlepšení.

• Týmová komunikace. Vzpomenete si na konkrétní situaci, kdy jste byli potěšeni nebo zklamáni naším komunikačním procesem? 

Může být těžké si přesně představit, o čem členové týmu mluví konkrétní příklady pro práci. Místo hledání obecné zpětné vazby se snažte získat konkrétní příklady, které ilustrují vyslovené body.

Stanovení základních pravidel týkajících se frekvence offsetového kontaktu účinně řeší dvojí problém příliš mnoho a příliš málo komunikace. Úderná rovnováha je nezbytná k tomu, abyste ze svého týmu dostali maximum. Nalezení proaktivních oblastí pro zlepšení v průběhu projektu vám umožní přizpůsobit komunikaci a zlepšit ji na základě skutečných okolností. Týmová komunikace

Tvar loga

Kde budeme komunikovat?

V dnešní době existuje obrovská škála metod, kterými mohou týmy komunikovat. Možnosti jsou nekonečné, od starších e-mailů až po nejnovější aplikace pro šifrované zasílání zpráv. Příliš velký výběr však může být špatný. Týmy musí jasně definovat, jaké komunikační metody mají být použity a za jakým účelem. Pokud v této oblasti nestanovíte jasné mantinely, vystavujete se riziku, že část týmu bude komunikovat jedním způsobem a ostatní zase jiným. To může vést k překřížení drátů, zmeškaným informacím a všeobecnému zmatku a neefektivitě.

Jaké nápady vám tedy pomohou vybrat nejvhodnější komunikační metody pro potřeby vašeho týmu? Koneckonců, neexistuje žádné univerzální řešení. Různé situace mají různé požadavky.

Zvažte následující:

• Vhodnost .

Různý způsoby komunikace mají různá použití. Například pro rychlou a krátkou interní komunikaci není vyžadován videohovor. Rychlé zasílání zpráv je pro podnikání lepší. Pro hluboká osobní setkání, jako jsou mentorská setkání, však bude zasílání rychlých zpráv příliš neformální a neosobní. Lépe poslouží telefonát, videohovor nebo osobní setkání. Zamyslete se nad různými typy komunikace, které bude váš tým provádět, a pro každý z nich vyberte nejvhodnější řešení.

• Týmová komunikace. Ulehčit .

Naučit se novou komunikační aplikaci se neobejde bez nákladů. Jsou zde potenciální náklady na samotnou aplikaci a také čas a energie, kterou tým potřebuje, aby se ji naučil. Je tedy dobré mít věci tak jednoduché, jak mají být. Čas ušetřený výběrem aplikace, kterou lze snadno naučit, je čas, který lze věnovat důležité práci. Udržujte komunikaci jednoduchou.

• Ke koupi .

Ukázalo se, že změna je efektivnější, když se do ní lidé zapojí. Pokud měníte způsoby komunikace, zkuste to předem konzultovat se svým týmem. Pokud mají lidé pocit, že přispěli a byli vyslyšeni, budou pravděpodobně méně odolní vůči implementaci nového komunikačního nástroje.

Je důležité se vyvarovat chybnému předpokladu, že správný nástroj nebo technologie vyřeší hlubší problémy týmové komunikace. Komunikační nástroje, které zvolíte, ulehčí situaci, ale nenahradí pozitivní a podpůrnou organizační kulturu. Kromě toho je nesmírně důležité se vyhnout hledání dokonalého rozhodnutí, kdy je adekvátní řešení dost dobré. Téměř vždy bude existovat nějaký jiný nástroj s okázalejšími funkcemi nebo legie fanoušků, kteří o něm budou šílet. Se změnou komunikačních metod jsou však spojeny skutečné náklady.

Důvody, proč se vyhnout příliš častému přepínání komunikačních metod při hledání dokonalého řešení, zahrnují následující:

• Týmová komunikace. Finance .

Přepínání mezi různými komunikačními aplikacemi a nástroji vás může stát peníze. To může mít podobu předplatného aplikací, které nejsou plně využívány, jednorázových pořizovacích nákladů, které nelze proplatit, a nákupu školicích metod pro software, který již neexistuje. Týmová komunikace

• čas .

Čas je životně důležitým zdrojem pro řízení organizací. Kdykoli přepnete komunikační aplikaci, čas se ztrácí různými způsoby. Naučit se novou aplikaci, čas na dokončení instalace a další technické aspekty přepínání a čas na projednání a potvrzení přepínání mezi metodami zabere čas.

• Týmová komunikace. Znalost .

Když členové vaší organizace používají určité komunikační prostředky, zvyšují si úroveň znalostí a zkušeností. Lidé postupem času získávají určitou úroveň obeznámenosti a kompetence s jakýmkoli konkrétním komunikačním nástrojem. Pokaždé, když se rozhodnete připojit a vybrat si nový nástroj, který se chcete naučit, všechny nashromážděné organizační znalosti se ztratí.

Výběr správných komunikačních aplikací pro váš tým může vést ke zvýšení morálky, zvýšení produktivity a udržení organizačních znalostí. Vzhledem k tomu, že je v sázce tolik, je důležité činit správná rozhodnutí a ujistit se, že každý ví, který nástroj v dané situaci použít. Týmová komunikace

S kým bychom měli komunikovat?

co je to komunikace?

Není nic horšího než být součástí týmu, ale nevědět přesně, jakou roli hrají všichni ostatní, jakou mají rozhodovací pravomoc a kdy s nimi máte komunikovat. Zmatek v tom, s kým mluvit, když nastane určitá situace, je jedním z nejrychlejších způsobů, jak způsobit zmatek a neefektivitu. Pokud lidé plně nerozumí tomu, jak dobře komunikovat, riskují, že budou mlčet, když je něco v nepořádku, nebo to oznámí nesprávné osobě, což vede k tomu, že nebudou podniknuty žádné kroky.

Tento problém je umocněn moderním rozšířením poměrně mobilních vzdálených týmů, které nikdy nemohou být fyzicky na stejném místě. Vzhledem k těmto výzvám, jak můžete pomoci svému týmu vědět, s kým v dané situaci mluvit?

• Organizační schémata .

Může být užitečné mít vizuální graf ukazující, kdo co dělá ve vašem týmu. Nemusí to být složité ani děsivé. Může jednoduše ukázat, kdo je za co zodpovědný, kdy by měl být kontaktován a čas a prostředky k jejich dosažení. To by mělo být někde dostupné, například v podnikové síti.

• Kultura.

Jedna z nejhorších věcí pro efektivitu týmu je, když lidé mlčí. Vytvořte kulturu, kde se lidé budou cítit oprávněni mluvit a oslovit. Pokud lidé dostanou pozitivní zpětnou vazbu, když osloví, povzbudí je to, aby to udělali znovu, čímž se časem vytvoří kultura komunikace. Týmová komunikace

• Týmová komunikace. Vzdělání .

Váš tým by měl být řádně vyškolen ve všech aspektech své práce, včetně komunikačních nástrojů, které bude používat. Zajistěte, aby lidé správně pochopili hlavní část týmového školení. To zajistí, že bude druhou volbou pro váš tým, když to bude potřeba.

Spolu se stanovením správného způsobu komunikace je také důležité stanovit některé věci, kterým se vyhnout. Nedělejte tu chybu a nepředpokládejte, že lidé budou automaticky vědět, co nemají dělat. Různí lidé mají různá očekávání, a to platí zejména tehdy, když tým tvoří lidé z různých kultur a prostředí.

Některé klíčové úvahy v této oblasti zahrnují:

• jazyk . Některé týmy mají rády neformální jazyk, jako jsou nadávky a slang, zatímco jiné ne. Ujasněte si, co je zakázáno, abyste se později vyhnuli dalším nehodám.
• nitě . Je chat po pracovní době povolen nebo ne? Existují nějaké citlivé oblasti diskuse, jako je politika nebo náboženství, kterým chcete, aby se lidé vyhýbali? Buďte v tom velmi jasní, aby se lidé necítili ve tmě ohledně toho, co je a co není přijatelné.

Pokud lidem nedáte příležitost mluvit se správnou osobou, může to poškodit produktivitu týmu. Lidé odvádějí svou nejlepší práci, když si mohou svobodně vyměňovat nápady a hledat řešení problémů. Usnadněte jim to.

Týmová komunikace nemusí být složitá.

Snad vidíte, že efektivní týmová komunikace nemusí být složitá. Ve skutečnosti dělat věci obtížnějšími, než je třeba, je receptem na neúspěch. Udržujte věci jednoduché. Jasné a stručné odpovědi nastavte na 3W. Poslouchejte svůj tým. Zahrnout zpětnou vazbu o organizační komunikaceaby se situace časem zlepšila. V konečném důsledku jsou nástroje a aplikace skvělými nástroji pro zlepšení týmové práce, ale pouze pokud jsou správně používány. Tím, že shromáždíte svůj tým za odpověďmi na tyto otázky, zajistíte, že aplikace spíše povzbudí, než poškodí, komunikaci a produktivitu vašeho týmu.

АЗБУКА