Unter elektronischer Beschaffung versteht man den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Werken unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere des Internets. Anstelle traditioneller papierbasierter Verfahren werden beim E-Procurement spezielle elektronische Plattformen oder Systeme eingesetzt, die es Kunden ermöglichen, Angebotsanfragen (Angebotsanfragen, Ausschreibungen) zu stellen und Angebote von potenziellen Lieferanten zu erhalten.

E-Procurement bietet eine Reihe von Vorteilen, wie z. B. eine erhöhte Transparenz im Beschaffungsprozess, kürzere Bearbeitungszeiten, geringere Verwaltungskosten, verbesserten Zugang zu potenziellen Lieferanten und mehr Wettbewerb, was letztendlich zu niedrigeren Preisen und einer verbesserten Qualität der gekauften Waren und Dienstleistungen führen kann .

Wie funktioniert E-Procurement?

E-Procurement ist der Prozess des elektronischen Austauschs von Lieferantenverträgen, Bestellungen und Rechnungen für den Kauf von Büromaterial oder anderen Waren oder Dienstleistungen. Sie nutzen Electronic Data Interchange (EDI) den Geschäftsbeschaffungsprozess zu optimieren und umzusetzen schneller, effizienter und wirtschaftlicher. E-Procurement ermöglicht es Unternehmen, schnell und einfach bei ihren Lieferanten zu bestellen und Beschaffungsprozesse online zu verwalten.

Auf Unternehmensebene legt eine offizielle oder spezielle Abteilung spezifische Regeln und Richtlinien für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen fest, die das Unternehmen benötigt. Ziel ist es, den Bedarf des Unternehmens zum niedrigstmöglichen Preis oder zum besten Preis zum Zeitpunkt des Bedarfs zu decken. Um dieses Ziel zu erreichen, bauen Einkaufsmitarbeiter Beziehungen zu Lieferanten auf, legen Richtlinien fest, handeln Verträge aus und legen Grenzen für die zulässigen Einkaufsarten fest.

E-Procurement funktioniert nach folgendem allgemeinen Prinzip:

  1. Vorbereitung und Platzierung einer Bewerbung:
    • Der Kunde bestimmt seinen Bedarf an Waren, Dienstleistungen oder Werkleistungen, die er erwerben möchte.
    • Der Kunde gibt auf der elektronischen Plattform einen Antrag ein, in dem er Beschaffungsdetails wie Waren-/Leistungsbeschreibung, Mengen, Lieferzeiten, geforderte Qualitätsmerkmale usw. angibt.
  2. Lieferantenbeteiligung:
    • Auf der elektronischen Plattform registrierte Lieferanten erhalten Benachrichtigungen über neue Einkäufe, die ihrem Profil entsprechen.
    • Lieferanten prüfen den Antrag und reichen ihre Vorschläge über das elektronische System ein. Angebote können Preis, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen und andere Details enthalten.
  3. Bewertung und Auswahl der Vorschläge:
    • Der Kunde bewertet die eingegangenen Vorschläge unter Berücksichtigung festgelegter Kriterien wie Preis, Qualität, Termine und andere.
    • Manchmal gibt es einen Verhandlungsprozess zwischen Kunde und Lieferanten, um die Bedingungen zu klären.
  4. Entscheidungsfindung und Vertragsabschluss:
    • Nach der Bewertung der Vorschläge wählt der Kunde die beste Option aus und schließt einen Vertrag mit dem ausgewählten Lieferanten ab.
  5. Vertragsabwicklung:
    • Mit Vertragsschluss sind die darin festgelegten Bedingungen erfüllt. Dazu gehört die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen gemäß vereinbarter Fristen und Anforderungen.
  6. Überwachung und Bewertung:
    • Während der Vertragsdurchführung übt der Kunde die Kontrolle über dessen Ausführung aus und kann diese auch durchführen Beurteilung von Effizienz und Qualität bereitgestellte Waren oder Dienstleistungen.

Dieser gesamte Vorgang wird über eine spezialisierte elektronische Plattform durchgeführt, die Sicherheit, Transparenz und Effizienz des gesamten E-Procurement-Prozesses gewährleistet.

Elektronische Beschaffungssoftware.

Es gibt viele E-Procurement-Softwarelösungen, von denen jede ihre eigenen einzigartigen Funktionen und Fähigkeiten bietet.

Elektronische Beschaffung. Hier sind einige davon:

  1. SAP-Ariba: Es ist eine der führenden Plattformen für Management Lieferkette und E-Procurement. SAP Ariba bietet Werkzeuge zum Aufgeben von Bestellungen, zur Verwaltung von Verträgen, zur Interaktion mit Lieferanten und zur Überwachung der Auftragserfüllung.
  2. Oracle Procurement Cloud: Es handelt sich um eine cloudbasierte Software zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen, einschließlich Angebotsanfragen, Ausschreibungen, Lieferanten- und Vertragsmanagement.
  3. Coupa: Coupa bietet eine Ausgabenmanagement- und Beschaffungsplattform, die Beschaffungsprozessautomatisierung, Ausgabenanalyse, Lieferantenmanagement und andere Tools umfasst.
  4. BravoLösung: Dies ist eine Lösung für Lieferantenmanagement und elektronische Ausschreibungen. Mit BravoSolution können Kunden Angebotsanfragen stellen, Auktionen durchführen und Verträge verwalten.
  5. JAGGAER: JAGGAER bietet eine Plattform für Supply Chain Management und E-Procurement, einschließlich Tools für Lieferantenmanagement, Einkaufskataloge, Analysen und Vertragsleistungsüberwachung.

Diese Softwareprodukte bieten eine Vielzahl von Funktionen, die von grundlegenden E-Procurement-Prozessen bis hin zu komplexeren Supply-Chain-Management-Systemen reichen. Die Wahl der Software hängt von den spezifischen Bedürfnissen und dem Budget der Organisation ab.

Elektronische Beschaffung. Wertschöpfungskette.

Die E-Procurement-Wertschöpfungskette umfasst eine Reihe von Phasen und Prozessen, die jeweils zu einer Steigerung beitragen Effizienz und Wertschöpfung für die Organisation.

Nachfolgend finden Sie die allgemeine Wertschöpfungskette im E-Procurement:

  1. Automatisierung von Beschaffungsprozessen: Elektronische Beschaffungsplattformen können viele Prozesse automatisieren, z. B. die Abgabe von Angeboten für Waren und Dienstleistungen, die Bearbeitung von Vorschlägen von Lieferanten sowie die Bewertung und Auswahl der besten Vorschläge. Dies reduziert die Zeit senkt die Kosten und erhöht die Effizienz den gesamten Beschaffungsprozess.
  2. Verbesserte Zugänglichkeit für Lieferanten: Elektronische Plattformen bieten die Möglichkeit, schnell und einfach mit einer Vielzahl potenzieller Lieferanten in Kontakt zu treten. Dadurch erhält der Kunde mehr Optionen für Angebote und kann das beste Preis-Leistungs-Verhältnis wählen.
  3. Erhöhte Transparenz: E-Procurement sorgt für Transparenz im Prozess von der Angebotsabgabe bis zum Vertragsabschluss. Kunden und Lieferanten haben Zugriff auf alle notwendigen Informationen über den Beschaffungsprozess, was dazu beiträgt, Risiken zu reduzieren und Korruption vorzubeugen.
  4. Verbessertes Datenmanagement: E-Procurement-Plattformen sammeln und analysieren große Datenmengen aus Beschaffungsprozessen und bieten Kunden wertvolle Einblicke in Kosten, Lieferantenleistung, Markttrends und mehr. Dies hilft, Einkaufsstrategien zu optimieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen.
  5. Reduzieren Sie Kosten und steigern Sie die Effizienz: Durch die Automatisierung und Optimierung der Beschaffungsprozesse werden Verwaltungskosten gesenkt, Fehler und Verzögerungen reduziert, was letztendlich zu einer Reduzierung der Gesamtbeschaffungskosten der Organisation und einer Steigerung ihrer Effizienz führt.

Der Zweck jeder Stufe dieser Kette besteht darin, Mehrwert zu schaffen und die Effizienz des gesamten elektronischen Prozesses verbessern Beschaffung, was sich letztendlich positiv auf den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit der Organisation auswirkt.

Welche Vorteile bietet E-Procurement?

E-Procurement bietet eine Reihe von Vorteilen für Organisationen, Kunden und Lieferanten. Die Plattformen sorgen für Transparenz und Kontrolle über den Beschaffungsprozess, von der Antragstellung bis zur Vertragsabwicklung. Kunden können jeden Schritt des Prozesses einfach verfolgen und die Einhaltung aller festgelegten Richtlinien und Verfahren sicherstellen.

Mit E-Procurement können Sie Prozesse schneller und effizienter abwickeln, da alle Schritte von der Antragstellung bis zur Lieferantenauswahl online abgewickelt werden. Dadurch werden Zeitverzögerungen reduziert und Sie können schneller auf Marktveränderungen reagieren. Die Automatisierung von Beschaffungsprozessen auf elektronischen Plattformen trägt dazu bei, den Verwaltungsaufwand im Zusammenhang mit manueller Dokumentation, Angebotsbearbeitung und anderen Routineaufgaben zu reduzieren.

Elektronische Plattformen sammeln und speichern große Mengen an Daten zur Beschaffung und Lieferantenleistung und erleichtern so Analysen und fundierte Entscheidungen. Dies hilft, Einkaufsstrategien zu optimieren und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren. Der Einsatz elektronischer Plattformen erleichtert die Einhaltung von Gesetzen und Standards im Bereich der öffentlichen Beschaffung und der Beschaffung im privaten Sektor, da alle Phasen des Prozesses dokumentiert und einer Überprüfung unterliegen.

Elektronische Beschaffung. Probleme.

Obwohl E-Procurement viele Vorteile bietet, kann es auch einige Herausforderungen mit sich bringen.

Zu den häufigsten Problemen gehören:

  1. Unzureichende Personalqualifikation: Die Nutzung elektronischer Plattformen erfordert ein gewisses Maß an Computerkenntnissen und technischen Fähigkeiten der Mitarbeiter. Mangelnde Schulung des Personals kann dazu führen Fehler im Beschaffungsprozess verursachen oder die Einführung elektronischer Verfahren verlangsamen systeme.
  2. Datensicherheit: Elektronische Plattformen können Cyber-Angriffen oder Datendiebstahl ausgesetzt sein. Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen können zum Verlust vertraulicher Informationen oder zur Kompromittierung des Systems führen und eine Bedrohung sowohl für Kunden als auch Lieferanten darstellen.
  3. Begrenzter Internetzugang: In einigen Regionen ist der Internetzugang möglicherweise eingeschränkt oder überhaupt nicht verfügbar. Dies führt zu Problemen für Teilnehmer, die elektronische Beschaffungsplattformen nicht frei nutzen können.
  4. Marktmonopolisierung: In einigen Fällen können elektronische Beschaffungsplattformen eine Monopolstellung auf dem Markt begründen, indem sie die Auswahl an Lieferanten und Einkaufsbedingungen einschränken. Dies kann zu einem eingeschränkten Wettbewerb und einer unzureichenden Angebotsvielfalt führen.
  5. Heterogenität der Technologien: Verschiedene Organisationen nutzen möglicherweise unterschiedliche Plattformen und Technologien für die elektronische Beschaffung. Die Heterogenität der Technologien kann die Interoperabilität und Interoperabilität zwischen Systemen behindern und die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Prozessteilnehmern erschweren.
  6. Mangelndes Vertrauen in das System: Einige Teilnehmer sind aufgrund der Möglichkeit möglicherweise misstrauisch gegenüber E-Procurement-Systemen Manipulation oder Nichteinhaltung von Regeln und Standards.

FAQ. Elektronische Beschaffung.

  1. Was ist E-Procurement?

    • Unter elektronischer Beschaffung versteht man den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Werken unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien, insbesondere des Internets.

  2. Wie funktioniert E-Procurement?

    • Beim E-Procurement geht es darum, Angebote auf elektronischen Plattformen abzugeben, Angebote von Lieferanten entgegenzunehmen, Angebote zu bewerten, Lieferanten auszuwählen und Verträge auszuhandeln – alles online.

  3. Welche Vorteile bietet E-Procurement?

    • Zu den Vorteilen gehören erhöhte Transparenz und Wettbewerb, verkürzte Beschaffungszeit, geringere Verwaltungskosten, verbesserte Zugänglichkeit für Lieferanten und verbessertes Datenmanagement.

  4. Welche Softwarelösungen werden für E-Procurement eingesetzt?

    • Es gibt viele Softwarelösungen wie SAP Ariba, Oracle Procurement Cloud, Coupa, BravoSolution, JAGGAER und andere, die darauf ausgelegt sind, E-Procurement-Prozesse zu automatisieren.

  5. Welche Probleme können beim E-Procurement auftreten?

    • Zu den Herausforderungen können unzureichende Personalqualifikationen, Datensicherheitsprobleme, eingeschränkter Internetzugang, Marktmonopolisierung, Technologieheterogenität und mangelndes Vertrauen in das System gehören.

  6. Welche Schritte können unternommen werden, um E-Procurement erfolgreich umzusetzen?

    • Dazu gehören die Schulung der Mitarbeiter, die Implementierung moderner und sicherer Softwarelösungen, die Entwicklung geeigneter Richtlinien und Verfahren sowie die regelmäßige Überwachung und Analyse der Beschaffungsprozesse.

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