Η γραφειοκρατία είναι ένα σύστημα οργάνωσης της δημόσιας διοίκησης που χαρακτηρίζεται από άκαμπτη ιεραρχική δομή, καταμερισμό εργασίας, σαφή κατανομή αρμοδιοτήτων και επίσημες διαδικασίες. Χρησιμοποιείται για τη διοικητική οργάνωση μεγάλου αριθμού ατόμων που εργάζονται μαζί. Η γραφειοκρατία αναφέρεται στον «κανόνα από το γραφείο ή το γραφείο» που βοηθά να διασφαλιστεί ότι πολλοί άνθρωποι συνεργάζονται καθορίζοντας τον ρόλο κάθε μέλους της οργανωτικής ιεραρχίας.
Τι είναι η γραφειοκρατία;
Ορισμός: Η γραφειοκρατία ορίζεται ως ένα σύστημα διακυβέρνησης ή θεσμού στο οποίο όλες οι διοικητικές αποφάσεις λαμβάνονται από κυβερνητικούς αξιωματούχους και όχι από εκλεγμένους αντιπροσώπους. Οι διοικητικοί υπάλληλοι συνδέονται με επαγγελματικό προσωπικό και συμμετέχουν στην ανάπτυξη και προσαρμογή των θεσμικών πολιτικών.
Οι γραφειοκράτες μπορούν να είναι κρατικοί υπάλληλοι ή να εργάζονται σε οποιοδήποτε ιδιωτικό ίδρυμα. Ο κεντρικός τους ρόλος περιλαμβάνει τη διατήρηση της ομοιομορφίας και του ελέγχου εντός του ιδρύματος. Διάφορες γραφειοκρατικές μορφές χρησιμοποιούνται συνήθως για την αντιμετώπιση ενός ευρέος φάσματος διοικητικών καθηκόντων κατά τη λειτουργία ενός ιδρύματος. Το ίδρυμα μπορεί να είναι δημόσιο ή ιδιωτικό. Με άλλα λόγια, η γραφειοκρατία συνεπάγεται επίσης μια πολύπλοκη δομή με πολλαπλά επίπεδα και διαδικασίες που απαιτούνται σε μια υπηρεσία ή κυβέρνηση για την επιβολή των κανονισμών ασφάλειας.
Προέλευση. Γραφειοκρατία
Η σύγχρονη εκδοχή της γραφειοκρατίας σχετίζεται με τη γραφειοκρατική αντίληψη της Γαλλίας του 18ου αιώνα.
Η λέξη «γραφειοκρατία» αποτελείται από δύο λέξεις: bureau και kratein. Η γαλλική λέξη "bureau" σημαίνει "μικρά τραπέζια" και η ελληνική λέξη "Kratein" σημαίνει "να κυβερνώ".
Επομένως, η γραφειοκρατία αναφέρεται στον κανόνα ενός γραφείου. Ένας από τους σύγχρονους πρωτοπόρους που σκέφτηκαν τη γραφειοκρατία ήταν ο Γερμανός κοινωνιολόγος Max Weber (1864–1920) και, σύμφωνα με τον ίδιο,
Η έννοια της γραφειοκρατίας είναι ένας ορθολογικός τρόπος οργάνωσης μιας σύνθετης επιχείρησης.
Τι είναι ο γραφειοκράτης;
Κάποιος που εργάζεται σε μια γραφειοκρατία ονομάζεται γραφειοκράτης.
Αυτό μπορεί να αναφέρεται σε κυβερνητικό αξιωματούχο ή πρόσωπο σε θέση εξουσίας, όπως ο διευθύνων σύμβουλος μιας εταιρείας ή μέλος της συμβούλιο διευθυντές.
Το έργο μιας γραφειοκρατικής οργάνωσης
Η λέξη «γραφειοκρατία» έχει δημιουργήσει μια αρνητική εικόνα στο μυαλό του ευρύτερου κοινού. Σχετικές λέξεις όπως γραφειοκράτες και γραφειοκράτες χρησιμοποιούνται συχνά αρνητικά στην κριτική.
Ο όρος «γραφειοκράτης» χρησιμοποιείται συνήθως για να αναφερθεί σε έναν κυβερνητικό αξιωματούχο και ο όρος «γραφειοκρατικός» δείχνει ότι η διαδικασία είναι πιο σημαντική από την αποτελεσματικότητα. Η γραφειοκρατία συνήθως συνεπάγεται την ικανότητα να μετατρέπεις το αδύνατο σε πραγματικότητα.
Μιλώντας για το ρόλο της κυβερνητικής γραφειοκρατίας, ο ρόλος ενός κυβερνητικού γραφειοκράτη δεν περιορίζεται μόνο στο γραφείο του. Η δουλειά του απαιτεί να εκτελεί άλλα καθήκοντα, όπως να παρακολουθεί ομοσπονδιακούς υποψηφίους να συγκεντρώνουν χρήματα, να συμμετέχει σε τεχνικές εργασίες κ.λπ. κ.λπ., εκτός από τις θέσεις γραφείου.
Η κύρια δουλειά ενός γραφειοκράτη περιλαμβάνει την εφαρμογή πολιτικών και τη διασφάλιση της ομαλής εφαρμογής τους μεταξύ των πολιτών. Οι διαδικασίες εφαρμογής μπορούν επίσης να γίνουν με τη σύνταξη κανόνων και κανονισμών και τη διαχείρισή τους.
Ο όρος «γραφειοκρατία» αναφέρεται στο καθήκον της διαχείρισης της κυβέρνησης μέσω της εφαρμογής πολιτικών και της δημόσιας διοίκησης.
Γραφειοκρατικές λειτουργίες
Οι λειτουργίες της γραφειοκρατίας διαφέρουν από υπηρεσία σε υπηρεσία. Διάφορες κρατικές υπηρεσίες εκτελούν άλλες κυβερνητικές λειτουργίες. Μερικοί από τους σημαντικούς ρόλους και λειτουργίες της γραφειοκρατίας είναι:
1. Προαγωγή υγείας
Λειτουργίες των Εθνικών Ινστιτούτων Υγείας, της Υπηρεσίας Επιβολής της Ψυχαγωγίας και του Ομοσπονδιακού Γραφείου Ερευνών.
2. Προστατέψτε το έθνος. Γραφειοκρατία
Λειτουργία Ενόπλων Δυνάμεων, Λιμενικό Σώμα, Κεντρική Υπηρεσία Πληροφοριών,
3. Υποστήριξη μιας βιώσιμης οικονομίας
Λειτουργίες της Federal Reserve Bank, Securities and Exchange Commission.
Μοντέλα γραφειοκρατίας
Η γραφειοκρατία λειτουργεί σε τρία κύρια μοντέλα, δηλαδή το μοντέλο Weberian, το μοντέλο απόκτησης και το μονοπωλιακό μοντέλο. Αυτά τα τρία μοντέλα εξηγούνται ως εξής:
1. Weberian μοντέλο
Ιεραρχία - αναπόσπαστο χαρακτηριστικό αυτού του μοντέλου, και η προβληματική συμπεριφορά σε αυτό το μοντέλο είναι Λήθαργος. Σύμφωνα με αυτό το μοντέλο, η γραφειοκρατία παρουσιάζει τα χαρακτηριστικά της ιεραρχίας, της εξειδίκευσης, του καταμερισμού της εργασίας και των τυπικών διαδικασιών λειτουργίας. Αυτό το μοντέλο δόθηκε από τον Γερμανό κοινωνιολόγο Max Weber.
2. Μοντέλο απόκτησης
Το βασικό χαρακτηριστικό αυτού του μοντέλου είναι η επέκταση και η προβληματική συμπεριφορά που παρουσιάζει αυτό το μοντέλο είναι ο ανταγωνισμός.
3. Μονοπωλιακό μοντέλο. Γραφειοκρατία
Εγγενής σε αυτό το μοντέλο είναι η έλλειψη ανταγωνισμού και η προβληματική συμπεριφορά συνεπάγεται αναποτελεσματικότητα.
Χαρακτηριστικά της Βεμπεριανής γραφειοκρατίας
Τα χαρακτηριστικά μιας Weberian γραφειοκρατίας είναι τα εξής:
1. Εξειδίκευση εργασιών
Ένα ίδρυμα με γραφειοκρατία Weberian προωθεί τον καταμερισμό της εργασίας μεταξύ των εργαζομένων του, έτσι ώστε να εκτελούν τα καθήκοντά τους σύμφωνα με την εξειδίκευσή τους. Σε τελική ανάλυση, αυτό είναι επωφελές για τον ίδιο τον οργανισμό.
2. Ιεραρχική εξουσία. Γραφειοκρατία
Διαφορετικοί τύποι θέσεων κατανέμονται ανάλογα με τις τάξεις σε αυτόν τον τύπο γραφειοκρατίας. Η ιεραρχική θέση πολλαπλών επιπέδων είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό αυτού του μοντέλου, στο οποίο όσοι είναι χαμηλότερης βαθμίδας ελέγχονται από εκείνους της υψηλότερης τάξης. Με αυτόν τον τρόπο η εργασία γίνεται αποτελεσματικά.
3. Απρόσωπο
Ένα άλλο χαρακτηριστικό αυτής της γραφειοκρατίας είναι ότι οι σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων είναι πολύ επίσημες και απρόσωπες. Επομένως, οι αποφάσεις που λαμβάνει αυτή η γραφειοκρατία είναι παράλογες και απαλλαγμένες από συναισθήματα.
4. Επαγγελματικός προσανατολισμός. Γραφειοκρατία
Το σύστημα είναι αμερόληπτο και επιλέγει τους υπαλλήλους του με βάση τις δυνατότητες, την προηγούμενη εμπειρία και τις γνώσεις τους. Η επιλογή για μια κενή θέση είναι τυπική. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την καλή σταδιοδρομία των εργαζομένων, καθώς αυτή η πρακτική τους βοηθά να εξειδικεύονται στην εργασία τους.
5. Κανόνες και απαιτήσεις
Η γραφειοκρατία έχει ένα διατυπωμένο σύνολο κανόνων και όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να τους τηρούν αυστηρά. Επιπλέον, η εισαγωγή νέων κανόνων και τροποποιήσεις στους κανόνες συμβαίνει κατά καιρούς από διευθυντικά στελέχη σε υψηλότερες θέσεις.
Πλεονεκτήματα της γραφειοκρατίας
1. Καταμερισμός εργασίας
Αυτό βοηθά στη διευκόλυνση της εργασίας με συντονισμένο τρόπο και κάνει τους υπαλλήλους πιο εξειδικευμένους.
2. Αποτελεσματικότητα. Γραφειοκρατία
Το μοντέλο έχει σχεδιαστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να βοηθά στην αύξηση της ικανότητας των εργαζομένων. Επιπλέον, οι διευθυντές διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι εργάζονται αποτελεσματικά.
3. Υπευθυνότητα και υπευθυνότητα
Αυτό το μοντέλο επιτρέπει στον μέσο πολίτη να αμφισβητεί τις ενέργειες των γραφειοκρατών κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Ο οργανισμός είναι επίσης υπεύθυνος εάν κάτι πάει στραβά.
4. Λήψη αποφάσεων
Η ποιότητα της λήψης αποφάσεων σε αυτό το σύστημα είναι απτή. Οι αποφάσεις στο σύστημα μεταδίδονται σε αυτούς που βρίσκονται χαμηλότερα στην ιεραρχία σε αυτούς που βρίσκονται παραπάνω. Ομοίως, ένας ανώτερος λαμβάνει μια απόφαση που μεταβιβάζεται από τον άμεσο προϊστάμενό του στην ιεραρχία.
5. Κανόνες και κανονισμοί. Γραφειοκρατία
Όλοι οι εργαζόμενοι ακολουθούν αυστηρά τους καθορισμένους κανόνες και κανονισμούς και η αυστηρή τήρηση των κανόνων είναι βασικό χαρακτηριστικό αυτού του μοντέλου. Αυτό δημιουργεί μια αίσθηση πειθαρχίας μεταξύ των εργαζομένων και μειώνει τη μη συμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες.
6. Ευκολία χορήγησης
Το μοντέλο κάνει τη διαχείριση πολύ απλή. Ένας οργανισμός λειτουργεί ιεραρχικά σύμφωνα με ένα σύνολο εφαρμοσμένων κανόνων και κανονισμών. Η γραφειοκρατική δομή παρακολουθεί τη διαχείριση και κάνει τις απαραίτητες προσαρμογές από καιρό σε καιρό.
Η γραφειοκρατία μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να λειτουργούν ομαλά και αποτελεσματικά. Οι μεγάλες εταιρείες μπορούν να το χρησιμοποιήσουν για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών και τον εξορθολογισμό συστημάτων και διαδικασιών. Οι διαδικασίες γίνονται λιγότερο χαοτικές και η διαχείριση γίνεται ευκολότερη. Ο καταμερισμός εργασίας με σαφώς καθορισμένες αρμοδιότητες είναι συνηθισμένος στις γραφειοκρατίες. Εξασφαλίζουν επίσης ότι όλοι τυγχάνουν δίκαιης και ίσης μεταχείρισης, διασφαλίζοντας ότι δεν υπάρχει προκατάληψη προς κανέναν οργανισμό.
Μειονεκτήματα της γραφειοκρατίας
1. γραφειοκρατία
Το πολύπλοκο σύνολο κανόνων και κανονισμών προκαλεί συχνά καθυστερήσεις στη δράση και μερικές φορές στην εργασία.
2. Προετοιμασία εγγράφων. Γραφειοκρατία
Το σύστημα απαιτεί πολλή γραφειοκρατία ακόμα και για πολύ απλές εργασίες.
3. Νεποτισμός
Ο νεποτισμός στη γραφειοκρατία είναι επίσης ανησυχητικός. Ένα άτομο που κάθεται σε υψηλότερη θέση συχνά ευνοεί την ανάπτυξη και την ανάπτυξη μόνο γνωστών σε αυτόν ανθρώπων.
4. Γραφειοκρατική διαφθορά
Οι κάτοχοι των υψηλότερων βαθμών πράγματι, η διαφθορά στη γραφειοκρατία αποδεικνύεται πολύ επιζήμια για την οικονομία.
Η γραφειοκρατία συχνά γελοιοποιείται επειδή θεωρείται ότι δίνει προτεραιότητα στη διαδικασία έναντι της αποτελεσματικότητας. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η γραφειοκρατία μπορεί να συσσωρεύσει κανόνες και έγγραφα. Αυτό αναφέρεται συνήθως ως η γραφειοκρατική γραφειοκρατία που πρέπει να περάσουν τα άτομα και οι εταιρείες για να επιτύχουν ορισμένους στόχους, όπως η έναρξη μιας επιχείρησης. Οι κανόνες και οι κανονισμοί μπορεί να είναι δύσκολο να κατανοηθούν και μπορεί ακόμη και να ωφελήσουν ορισμένους ανθρώπους, όπως τους πλούσιους, έναντι άλλων.
Κριτική στη γραφειοκρατία
Τα γραφειοκρατικά συστήματα τείνουν να κοιτάζουν πίσω και να βρίσκουν μεθόδους που έχουν αποδειχθεί αποτελεσματικές στο παρελθόν. Επιχειρηματίες και καινοτόμοι που ασπάζονται τη μελλοντική σκέψη και προσπαθούν να βρουν μεθόδους βελτίωσης της διαδικασίας, δεν συμφωνώ με αυτήν την οπισθοδρομική προσέγγιση.
Οι ευέλικτες διαδικασίες, για παράδειγμα, είναι επαναληπτικές διαδικασίες που οδηγούνται από αυτοοργάνωση και υπευθυνότητα που εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου. Η αυστηρή γραφειοκρατία μειώνει τη λειτουργική αποτελεσματικότητα με την πάροδο του χρόνου, ειδικά μεταξύ των ανταγωνιστών με μικρότερη γραφειοκρατία. Όταν η γραφειοκρατία χρησιμοποιείται επίσης για την προστασία των εδραιωμένων δομών εξουσίας από τον ανταγωνισμό, η απώλεια της αποτελεσματικότητας γίνεται ιδιαίτερα σοβαρή. Η κυβέρνηση των ΗΠΑ χαρακτηρίζεται από παραδοσιακή γραφειοκρατική ακαμψία και προστατευτισμό. Για παράδειγμα, είναι δύσκολο να ενεργοποιηθεί η κακή απόδοση επειδή υπάρχει μια μακρά διαδικασία τερματισμού.
Γραφειοκρατία εναντίον διοίκησης εναντίον διοίκησης
Αν και αυτοί οι τρεις όροι φαίνονται πολύ παρόμοιοι στη σημασία, η γραφειοκρατία δεν είναι το ίδιο με τη διοίκηση ή τη διαχείριση.
Η γραφειοκρατία ασχολείται με τη διασφάλιση της διαδικαστικής ορθότητας, ανεξαρτήτως σκοπού ή περιστάσεων. ανεξάρτητα από περιστάσεις και στόχους.
Η διοίκηση χρησιμοποιείται για να κατευθύνει τους οργανωτικούς πόρους για την επίτευξη ενός αντικειμενικού στόχου, όπως η διαχείριση μιας υπηρεσίας ή η δημιουργία κέρδους.
Η διακυβέρνηση αναφέρεται στις διαδικασίες, τις διαδικασίες και τα συστήματα που εφαρμόζει ένας οργανισμός για να λαμβάνει αποφάσεις, να διορίζει αυτούς που λαμβάνουν αυτές τις αποφάσεις, συλλογή δεδομένων και την αναφορά απόδοσης, καθώς και την επίβλεψη.
Συμπέρασμα!
Γραφειοκρατίες είναι παντού γύρω μας, από τις εταιρείες στις οποίες εργαζόμαστε μέχρι τις κυβερνήσεις που κυβερνούν τις χώρες του κόσμου μας.
Είναι σε θέση να διασφαλίσουν ότι όλα κυλούν ομαλά και σύμφωνα με το γράμμα του νόμου. Δηλαδή, οι άνθρωποι ακολουθούν τους κανόνες, είτε πρόκειται για επιθεώρηση υγιεινής και ασφάλειας στο χώρο εργασίας, είτε για λήψη οικοδομικής άδειας είτε για λήψη κρατικών επιδομάτων.
Οι γραφειοκρατίες συχνά κατηγορούνται ότι είναι αναποτελεσματικές και επικεντρώνονται στις διαδικασίες και τις πολιτικές και όχι στην αποτελεσματικότητα, παρόλο που έχουν σκοπό να κρατήσουν τους πάντες ενήμερους.
Ανεξάρτητα από το πώς αισθάνεστε για αυτό - θετικό ή αρνητικό - η γραφειοκρατία δεν θα εξαφανιστεί σύντομα. Πολλοί οργανισμοί τα έχουν ως μέρος της δομής τους.
Αφήστε ένα σχόλιο