Ομαδική επικοινωνία. Πώς να το κάνετε αποτελεσματικά;

Η ομαδική επικοινωνία είναι το κλειδί για την επιτυχία της ομάδας. Η αποτελεσματική επικοινωνία βοηθά στη βελτίωση της κατανόησης μεταξύ των μελών της ομάδας, στη μείωση των συγκρούσεων και στην αύξηση της παραγωγικότητας.

Η εκμάθηση της αποτελεσματικής επικοινωνίας σε μια ομάδα μπορεί να είναι συντριπτική. Εξάλλου, υπάρχουν πολλά βιβλία εκεί έξω που ισχυρίζονται ότι προσφέρουν βέλτιστες πρακτικές. Ολόκληρα πανεπιστημιακά πτυχία είναι διαθέσιμα για το θέμα. Με τόσες πολλές πληροφορίες, είναι ρεαλιστικό για οποιαδήποτε ομάδα να μάθει να επικοινωνεί με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο;

Όπως πολλά πράγματα στον επιχειρηματικό κόσμο, δεν χρειάζεται να γνωρίζετε τα πάντα για τις επικοινωνίες. Απλά πρέπει να γνωρίζετε αρκετά για να αναλάβετε αποτελεσματική δράση. Για να απλοποιήσουμε τις αρχές της αποτελεσματικής ομαδικής επικοινωνίας, τις μειώσαμε στα "3 W". Αυτές είναι τρεις απλές ερωτήσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εστιάσετε την προσέγγιση της ομάδας σας στην επικοινωνία, εξασφαλίζοντας μέγιστη παραγωγικότητα και ελάχιστη σύγχυση. Αν και συγκεκριμένες μέθοδοι επικοινωνίας μπορεί να έρχονται και να παρέρχονται, αυτές οι τρεις ερωτήσεις θα ισχύουν πάντα.

Brand Identity Prism: Τι είναι και πώς να το χρησιμοποιήσετε

Πότε θα επικοινωνήσουμε; Ομαδική επικοινωνία

Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να συμφωνήσετε είναι η συχνότητα επικοινωνίας μέσα στην ομάδα. Μην νομίζετε ότι αυτό θα λειτουργήσει. Τα διαφορετικά μέλη της ομάδας μπορεί να έχουν διαφορετικές προσδοκίες σχετικά με τη συχνότητα της επικοινωνίας. Εάν υπάρχει αναντιστοιχία μεταξύ των προσδοκιών ενός μέλους της ομάδας, μπορεί να προκληθεί απογοήτευση. Μερικά μέλη της ομάδας θα αισθάνονται ότι κατακλύζονται από τη συχνότητα της επικοινωνίας, ενώ άλλα μπορεί να αισθάνονται ότι αγνοούνται.

Για να διασφαλίσετε ότι όλοι έχουν ένα κοινό σύνολο προσδοκιών σχετικά με την επικοινωνία, συμφωνήστε στα ακόλουθα στην αρχή του έργου:

• Παρακολουθώ . 

Ποιες ώρες πρέπει να απαντούν τα μέλη της ομάδας; Πότε είναι εντάξει να σταματήσετε να ελέγχετε μια εφαρμογή επικοινωνίας ομάδας; Αυτό το ζήτημα είναι ιδιαίτερα σημαντικό για απομακρυσμένες ομάδες που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας.

• Ομαδική επικοινωνία. Ημέρες .

Αναμένεται η ομάδα να κοινωνικοποιηθεί τα Σαββατοκύριακα; Εάν ναι, είναι αυτός ένας γενικός κανόνας ή μια εξαίρεση που πρέπει να συμβαίνει μόνο σε ακραίες περιπτώσεις; Όλοι πρέπει να συμφωνήσουν με αυτό. Αν κάποια μέλη της ομάδας περιμένουν να κοινωνικοποιηθούν τα Σαββατοκύριακα και άλλα όχι, η παραγωγικότητα και το ηθικό μπορεί να πλήξουν σοβαρά.

• Καταστάσεις .

Η υπερβολική επικοινωνία μπορεί να είναι ενοχλητική και μπορεί να κάνει τους υπαλλήλους να αποδεσμευτούν διανοητικά και να σταματήσουν να δίνουν προσοχή στην ομαδική επικοινωνία. Για να αποφύγετε αυτό, συμφωνήστε σε καταστάσεις που είναι κατάλληλες για επικοινωνία. Προσπαθήστε να βρείτε ένα επίπεδο επικοινωνίας που να αισθάνεται άνετα ο καθένας, ώστε ολόκληρη η ομάδα να αισθάνεται ότι ακούγονται οι ανάγκες τους.

Αν και είναι σημαντικό να καθιερωθούν οι παραπάνω έννοιες στην αρχή ενός έργου, αυτό δεν σημαίνει ότι θα πρέπει να είναι σταθερές και άκαμπτες ή αμετάβλητες για το υπόλοιπο του έργου. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε τις κατευθυντήριες γραμμές που έχετε καταλήξει ως βάση, αλλά σκεφτείτε πώς πάνε τα πράγματα καθώς προχωρά το έργο. Η πραγματική ζωή σπάνια ανταποκρίνεται στις προβλέψεις και τις προσδοκίες μας και είναι αναπόφευκτο ότι κάποια πράγματα δεν θα λειτουργήσουν όπως επιδιώκουμε και θα πρέπει να γίνουν αλλαγές.

Σχέδιο επικοινωνίας ομάδας

Ελέγχετε τακτικά και προληπτικά με ολόκληρη την ομάδα για να βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι ευχαριστημένοι με το πώς πάνε τα πράγματα. Οι παρακάτω ερωτήσεις μπορεί να είναι χρήσιμες εάν θέλετε να αξιολογήσετε πόσο καλά λειτουργεί το σχέδιο επικοινωνίας της ομάδας σας:

• Ομαδική επικοινωνία. Τι λειτουργεί καλά στην τρέχουσα επικοινωνία μας; 

Κάνοντας αυτήν την ερώτηση, λαμβάνετε πραγματικά σχόλια σχετικά με το τι αρέσει στα μέλη της ομάδας. Η υποβολή αυτής της ερώτησης βοηθά επίσης να πλαισιώσει τη συζήτηση σε ένα θετικό και εποικοδομητικό πλαίσιο. Μπορεί να είναι εύκολο να εστιάσετε σε αυτό που δεν λειτουργεί, επομένως φροντίστε να εστιάσετε την προσοχή των ανθρώπων στα καλά και στα κακά.

• Τι θα αλλάζατε στην τρέχουσα επικοινωνία μας; 

Μερικές φορές τα μέλη της ομάδας μπορεί να έχουν προβλήματα ή ζητήματα που σχετίζονται με την επικοινωνία, αλλά ντρέπονται ή δεν είναι βέβαιοι να μιλήσουν για αυτά. Παίρνοντας την πρωτοβουλία και κάνοντας μια ερώτηση, δίνετε στους ανθρώπους άδεια και χώρο να αναζητήσουν τομείς για βελτίωση.

• Ομαδική επικοινωνία. Μπορείτε να σκεφτείτε μια συγκεκριμένη κατάσταση όπου μείνατε ευχαριστημένοι ή απογοητευμένοι με τη διαδικασία επικοινωνίας μας; 

Μπορεί να είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς τι ακριβώς μιλούν τα μέλη της ομάδας χωρίς συγκεκριμένα παραδείγματα για εργασία. Αντί να αναζητάτε γενικά σχόλια, προσπαθήστε να λάβετε συγκεκριμένα παραδείγματα που απεικονίζουν τα σημεία που αναφέρθηκαν.

Η θέσπιση βασικών κανόνων σχετικά με τη συχνότητα της επαφής μετατόπισης αντιμετωπίζει αποτελεσματικά τα δίδυμα προβλήματα της υπερβολικής και πολύ μικρής επικοινωνίας. Η επίτευξη ισορροπίας είναι απαραίτητη για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ομάδα σας. Η εύρεση προληπτικών περιοχών για βελτίωση καθώς προχωρά το έργο σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την επικοινωνία σας και να τη βελτιώσετε με βάση τις πραγματικές συνθήκες. Ομαδική επικοινωνία

Σχήμα λογότυπου

Πού θα επικοινωνήσουμε;

Σήμερα, υπάρχει μια τεράστια ποικιλία μεθόδων με τις οποίες οι ομάδες μπορούν να επικοινωνήσουν. Οι επιλογές είναι ατελείωτες, από email παλαιού τύπου μέχρι τις πιο πρόσφατες κρυπτογραφημένες εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων. Ωστόσο, η υπερβολική επιλογή μπορεί να είναι κακό. Οι ομάδες πρέπει να ορίζουν με σαφήνεια ποιες μέθοδοι επικοινωνίας πρέπει να χρησιμοποιούνται και για ποιο σκοπό. Εάν δεν ορίσετε σαφείς κατευθυντήριες γραμμές σε αυτόν τον τομέα, διατρέχετε τον κίνδυνο μέρος της ομάδας να επικοινωνεί με έναν τρόπο και άλλα με άλλον τρόπο. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε διασταυρωμένα καλώδια, χαμένες πληροφορίες και γενική σύγχυση και αναποτελεσματικότητα.

Ποιες ιδέες λοιπόν θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε τις καταλληλότερες μεθόδους επικοινωνίας για τις ανάγκες της ομάδας σας; Άλλωστε, δεν υπάρχει λύση που να ταιριάζει σε όλους. Οι διαφορετικές καταστάσεις έχουν διαφορετικές απαιτήσεις.

Σκέψου τα ακόλουθα:

• Επιτηδειότητα .

διάφορες μέσα επικοινωνίας έχουν διαφορετικές χρήσεις. Για παράδειγμα, δεν απαιτείται βιντεοκλήση για γρήγορη και σύντομη εσωτερική επικοινωνία. Η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων είναι καλύτερη για επιχειρήσεις. Ωστόσο, για βαθιές προσωπικές συναντήσεις, όπως συνεδρίες καθοδήγησης, η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων θα είναι πολύ άτυπη και απρόσωπη. Μια τηλεφωνική κλήση, μια βιντεοκλήση ή μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο θα λειτουργήσει καλύτερα. Σκεφτείτε τους διαφορετικούς τύπους επικοινωνίας που θα εκτελέσει η ομάδα σας και επιλέξτε την καταλληλότερη λύση για τον καθένα.

• Ομαδική επικοινωνία. Ευκολία .

Η εκμάθηση μιας νέας εφαρμογής επικοινωνίας δεν έρχεται χωρίς κόστος. Υπάρχει το πιθανό κόστος της ίδιας της εφαρμογής, καθώς και ο χρόνος και η ενέργεια που χρειάζεται για να την μάθει η ομάδα. Επομένως, είναι καλό να κρατάμε τα πράγματα όσο απλά πρέπει. Ο χρόνος που εξοικονομείται με την επιλογή μιας εφαρμογής που είναι εύκολη στην εκμάθηση είναι χρόνος που μπορεί να αφιερωθεί σε σημαντική εργασία. Διατηρήστε την επικοινωνία απλή.

• Για αγορά .

Έχει αποδειχθεί ότι η διαχείριση της αλλαγής γίνεται πιο αποτελεσματικά όταν οι άνθρωποι την αγοράζουν. Εάν αλλάζετε μεθόδους επικοινωνίας, προσπαθήστε να συμβουλευτείτε την ομάδα σας εκ των προτέρων. Εάν οι άνθρωποι αισθάνονται ότι έχουν συνεισφέρει και έχουν ακουστεί, είναι πιθανό να είναι λιγότερο ανθεκτικοί στην εφαρμογή ενός νέου εργαλείου επικοινωνίας.

Είναι σημαντικό να αποφύγετε το λάθος να υποθέσουμε ότι το σωστό εργαλείο ή τεχνολογία θα λύσει βαθύτερα προβλήματα επικοινωνίας της ομάδας. Τα εργαλεία επικοινωνίας που θα επιλέξετε θα ανακουφίσουν την κατάσταση, αλλά δεν θα αντικαταστήσουν μια θετική και υποστηρικτική οργανωτική κουλτούρα. Επιπλέον, είναι εξαιρετικά σημαντικό να αποφεύγεται ψάχνοντας για το τέλειο αποφάσεις όταν μια κατάλληλη λύση είναι αρκετά καλή. Σχεδόν πάντα θα υπάρχει κάποιο άλλο εργαλείο με πιο εντυπωσιακά χαρακτηριστικά ή μια λεγεώνα θαυμαστών που θα το ενθουσιάζουν. Ωστόσο, υπάρχει πραγματικό κόστος που σχετίζεται με την αλλαγή μεθόδων επικοινωνίας.

Οι λόγοι για να αποφύγετε την πολύ συχνή αλλαγή μεθόδων επικοινωνίας για την αναζήτηση της τέλειας λύσης περιλαμβάνουν τους ακόλουθους:

• Ομαδική επικοινωνία. Χρηματοδότηση .

Η εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών και εργαλείων επικοινωνίας μπορεί να σας κοστίσει χρήματα. Αυτό μπορεί να λάβει τη μορφή συνδρομών σε εφαρμογές που δεν χρησιμοποιούνται πλήρως, εφάπαξ κόστους αγοράς που δεν μπορεί να επιστραφεί και αγορά μεθόδων εκπαίδευσης για λογισμικό που δεν υπάρχει πλέον. Ομαδική επικοινωνία

• ώρα .

Ο χρόνος είναι ένας ζωτικής σημασίας πόρος για τη διαχείριση των οργανισμών. Κάθε φορά που αλλάζετε εφαρμογή επικοινωνίας, χάνεται χρόνος με διάφορους τρόπους. Απαιτείται χρόνος για την εκμάθηση μιας νέας εφαρμογής, χρόνος για την ολοκλήρωση της εγκατάστασης και άλλες τεχνικές πτυχές της εναλλαγής, καθώς και χρόνος για συζήτηση και επιβεβαίωση της εναλλαγής μεταξύ μεθόδων.

• Ομαδική επικοινωνία. Η γνώση .

Καθώς τα μέλη του οργανισμού σας χρησιμοποιούν ορισμένα μέσα επικοινωνίας, αυξάνουν το επίπεδο γνώσης και εμπειρίας τους. Οι άνθρωποι αναπτύσσουν ένα επίπεδο εξοικείωσης και ικανότητας με οποιοδήποτε συγκεκριμένο εργαλείο επικοινωνίας με την πάροδο του χρόνου. Κάθε φορά που επιλέγετε να συνδεθείτε και επιλέγετε ένα νέο εργαλείο για μάθηση, χάνεται όλη η συσσωρευμένη οργανωτική γνώση.

Η επιλογή των κατάλληλων εφαρμογών επικοινωνίας για την ομάδα σας μπορεί να οδηγήσει σε αυξημένο ηθικό, αυξημένη παραγωγικότητα και διατήρηση της οργανωσιακής γνώσης. Με τόσα πολλά που διακυβεύονται, είναι σημαντικό να κάνετε τις σωστές επιλογές και να βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν ποιο εργαλείο να χρησιμοποιήσουν σε κάθε δεδομένη κατάσταση. Ομαδική επικοινωνία

Με ποιον πρέπει να επικοινωνήσουμε;

Τι είναι η επικοινωνία;

Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από το να είσαι μέλος μιας ομάδας αλλά να μην ξέρεις ακριβώς τι ρόλο παίζουν όλοι οι άλλοι, ποια εξουσία λήψης αποφάσεων έχουν και πότε πρέπει να επικοινωνήσεις μαζί τους. Η σύγχυση σχετικά με το σε ποιον να μιλήσετε όταν προκύπτει μια συγκεκριμένη κατάσταση είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους για να προκαλέσετε σύγχυση και αναποτελεσματικότητα. Εάν οι άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν πλήρως πώς να επικοινωνούν καλά, διατρέχουν τον κίνδυνο να παραμείνουν σιωπηλοί όταν κάτι δεν πάει καλά ή να το αναφέρουν σε λάθος άτομο, κάτι που έχει ως αποτέλεσμα να μην ληφθούν μέτρα.

Αυτό το πρόβλημα επιδεινώνεται από τη σύγχρονη επικράτηση των αρκετά κινητών απομακρυσμένων ομάδων που δεν μπορούν ποτέ να βρίσκονται φυσικά στην ίδια τοποθεσία. Δεδομένων αυτών των προκλήσεων, πώς μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να ξέρει σε ποιον να μιλήσει σε μια δεδομένη κατάσταση;

• Οργανογράμματα .

Μπορεί να είναι χρήσιμο να έχετε ένα οπτικό γράφημα που δείχνει ποιος κάνει τι στην ομάδα σας. Δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο ή τρομακτικό. Μπορεί απλώς να δείξει ποιος είναι υπεύθυνος για τι, πότε πρέπει να επικοινωνήσετε μαζί τους, καθώς και τον χρόνο και τα μέσα για να τα επιτύχετε. Αυτό θα πρέπει να είναι διαθέσιμο κάπου, όπως στο εταιρικό δίκτυο.

• Πολιτισμός.

Ένα από τα χειρότερα πράγματα για την αποτελεσματικότητα της ομάδας είναι όταν οι άνθρωποι είναι σιωπηλοί. Δημιουργήστε μια κουλτούρα όπου οι άνθρωποι αισθάνονται τη δύναμη να μιλήσουν και να προσεγγίσουν. Εάν οι άνθρωποι λαμβάνουν θετική ανατροφοδότηση όταν προσεγγίζουν το χέρι τους, τους ενθαρρύνει να το κάνουν ξανά, δημιουργώντας μια επικοινωνιακή κουλτούρα με την πάροδο του χρόνου. Ομαδική επικοινωνία

• Ομαδική επικοινωνία. Εκπαίδευση .

Η ομάδα σας θα πρέπει να είναι κατάλληλα εκπαιδευμένη σε όλες τις πτυχές της δουλειάς της, συμπεριλαμβανομένων των εργαλείων επικοινωνίας που θα χρησιμοποιήσει. Βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι λαμβάνουν σωστά το βασικό μέρος της ομαδικής προπόνησης. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι είναι μια δεύτερη επιλογή για την ομάδα σας όταν παραστεί ανάγκη.

Μαζί με την καθιέρωση του σωστού τρόπου επικοινωνίας, είναι επίσης σημαντικό να καθιερώσετε ορισμένα πράγματα που πρέπει να αποφύγετε. Μην κάνετε το λάθος να υποθέσετε ότι οι άνθρωποι θα ξέρουν αυτόματα τι δεν πρέπει να κάνουν. Διαφορετικοί άνθρωποι έχουν διαφορετικές προσδοκίες, και αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν η ομάδα αποτελείται από ανθρώπους διαφορετικών πολιτισμών και υπόβαθρων.

Ορισμένα βασικά ζητήματα σε αυτόν τον τομέα περιλαμβάνουν:

• Γλώσσα . Σε ορισμένες ομάδες αρέσει η άτυπη γλώσσα, όπως οι βρισιές και η αργκό, ενώ σε άλλες όχι. Να είστε ξεκάθαροι σχετικά με το τι απαγορεύεται για να αποφύγετε περαιτέρω ατυχίες αργότερα.
• Θέματα . Επιτρέπεται η μετά τις ώρες συνομιλία ή όχι; Υπάρχουν ευαίσθητοι τομείς συζήτησης, όπως η πολιτική ή η θρησκεία, που θέλετε να αποφεύγουν οι άνθρωποι; Να είστε πολύ σαφείς σχετικά με αυτό, έτσι ώστε οι άνθρωποι να μην αισθάνονται ότι αφήνονται στο σκοτάδι για το τι είναι και τι δεν είναι αποδεκτό.

Η αποτυχία να δοθεί στους ανθρώπους η ευκαιρία να μιλήσουν με το σωστό άτομο μπορεί να είναι επιζήμια για την παραγωγικότητα της ομάδας. Οι άνθρωποι κάνουν το καλύτερο δυνατό όταν μπορούν ελεύθερα να ανταλλάξουν ιδέες και να αναζητήσουν λύσεις στα προβλήματα. Διευκολύνετε τους να κάνουν ακριβώς αυτό.

Η ομαδική επικοινωνία δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη.

Ας ελπίσουμε ότι μπορείτε να δείτε ότι η αποτελεσματική ομαδική επικοινωνία δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Στην πραγματικότητα, το να κάνεις τα πράγματα πιο δύσκολα από όσο πρέπει είναι συνταγή αποτυχίας. Κρατήστε τα πράγματα απλά. Ορίστε σαφείς και συνοπτικές απαντήσεις στα 3W. Ακούστε την ομάδα σας. Συμπεριλάβετε σχόλια σχετικά με οργανωτική επικοινωνίαγια να βελτιωθεί η κατάσταση με την πάροδο του χρόνου. Τελικά, τα εργαλεία και οι εφαρμογές είναι εξαιρετικά εργαλεία για τη βελτίωση της ομαδικής εργασίας, αλλά μόνο εάν χρησιμοποιούνται σωστά. Συγκεντρώνοντας την ομάδα σας πίσω από τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, θα διασφαλίσετε ότι οι εφαρμογές θα ενεργοποιήσουν, αντί να βλάψουν, την επικοινωνία και την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

АЗБУКА