Η κλήση συνδιάσκεψης είναι μια τεχνολογία που επιτρέπει στους ανθρώπους σε διαφορετικά μέρη να αλληλεπιδρούν και να επικοινωνούν μεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο μέσω επικοινωνίας ήχου και/ή βίντεο. Αυτό επιτρέπει στα μέλη να συναντώνται και να πραγματοποιούν συναντήσεις, να συζητούν θέματα, να λαμβάνουν αποφάσεις και να εργάζονται σε έργα χωρίς να εγκαταλείπουν τα γραφεία ή τις τοποθεσίες τους.
Θέλετε να δημιουργήσετε επιτυχημένες κλήσεις συνδιάσκεψης που οι άνθρωποι ανυπομονούν; Είτε συναντάτε το αφεντικό σας, τους πελάτες σας ή την εικονική σας ομάδα από όλο τον κόσμο, ακολουθούν δέκα συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι όλα πάνε ομαλά.
Ένα από τα καλύτερα πράγματα για τις επιχειρήσεις σήμερα είναι ότι ποτέ δεν ήταν πιο εύκολο να παραμείνετε συνδεδεμένοι με τους συναδέλφους, την ομάδα και τους πελάτες σας. Χάρη στη σύγχρονη τεχνολογία, μπορούμε να οργανώσουμε συναντήσεις εν κινήσει, να φιλοξενήσουμε εικονικές συναντήσεις και να εξασφαλίσουμε μια απρόσκοπτη εμπειρία σχεδόν από οπουδήποτε στον κόσμο. Σήμερα, ένας από τους ευκολότερους και πιο δημοφιλείς τρόπους για να διατηρείτε επαφή με όλους στην επιχείρησή σας είναι μέσω κλήσεων συνδιάσκεψης. Όχι μόνο είναι εύκολο να εγκατασταθούν, αλλά επιτρέπουν επίσης τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, ώστε πιθανά ζητήματα να επιλύονται γρήγορα και όλοι να βρίσκονται πάντα στην ίδια σελίδα.
Οταν πρόκειται για επιχειρηματική αποτελεσματικότητα, υπάρχουν λίγα εργαλεία που είναι τόσο απλά και αποτελεσματικά όσο η κλήση συνδιάσκεψης.
1. Οργανωθείτε. Κλήση συνδιάσκεψης
Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο από μια κλήση συνδιάσκεψης που δεν έχει ξεκάθαρο σκοπό. Για να κάνετε το συνέδριό σας αποτελεσματικό, πρέπει να οργανώσετε τον χρόνο σας εκ των προτέρων. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να έχετε όλα όσα χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένης της ατζέντας, των σημειώσεων και μιας σαφούς λίστας εργασιών. Για να κάνετε πραγματικά μια εντύπωση, στείλτε μια ατζέντα για την κλήση πριν ξεκινήσει, ώστε όλοι να μπορούν να βρίσκονται στην ίδια σελίδα και να ξέρουν ακριβώς τι να περιμένουν. Το να παραμένετε οργανωμένοι είναι ο μόνος τρόπος για να είστε σίγουροι ότι δεν θα χάσετε χρόνο, συμπεριλαμβανομένου του δικού σας.
μάρκετινγκ για επαγγελματίες του μάρκετινγκ
2. Γνωρίστε την υπηρεσία σας. Κλήση συνδιάσκεψης
Αφιερώνετε πάντα χρόνο για να εξοικειωθείτε με το τηλεφωνικό σύστημα της επιχείρησης ή/και την υπηρεσία συνδιάσκεψης που χρησιμοποιείτε πριν πραγματοποιηθεί η πραγματική κλήση. Κάθε υπηρεσία έχει τα δικά της μοναδικά χαρακτηριστικά, επομένως γνωρίζοντας πώς λειτουργούν όλα μπορεί να διασφαλιστεί ότι η κλήση θα πραγματοποιηθεί ομαλά. Η κατανόηση της υπηρεσίας που χρησιμοποιείτε είναι επίσης ο καλύτερος τρόπος για να βοηθήσετε άλλους επισκέπτες να πλοηγηθούν σε αυτήν. Αντί να τα στέλνετε απλώς στη σελίδα Συχνών Ερωτήσεων της υπηρεσίας, μπορείτε να απαντήσετε μόνοι σας στις ερωτήσεις τους.
Στρατηγική επιχειρηματικής ανάπτυξης. Το καλύτερο
3. Δημιουργήστε αλληλεπίδραση. Κλήση συνδιάσκεψης
Οι καλύτερες κλήσεις συνδιάσκεψης επιτρέπουν σε κάθε συμμετέχοντα να συμμετέχει. Αν το μόνο που κάνετε είναι να μιλάτε, τότε οι άνθρωποι θα αναρωτιούνται γιατί δεν στείλατε απλώς μια φωνητική σημείωση. Να αφήνετε πάντα χρόνο για ερωτήσεις και σχόλια κατά τη διάρκεια της κλήσης, ώστε όλοι να νιώθουν ότι έχουν την ευκαιρία να συμμετάσχουν. Αυτό θα εξασφαλίσει ότι όλοι δίνουν προσοχή και θα διασφαλίσει ότι οτιδήποτε έπρεπε να επιλυθεί κατά τη διάρκεια της συνομιλίας όντως επιλύθηκε. Ανάλογα με τον τύπο της υπηρεσίας συνδιάσκεψης που χρησιμοποιείτε (δείτε τη λίστα με τις πέντε κορυφαίες δωρεάν υπηρεσίες παρακάτω), θα υπάρχουν άλλοι μοναδικοί τρόποι για να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας δημοσκοπήσεων και της διαδραστικής ενότητας Q&A. Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε μία από αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες, βεβαιωθείτε ότι εσείς και τα μέλη σας γνωρίζετε εκ των προτέρων πώς λειτουργεί.
4. Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς. Κλήση συνδιάσκεψης
Ενώ ένα από τα πλεονεκτήματα μιας κλήσης συνδιάσκεψης είναι η δυνατότητα συμμετοχής από οπουδήποτε, είναι σημαντικό να προσπαθήσετε να ελαχιστοποιήσετε τους περισπασμούς για όλους, ειδικά αν είστε ο οικοδεσπότης. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε να καλείτε από δημόσιους χώρους που είναι θορυβώδεις ή, εάν πρόκειται για βιντεοκλήση, με πολύ κόσμο. Αν και μερικές φορές είναι αναπόφευκτο, αυτοί οι τύποι περισπασμών μπορεί να είναι ενοχλητικοί και μπορεί ακόμη και να εμποδίσουν εσάς και τους καλεσμένους σας να συζητήσετε οτιδήποτε πρέπει να αντιμετωπιστεί κατά τη διάρκεια της κλήσης.
Διαχείριση χρόνου και βελτίωση παραγωγικότητας
5. Να είσαι στην ώρα σου. Κλήση συνδιάσκεψης
Ένας από τους χειρότερους τρόπους για να ξεκινήσετε μια κλήση συνδιάσκεψης είναι να καθυστερήσετε. Ακόμη και πέντε λεπτά μετά την προγραμματισμένη ώρα μπορεί να κάνει τους επισκέπτες σας οξύθυμους και να δώσει την εντύπωση ότι δεν είστε εκτιμήστε τους χρόνος. Το να καλέσετε νωρίς θα κάνει επίσης τους συμμετέχοντες να νιώσουν ότι είστε προετοιμασμένοι και έτοιμοι. Επιπλέον, βοηθά τους καλεσμένους σας να αποφύγουν αυτό το αμήχανο μήνυμα "είσαι εδώ πρώτα" που θα μπορούσε να τους κάνει δεύτερους, εάν έχουν τις σωστές πληροφορίες κλήσης.
6. Ετοιμάστε οπτικά βοηθήματα
Δεν χρειάζονται όλες οι κλήσεις διάσκεψης τη βοήθεια οπτικών βοηθημάτων. Αλλά για κάποιους, βελτιώνουν πραγματικά τη συζήτηση. Αφού δημιουργήσετε την ατζέντα σας για την κλήση, ελέγξτε τις σημειώσεις σας και προσδιορίστε εάν χρειάζεστε γραφικά. Εάν ναι, αφιερώστε χρόνο για να προετοιμάσετε οπτικές υποστηρίξεις και φροντίστε να ενημερώσετε τους καλεσμένους σας ότι αυτή θα είναι μια τηλεδιάσκεψη. Αν περιμένετε να μοιραστούν το βίντεο και οι καλεσμένοι σας, ενημερώστε τους για να προετοιμαστούν. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο για τους καλεσμένους σας από το να σας ζητηθεί να συμμετάσχουν μέσω βίντεο όταν περιμένουν μόνο μια φωνητική κλήση.
7. Ακολουθήστε το σχέδιο παιχνιδιού. Κλήση συνδιάσκεψης
Αν και μπορεί να αφιερώσετε πολύ χρόνο στην προετοιμασία για την κλήση, αυτό δεν εγγυάται ότι θα συνεχίσετε πραγματικά την ατζέντα σας. Λάβετε υπόψη σας τι θέλετε να επιτύχετε κατά τη διάρκεια της κλήσης και κάντε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να είστε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικοί καθώς τσεκάρετε κάθε πλαίσιο. Εάν ενθαρρύνετε άλλους να συμμετάσχουν στον διαγωνισμό, θα πρέπει επίσης να είστε ο οικοδεσπότης για να βεβαιωθείτε ότι κανένας άλλος δεν μονοπωλεί ή απλώς δεν χάνει χρόνο. Θυμηθείτε: όλοι, συμπεριλαμβανομένου και εσάς, είναι απασχολημένοι. Όσο περισσότερο διαρκεί η κλήση σας και όσο πιο εκτός θέματος είναι, τόσο λιγότεροι θα θυμούνται οι άνθρωποι—και τόσο λιγότερο ενθουσιασμένοι θα είναι για την επόμενη κλήση.
8. Όσο πιο κοντό τόσο το καλύτερο. Κλήση συνδιάσκεψης
Σε περίπτωση αμφιβολίας, πάντα να κάνετε λάθος για μικρότερες κλήσεις συνδιάσκεψης. Ενώ όλοι θα παραπονιούνται για κλήσεις συνδιάσκεψης τριάντα λεπτών που διαρκούν μία ώρα, πολύ λίγοι θα ενοχληθούν όταν είναι στην πραγματικότητα μόνο είκοσι λεπτά. Παρακολουθήστε το ρολόι καθ' όλη τη διάρκεια της κλήσης, ώστε να μπορείτε να κάνετε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να βγάλετε τους συμμετέχοντες στην ώρα τους —ή νωρίς. Δεν υπάρχει τίποτα που οι εργαζόμενοι εκτιμούν περισσότερο από τις συναντήσεις που δεν αφαιρούν χρόνο από τα ήδη πολυάσχολα πρόγραμμά τους.
9. Δώστε σημειώσεις
Εάν γνωρίζετε ότι η κλήση συνδιάσκεψης θα είναι μεγάλη ή εάν υπάρχουν πολλά σημαντικά θέματα που πρέπει να θυμούνται οι άνθρωποι, τότε είναι σημαντικό να κρατάτε σημειώσεις για τους καλεσμένους σας μετά (ή πριν) την κλήση. Αυτές οι σημειώσεις θα διασφαλίσουν ότι όλες οι πιο σημαντικές ερωτήσεις, τα σχόλια και οι ιδέες σας θα θυμούνται, καθώς και εάν οι καλεσμένοι σας κάνουν κάποια ενέργεια και θα τους υπενθυμίσουν τι πρέπει να κάνουν και πότε.
10. Καταγράψτε την κλήση. Κλήση συνδιάσκεψης
Φροντίστε να ηχογραφήσετε την κλήση συνδιάσκεψης, ώστε αν κάποιος τη χάσει, να έχει την ευκαιρία να την παρακολουθήσει. Η ηχογράφηση της συνομιλίας θα σας βοηθήσει επίσης να μάθετε τι μπορείτε να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά, όπως να επιβραδύνετε τη συνομιλία, να βελτιώσετε τα οπτικά βοηθήματα που χρησιμοποιείτε ή να εστιάσετε στην ατζέντα. Εκτός από τις σημειώσεις, η κοινή χρήση συνομιλιών είναι καλή ένας τρόπος για τους συμμετέχοντες να επιστρέψουν και να αναθεωρήσουν όπως απαιτείται.
5 δωρεάν κλήσεις συνδιάσκεψης.
Ενώ υπάρχουν πολλές υπηρεσίες συνδιάσκεψης επί πληρωμή που είναι εξαιρετικές, υπάρχουν επίσης πολλές δωρεάν υπηρεσίες που μπορούν εύκολα να ανταγωνιστούν. Ακολουθεί μια λίστα με τις πέντε αγαπημένες μας υπηρεσίες συνδιάσκεψης και γιατί...
1. Google Hangouts
Μας αρέσει η ποιότητα βίντεο και ήχου το Google Hangouts , για να μην αναφέρουμε πόσο οικείο είναι σε πολλούς χρήστες. Εφόσον το μόνο που χρειάζεστε είναι ένας Λογαριασμός Google για να εγγραφείτε, η χρήση του Hangout συχνά σημαίνει ότι οι επισκέπτες σας δεν χρειάζεται να ανησυχούν για τη δημιουργία ή τη σύνδεση σε άλλον άγνωστο λογαριασμό. Το Hangouts ενσωματώνεται επίσης με εφαρμογές όπως τα Έγγραφα Google, πράγμα που σημαίνει ότι η γρήγορη κοινή χρήση πληροφοριών είναι εύκολη.
2. Uberconference
Ακριβώς όπως το Google Hangouts, Uberconference σας επιτρέπει να μοιράζεστε αρχεία από το Google Drive κατά τη διάρκεια μιας κλήσης. Ενσωματώνεται επίσης με το Dropbox και το Evernote και διευκολύνει την κοινή χρήση οθονών. Ένα από τα καλύτερα χαρακτηριστικά του Uberconference είναι τα χειριστήρια ήχου του, τα οποία βοηθούν στην ελαχιστοποίηση του θορύβου του περιβάλλοντος εάν βρεθείτε σε ένα πολυσύχναστο γραφείο ή σε ένα δημοφιλές καφενείο.
3. Μεγέθυνση
Ανίπταμαι διαγωνίως, Μία από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες σε αυτήν τη λίστα, είναι μια εξαιρετική επιλογή δωρεάν τηλεφωνικής διάσκεψης για επιχειρήσεις, ειδικά εάν βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στη τηλεδιάσκεψη. Η εφαρμογή είναι εύκολη στη λήψη και πρόσβαση, επιτρέποντάς σας να πραγματοποιείτε γρήγορα μελλοντικές κλήσεις σε όλους στην ομάδα σας.
4. Ελεύθερη Διάσκεψη
Εάν έχετε πελάτες ή μέλη ομάδας που θα ενταχθούν διεθνώς, τότε Ελεύθερη διάσκεψη είναι μια από τις πιο έξυπνες επιλογές αφού είναι δωρεάν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το FreeConference μέσω τηλεφώνου και online με πρόσβαση σε βολικές λειτουργίες κοινής χρήσης οθόνης και συνομιλίας.
5. Ομοσελίδα
Ως ολοκληρωμένο λογισμικό συνεργασίας όλα σε ένα, Ίδια σελίδα σας επιτρέπει να κάνετε πράγματα όπως η επικοινωνία μέσω μαζικών κειμένων, η κοινή χρήση αρχείων, ακόμη και οι δημοσκοπήσεις εντός της ομάδας σας. Αν και το Samepage προσφέρει μια δωρεάν υπηρεσία, προσφέρει επίσης επιλογές επί πληρωμή για πρόσθετες λειτουργίες, όπως ιδιωτικές εντολές και εκτεταμένη αποθήκευση.
Ολοκλήρωση
Βελτιστοποιώντας τη στρατηγική και την απόδοσή σας στις συνδιασκέψεις χρησιμοποιώντας την κατάλληλη υπηρεσία συνδιάσκεψης για την επιχείρησή σας, συνεργασία η ομάδα μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική, από ποτέ. Είτε εργάζεστε σε επιχείρηση είτε σε απευθείας σύνδεση, μπορείτε να ξεκινήσετε να πραγματοποιείτε καλύτερες κλήσεις συνδιάσκεψης που χάνουν λιγότερο χρόνο και να κάνετε περισσότερη δουλειά ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές.
Αφήστε ένα σχόλιο