Η διαχείριση χρόνου και η παραγωγικότητα είναι τεχνικές και στρατηγικές που σας βοηθούν να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά το χρόνο σας για να επιτύχετε τους στόχους σας, να βελτιώσετε την απόδοσή σας και να ολοκληρώσετε πιο αποτελεσματικά τις εργασίες σας. Αυτές οι έννοιες συνδέονται στενά και παίζουν σημαντικό ρόλο στη διαχείριση της δικής σας παραγωγικότητας και επιτυχίας τόσο στην επαγγελματική όσο και στην προσωπική σας ζωή. Είναι το περιβάλλον ή απλώς κακοδιαχειριζόμαστε τον χρόνο μας; Η διαχείριση χρόνου μπορεί να είναι μια σημαντική πρόκληση για κάθε πολυάσχολο ιδρυτή, ειδικά καθώς οι γραμμές μεταξύ του χρόνου εργασίας και της ζωής στο σπίτι θολώνουν (ή εξαφανίζονται όλο και περισσότερο). Ωστόσο, με τα σωστά εργαλεία και τακτικές, μπορείτε να ξεπεράσετε αυτήν την πρόκληση και να γίνετε πιο παραγωγικοί από ποτέ, ακόμη και στις πιο χαοτικές στιγμές της σύγχρονης ιστορίας.

Διαχείριση χρόνου και βελτίωση παραγωγικότητας

Google Workspace για ανάπτυξη μάρκετινγκ περιεχομένου.

1. Μην κάνετε πολλές εργασίες. Διαχείριση χρόνου.

Έχετε νιώσει ποτέ σωματικά και ψυχικά εξαντλημένοι στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, αλλά στην πραγματικότητα δεν ολοκληρώσατε τη δουλειά σας; Εάν έχετε παραπονεθεί ποτέ ότι δεν έχετε αρκετό χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας, το πιθανότερο είναι ότι έχετε προσπαθήσει να κάνετε πολλές εργασίες. Όταν νομίζετε ότι κάνετε πολλές εργασίες, στην πραγματικότητα απλώς συντομεύετε το γράφημα πίτας κάθε εργασίας και κλέβετε ώρες από τον εαυτό σας. Έχετε μόνο μια ορισμένη πεπερασμένη ποσότητα ενέργειας σε μια δεδομένη ημέρα και αν είστε ένας από εκείνους τους επιχειρηματίες που θέλουν να δώσουν το 100% σε ό,τι κάνετε, τα μαθηματικά απλά δεν αθροίζονται. Στην πραγματικότητα, καταλήγετε να αφιερώνετε 10% εδώ, 20% εκεί, 5% σε δώδεκα άλλες εργασίες και, στη συνέχεια, άλλο 10% της προσοχής σας ξοδεύεται στην ατελείωτη ροή ειδοποιήσεων και μηνυμάτων. κοινωνικά δίκτυα.

Αυτό έχει ως αποτέλεσμα υψηλό κόστος μεταγωγής, το οποίο διαρκεί περισσότερο από όσο νομίζετε. Ας υποθέσουμε ότι ελέγξατε τις ειδοποιήσεις σας στο Facebook τέσσερις φορές. Έχει χαθεί έως και μια ολόκληρη ώρα. Ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ή το Slack κάθε φορά που εμφανίζεται ο μικρός κόκκινος κύκλος; Χάνεις περισσότερο χρόνο από ό,τι δουλεύεις.

Επιπλέον, η ποιότητα της εργασίας μειώνεται και οι προθεσμίες καθυστερούν. Θα φαίνεται ότι σας παίρνει όλο και περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε τα πράγματα—γιατί έτσι είναι. Και επειδή έχετε ήδη περάσει όλη την ημέρα εναλλάσσοντας εργασίες, το ρεζερβουάρ σας θα είναι άδειο μέχρι το βράδυ. Διαχείριση χρόνου

2. Αντί για μία εργασία

Πότε ήταν η τελευταία φορά που εστιάσατε σε ΕΝΑ πράγμα για 30 λεπτά; Ή ακόμα και 10 λεπτά; Χωρίς να κοιτάζω ειδοποιήσεις ή emails?

Ανεξάρτητα με το τι εργάζεστε, απενεργοποιήστε όλους τους περισπασμούς και εστιάστε σε ένα πράγμα για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Εάν χρειάζεται, ρυθμίστε ένα χρονόμετρο. Ρυθμίστε το ημερολόγιό σας σε Do Not Disturb (Μην ενοχλείτε). Στις ρυθμίσεις Slack, επιλέξτε Παύση ειδοποιήσεων. Κλείστε και τις 27 ανοιχτές καρτέλες του προγράμματος περιήγησης ή απλώς κάντε κλικ στο Νέο παράθυρο. Παίξτε την αγαπημένη σας χαλαρωτική μουσική χωρίς στίχους για να βυθιστείτε στην ατμόσφαιρα. Και απλά... ξεκίνα να το κάνεις.

3. Θέστε τεχνητά όρια στον εαυτό σας. Διαχείριση χρόνου.

Ένας από τους πιο ισχυρούς τρόπους για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου είναι να θέσετε τεχνητά όρια. Τι σημαίνει? Ψεύτικες προθεσμίες. Ο καθορισμός τεχνητών ορίων σας εμποδίζει να πέσετε στην παγίδα του νόμου Πάρκινσον , το οποίο αναφέρει ότι «η εργασία επεκτείνεται για να καλύψει τον διαθέσιμο χρόνο για την ολοκλήρωσή της». Μάλλον το έχετε ξαναδεί αυτό. Κάποιος στην ομάδα σας έχει τρεις εργασίες και ένα οκτάωρο εργάσιμη ημέρα για αυτούς εκτέλεση και καταφέρνουν να επεκτείνουν αυτές τις εργασίες από τις 9 π.μ. έως τις 5 μ.μ. Όταν γνωρίζετε από πρώτο χέρι ότι αυτές οι τρεις εργασίες θα έπρεπε να έχουν διαρκέσει το πολύ 90 λεπτά.

Τι θα γινόταν αν είχαν μόνο 90 ​​λεπτά εργάσιμη ημέρα για να το κάνουν αυτό; Στοιχηματίζω στην Tesla Cybertruck ότι η δουλειά θα είχε γίνει ακόμα. Η εργασία από το σπίτι που προκαλείται από την πανδημία του COVID-19 έχει κάνει ακόμα πιο εύκολο να πέσεις στην παγίδα του νόμου του Πάρκινσον. Χωρίς χρόνο ταξιδιού και χωρίς δίσκους εργάσιμων ημερών που θα σας αναγκάσουν να χαλαρώσετε ψυχικά και να επιστρέψετε στο σπίτι, μπορείτε πραγματικά να τραβήξετε τα πράγματα έξω.

Παραμείνετε παραγωγικοί.

Ο καλύτερος τρόπος για να παραβιάσετε τον νόμο του Πάρκινσον και να παραμείνετε παραγωγικοί σήμερα είναι να ορίσετε τεχνητές προθεσμίες. Δημιουργήστε ένα χρονικό όριο για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας—ακόμα και ορίστε ένα χρονόμετρο για τον εαυτό σας. Ένα από τα μέλη της ομάδας του Ιδρυτή ήταν επίσης γνωστό ότι ακολουθούσε αυτήν την τεχνική, χρησιμοποιώντας το περιβάλλον του ως ενσωματωμένους χρονικούς περιορισμούς. Όταν ταξιδεύει για γυρίσματα (πίσω όταν οι άνθρωποι μπορούσαν να κάνουν τέτοια πράγματα), αγόραζε μόνο 30 λεπτά ή 60 λεπτά Wi-Fi αεροπλάνου. Στη συνέχεια, προκάλεσε τον εαυτό του να κάνει όσο το δυνατόν περισσότερη δουλειά σε αυτά τα 30 ή 60 λεπτά και δεν θα ενημερώσει το Διαδίκτυο μετά τη λήξη του χρονοδιακόπτη.

Οτιδήποτε συμβαίνει μετά την απενεργοποίηση του Wi-Fi θα πρέπει να συμβαίνει εκτός σύνδεσης στην επιφάνεια εργασίας. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε στην εργασία που έχετε στο χέρι και να μην σας αποσπούν διάφορες καρτέλες, ειδοποιήσεις και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα εκπλαγείτε πόσα μπορείτε να πετύχετε αν θέσετε πλασματικά όρια και δημιουργήσετε ένα μίνι σπριντ.

4. Χρησιμοποιήστε την τεχνική pomodoro. Διαχείριση χρόνου

Η τεχνική Pomodoro είναι μια συγκεκριμένη τεχνική διαχείρισης χρόνου από τα τέλη της δεκαετίας του 1980 που χρησιμοποιεί ένα χρονόμετρο για να αναλύει την εργασία σε μικρά, υπερπαραγωγικά μίνι σπριντ. Αυτά είναι συνήθως διαστήματα 25 λεπτών που χωρίζονται με μικρά διαλείμματα.

Το LifeHacker περιγράφει οδηγίες βήμα προς βήμα για την αποτελεσματική χρήση της Τεχνικής Pomodoro:

  1. Επιλέξτε την εργασία που θέλετε να ολοκληρώσετε
  2. Ρυθμίστε το Pomodoro για 25 λεπτά (Το Pomodoro είναι ένα χρονόμετρο)
  3. Εργαστείτε στην εργασία μέχρι να χτυπήσει το Pomodoro και μετά τοποθετήστε την επιταγή στο χαρτί σας.
  4. Κάντε ένα μικρό διάλειμμα (5 λεπτά είναι εντάξει)
  5. Κάθε 4 Pomodoros κάνουν μεγαλύτερο διάλειμμα

Μπορείτε ακόμη να χρησιμοποιήσετε διαδικτυακά εργαλεία όπως το Tomato Timer ή μια ποικιλία εφαρμογών για να κάνετε αυτήν την τακτική ακόμα πιο εύκολη. Διαχείριση χρόνου

5. Δοκιμάστε το φαινόμενο Zeigarnik. 

Υπάρχει μια ψυχολογική θεωρία σύμφωνα με την οποία είναι πιο εύκολο να θυμάστε τις διακοπείσες δραστηριότητες και να επιστρέψετε σε αυτές. Αυτό ονομάζεται φαινόμενο Zeigarnik. Πιστεύεται ότι είναι πιο πιθανό να θυμάστε μια ημιτελή εργασία παρά μια ολοκληρωμένη. Η Λιθουανή ψυχολόγος Bluma Zeigarnik ανακάλυψε αυτό το φαινόμενο παρατηρώντας τη συμπεριφορά των σερβιτόρων σε ένα καφέ. Σύμφωνα με τη μελέτη, οι σερβιτόροι ήταν πιο πιθανό να θυμούνται τις λεπτομέρειες των ανοιχτών καρτελών από τους πελάτες που είχαν ήδη πληρωθεί.

Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φαινόμενο Zeigarnik για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα των επιχειρηματιών; Λοιπόν, αν δυσκολεύεστε να λύσετε μια δεδομένη εργασία ή καθυστερείτε να αντιμετωπίσετε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, κάντε ένα διάλειμμα. Απομακρυνθείτε από αυτόν για πέντε λεπτά. Μετά επιστρέψτε σε αυτό. Ίσως απλά να ανανεωθείτε και να μπορέσετε να το δουλέψετε πιο αποτελεσματικά, τώρα που αφήσατε το εισιτήριο ανοιχτό και σας δοθεί η ευκαιρία να το σκεφτείτε υποσυνείδητα και χωρίς πίεση.

6. Βρείτε το Six Pack σας . Διαχείριση χρόνου.

Όχι, δεν μιλάμε για να καθίσετε και να χαλαρώσετε. Το "Six-Pack" είναι ένας όρος αεροπορίας για τον πίνακα οργάνων που περιέχει τα κύρια όργανα πτήσης στο πιλοτήριο ενός αεροσκάφους. Παρόλο που υπάρχουν ένα εκατομμύριο πράγματα που μπορούν να χειριστούν ταυτόχρονα κατά τη διάρκεια της πτήσης, υπάρχουν συνήθως έξι όργανα που παρέχουν τα πιο σημαντικά δεδομένα (ταχύτητα αέρα, υψόμετρο κ.λπ.). Ο πιλότος μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτά τα έξι όργανα για να κρατήσει τα πάντα ομαλά. Ο Ari Maisel είναι επίσης εκπαιδευμένος πιλότος. Αυτός σας συμβουλεύει να σκεφτείτε την επιχείρησή σας σαν αεροπλάνο όταν πρόκειται για εστίαση. «Ως ιδρυτής, πρέπει να προσπαθήσετε να βρείτε την έκδοση του Six-Pack που έχετε. Ότι ό,τι και να συμβεί, θα εστιάσετε στην προώθηση της επιχείρησής σας, έστω και ένα τοις εκατό».

Ποιο είναι το Six-Pack σας στην επιχείρησή σας; Εδώ πρέπει να ξοδέψετε την ενέργειά σας. Για οτιδήποτε άλλο δεν συμβάλλει στην επίτευξη αυτού του στόχου ή KPI, απλώς αφαιρέστε τους περισπασμούς.

7. Βάλτε το τηλέφωνό σας σε άλλο δωμάτιο. 

Μπορεί να πείσετε τον εαυτό σας ότι δεν έχετε εθισμό στα smartphone, αλλά ας είμαστε ειλικρινείς—κάθε επιχειρηματίας το κάνει. Αυτό το μικρό εργαλείο είναι δυνητικά ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία για τη λειτουργία μιας διαδικτυακής επιχείρησης που έχει υπάρξει ποτέ. Λέξη κλειδί: δυνητικά. Στην πραγματικότητα, ο εθισμός στα smartphone είναι ενοχλητικός και επιζήμιος για την παραγωγικότητα. Ακόμη και ο έλεγχος του τηλεφώνου σας για δύο δευτερόλεπτα και η επεξεργασία μιας νέας ειδοποίησης μπορεί να χρειαστούν έως και 23 λεπτά για να επανακτήσετε την προσοχή σας.

Ένας σίγουρος τρόπος για να απαλλαγείτε από αυτή τη συνεχή απόσπαση της προσοχής είναι να αφήσετε το smartphone σας σε άλλο δωμάτιο. Δοκιμάστε αυτό για μερικές ώρες όταν ξεκινήσετε τη δουλειά αύριο. Μέχρι το μεσημέρι, θα εκπλαγείτε ευχάριστα από το πόσο συγκεντρωμένοι και επιτυχημένοι νιώθετε.

8. Μάστερ ασύγχρονης επικοινωνίας. Διαχείριση χρόνου

Η ασύγχρονη επικοινωνία (ή "Asynchronous" για συντομία) είναι μια πολύ υποτιμημένη συμπεριφορά παραγωγικότητας που μπορεί να φέρει επανάσταση στον τρόπο που διευθύνετε την επιχείρησή σας. Αυτό σημαίνει να επικοινωνείτε με την ομάδα σας ΟΧΙ σε πραγματικό χρόνο, αλλά «πασάροντας την μπάλα μπρος-πίσω».

Το ιστολόγιο Doist το συνοψίζει καλύτερα: «Με απλά λόγια, η ασύγχρονη επικοινωνία είναι όταν στέλνετε ένα μήνυμα χωρίς να περιμένετε άμεση απάντηση».

  • Ασύγχρονο παράδειγμα 1: Στέλνετε σε κάποιον ένα email. Αποκρίνονται την επόμενη μέρα όταν μπορούν να χειριστούν καλύτερα την εργασία.
  • Ασύγχρονο Παράδειγμα 2: Στέλνετε μια ενημέρωση βίντεο του Loom σε ένα μέλος της ομάδας σε διαφορετική ζώνη ώρας κατά τις ώρες ύπνου του. Όταν ξυπνούν και αρχίζουν να δουλεύουν, κοιτούν τον αργαλειό και αρχίζουν να δουλεύουν το έργο - σχολιάζοντας τυχόν ερωτήσεις. Στη συνέχεια, μπορείτε να αρχίσετε να απαντάτε στις ερωτήσεις τους ασύγχρονα με την πρώτη ευκαιρία.

Φυσικά, υπάρχουν ορισμένοι τύποι επικοινωνίας που πρέπει ακόμα να είναι συγχρονισμένοι (γνωστοί και ως "Συγχρονισμός") - όπου το άτομο με το οποίο μιλάτε απαντά αμέσως σε πραγματικό χρόνο. Πολλοί άνθρωποι εξακολουθούν να πιστεύουν ότι η δημιουργική συνεργασία και η επίλυση προβλημάτων εξακολουθούν να γίνονται καλύτερα «στο ίδιο δωμάτιο». Ωστόσο, τώρα που σε πολλά μέρη σε όλο τον κόσμο δεν μπορούμε κυριολεκτικά να είμαστε στο ίδιο δωμάτιο λόγω καραντίνας και κοινωνικής απόστασης, πολλοί επιχειρηματίες πρέπει να επανεξετάσουν τις στρατηγικές επικοινωνίας τους.

  • Παράδειγμα συγχρονισμού 1: ζωντανή συνάντηση στην ίδια αίθουσα (ή εργαλείο τηλεδιάσκεψης).
  • Παράδειγμα συγχρονισμού 2: συνομιλία σε πραγματικό χρόνο στη συνομιλία Slack.

Είναι σημαντικό να σκεφτείτε ποιες επικοινωνίες στην εργάσιμη ημέρα σας θα μπορούσαν ενδεχομένως να γίνουν ασύγχρονες και να ακυρώσετε αυτές τις συναντήσεις από το ημερολόγιό σας. Και σχεδιάστε τη σύγχρονη επικοινωνία μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο.

Κάθε φορά που μια συνάντηση του Ημερολογίου Google ακυρώνεται και αντικαθίσταται από ένα ασύγχρονο μήνυμα ή ένα βίντεο Loom διάρκειας 5 λεπτών, ένας άγγελος κερδίζει τα φτερά του.

9. Αποφύγετε την κούραση αποφάσεων

Στην πραγματικότητα, το να εγκαταλείψετε εντελώς τις αποφάσεις θα σας δώσει πίσω έναν τόνο πνευματικής δύναμης. Ο Jack Dorsey, συνιδρυτής του Twitter και της Square, σαφώς δεν του αρέσει να παίρνει αποφάσεις και συχνά αφήνει την ομάδα του να παίρνει βασικές αποφάσεις χωρίς αυτόν. «Ένας πρώην υπάλληλος της Square είπε ο Ντόρσεϊ «νόμιζε ότι η ιδανική συνάντηση ήταν εκείνη στην οποία δεν χρειαζόταν να πει τίποτα». Ως επιχειρηματίας, πιθανότατα παίρνετε αποφάσεις όλη την ημέρα. Και από τη στιγμή που αντιμετωπίζετε ένα πραγματικά σημαντικό πρόβλημα, έχετε ήδη ξοδέψει όλη σας την ενέργεια λήψης αποφάσεων σε μικρές εργασίες και ασήμαντες αποφάσεις.

Η κούραση των αποφάσεων είναι πραγματική. Μπορεί να νιώθεις ότι στο τέλος της ημέρας δεν υπάρχει άλλο καύσιμο στο ψυχικό σου ρεζερβουάρ και ο εγκέφαλός σου καταπονείται ακόμα και στη σκέψη ενός ακόμη πράγματος για το οποίο είσαι υπεύθυνος. Προσπαθήστε να λαμβάνετε λιγότερες αποφάσεις και να θεωρείτε υπεύθυνη την ομάδα σας (ειδικά εκείνες που προετοιμάζονται για ηγετικούς ρόλους) για τη λήψη περισσότερων από αυτές τις αποφάσεις. Μπορεί να ρωτήσετε, «Αλλά πώς μπορώ να εμπιστευτώ τους ανθρώπους να παίρνουν καλές αποφάσεις χωρίς εμένα;»

10. Ταξινομήστε τις αποφάσεις ως αναστρέψιμες ή μη αναστρέψιμες. Διαχείριση χρόνου

Εάν πρέπει οπωσδήποτε να πάρετε μια απόφαση μόνοι σας, σκεφτείτε πόσο σημαντική είναι αυτή η απόφαση για να ξοδέψετε πνευματική ενέργεια. Είναι πολύ πιθανό οι περισσότερες αποφάσεις μιας δεδομένης ημέρας να μπορούν να ληφθούν γρήγορα μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα χωρίς κανέναν κίνδυνο. Με άλλα λόγια, μάλλον ανησυχούσατε πάρα πολύ για αυτό. Η Farnam Street διερευνά αυτήν την αρχή των αναστρέψιμων και μη αναστρέψιμων αποφάσεων δείχνοντας ένα πλέγμα για το πώς πρέπει να σκέφτεστε για κάθε απόφαση.

Αν η λύση είναι αναστρεπτός - για παράδειγμα, ένα μήνυμα σε κοινωνικό δίκτυο, το οποίο μπορείτε να διαγράψετε γρήγορα και εύκολα, ή ένα προσχέδιο ενός άρθρου ιστολογίου που μπορείτε πάντα να επεξεργαστείτε, θα πρέπει να αφιερώσετε ελάχιστο χρόνο για να το σκεφτείτε. Απλώς «κινήστε γρήγορα και σπάστε τα πράγματα» και θα γλιτώσετε από το ψυχικό άγχος του να ανησυχείτε για κάτι που μπορεί εύκολα να διορθωθεί.

Αν η λύση αμετάτρεπτα - για παράδειγμα, στέλνοντας ένα email σε 2 εκατομμύρια συνδρομητές - μπορεί να θέλετε να ξοδέψετε μέρος της ενέργειάς σας για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό. Επιπλέον, αν η λύση είναι μη αναστρέψιμη και συνεπής - όπως η υπογραφή ενός μεγάλου συμβολαίου ή μιας πενταετούς μίσθωσης γραφείου - σίγουρα θα θέλετε να αφιερώσετε λίγο χρόνο σε αυτό.

Ο Τζεφ Μπέζος εμβαθύνει σε αυτήν την προσέγγιση στη λήψη αποφάσεων σε μια από τις επιστολές του προς τους μετόχους:

«Ορισμένες αποφάσεις είναι συνεπακόλουθες και μη αναστρέψιμες ή σχεδόν μη αναστρέψιμες -είναι μονόδρομες πόρτες- και αυτές οι αποφάσεις πρέπει να λαμβάνονται μεθοδικά, προσεκτικά, αργά, με πολλή σκέψη και διαβούλευση. Εάν περπατάτε και δεν σας αρέσει αυτό που βλέπετε στην άλλη πλευρά, δεν θα μπορέσετε να επιστρέψετε εκεί που ήσασταν πριν. Μπορούμε να ονομάσουμε αυτές τις αποφάσεις Τύπου 1. Αλλά οι περισσότερες αποφάσεις δεν είναι έτσι - είναι μεταβλητές, αναστρέψιμες - είναι πόρτες αμφίδρομης κατεύθυνσης». 

Σύμφωνα με τον Μπέζος, αυτός ο δεύτερος τύπος απόφασης «μπορεί και πρέπει να ληφθεί γρήγορα». Προσπαθήστε να σκεφτείτε τις αποφάσεις σας με αυτόν τον τρόπο και δείτε πόσο γρήγορα μπορείτε να κάνετε αναστρέψιμες.

11. Το δικό του ημερολόγιο

Ο Chris Dixon, συνεργάτης και επενδυτής στο a16z, είπε κάποτε: «Τα εισερχόμενά σας είναι η λίστα υποχρεώσεων άλλων ανθρώπων». Πάρα πολλά άτομα είναι αντιδραστικά και όχι προληπτικά με τον λογαριασμό τους στο G-Suite. Ήρθε η ώρα να πάρετε τον έλεγχο. Πείτε «Όχι» στην επόμενη πρόσκληση στο ημερολόγιο. Αναβάλετε τα ασήμαντα email για μεταγενέστερη ημερομηνία, ώστε να μπορείτε να τα αντιμετωπίσετε καλύτερα. Χρησιμοποιήστε το "3 Ds" για να φτάσετε στα εισερχόμενα μηδέν και κρατήστε το Ημερολόγιο Google μακριά από περιττές συναντήσεις στις οποίες δεν χρειάζεται να παρευρεθείτε. Αυτή η συμβουλή είναι πολύ απλή, αλλά παρόλα αυτά σημαντική. Διαχειριστείτε το ημερολόγιό σας και τον χρόνο σας. Ανήκει σε σένα και σε κανέναν άλλον.

12. Μην φας τον βάτραχο

Ορισμένες συμβουλές παραγωγικότητας λένε ότι θα πρέπει να αντιμετωπίσετε το πιο δύσκολο και τρομακτικό έργο σας πρώτα το πρωί, έτσι ώστε όλα τα άλλα να γίνουν ευκολότερα από εκεί - μια έκφραση γνωστή ως «τρώγοντας τον βάτραχο». Αυτό δεν συνιστάται πραγματικά για βέλτιστη απόδοση. Η κατανάλωση ενός βατράχου μπορεί να εξαντλήσει την ενέργειά σας νωρίς την ημέρα, οδηγώντας σε κακή τύχη το απόγευμα.

Αντί να κάνετε πρώτα το πιο δύσκολο έργο, θα πρέπει να κάνετε αυτό στο οποίο είστε καλύτεροι. Υπάρχει κάποια εργασία που αναβάλλετε και που επιβραδύνει την ομάδα σας; Κάντε αυτό πρώτα και βγάλτε το από το μυαλό σας. Μόλις ολοκληρωθεί αυτή η εργασία, μπορείτε να ανακτήσετε τον έλεγχο των προτεραιοτήτων και του χρόνου σας.

13. Ξεχάστε τις δύσκολες πρωινές δραστηριότητες και το πλούσιο υγιεινό πρωινό.

Δεν χρειάζεται να τρώτε ένα μεγάλο πρωινό ή να φτιάχνετε αυτό το περίπλοκο smoothie που είδατε στο Instagram κάθε πρωί. Μια άλλη παρανόηση σχετικά με την παραγωγικότητα είναι ότι πρέπει να ξυπνάτε νωρίς και να έχετε μια σταθερή πρωινή ρουτίνα για να παρακινήσετε τον εαυτό σας. Ενώ μια πρωινή ρουτίνα σας βοηθά να ρυθμίσετε την ημέρα σας για επιτυχία, καθώς έχετε ήδη επιλέξει μερικά πλαίσια στη λίστα υποχρεώσεων σας (όπως να στρώσετε το κρεβάτι σας, να κάνετε ντους, να φτιάξετε καφέ, να πάρετε λίγο καθαρό αέρα ή να ασκηθείτε), δεν είναι απαραίτητο να έχετε ένα. Εάν μια σταθερή πρωινή ρουτίνα σας επιτρέπει να είστε παραγωγικοί, συνεχίστε να το κάνετε. Αλλά ορισμένοι ιδρυτές πιστεύουν ότι νυχτερινή ρουτίνα μπορεί να μην είναι λιγότερο αποτελεσματική.

14. Αντ' αυτού, δοκιμάστε μια νυχτερινή ρουτίνα. Διαχείριση χρόνου.

Μια νυχτερινή ρουτίνα περιλαμβάνει την προετοιμασία για την επόμενη εργάσιμη ημέρα, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως μια αποτελεσματική διαδικασία εργασίας το πρωί. Αυτό μπορεί να συνεπάγεται την εκκαθάριση των εισερχομένων και του Slack, τον ορισμό των τριών κορυφαίων προτεραιοτήτων σας για το αύριο, τον διαλογισμό για 30 λεπτά και ακόμη και τη ρύθμιση μιας υπενθύμισης ώρας ύπνου στο ημερολόγιό σας για να απενεργοποιήσετε τις συσκευές σας και να χαλαρώσετε. Αντί να συνδέεστε στο ΠΜ και να περάσετε την πρώτη ώρα της ημέρας σκεπτόμενοι τις προτεραιότητές σας, τις έχετε ήδη χαρτογραφήσει και μπορείτε να αφιερώσετε εκείνη την ώρα για να ολοκληρώσετε πραγματικά τα πράγματα. Επιπλέον, ο καθορισμός μιας τακτικής ώρας για ύπνο βελτιώνει την ποιότητα του ύπνου σας, ώστε να μπορείτε να ξυπνάτε πιο ξεκούραστοι και έτοιμοι να περάσετε την ημέρα.

15. Βρείτε την ώρα αιχμής σας

Είσαι πρωινός άνθρωπος ή κουκουβάγια; Έχετε νιώσει ποτέ ενοχές που δεν συμπεριλαμβάνεστε στις κανονικές σας 9 έως 5 ώρες εργασίας; Δεν είσαι μόνος. Ο καθένας έχει τον δικό του «χρόνο αιχμής» ή «χρόνο ροής», που είναι η περίοδος των 60-90 λεπτών κατά τη διάρκεια της ημέρας όταν βρίσκεστε στην ιδανική σας κατάσταση. Ο εγκέφαλός σας πυροδοτεί όλους τους κυλίνδρους, έχετε εστίαση σαν λέιζερ αβίαστα και απλά δεν μπορείτε να μπερδευτείτε.

Για κάποιους, η κορύφωση μπορεί να συμβεί νωρίς το πρωί. Για άλλους, μπορεί να είναι ήδη μεσημέρι. Άλλοι μπορεί να βρεθούν στα καλύτερά τους μεταξύ 23:00 και λίγο μετά τα μεσάνυχτα, κάνοντας περισσότερα εκείνη την ώρα από ό,τι είχαν κάνει ολόκληρη την προηγούμενη μέρα. Εν τω μεταξύ, σκεφτείτε λίγο ποια ώρα της ημέρας βρίσκεστε συνήθως «στη ζώνη» και προσπαθήστε να μην προγραμματίσετε καθόλου ταπεινές εργασίες ή συναντήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Διαχείριση χρόνου

16. Μην ντύνεσαι για την επιτυχία.  

Το παλιό ρητό λέει, «Ντυθείτε για επιτυχία». Σήμερα, στον κόσμο της απομακρυσμένης εργασίας μετά την COVID-19, το να ντυθείτε άνετα είναι πιο σημαντικό. Γίνεται ακόμη πιο αναπόσπαστο μέρος της επαγγελματικής ζωής, ειδικά τώρα που οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται από το σπίτι. Πιτζάμες, κουκούλα, σορτς, σαγιονάρες - όλα όσα θα σας επιτρέψουν να πετύχετε καλύτερο αποτέλεσμα. (Φυσικά, εάν έχετε μια σημαντική βιντεοκλήση με έναν πιθανό πελάτη ή συνεργάτη, ίσως θέλετε να φορέσετε κάτι που να είναι ευπαρουσίαστο από τους ώμους σας).

Το να διατηρείτε την γκαρνταρόμπα σας απλή βοηθά επίσης στην αποφυγή κούραση από λύσεις , Όπως αναφέρθηκε νωρίτερα. Για παράδειγμα, ο πρώην πρόεδρος των ΗΠΑ Μπαράκ Ομπάμα φορά μόνο δύο είδη κοστουμιών: γκρι ή μπλε. Εξηγεί περαιτέρω, «Η απλή πράξη λήψης αποφάσεων μειώνει την ικανότητα λήψης περαιτέρω αποφάσεων... Πρέπει να εστιάσετε την ενέργειά σας στη λήψη αποφάσεων». Εκτός από την απελευθέρωση ενέργειας, θα ελευθερώσετε και χρόνο. Κάθε λεπτό λιγότερο που ξοδεύετε ανησυχώντας για το τι θα φορέσετε είναι ένα επιπλέον λεπτό για να κάνετε κάτι σημαντικό.

Ελαχιστοποιήστε τον αριθμό των αποφάσεων

Αυτή η ιδέα λειτουργεί όχι μόνο στα ρούχα αλλά με πολλούς τρόπους για να σας κρατά συγκεντρωμένους και να επαναφέρετε τις πνευματικές σας δυνάμεις. Ελαχιστοποιήστε τον αριθμό των αποφάσεων που πρέπει να πάρετε σε μια μέρα και θα γίνετε πολύ πιο αποτελεσματικοί. Μερικές φορές η χρήση ψηφιακών εργαλείων για να μοιράσετε το χρόνο και την προσοχή σας δεν είναι αρκετή. Μπορεί να χρειαστεί φυσικά Διαχωρίστε τον εαυτό σας από αγχωτικές περισπασμούς, ειδικά όταν εργάζεστε από το σπίτι Βλέπετε πιάτα να συσσωρεύονται στο νεροχύτη. Το βρώμικο πλυντήριο σας κοιτάζει από τη γωνία του δωματίου. Ο καθημερινός κύκλος ειδήσεων παίζει στο παρασκήνιο στην τηλεόραση. Αυτοί οι περισπασμοί οδηγούν την προσοχή σας στο σημείο όπου προσθέτετε μια δέσμη εργασιών για το σπίτι στη λίστα εργασιών σας για τις εργάσιμες ημέρες. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι καλύτερο να αλλάξετε φυσικά δωμάτια και να δημιουργήσετε έναν ξεχωριστό χώρο εργασίας ξεχωριστό από την υπόλοιπη ζωή στο σπίτι σας.

Υπάρχουν πολλά συμβουλές για τη δημιουργία του τέλειου οικιακός χώρος εργασίας για ελεύθερους επαγγελματίες και επιχειρηματίες. Το μόνο που χρειάζεστε τώρα είναι να αποφασίσετε να το κάνετε πραγματικά—να δημιουργήσετε έναν μοναδικό χώρο εργασίας που θα τοποθετήσει έναν τοίχο ανάμεσα σε εσάς και τα βρώμικα πιάτα ή τουλάχιστον θα σας απομακρύνει από την κουζίνα.

18. Κάνε τρία πράγματα πριν το μεσημεριανό γεύμα. Διαχείριση χρόνου.

Αυτή η συμβουλή παραγωγικότητας προέρχεται από τον Michael Karnjanaprakorn, συνιδρυτή της διαδικτυακής πλατφόρμας εκμάθησης Skillshare και, πιο πρόσφατα, ιδρυτή της Otis, ενός επενδυτικού μέσου για εναλλακτικές λύσεις περιουσιακά στοιχεία με βάση το blockchain. Στο Skillshare, ένα από τα καθημερινά μάντρα με επικεφαλής τον Karnjanaprakorn ήταν «να γίνουν τρία πράγματα πριν το μεσημεριανό γεύμα». Δεν χρειαζόταν να είναι σημαντικά - απλώς κάτι που ήταν στη λίστα με τις υποχρεώσεις σας για να μετακινήσετε τη βελόνα προς τα εμπρός. Είναι εύκολο να βρεθείτε να διαβάζετε άρθρα ή να χάνεστε στα εισερχόμενά σας για το πρώτο μισό της ημέρας και στη συνέχεια μέχρι το μεσημέρι μπορεί να αισθάνεστε ανικανοποίητοι. Μετά από αυτό, η πίεση αυξάνεται και νιώθετε πίσω για το υπόλοιπο της ημέρας. Η μέθοδος "τρία πράγματα πριν το μεσημεριανό γεύμα" εξαλείφει αυτά τα συναισθήματα επειδή έχετε ήδη τσεκάρει κάποιες από τις εργασίες σας και στη συνέχεια ανταμείψατε τον εαυτό σας με φαγητό και ένα διάλειμμα.

19. Σε περίπτωση αμφιβολίας, πάρτε το κάτι Ολοκληρώθηκε

Ακόμα δεν είστε σίγουροι αν αυτές οι τεχνικές παραγωγικότητας είναι κατάλληλες για εσάς; Συνεχίζετε να αισθάνεστε μη παραγωγικοί; Σε περίπτωση αμφιβολίας, απλώς κάντε κάτι. Η δράση είναι καλύτερη από την τελειότητα. Έρευνα έχει δείξει ότι ο εγκέφαλος λαμβάνει ένα χτύπημα ντοπαμίνης όταν ελέγχεται μια εργασία. Ένας άλλος λόγος για να χωρίσετε την εργασία σε μικρότερα κομμάτια χρησιμοποιώντας ένα σύστημα Kanban είναι ότι μπορείτε να κάνετε μικρή πρόοδο κάθε φορά που μετακινείτε μια κάρτα Trello προς τα εμπρός ή επισημαίνετε μια εργασία Asana ως "ολοκληρωμένη". Μια ώρα να κάνεις κάτι είναι πιο πολύτιμη από 10 ώρες να το σκέφτεσαι.

20. Βελτιστοποίηση, αυτοματοποίηση, εξωτερική ανάθεση

Ορισμένοι ιδρυτές υποστηρίζουν ότι μια σειρά από συμβουλές και τακτικές δεν είναι η απάντηση στην παραγωγικότητα και ότι χρειάζεστε πραγματικά ένα ολόκληρο σύστημα βήμα προς βήμα για να σας κερδίσει χρόνο και να εστιάσετε. Ο Ari Maisel είναι ένας τέτοιος επιχειρηματίας και η μέθοδος OAO (Βελτιστοποίηση, Αυτοματοποίηση, Εξωτερική Ανάθεση) έχει αποδειχθεί ότι αλλάζει ζωές.

Εν συντομία για την έννοια του OAO: 

  1. Βελτιστοποίηση - ελέγξτε όλα τα συστήματα και τις διεργασίες σας και βελτιστοποιήστε τα στο σημείο που οποιοσδήποτε στην ομάδα σας μπορεί να τα κάνει, ώστε να μην χρειάζεται πια.
  2. Αυτοματοποίηση. Στη συνέχεια, αυτοματοποιήστε όσο το δυνατόν περισσότερο τώρα που έχουν χαρτογραφηθεί όλα τα συστήματα και οι διαδικασίες. Υπάρχουν αμέτρητα εργαλεία χωρίς κώδικα διαθέσιμα για αυτό, όπως το Zapier.
  3. Εξωτερική ανάθεση - Τέλος, αφού βελτιστοποιήσετε και αυτοματοποιήσετε, μπορείτε τώρα να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες ό,τι έχει απομείνει. Αυτό περιλαμβάνει την πρόσληψη ενός εικονικού βοηθού ή την ανάθεση σε ένα μέλος της ομάδας και το σύστημα του Ari θα σας πει ακριβώς πώς να το κάνετε αυτό αποτελεσματικά.

АЗБУКА

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ) Διαχείριση χρόνου και παραγωγικότητα

  1. Τι είναι η διαχείριση χρόνου;

    • Απάντηση: Η διαχείριση χρόνου είναι η ικανότητα της αποτελεσματικής διαχείρισης και χρήσης του διαθέσιμου χρόνου για την επίτευξη στόχων. Περιλαμβάνει σχεδιασμό, ιεράρχηση εργασιών, καθορισμό προθεσμιών και βελτιστοποίηση διαδικασιών.
  2. Πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα μέσω της διαχείρισης χρόνου;

    • Απάντηση: Η αυξημένη παραγωγικότητα μπορεί να επιτευχθεί με τον καθορισμό συγκεκριμένων στόχων, τη δημιουργία σχεδίων δράσης, την αποτελεσματική ιεράρχηση των εργασιών, τη χρήση τεχνικών διαχείρισης χρόνου όπως η μέθοδος Pomodoro και τη συνεχή μάθηση και βελτίωση.
  3. Ποιες μέθοδοι διαχείρισης χρόνου υπάρχουν;

    • Απάντηση: Υπάρχουν πολλές τεχνικές διαχείρισης χρόνου, όπως η GTD (Getting Things Done), η μέθοδος Pomodoro, η μήτρα του Eisenhower, η ανάλυση ABCD, η τεχνική κανόνα 2 λεπτών και άλλες. Κάθε μέθοδος ταιριάζει σε διαφορετικούς ανθρώπους και η επιλογή εξαρτάται από τις ατομικές προτιμήσεις.
  4. Πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο δράσης;

    • Απάντηση: Για να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό σχέδιο δράσης, προσδιορίστε συγκεκριμένους στόχους, χωρίστε τους σε μικρότερες εργασίες, ορίστε προτεραιότητες, ορίστε προθεσμίες, χρησιμοποιήστε μια λίστα υποχρεώσεων και ενημερώνετε τακτικά το σχέδιό σας σύμφωνα με τις αλλαγές στις προτεραιότητες.
  5. Πώς να αντιμετωπίσετε την αναβλητικότητα;

    • Απάντηση: Για να καταπολεμήσετε την αναβλητικότητα, εντοπίστε λόγους για την αναβολή εργασιών, ορίστε ρεαλιστικές προθεσμίες, χωρίστε τις μεγάλες εργασίες σε μικρότερες, χρησιμοποιήστε τεχνικές παρακίνησης όπως ανταμοιβές και πραγματοποιήστε τακτική αυτοαξιολόγηση.
  6. Πώς να αποφύγετε την υπερφόρτωση πληροφοριών;

    • Απάντηση: Αποφύγετε την υπερφόρτωση πληροφοριών περιορίζοντας τον χρόνο που περνάτε κοινωνικά δίκτυα, εστιάστε σε βασικές πληροφορίες, χρησιμοποιήστε εργαλεία για την οργάνωση και την ιεράρχηση εργασιών, όπως λίστες υποχρεώσεων και εφαρμογές διαχείρισης εργασιών.
  7. Πώς να διατηρήσετε την ισορροπία επαγγελματικής και προσωπικής ζωής;

    • Απάντηση: Η διατήρηση της ισορροπίας μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής μπορεί να επιτευχθεί με σαφή οριοθέτηση του χρόνου εργασίας και του προσωπικού, θέτοντας όρια και δίνοντας προτεραιότητα στην υγεία και τον ελεύθερο χρόνο. Είναι επίσης σημαντικό να μπορείτε να αρνηθείτε περιττές υποχρεώσεις όταν είναι απαραίτητο.