Ärialane kirjutamine on tõhus ärisuhtlus, iga töötaja jaoks on oluline hea ärikirjutamise oskus.

Iga töötaja peab aeg-ajalt e-kirju saatma, äriettepanekuid välja töötama ja äriaruandeid kirjutama. Seetõttu on head äri kirjutamisoskused koos heade suhtlemisoskustega üliolulised.

Ka kirjalik suhtlemisoskus võib tööle kandideerimisel oluliselt mõjutada. Mõne jaoks võib see olla viimane samm nende töö kinnitamisel.

Äri kirjutamise oskus.

Olenemata sellest, kas loote äridokumenti või kirjutate lihtsat märkust, head oskused ärikirjad võivad kaugele jõuda. See on midagi enamat kui lihtsalt hea lauseehitus, professionaalne toon ja õige grammatika.

Allpool on toodud mõned olulised äritegevuse kirjutamisoskused, mille kallal peaksite töötama.

1. Lihtne keel

Suureks ärikirjanikuks saamise esimene reegel on õppida alati kasutama lihtsat keelt. Hea kirjutamine ei sisalda tavaliselt palju keerulisi sõnu.

Kergesti loetava sisu loomise eesmärk on muuta see hõlpsasti arusaadavaks.

Selleks võite kasutada üldtuntud lühikesi sõnu. Kui keerulise sõna jaoks pole lühemat sõna, kasutage selle kirjeldamiseks lühikest fraasi.

Lisaks saate keskenduda omadussõnade vältimisele ja aktiivse hääle kasutamisele.

Tõhus kirjutamine on see, kui saate hõlpsalt suhelda ja oma sõnumit kiiresti ja tõhusalt väljendada. vaatepunktist.

Seetõttu peaksite püüdma vältida ka varjatud tegusõnu. Teisisõnu, e-posti isikupärastamine lahendab selle probleemi automaatselt.

Näiteks selle asemel, et öelda: "Tahame abi anda", võite öelda: "Soovime teid aidata."

Viimane pole mitte ainult lühem ja vahetum, vaid näeb ka sõbralikum välja.

Sellise otsese ja selge keele kasutamine on tõhusam, kiirem ja tulemuslikum. Kas teie lugeja on teistsugune töötaja või klient, on alati parem teksti oma vaatajaskonna jaoks lihtsustada.

2. Oskus eristada arvamust faktidest

Ärikirjanikud peavad kirjutamise ajal võtma täiendavaid ettevaatusabinõusid, kuna enamik ärikirjutamist välistab isikliku arvamuse.

Kuigi te ei kirjuta siin ühtegi akadeemilist tööd, peate siiski veenduma, et faktid on selged.

Samal ajal ei tohiks äridokumendid sisaldada isiklikke arvamusi. Ainus mõistlik täiendus isiklikule arvamusele on soovituste esitamine.

Kõigil muudel juhtudel on parem arvamusi mitte lisada. Kuid mõnel harvadel juhtudel peate võib-olla oma arvamust avaldama.

Sellistel juhtudel peaksite teadma, mis vahe on objektiivsel ja isiklikul arvamusel.

Igal juhul peavad ärikirjutajad suutma eristada arvamusi faktidest.

Äärmiselt oluline on seda säilitada, et vältida arusaamatusi. Olenemata sellest, kas teie lugejad on sisemised või välised sidusrühmad, veenduge, et teie kirjutis oleks ebaselge.

Veelgi enam, kui avaldate millegi kohta oma seisukohta, siis tehke kindlasti selgeks, et see on teie arvamus.

3. Ärikiri. Lühidus ja lühidus

Sõltumata teie kirjutamisstiilist, peate õppima olema lühidalt. Iga ärikiri peaks olema lühike ja täpne.

Lühikeele kasutamine tähendab põhimõtteliselt kõigi mittevajalike sõnade ja fraaside eemaldamist, mis ei täida otsest eesmärki.

Näiteks kirjutades meili võite kirjutada: "Saadan selle meili, et anda teile teada, et peate oma töö esmaspäevaks esitama."

Selle lause esimene osa ei pea siin olema, kuna on ilmne, et saadate meili.

Selle asemel peaksite kirjutama: "Peate oma töö esmaspäevaks ära andma."

See on aga äärmiselt lihtne näide. Ülevaatlikkus ja lühidus on dokumentide, näiteks äriaruannete, kirjutamisel väga olulised.

Seda seetõttu, et enamikul teie lugejatest ei ole aega mitme lehekülje või lõigu lugemiseks.

Hea rusikareegel on muuta teave hõlpsasti kättesaadavaks.

Lisaks on siin mõned asjad, mida saate teha.

  • Keskenduge alati faktidele ja teabele.
  • Jää teema juurde
  • Kasutage igas lõigus kolm või vähem sõna, kui te midagi ei selgita.
  • Kasutage lühikesi sõnu ja jätkake sama sõnavalikut
  • Vältige tarbetuid määrsõnu ja omadussõnu
  • Vältige igasugust ebaselgust ja püüdke alati selguse poole.

Hoidke oma laused lühikesed ja proovige alguses või esimeses lõigus kõige olulisem teave sisse tuua.

Kui on ebamugav lause, jagage see mitmeks osaks ja salvestage vastavad osad.

4. Ärikiri. Säilitage eesmärk

Oluline on tagada, et iga ärisuhtlusviis täidaks selget eesmärki.

Peaksite keskenduma sellele, et teie ärikiri määratleks selgelt selle eesmärgi. Samuti on kõige parem säilitada iga dokumendi jaoks üks eesmärk.

Näiteks kui saadate töötajatele kogu ettevõtet hõlmava teadaande, tehke see kindlasti algusest peale selgeks.

Enamik inimesi ei pruugi kogu oma ärisuhtlust läbi saada, eriti kui need tunduvad valelikud ja korduvad.

Seetõttu saate seda vältida, veendudes, et kõigis dokumentides on eesmärk kohe teada.

Seetõttu algab enamik artikleid arutatava selgitusega.

Veelgi olulisem on see, et te ei tohiks dokumendi kallal töötades sellest eesmärgist kõrvale kalduda. Kasutage muid dokumente, kui on millestki rääkida.

Teie sõnum peaks käsitlema korraga ainult ühte põhiideed. Seega vältige segast mõtlemist ja harjutage üheotstarbelist sõnumivahetust.

5. Tea, kes on teie publik

Kuigi see võib tunduda ilmne, on see siiski oluline oskus, eriti kui teie ettevõtte kirjutamine on oma olemuselt pigem väline kui sisemine.

Kuigi peate mõistma oma kirja eesmärki, on oluline ka teada, kes on teie lugeja.

See aitab sihtida sihtmärki konkreetsele inimesele või sihtrühmale. See on sama juhtum, olenemata sellest, kas kirjutate kellelegi meili või saadate sõnumi massidele.

Lisaks tähendab oma publiku tundmine ka nende mõtete töö mõistmist.

Näiteks kui kirjutate e-kirja töökaaslastele, peaksite hoidma selle lühikese ja mitteametlikuna.

Samuti, kui saadate kliendile meili, peaksite olema ametlik, selge ja lihtne.

Seetõttu on alati parem oma publikut ärimaailmas tunda, sest see aitab teil nende vajadusi rahuldada.

Teie publik saab aktiivselt mõjutada järgmisi asju:

  • keel, mida kasutate; iga sõna võib erinevat sihtrühma silmas pidades olla erinev.
  • Milliseid tööriistu kasutate ja millises mahus.
  • Kirjutatu tõhusus aja jooksul.
  • Teie vestluse toon on kuskil professionaalse ja täiesti juhusliku vahel.
  • Millised on olulised punktid, mida soovite mainida?

Lisaks võib see mõjutada ka teie kirja pikkust. Näiteks kui kirjutate äriaruannet kõrgemale juhtkonnale, siis peaksite põhipunktid esimesele leheküljele kirja panema lühikeste lõikude kujul.

6. Ärikiri. Vormindamine

Kiire viis parandada oma oskusi äriline kirjutamine – arendage vormistamisoskusi. Vormindamisel tehakse palju levinud vigu, mis võivad põhjustada liitmisprobleeme.

Teie vormindamine peaks alati tagama maksimaalse tõhususe. Ärge alustage kirjutamist enne, kui teil on selge ettekujutus, kuidas dokumenti tuleks vormindada.

Idee on võimaldada lugejatel mis tahes dokumenti kiiresti ilma probleemideta vaadata.

Kuid see ei tähenda, et peaksite lisama liiga palju vorminduselemente; see võib teie lugejate tähelepanu hajutada.

See kehtib kõigi kirjutamisviiside kohta, olenemata sellest, kas kirjutate aruandeid, e-kirju või koostate esitlust.

Siin on mõned vormindamise alla kuuluvad asjad:

  • Kasutage paksus kirjas, kaldkirja ja allajoonimist.
  • Tõstke esile konkreetsed tekstielemendid.
  • Kasutades erinevaid värve erinevate sõnade jaoks, mida soovite värvida.
  • Lõigete ja numeratsiooni kasutamine.
  • Pealkirjade ja alamrubriikide kasutamine.
  • Säilitab lausestruktuuri ja teksti joonduse.

Vorming peaks jääma kõigis dokumentides samaks. Näiteks kui kirjutate aruannet, tuleks sama vormingut rakendada ka sisule ja KKK-le (kui see on kohaldatav).

7. Ärikiri. Korrektuur, toimetamine ja ülevaatamine

Parim tööriist grammatika kontrollid - see oled sina. See oskus on kasulik igat tüüpi kirjutamisel.

See on parim viis paremaks kirjanikuks saada, sest täiustate aktiivselt ennast ja oma kirjutamist.

Korrektuur hõlmab kontrollimist, kas teie kirjutamine järgib stiilijuhiseid, vormingut ja muid ebameeldivusi.

Lisaks kontrollib see teie sisu fakte, linke ja täpsust. Lisaks on see suurepärane viis ebavajaliku passiivse hääle välja juurimiseks.

Seejärel saate oma sisus olulisi muudatusi teha. Muidu pole mõtet ise toimetada.

Hea tava on naasta kirjutamise juurde ülepäeviti. See toimib aga ainult siis, kui töötate ettepaneku või aruande kallal.

Redigeerimine hõlmab kirjutatu säilitamist või selle värskendamist pärast selle lõpetamist. Näiteks peate võib-olla aruande üle vaatama pärast seda, kui olete selle oma juhile näidanud.

Nende toimingute ajal proovige kontrollida kirja-, süntaksi- ja grammatilisi vigu. Keskenduge dokumendi üldisele loetavusele ja kulgemisele.

Lisaks peaksite ostma ka õigekirjakontrolli tööriista. See võib muuta korrektuuri- ja redigeerimisprotsessi lihtsamaks, kuid proovige esmalt oma oskusi lihvida, mitte tugineda tööriistadele.

8. Ärikiri. Suhtumine ja vaatenurk

Publiku tundmine on üks asi, kuid oluline on ka mõista, kuidas teie kirjutamine võib neid mõjutada.

Teie kirjutises on erinevad tähendustasemed. Peaksite olema teadlik neist kõigist ja nende mõjust.

Allpool on mõned asjad, mis mõjutavad teie kirjutamise suhtumist ja perspektiivi.

  • Üldine lauseehitus; näiteks jätavad pikad laused mulje, et lugeja on teadlik.
  • Sõnavalik kogu kirjutamise ajal.
  • Kõik väljendid, kui neid on, mida kasutate, sealhulgas metafoorid ja näited.
  • Jagatavad seisukohad, olgu need arvamused või soovitused.

Hea tava on alati arvestada lugeja, mitte enda seisukohtadega.

Suurepärased ideed tulevad tavaliselt pähe, kui mõelda oma publiku vaatenurgast. Sama kehtib ka sotsiaalmeedia postituste kohta; need töötavad ainult siis, kui need teie vaatajaskonnaga resoneerivad.

Nii et parim viis edasi on mõelda nende vaatenurgast ja kohandada oma kirjutamist vastavalt.

Samuti on tõenäolisem, et teie lugeja nõustub teiega ja teeb seda, mida soovite.

See muudab selle oluliseks pill oma organisatsioonis kasutamiseks, eriti kui olete juhtkonna tasandil.

Kokkuvõtteks

Eespool nimetatud oskused sõltuvad peamiselt teie järjepidevast ärilise kirjutamise tavast. Mida rohkem harjutate, seda rohkem parandate automaatselt iga oskust.

Samuti peaksite paremaks inimeseks saamiseks pingutama lugemisega. Vaadake, mida teised oma ärikirjutamisel teisiti teevad, ja õppige sellest.

Samuti peaksite alati värskendama oma teadmisi aktuaalsete asjade kohta. Olgu tegemist keele- või vorminguvärskendustega, püsige kursis.

Lõpuks proovige välja mõelda oma tugevad ja nõrgad küljed äritegevuse kirjutamisel ning suunake oma jõupingutused vastavalt sellele.

KKK. Ärikiri.

1. Mis on ärikiri?

Ärikiri on ametliku kirjavahetuse vorm, mida kasutatakse suhtlemiseks organisatsioonide vahel, organisatsioonisiseselt või klientide ja partneritega. Tavaliselt sisaldab see ametlikku tervitust, põhiteksti ja järeldust.

2. Millised on peamised elemendid, mis peaksid ärikirjas sisalduma?

  • Müts: sisaldab ettevõtte nime, aadressi, kontaktandmeid.
  • Kuupäev: kirja saatmise kuupäev.
  • saaja: Saaja nimi ja ametikoht, saaja ettevõtte aadress.
  • Tervitus: Ametlik tervitus (näiteks “Dear Sir...”).
  • Põhitekst: kirja põhisisu, jaotatud lõikudeks.
  • Järeldus: Ametlik hüvastijätt (nt "Parimate soovidega...").
  • Allkiri: Saatja nimi, ametikoht, kontaktandmed.
  • Apps (kui on): Märk lisatud dokumentidele.

3. Kuidas õigesti ärikirja kirjutada?

  • Formaat: Kasutage standardvormingut (A4, 2-3 cm veerised, Arial või Times New Roman 12 pt).
  • Keel: Asjalik ja formaalne, väldi kõnekeelt.
  • Õigekiri ja kirjavahemärgid: kontrollige kirjas vigu.
  • Lühidus ja selgus: Väljendage oma mõtteid selgelt ja täpselt.
  • Eesmärk: Veenduge, et kirja eesmärk oleks esimesest lõigust selge.

4. Kuidas alustada ärikirja?

Alustage ametliku tervitamisega, lisades võimaluse korral saaja nime ja ametikoha. Näiteks:

  • "Kallis härra Ivanov,"
  • "Kallis proua Petrova,"

5. Kuidas sõlmida ärikirja?

Lõpetage oma kiri ametliku hüvastijätuga, näiteks:

  • "Lugupidamisega,"
  • "Parimate soovidega" Seejärel allkirjastage kiri ja lisage oma nimi, ametinimetus ja kontaktandmed.

6. Milliseid vigu tuleks ärikirjas vältida?

  • Mitteametlik keel: kasutage ärilist vabaaja stiili.
  • Õigekirja- ja grammatilised vead: Kontrollige teksti hoolikalt.
  • Tarbetu keerukus: Väljendage oma mõtteid selgelt ja lühidalt.
  • Valesti käsitlemine: Veenduge, et kasutate adressaadi õiget nime ja tiitlit.

7. Millal peaksite kasutama ärimeile?

Ärimeile kasutatakse kiireks ja tõhusaks suhtluseks. Need on eriti kasulikud:

  • Sisekommunikatsioon.
  • Suhtlemine klientide ja partneritega välismaal.
  • Kiireloomulised küsimused.

8. Kuidas õigesti vormistada elektroonilist ärikirja?

  • Kirja teema: Öelge teema selgelt, et adressaat mõistaks kohe kirja olemust.
  • Tervitus: Alusta ametliku tervitamisega.
  • Põhitekst: öelge lühidalt ja selgelt kirja olemus.
  • Järeldus: lõpetage kiri ametliku hüvastijätu ja allkirjaga (saate lisada elektroonilise allkirja).

9. Kuidas vastata saabunud ärikirjadele?

  • Õigeaegsus: vastake ärimeilidele niipea kui võimalik.
  • Viisakus: Alustuseks tänan teid kirja eest.
  • Selgus: Andke selge ja asjakohane vastus.
  • Dokumentatsioon: Vajadusel lisage vajalikud dokumendid või lingid.

10. Millist programmi on kõige parem kasutada ärikirjade kirjutamiseks?

  • Microsoft Word: populaarne programm paljude tekstivormingu tööriistadega.
  • Google Docs'i: mugav koostööks ja sellel on pilvesalvestusvõimalused.
  • Microsoft Outlook: kasutatakse sageli ärimeilide saatmiseks ja vastuvõtmiseks.

11. Kuidas kirjutada ärikirja võõrkeeles?

Järgige standardseid ärikirjade kirjutamise juhiseid, kuid olge tundlik keele- ja kultuurierinevuste suhtes. Kontrolli alati oma kirjas vigu ja võimalusel lase teksti emakeelena kõnelejal kontrollida.

12. Milliseid ärikirjade malle saan kasutada?

Erinevate olukordade jaoks on palju ärikirjade malle, näiteks:

  • Päring: teabe või teenuste taotlemiseks.
  • Pakkumise kiri: Kaupade või teenuste pakkumiseks.
  • Tänukiri: Tänu avaldamiseks.
  • Meeldetuletuskiri: kohtumise või tähtpäeva meeldetuletamiseks.

 

ABC