La rédaction commerciale est une communication commerciale efficace, il est important que chaque employé possède de bonnes compétences en rédaction commerciale.
Chaque employé doit envoyer des e-mails, élaborer des propositions commerciales et rédiger des rapports commerciaux de temps en temps. Par conséquent, de bonnes compétences en rédaction commerciale sont cruciales, ainsi que de bonnes compétences en communication.
Les compétences en communication écrite peuvent également faire une grande différence lors de la candidature à un emploi. Pour certains, cela peut être la dernière étape vers la validation de leur travail.
Compétences en rédaction commerciale
Que vous créiez un document commercial ou rédigiez une simple note, bonnes compétences les lettres commerciales peuvent aller très loin. C'est bien plus qu'une bonne structure de phrase, un ton professionnel et une grammaire appropriée.
Vous trouverez ci-dessous quelques compétences importantes en rédaction commerciale sur lesquelles vous devriez travailler.
1. Langage simple
La première règle pour devenir un grand écrivain économique est d’apprendre à toujours utiliser un langage simple. Une bonne écriture n’inclut généralement pas une tonne de mots compliqués.
Créer un contenu facile à lire consiste à le rendre facile à comprendre.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des mots courts connus. S’il n’existe pas de mot plus court pour un mot complexe, utilisez une phrase courte pour le décrire.
De plus, vous pouvez vous concentrer sur l’évitement des adjectifs et essayer d’utiliser la voix active.
Une rédaction efficace, c'est lorsque vous pouvez communiquer facilement et exprimer votre message rapidement et efficacement. point de vue.
Par conséquent, vous devriez également essayer d’éviter les verbes cachés. En d’autres termes, personnaliser votre courrier électronique résoudra automatiquement ce problème.
Par exemple, au lieu de dire : « Nous aimerions vous donner un coup de main », vous pourriez dire : « Nous aimerions vous aider ».
Ce dernier est non seulement plus court et plus direct, mais aussi plus convivial.
Utiliser un langage aussi direct et clair est plus efficace, plus rapide et plus efficace. Si votre lecteur est différent employé ou client, il est toujours préférable de simplifier le texte pour votre public.
2. La capacité de distinguer les opinions des faits
Les rédacteurs commerciaux doivent prendre des précautions supplémentaires pendant le processus de rédaction, car la plupart des écrits commerciaux excluent les opinions personnelles.
Même si vous n’écrivez aucun article académique ici, vous devez néanmoins vous assurer que les faits sont clairs.
Pendant ce temps, les documents commerciaux doivent être exempts d’opinions personnelles. Le seul ajout raisonnable à votre opinion personnelle est lorsque vous faites des recommandations.
Dans tous les autres cas, il vaut mieux ne pas ajouter d’avis. Cependant, dans de rares cas, vous devrez peut-être exprimer votre opinion.
Dans de tels cas, vous devez connaître la différence entre exprimer une opinion objective et une opinion personnelle.
Dans tous les cas, les rédacteurs économiques doivent être capables de distinguer les opinions des faits.
Il est extrêmement important de le maintenir pour éviter les malentendus. Que vos lecteurs soient des parties prenantes internes ou externes, assurez-vous que vos écrits sont exempts d'ambiguïté.
De plus, si vous exprimez votre point de vue sur quelque chose, assurez-vous de préciser clairement qu'il s'agit de votre opinion.
3. Lettre commerciale. Concision et brièveté
Quel que soit votre style d’écriture, vous devez apprendre à être concis. Toute lettre commerciale doit être courte et précise.
Utiliser un langage concis consiste essentiellement à supprimer tous les mots et expressions inutiles qui ne servent pas un objectif direct.
Par exemple, en écrivant e-mail vous pourriez écrire : « J'envoie cet e-mail pour vous informer que vous devez soumettre votre travail d'ici lundi. »
Il n'est pas nécessaire que la première partie de cette phrase soit ici, car il est évident que vous envoyez un e-mail.
Au lieu de cela, vous devriez écrire : « Vous devez rendre votre travail d’ici lundi. »
Cependant, il s’agit d’un exemple extrêmement simple. La concision et la brièveté sont d'une grande importance lors de la rédaction de documents tels que des rapports commerciaux.
En effet, la plupart de vos lecteurs n’auront pas le temps de parcourir plusieurs pages ou paragraphes.
Une bonne règle de base est de rendre les informations facilement accessibles.
De plus, voici quelques choses que vous pouvez faire :
- Concentrez-vous toujours sur les faits et les informations.
- Restez dans le sujet
- Utilisez trois mots ou moins dans chaque paragraphe, sauf si vous expliquez quelque chose.
- Utilisez des mots courts et gardez le même choix de mots tout au long
- Évitez les adverbes et adjectifs inutiles
- Évitez toute ambiguïté et recherchez toujours la clarté.
Gardez vos phrases courtes et essayez d'introduire les informations les plus importantes au début ou dans le premier paragraphe.
S'il y a une phrase gênante, divisez-la en plusieurs et conservez les parties pertinentes.
4. Lettre commerciale. Maintenir l'objectif
Il est essentiel de garantir que chaque forme de communication commerciale répond à un objectif clair.
Vous devez vous assurer que votre lettre commerciale définit clairement son objectif. Il est également préférable de conserver un seul objectif pour chaque document.
Par exemple, si vous envoyez une annonce aux employés à l’échelle de l’entreprise, assurez-vous de le préciser dès le début.
La plupart des gens ne parviennent pas à comprendre toutes leurs communications professionnelles, surtout si elles semblent formelles et répétitives.
Par conséquent, vous pouvez éviter cela en vous assurant que tous les documents communiquent immédiatement l’objectif.
C’est pourquoi la plupart des articles commencent par une explication de ce qui sera discuté.
Plus important encore, vous ne devez pas vous écarter de cet objectif lorsque vous travaillez sur le document. Utilisez d'autres documents s'il y a quelque chose à dire.
Votre message ne doit aborder qu’une seule idée principale à la fois. Évitez donc les pensées encombrées et pratiquez des messages à objectif unique.
5. Sachez qui est votre public
Bien que cela puisse paraître évident, il s’agit néanmoins d’une compétence importante, surtout si votre rédaction commerciale est de nature plus externe qu’interne.
Même si vous devez comprendre le but de votre lettre, il est également important de savoir qui est votre lecteur.
Cela permet de cibler la cible sur une personne ou un public spécifique. C'est le même cas, que vous écriviez un e-mail à quelqu'un ou que vous envoyiez un message aux masses.
De plus, connaître son public, c’est aussi comprendre comment fonctionne son esprit.
Par exemple, si vous écrivez un e-mail à des collègues de travail, vous devez le garder court et informel.
De même, si vous envoyez un email à un client, vous devez être formel, clair et simple.
Par conséquent, il est toujours préférable de connaître votre public dans le monde des affaires, car cela vous aidera à répondre à ses besoins.
Votre public peut influencer activement les éléments suivants :
- la langue que vous utilisez ; chaque mot peut être différent si l’on considère différents publics.
- Quels outils utilisez-vous et à quel titre.
- L'efficacité de ce que vous écrivez au fil du temps.
- Votre ton de conversation se situe entre professionnel et complètement décontracté.
- Quels sont les points importants que vous souhaitez mentionner ?
De plus, cela peut également affecter la longueur de votre lettre. Par exemple, si vous rédigez un rapport d'activité destiné à la haute direction, vous vous devriez écrire les points principaux sur la première page sous forme de courts paragraphes.
6. Lettre commerciale. Mise en page
Moyen rapide améliorer vos compétences rédaction commerciale - développer des compétences de formatage. De nombreuses erreurs courantes commises lors du formatage peuvent entraîner des problèmes aggravés.
Vos efforts de formatage doivent toujours garantir une efficacité maximale. Ne commencez pas à écrire avant d'avoir une idée claire de la manière dont le document doit être formaté.
L'idée est de permettre aux lecteurs de visualiser rapidement n'importe quel document sans aucun problème.
Mais cela ne signifie pas que vous devez ajouter trop d’éléments de formatage ; cela pourrait distraire vos lecteurs.
Cela s'applique à toutes les formes d'écriture, que vous rédigiez des rapports, des e-mails ou que vous créiez une présentation.
Voici quelques éléments qui relèvent du formatage :
- Utilisez des caractères gras, italiques et soulignés.
- Mettez en surbrillance des éléments de texte spécifiques.
- Utiliser différentes couleurs pour les différents mots que vous souhaitez colorer.
- Utilisation des paragraphes et de la numérotation.
- Utilisation de titres et de sous-titres.
- Maintient la structure des phrases et l’alignement du texte.
Le formatage doit rester le même dans tous les documents. Par exemple, si vous rédigez un rapport, la même mise en forme doit être appliquée au corps et à la FAQ (le cas échéant).
7. Lettre commerciale. Relecture, édition et révision
Meilleur outil vérifications de grammaire - c'est toi. Cette compétence est utile dans tous les types d’écriture.
C'est la meilleure façon de devenir un meilleur écrivain, car vous vous améliorez activement ainsi que votre écriture.
La relecture consiste à vérifier si votre écriture respecte les directives de style, le format et d'autres désagréments.
De plus, il vérifie les faits, les liens et l’exactitude de votre contenu. De plus, c’est également un excellent moyen d’éliminer les voix passives inutiles.
Vous pouvez ensuite apporter des modifications significatives à votre contenu. Sinon, cela ne sert à rien de le modifier vous-même.
Une bonne pratique consiste à revenir à l’écriture tous les deux jours. Toutefois, cela ne fonctionnera que si vous travaillez sur une proposition ou un rapport.
L'édition consiste à conserver ce qui a été écrit ou à le mettre à jour une fois terminé. Par exemple, vous devrez peut-être réviser un rapport après l'avoir présenté à votre responsable.
Au cours de ces étapes, essayez de vérifier les fautes de frappe, de syntaxe et de grammaire. Concentrez-vous sur la lisibilité globale et la fluidité du document.
De plus, vous devriez également acheter un outil de vérification orthographique. Cela peut faciliter le processus de relecture et d'édition, mais essayez d'abord de perfectionner vos compétences plutôt que de vous fier à des outils.
8. Lettre commerciale. Attitude et point de vue
Connaître votre public est une chose, mais il est également important de comprendre comment votre écriture peut l'impacter.
Il existe différents niveaux de sens dans votre écriture. Vous devez être conscient de chacun d’eux et de l’impact qu’ils peuvent avoir.
Vous trouverez ci-dessous quelques éléments qui influencent l’attitude et la perspective de votre écriture :
- Structure générale des phrases ; par exemple, des phrases longues donnent l’impression que le lecteur est bien informé.
- Choix des mots tout au long de votre écriture.
- Toutes les expressions, le cas échéant, que vous utilisez, y compris métaphores et exemples.
- Points de vue que vous partagez, qu’il s’agisse d’opinions ou de recommandations.
C'est une bonne pratique de toujours considérer le point de vue du lecteur, pas le vôtre.
Les bonnes idées vous viennent généralement à l’esprit lorsque vous réfléchissez du point de vue de votre public. Il en va de même pour les publications sur les réseaux sociaux ; ils ne fonctionnent que s'ils trouvent un écho auprès de votre public.
La meilleure façon d’avancer est donc de penser de leur point de vue et d’ajuster votre écriture en conséquence.
Cela augmente également la probabilité que votre lecteur soit d'accord avec vous et fasse ce que vous voulez qu'il fasse.
Cela rend important un outil à utiliser dans votre organisation, surtout si vous occupez un poste de direction.
Récapituler
Les compétences mentionnées ci-dessus dépendent principalement de votre pratique cohérente en rédaction commerciale. Plus vous pratiquez, plus vous améliorerez automatiquement chaque compétence.
De plus, vous devriez faire un effort pour lire pour devenir une meilleure personne. Voyez ce que les autres font différemment dans leur rédaction commerciale et apprenez-en.
De plus, vous devez toujours mettre à jour vos connaissances sur l’actualité. Qu'il s'agisse de mises à jour de langue ou de format, restez informé.
Enfin, essayez de déterminer vos forces et vos faiblesses en matière de rédaction commerciale et ciblez vos efforts en conséquence.
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