Konferencijski poziv je tehnologija koja omogućuje ljudima na različitim mjestima međusobnu interakciju i komunikaciju u stvarnom vremenu putem audio i/ili video komunikacije. To omogućuje članovima da se sastaju i održavaju sastanke, raspravljaju o problemima, donose odluke i rade na projektima bez napuštanja svojih ureda ili lokacija.
Želite stvoriti uspješne konferencijske pozive kojima se ljudi vesele? Bilo da se sastajete sa svojim šefom, svojim klijentima ili virtualnim timom iz cijelog svijeta, evo deset savjeta koji će vam pomoći da sve prođe glatko.
Jedna od najboljih stvari u današnjem poslovanju je ta da nikada nije bilo lakše ostati povezan sa svojim kolegama, timom i klijentima. Zahvaljujući modernoj tehnologiji, možemo organizirati sastanke u hodu, ugostiti virtualne sastanke i osigurati besprijekorno iskustvo s gotovo bilo kojeg mjesta u svijetu. Danas je jedan od najlakših i najpopularnijih načina da ostanete u kontaktu sa svima u svom poslovanju putem konferencijskih poziva. Ne samo da ih je lako postaviti, već također omogućuju suradnju u stvarnom vremenu tako da se potencijalni problemi brzo rješavaju i svi su uvijek na istoj stranici.
Kada je u pitanju učinkovitost poslovanja, postoji nekoliko alata koji su jednostavni i učinkoviti kao konferencijski pozivi.
1. Organizirajte se. Konferencijski poziv
Nema ništa gore od konferencijskog poziva koji nema jasnu svrhu. Kako bi vaša konferencija bila učinkovita, morate unaprijed organizirati svoje vrijeme. To znači da biste trebali imati sve što vam je potrebno, uključujući dnevni red, bilješke i jasan popis zadataka. Kako biste stvarno ostavili dojam, pošaljite dnevni red poziva prije nego što počne kako bi svi mogli biti na istoj stranici i točno znati što očekivati. Ostanite organizirani jedini je način na koji možete biti sigurni da nećete gubiti vrijeme, uključujući i vaše.
2. Upoznajte svoju uslugu. Konferencijski poziv
Uvijek odvojite vrijeme da se upoznate s poslovnim telefonskim sustavom i/ili konferencijskom uslugom koju koristite prije stvarnog poziva. Svaka usluga ima svoje jedinstvene značajke, tako da poznavanje načina na koji sve funkcionira može osigurati da poziv prođe glatko. Razumijevanje usluge koju koristite također je najbolji način da pomognete drugim posjetiteljima da se snađu. Umjesto da ih samo pošaljete na stranicu s često postavljanim pitanjima usluge, možete sami odgovoriti na njihova pitanja.
Strategija rasta poslovanja. Najbolji
3. Stvorite interakciju. Konferencijski poziv
Najbolji konferencijski pozivi omogućuju svakom sudioniku sudjelovanje. Ako je sve što radite samo pričanje, onda će se ljudi pitati zašto jednostavno niste poslali glasovnu bilješku. Uvijek ostavite vremena za pitanja i povratne informacije tijekom poziva kako bi se svi osjećali kao da imaju priliku sudjelovati. To će osigurati da svi obraćaju pozornost i osigurati da sve što je trebalo riješiti tijekom razgovora zaista bude riješeno. Ovisno o vrsti konferencijske usluge koju koristite (pogledajte naš popis pet najboljih besplatnih usluga u nastavku), postojat će drugi jedinstveni načini za poticanje sudjelovanja, uključujući izradu anketa i interaktivni odjeljak s pitanjima i odgovorima. Ako planirate koristiti jednu od ovih dodatnih usluga, pobrinite se da ste vi i vaši članovi unaprijed upoznati s načinom na koji to radi.
4. Smanjite distrakcije. Konferencijski poziv
Iako je jedna od prednosti konferencijskog poziva mogućnost pridruživanja s bilo kojeg mjesta, važno je da svedete na najmanju moguću mjeru ometanja za sve, osobito ako ste domaćin. Ako je moguće, izbjegavajte pozive s javnih mjesta koja su bučna ili, ako se radi o video pozivu, gdje su gužve. Iako je to ponekad neizbježno, ove vrste smetnji mogu biti neugodne i čak mogu spriječiti vas i vaše goste da razgovarate o bilo čemu što treba riješiti tijekom poziva.
Upravljanje vremenom i poboljšanje produktivnosti
5. Dođite na vrijeme. Konferencijski poziv
Jedan od najgorih načina za početak konferencijskog poziva je kašnjenje. Čak i pet minuta nakon zakazanog vremena može vaše posjetitelje učiniti razdražljivima i ostaviti dojam da niste cijeni ih vrijeme. Rano pozivanje također će učiniti da vaši sudionici osjećaju da ste pripremljeni i spremni. Osim toga, pomaže vašim gostima da izbjegnu onu neugodnu poruku "vi ste ovdje prvi" zbog koje bi mogli biti drugi ako imaju točne informacije o pozivu.
6. Pripremite vizualna pomagala
Ne trebaju svi konferencijski pozivi pomoć vizualnih pomagala. Ali za neke one zapravo poboljšavaju razgovor. Nakon što ste izradili dnevni red za poziv, pregledajte svoje bilješke i odredite trebate li vizualne elemente. Ako je tako, odvojite vrijeme za pripremu vizualnih potpora i svakako obavijestite svoje goste da će ovo biti video konferencija. Ako očekujete da će vaši gosti također podijeliti video, obavijestite ih kako bi se mogli pripremiti. Ne postoji ništa gore za vaše goste nego kada ih se zamoli da se pridruže putem videa kada očekuju samo glasovni poziv.
7. Slijedite plan igre. Konferencijski poziv
Iako ćete možda potrošiti puno vremena pripremajući se za poziv, to ne jamči da ćete doista ispuniti svoj plan. Imajte na umu što želite postići pozivom i dajte sve od sebe da budete što učinkovitiji dok označavate svaki kvadratić. Ako potičete druge da se uključe u natjecanje, trebali biste biti i domaćini kako biste bili sigurni da nitko drugi ne monopolizira ili jednostavno gubi vrijeme. Zapamtite: svi, uključujući i vas, su zauzeti. Što vaš poziv duže traje i što je više izvan teme, to će se ljudi manje sjećati—i manje će biti uzbuđeni zbog sljedećeg poziva.
8. Što kraće to bolje. Konferencijski poziv
Kad ste u nedoumici, uvijek pogriješite na strani kraćih konferencijskih poziva. Dok će se svi žaliti na tridesetominutne konferencijske pozive koji traju sat vremena, malo tko će se ljutiti kada zapravo traju samo dvadeset minuta. Pazite na sat tijekom cijelog poziva kako biste mogli dati sve od sebe da sudionike izvučete na vrijeme—ili ranije. Ne postoji ništa što zaposlenici cijene više od sastanaka koji ne oduzimaju vrijeme od njihovih ionako zauzetih rasporeda.
9. Navedite bilješke
Ako znate da će vaš konferencijski poziv biti dug ili ako postoji nekoliko važnih tema koje ljudi moraju zapamtiti, važno je voditi bilješke za svoje goste nakon (ili prije) poziva. Ove bilješke osigurat će da se zapamte sva vaša najvažnija pitanja, komentari i ideje, kao i poduzmu li vaši gosti nešto, te će ih podsjetiti što trebaju učiniti i kada.
10. Snimite poziv. Konferencijski poziv
Svakako snimite svoj konferencijski poziv tako da ako ga netko propusti, ima priliku pogledati. Snimanje razgovora također će vam pomoći da naučite što sljedeći put možete učiniti bolje, kao što je usporavanje razgovora, poboljšanje vizualnih pomagala koja koristite ili fokusiranje na dnevni red. Pored bilješki, dijeljenje razgovora je dobro način na koji se sudionici mogu vratiti i revidirati prema potrebi.
5 besplatnih konferencijskih poziva.
Iako postoje mnoge plaćene konferencijske usluge koje su sjajne, postoje i mnoge besplatne usluge koje se lako mogu natjecati. Evo popisa naših pet omiljenih konferencijskih usluga i zašto...
1. Google Hangouts Hang
Sviđa nam se kvaliteta videa i zvuka Google Hangouts , a da ne govorimo koliko je to poznato mnogim korisnicima. Budući da je sve što trebate Google račun za pridruživanje, korištenje Hangoutsa često znači da vaši posjetitelji ne moraju brinuti o postavljanju ili prijavi na neki drugi nepoznati račun. Hangouts se također integrira s aplikacijama poput Google dokumenata, što znači da je brzo dijeljenje informacija jednostavno.
2. Uberkonferencija
Baš kao Google Hangouts, uber-konferencija omogućuje vam dijeljenje datoteka s Google diska tijekom poziva. Također se integrira s Dropboxom i Evernoteom i olakšava dijeljenje zaslona. Jedna od najboljih značajki Uberconferencea su njegove audio kontrole, koje pomažu smanjiti okolnu buku ako se nađete u prometnom uredu ili popularnom kafiću.
3. zum-objektiv
Zum, Jedna od popularnijih usluga na ovom popisu, odlična je opcija za besplatne telefonske konferencije za tvrtke, osobito ako se uvelike oslanjaju na videokonferencije. Aplikaciju je jednostavno preuzeti i lako joj je pristupiti, što vam omogućuje brzo upućivanje budućih poziva svima u vašem timu.
4. Besplatna konferencija
Ako imate klijente ili članove tima koji će se pridružiti međunarodno, onda Besplatna konferencija jedna je od najpametnijih opcija jer je besplatna. FreeConference možete koristiti putem telefona i na mreži uz pristup praktičnim značajkama dijeljenja zaslona i chata.
5. Ista stranica
Kao sveobuhvatan sve-u-jednom softver za suradnju, Ista stranica omogućuje vam da radite stvari poput komunikacije putem skupnih poruka, dijeljenja datoteka, pa čak i anketiranja unutar vaše grupe. Iako Samepage nudi besplatnu uslugu, nudi i plaćene opcije za dodatne značajke kao što su privatne naredbe i proširena pohrana.
Završetak
Optimiziranjem vaše konferencijske strategije i izvedbe korištenjem prave konferencijske usluge za vaše poslovanje, suradnja u tim može biti učinkovitiji, nego ikada. Bez obzira radite li u fizičkoj ili online tvrtki, možete započeti uspostavljati bolje konferencijske pozive koji troše manje vremena i obavljaju više posla slijedeći ove savjete.
Ostavite komentar