Konferencijski poziv je tehnologija koja omogućuje ljudima na različitim mjestima međusobnu interakciju i komunikaciju u stvarnom vremenu putem audio i/ili video komunikacije. To omogućuje članovima da se sastaju i održavaju sastanke, raspravljaju o problemima, donose odluke i rade na projektima bez napuštanja svojih ureda ili lokacija.

Želite stvoriti uspješne konferencijske pozive kojima se ljudi vesele? Bilo da se sastajete sa svojim šefom, svojim klijentima ili virtualnim timom iz cijelog svijeta, evo deset savjeta koji će vam pomoći da sve prođe glatko.

Jedna od najboljih stvari danas poslovanje je da nikada nije bilo lakše ostati povezan sa svojim kolegama, timom i klijentima. Zahvaljujući modernoj tehnologiji, možemo organizirati sastanke u hodu, ugostiti virtualne sastanke i osigurati besprijekorno iskustvo s gotovo bilo kojeg mjesta u svijetu. Danas je jedan od najlakših i najpopularnijih načina da ostanete u kontaktu sa svima u svom poslovanju putem konferencijskih poziva. Ne samo da ih je lako postaviti, već također omogućuju suradnju u stvarnom vremenu tako da se potencijalni problemi brzo rješavaju i svi su uvijek na istoj stranici.

Kada je u pitanju učinkovitost poslovanja, postoji nekoliko alata koji su jednostavni i učinkoviti kao konferencijski pozivi.

 

1. Organizirajte se. Konferencijski poziv.

Nema ništa gore od konferencijskog poziva koji nema jasnu svrhu. Kako bi vaša konferencija bila učinkovita, morate unaprijed organizirati svoje vrijeme. To znači da biste trebali imati sve što vam je potrebno, uključujući dnevni red, bilješke i jasan popis zadataka. Kako biste stvarno ostavili dojam, pošaljite dnevni red poziva prije nego što počne kako bi svi mogli biti na istoj stranici i točno znati što očekivati. Ostanite organizirani jedini je način na koji možete biti sigurni da nećete gubiti vrijeme, uključujući i vaše.

2. Upoznajte svoju uslugu. Konferencijski poziv

Uvijek odvojite vrijeme da se upoznate s poslovnim telefonskim sustavom i/ili konferencijskom uslugom koju koristite prije stvarnog poziva. Svaka usluga ima svoje jedinstvene značajke, tako da poznavanje načina na koji sve funkcionira može osigurati da poziv prođe glatko. Razumijevanje usluge koju koristite također je najbolji način da pomognete drugim posjetiteljima da se snađu. Umjesto da ih samo pošaljete na stranicu s često postavljanim pitanjima usluge, možete sami odgovoriti na njihova pitanja.

Strategija rasta poslovanja. Najbolji

3. Stvorite interakciju. Konferencijski poziv

Najbolji konferencijski pozivi omogućuju svakom sudioniku sudjelovanje. Ako je sve što radite samo pričanje, onda će se ljudi pitati zašto jednostavno niste poslali glasovnu bilješku. Uvijek ostavite vremena za pitanja i povratne informacije tijekom poziva kako bi se svi osjećali kao da imaju priliku sudjelovati. To će osigurati da svi obraćaju pozornost i osigurati da sve što je trebalo riješiti tijekom razgovora zaista bude riješeno. Ovisno o vrsti konferencijske usluge koju koristite (pogledajte naš popis pet najboljih besplatnih usluga u nastavku), postojat će drugi jedinstveni načini za poticanje sudjelovanja, uključujući izradu anketa i interaktivni odjeljak s pitanjima i odgovorima. Ako planirate koristiti jednu od ovih dodatnih usluga, pobrinite se da ste vi i vaši članovi unaprijed upoznati s načinom na koji to radi.

4. Smanjite distrakcije. Konferencijski poziv

Iako je jedna od prednosti konferencijskog poziva mogućnost pridruživanja s bilo kojeg mjesta, važno je da svedete na najmanju moguću mjeru ometanja za sve, osobito ako ste domaćin. Ako je moguće, izbjegavajte pozive s javnih mjesta koja su bučna ili, ako se radi o video pozivu, gdje su gužve. Iako je to ponekad neizbježno, ove vrste smetnji mogu biti neugodne i čak mogu spriječiti vas i vaše goste da razgovarate o bilo čemu što treba riješiti tijekom poziva.

5. Dođite na vrijeme. Konferencijski poziv

Jedan od najgorih načina za početak konferencijskog poziva je kašnjenje. Čak i pet minuta nakon zakazanog vremena može vaše posjetitelje učiniti razdražljivima i ostaviti dojam da niste cijeni ih vrijeme. Rano pozivanje također će učiniti da vaši sudionici osjećaju da ste pripremljeni i spremni. Osim toga, pomaže vašim gostima da izbjegnu onu neugodnu poruku "vi ste ovdje prvi" zbog koje bi mogli biti drugi ako imaju točne informacije o pozivu.

6. Pripremite vizualna pomagala

Ne trebaju svi konferencijski pozivi pomoć vizualnih pomagala. Ali za neke one zapravo poboljšavaju razgovor. Nakon što ste izradili dnevni red za poziv, pregledajte svoje bilješke i odredite trebate li vizualne elemente. Ako je tako, odvojite vrijeme za pripremu vizualnih potpora i svakako obavijestite svoje goste da će ovo biti video konferencija. Ako očekujete da će vaši gosti također podijeliti video, obavijestite ih kako bi se mogli pripremiti. Ne postoji ništa gore za vaše goste nego kada ih se zamoli da se pridruže putem videa kada očekuju samo glasovni poziv.

7. Slijedite plan igre. Konferencijski poziv

Iako ćete možda potrošiti puno vremena pripremajući se za poziv, to ne jamči da ćete doista ispuniti svoj plan. Imajte na umu što želite postići pozivom i dajte sve od sebe da budete što učinkovitiji dok označavate svaki kvadratić. Ako potičete druge da se uključe u natjecanje, trebali biste biti i domaćini kako biste bili sigurni da nitko drugi ne monopolizira ili jednostavno gubi vrijeme. Zapamtite: svi, uključujući i vas, su zauzeti. Što vaš poziv duže traje i što je više izvan teme, to će se ljudi manje sjećati—i manje će biti uzbuđeni zbog sljedećeg poziva.

8. Što kraće to bolje. Konferencijski poziv

Kad ste u nedoumici, uvijek pogriješite na strani kraćih konferencijskih poziva. Dok će se svi žaliti na tridesetominutne konferencijske pozive koji traju sat vremena, malo tko će se ljutiti kada zapravo traju samo dvadeset minuta. Pazite na sat tijekom cijelog poziva kako biste mogli dati sve od sebe da sudionike izvučete na vrijeme—ili ranije. Ne postoji ništa što zaposlenici cijene više od sastanaka koji ne oduzimaju vrijeme od njihovih ionako zauzetih rasporeda.

9. Navedite bilješke

Ako znate da će vaš konferencijski poziv biti dug ili ako postoji nekoliko važnih tema koje ljudi moraju zapamtiti, važno je voditi bilješke za svoje goste nakon (ili prije) poziva. Ove bilješke osigurat će da se zapamte sva vaša najvažnija pitanja, komentari i ideje, kao i poduzmu li vaši gosti nešto, te će ih podsjetiti što trebaju učiniti i kada.

10. Snimite poziv. Konferencijski poziv

Svakako snimite svoj konferencijski poziv tako da ako ga netko propusti, ima priliku pogledati. Snimanje razgovora također će vam pomoći da naučite što sljedeći put možete učiniti bolje, kao što je usporavanje razgovora, poboljšanje vizualnih pomagala koja koristite ili fokusiranje na dnevni red. Pored bilješki, dijeljenje razgovora je dobro način na koji se sudionici mogu vratiti i revidirati prema potrebi.

5 besplatnih konferencijskih poziva.

Iako postoje mnoge plaćene konferencijske usluge koje su sjajne, postoje i mnoge besplatne usluge koje se lako mogu natjecati. Evo popisa naših pet omiljenih konferencijskih usluga i zašto...

1. Google Hangouts Hang

Sviđa nam se kvaliteta videa i zvuka u Google Hangoutsu, a da ne spominjemo koliko je poznat mnogim korisnicima. Budući da je sve što trebate Google račun za pridruživanje, korištenje Hangoutsa često znači da vaši posjetitelji ne moraju brinuti o postavljanju ili prijavi na neki drugi nepoznati račun. Hangouts se također integrira s aplikacijama poput Google dokumenata, što znači da je brzo dijeljenje informacija jednostavno.

2. Uberkonferencija

Kao i Google Hangouts, Uberconference vam omogućuje dijeljenje datoteka s Google diska tijekom poziva. Također se integrira s Dropboxom i Evernoteom i olakšava dijeljenje zaslona. Jedna od najboljih značajki Uberconference je upravljanje zvuka, koji pomaže smanjiti okolnu buku ako se nađete u užurbanom uredu ili popularnom kafiću.

3. zum-objektiv

Zum, Jedna od popularnijih usluga na ovom popisu, odlična je opcija za besplatne telefonske konferencije za tvrtke, osobito ako se uvelike oslanjaju na videokonferencije. Aplikaciju je jednostavno preuzeti i lako joj je pristupiti, što vam omogućuje brzo upućivanje budućih poziva svima u vašem timu.

4. Besplatna konferencija

Ako imate klijente ili članove tima koji će se pridružiti međunarodno, onda Besplatna konferencija jedna je od najpametnijih opcija jer je besplatna. FreeConference možete koristiti putem telefona i na mreži uz pristup praktičnim značajkama dijeljenja zaslona i chata.

5. Ista stranica

Kao sveobuhvatan sve-u-jednom softver za suradnju, Ista stranica omogućuje vam da radite stvari poput komunikacije putem skupnih poruka, dijeljenja datoteka, pa čak i anketiranja unutar vaše grupe. Iako Samepage nudi besplatnu uslugu, nudi i plaćene opcije za dodatne značajke kao što su privatne naredbe i proširena pohrana.

Završetak

Optimiziranjem vaše konferencijske strategije i izvedbe korištenjem prave konferencijske usluge za vaše poslovanje, suradnja u tim može biti učinkovitiji, nego ikada. Nema veze, radiš li u redovnoj ili online poslovanje, možete početi imati bolje konferencijske pozive koji troše manje vremena i obavljaju više posla slijedeći ove savjete.

 АЗБУКА

PITANJA. Konferencijski poziv.

1. Što je konferencijski poziv?

Konferencijski poziv je način vođenja komunikacije između više sudionika koji se nalaze na različitim mjestima. Omogućuje istovremeno povezivanje više od dvije osobe putem telefonske ili internetske veze, što omogućuje grupne rasprave, sastanke i prezentacije.

2. Koje vrste konferencijskih poziva postoje?

Postoje sljedeće glavne vrste konferencijskih poziva:

  • Audio konferencija: Glasovna komunikacija između više sudionika putem telefona ili internetske telefonije.
  • Video konferencija: Komunikacija pomoću videa i zvuka, omogućujući sudionicima da vide jedni druge.
  • Web konferencija: Uključuje audio i video komponente, kao i mogućnost dijeljenja zaslona, ​​prezentiranja prezentacija i drugih interaktivnih značajki.

3. Koje su prednosti konferencijskih poziva?

Prednosti konferencijskog poziva uključuju:

  • Ušteda vremena i novca na putovanju.
  • Pogodnost održavanja sastanaka i konferencija bez obzira na zemljopisni položaj sudionika.
  • Povećana učinkovitost i brzina donošenja odluka.
  • Mogućnost snimanja sastanaka za kasniji pregled i analizu.
  • Poboljšana komunikacija i suradnja unutar tima ili između partnera.

4. Koji se alati i platforme koriste za konferencije?

Popularni konferencijski alati i platforme:

  • Zum: videokonferencije, webinari, dijeljenje zaslona.
  • Microsoftovi timovi: video pozivi, chatovi, suradnja na dokumentima.
  • Google susret: videokonferencije s integracijom u Googleov radni prostor.
  • cisco-webex: video konferencije, dijeljenje zaslona, ​​webinari.
  • Skype: audio i video pozivi, chatovi, dijeljenje zaslona.

5. Konferencijski poziv. Kako se pripremiti?

Koraci za pripremu konferencijskog poziva:

  • Provjerite svoju tehničku opremu: kameru, mikrofon, internetsku vezu.
  • Provjerite imate li pristup platformi koju koristite i sve potrebne podatke za povezivanje.
  • Pripremite materijale i dokumente koji bi mogli biti potrebni tijekom sastanka.
  • Postavite mirno, dobro osvijetljeno mjesto za sudjelovanje na konferenciji.
  • Testirajte svoj hardver i softver unaprijed kako biste izbjegli tehničke probleme.

6. Kako poboljšati kvalitetu konferencijskih poziva?

Preporuke za poboljšanje kvaliteta:

  • Koristite brzu i stabilnu internetsku vezu.
  • Koristite kvalitetan audio i video uređaj.
  • Provjerite je li pozadina osvijetljena i bez ometanja.
  • Izbjegavajte multitasking i fokusirajte se tijekom konferencije.
  • Koristite značajke platforme kao što je isključivanje zvuka mikrofona kako biste izbjegli nepotrebnu buku.

7. Koje su značajke korisne u alatima za konferencije?

Korisne funkcije:

  • Snimite sastanak za kasnije gledanje.
  • Podijelite svoj zaslon za prezentacije i demonstracije.
  • Funkcija chata za razmjenu poruka i poveznica tijekom sastanka.
  • Integracija sa moj kalendar za zakazivanje sastanaka.
  • Mogućnost kreiranja prostorija za grupne diskusije.

8. Kako se nositi s tehničkim problemima tijekom konferencijskog poziva?

Savjeti za rješavanje tehničkih problema:

  • Ponovno pokrenite aplikaciju ili uređaj.
  • Provjerite internetsku vezu i po potrebi ponovno pokrenite usmjerivač.
  • Pokušajte upotrijebiti drugi uređaj ili platformu za povezivanje.
  • Kontaktirajte tehničku podršku za platformu koju koristite.
  • Imajte rezervni plan, kao što je mogućnost prebacivanja na audio konferenciju.

9. Konferencijski pozivi Kako osigurati sigurnost?

Sigurnosne metode:

  • Koristite sigurne platforme s enkripcijom podataka.
  • Postavite lozinke za pristup konferencijama.
  • Ograničite pristup samo na pozvane sudionike.
  • Redovito ažurirajte svoj softver kako biste se zaštitili od ranjivosti.
  • Izbjegavajte raspravljanje o povjerljivim informacijama na otvorenim konferencijama.

10. Koje su najbolje prakse za vođenje uspješnih konferencija?

Najbolji primjeri iz prakse:

  • Unaprijed pripremite i pošaljite dnevni red.
  • Započnite sastanak na vrijeme i držite se rasporeda.
  • Aktivno sudjelujte i potaknite druge na sudjelovanje.
  • Koristite vizualne i interaktivne elemente za održavanje pažnje.
  • Završite sastanak kratkim sažetkom i radnjama.

Konferencijski poziv je bitan alat za učinkovitu komunikaciju i suradnju u današnjem poslovnom svijetu. Slijedeći ove smjernice, možete voditi uspješne i produktivne konferencije.