Գործնական հանդիպման կազմակերպումը գործողությունների և քայլերի ամբողջություն է՝ տարբեր կազմակերպությունների ներկայացուցիչների կամ բիզնես գործընթացների մասնակիցների միջև գործնական հանդիպման, հանդիպման կամ բանակցությունների հաջող անցկացման նպատակով: Ահա մի քանի հիմնական քայլեր գործնական հանդիպման կազմակերպման համար.
-
Նպատակների սահմանում.
- Հստակ սահմանեք հանդիպման նպատակը: Ինչի՞ եք ուզում հասնել: Սա կարող է լինել տեղեկատվության փոխանակում, որոշումներ կայացնելը, գործարք կնքելը և այլն:
-
Գործնական հանդիպման կազմակերպում. Տեղի ընտրություն.
- Համապատասխան հանդիպման վայր ընտրելը. Սա կարող է լինել գրասենյակ, կոնֆերանսի սենյակ, ռեստորան կամ այլ մասնագիտացված վայր՝ կախված հանդիպման բնույթից:
-
Ժամանակի պլանավորում.
- Հանդիպման օպտիմալ ժամանակի որոշում՝ հաշվի առնելով մասնակիցների գրաֆիկները և ապահովելով բավարար ժամանակ կարևոր հարցերի քննարկման համար։
-
Գործնական հանդիպման կազմակերպում. Ծրագրի պատրաստում.
- Հանդիպումների մանրամասն ծրագրի մշակում` հաշվի առնելով առաջիկա թեմաները, օրակարգը, ելույթի ժամանակը և այլ կարևոր ասպեկտները:
-
Հրավերների բաշխում.
- Ուղարկել հրավերներ մասնակիցներին՝ նշելով հանդիպման ամսաթիվը, ժամը, վայրը և հիմնական թեմաները:
-
Գործնական հանդիպման կազմակերպում. Տեխնիկական միջոցների տրամադրում.
- Անհրաժեշտ տեխնիկական միջոցների պատրաստում՝ աուդիո և վիդեո սարքավորումներ, պրեզենտացիոն նյութեր, ինտերնետ կապ և այլն։
-
Քեյթրինգ:
- Մասնակիցների համար սննդի ապահովում, եթե հանդիպումը երկար տևի. Սա կարող է ներառել սուրճի ընդմիջումներ, նախաճաշեր, ճաշեր և այլն:
-
Գործնական հանդիպման կազմակերպում. Հյուրերի հետ աշխատելը.
- Հյուրերի դիմավորում, անհրաժեշտ տեղեկատվության տրամադրում, հանդիպման ընթացքում մասնակիցների հարմարավետության ապահովում.
-
Արձանագրության պահպանում.
- Ժողովի արձանագրությունների վարման, առանցքային կետերի և որոշումների արձանագրման պատասխանատուների նշանակում.
-
Հետադարձ կապ.
- Հետադարձ կապի հավաքածու հաղորդակցությունները հանդիպումից հետո արդյունավետությունը գնահատելու և ապագա հնարավոր բարելավումները բացահայտելու համար:
-
Գործնական հանդիպման կազմակերպում. Լուծումների իրականացման մոնիտորինգ.
- Եթե հանդիպումը ենթադրում է որոշումներ կայացնել, ապա կարևոր է վերահսկել դրանց իրականացումը և տրամադրել անհրաժեշտ աջակցություն:
Գործնական հանդիպման կազմակերպումը պահանջում է մանրակրկիտ պլանավորում, համակարգում և մասնագիտական մոտեցում՝ ձեր նպատակներին հասնելու և մասնակիցների միջև հաջող փոխգործակցություն ապահովելու համար:
10 եղանակ. Գործնական հանդիպման կազմակերպում .
1) Արդյո՞ք անհրաժեշտ է հանդիպում:
Հանդիպում կատարելուց առաջ կարևոր է որոշել՝ արդյոք անհրաժեշտ է այն կազմակերպել այս պահին, թե՞ դատարկ է լինելու։ ժամանակի վատնում. Ձեզ անհրաժեշտ է գործնական հանդիպում կազմակերպել՝ նախագծի վերաբերյալ մտքեր փոխանակելու, հրատապ խնդիրները լուծելու և մասնագիտական հարաբերությունները բարելավելու համար:
Պե՞տք է արդյոք այս փուլում անձնական հանդիպում ունենալ, թե՞ կարող եք անել այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է՝ ուղարկելով էլ?
Արդյո՞ք սա պետք է լինի մանրակրկիտ քննարկում, որը պահանջում է նախագծում ներգրավված բոլոր մարդկային ռեսուրսները հրավիրել այս հանդիպմանը, թե արդյոք դուք կարող եք հասնել այն ամենին, ինչ անհրաժեշտ է՝ կարճ ժամանակով հրավիրելով միայն մի քանի կարևոր մասնակիցների, հարցեր են, որոնք պետք է որոշվեն նախքան: հանդիպման պլանավորումը.
2) Կազմակերպեք գործնական հանդիպում Հրավիրեք միայն նրանց, ովքեր պետք է այնտեղ լինեն։
Երբեմն նախագիծն իրականացվում է գրասենյակի մի քանի ստորաբաժանումների բազմաթիվ մարդկանց կողմից: Երբ որոշում եք ընդունել գործնական հանդիպում, շատ կարևոր է նախապես իմանալ, թե արդյոք անհրաժեշտ է դրան հրավիրել բոլոր կից ռեսուրսները, և արդյոք արժե այն:
Նրանցից շատերը նպաստելու ոչինչ չեն ունենա, ուստի ինչու չհրավիրել նախագծին անմիջականորեն առնչվող մարդկանց և մի կողմ թողնել իրենց ենթականերին: Դուք պարզապես կվնասեք այն մարդկանց ժամանակը, ջանքն ու էներգիան, ովքեր ավելի լավ կզբաղվեին իրենց աշխատանքով` այդ ընթացքում արդյունավետ աշխատանք կատարելով, քան անօգուտ հանդիպման հաճախելու:
Եթե կարծում եք, որ ողջ բաժինը պետք է տեղեկացված լինի որոշման մասին, հրավիրեք բաժնի ղեկավարին և տվեք նրան անհրաժեշտ տեղեկատվությունը, որպեսզի նա գնա և փոխանցի այն իր թիմին: Սա շատ ժամանակ և ռեսուրսներ կխնայի ընկերության համար:
3) հիշեցումներ.
Պրոֆեսիոնալ կյանքը դարձել է ցանցերի շարան՝ միշտ խճճված բազմաթիվ հարցերով ու գործերով։ Նախագիծը ժամանակին ավարտելու և այդ ընթացքում որևէ խնդիր չառաջացնելու սթրեսը կարող է ստիպել մարդկանց մեծամասնությանը մոռանալ պարզ բաների մասին:
Աշխատակիցներից շատերը պարզապես շահագրգռված չեն հանդիպումներին հաճախել, քանի որ կարծում են, որ իրենց ժամանակը ավելի լավ կլիներ ծախսել ինչ-որ արժեքավոր բան անելու վրա: Ուստի նրանք հակված են մոռանալ, երբ նշանակված է կարևոր հանդիպում, որին մասնակցությունը պարտադիր է։ Ավելի լավ է հիշեցումներ ուղարկել առնվազն մեկ կամ երկու օր առաջ աշխատանքային հանդիպում կազմակերպելուց հետո, որպեսզի տեղեկացնեն նրանց և խնդրեն իրենց ներկայության հաստատումը, որպեսզի նրանք իմանան, որ ստացել և կարդացել են պահանջվող էլ.
4) գործնական հանդիպման կազմակերպում. Օրակարգ.
Ցուցակ կազմեք, որպեսզի չմոռանաք այն: Հանդիպման օրակարգի ստեղծումը և այն մյուս մասնակիցներին բաշխելը օրհնություն կլինի: Սա նրանց ժամանակ կտա հավաքելու անհրաժեշտ տեղեկատվությունը և այն կիսելու ուրիշների հետ հանդիպման վայրում:
Ավելի լավ է ժամանակից շուտ պատրաստվել, որպեսզի կարողանաք նախապես պլանավորել այն ուղղությունները, որոնց պետք է հետևեք՝ հանդիպումը ավելի արդյունավետ դարձնելու համար: Եթե օրակարգում պահեք ձեր պարտականությունները, կարող եք հեշտությամբ մնալ թեմայի վերևում և խնայել արժեքավոր ժամանակը:
5) Ակնկալիքներ.
Երբ որոշեցիք գործնական հանդիպում կազմակերպել, հավանաբար դրա հետ կապված որոշակի ակնկալիքներ ունեիք։ Համոզվեք, որ երբ դուք ծանուցում եք ծրագրված հանդիպման մասին, դուք նաև փաստաթղթավորում եք հանդիպման նպատակը և միջոցառման հետ կապված ձեր ակնկալիքները: Հստակեցրեք, որ սա պատահական հանդիպում չէ, այլ կարևոր հանդիպում է կոնկրետ հրահանգներով, որը պետք է խստորեն հետևել՝ հաջողության հասնել. Նշեք ձեր սեփական ակնկալիքները թավ տառերով և նախապես փոխանցեք դա ուրիշներին, որպեսզի նրանք կարողանան մտավոր պատրաստվել, ինչպես նաև տրամադրել անհրաժեշտ փաստերն ու թվերը:
6) գործնական հանդիպման կազմակերպում. Վերջնաժամկետներ.
Կյանքում ավելի շատ օգուտներ ստանալու համար պետք է հարգել ժամանակը: Ճշտապահությունը մասնագետների համար արժեքավոր հատկանիշ է, քանի որ այն ցույց է տալիս նրանց նվիրվածությունը իրենց աշխատանքին և հավատարմությունը տարրական էթիկետին: Շատ նյարդայնացնող և հիասթափեցնող է, երբ մարդիկ շարունակում են մտնել կոնֆերանսի սենյակ նույնիսկ այն սկսելուց հետո: Սա վկայում է վարքագծի և հարգանքի պակասի մասին իշխանությունները .
Համոզվեք, որ դուք նշել եք հանդիպման մեկնարկի ժամը ավելի վաղ ուղարկված նամակում և հասկացնել, որ ուշացածները չեն ընդունվի հանդիպման: Գործնական հանդիպում կազմակերպելուց առաջ շատ կարևոր է որոշել ժամանակը։ Որոշակի ժամին փակեք դուռը և սկսեք հանդիպումը: Հաջորդ անգամ դուք կրկին չեք բախվի նույն խնդրին:
7) Կարճ և պարզ:
Ավելի լավ է, եթե գործնական հանդիպում կազմակերպեք կոնկրետ ժամանակացույցով և ջանասիրաբար հետևեք դրան։ Յուրաքանչյուր ոք զբաղված է իր աշխատանքային պարտականություններով, և անտեղի ժամանակ վատնելը երբեք արդյունավետ չէ: Թույլ տվեք միայն հանդիպման համար անհրաժեշտ ժամանակը և այն կարճ և պարզ պահեք:
Ժամկետները փոխանցեք նաև ուրիշներին, որպեսզի բոլորը պատրաստ գան և կարողանան հստակ և ճշգրիտ հայտնել իրենց կարծիքը, որպեսզի ավարտեն աշխատանքը տվյալ ժամկետում: Եթե քննարկումը ձգձգվում է, դուք իրավունք ունեք հետ բերել քննարկումը թեմայի շուրջ՝ հանդիպումը կարճ և ժամանակին պահելու համար:
8) գործնական հանդիպման կազմակերպում. Կենտրոնացեք թեմայի վրա:
Թեմայի վրա կենտրոնանալը շատ ավելի կարևոր է, քան օրակարգի որոշում կայացնելը: Գործնական հանդիպում կազմակերպելիս եղեք կոնկրետ և հստակ:
Սկզբից տեղեկացրեք ուրիշներին, որ հանդիպման ընթացքում չեք անդրադառնա թեմայից դուրս հարցերին: Պահպանեք ձեր վճռականությունը և մնացեք թեմայի վրա, որպեսզի համոզվեք, որ հանդիպումները կանցնեն ժամանակացույցով: Թույլ մի տվեք, որ քննարկումները շեղվեն այլ թեմաներով, որպեսզի խնայեն բոլորի ժամանակը:
9) Այլ մոտեցում ցուցաբերեք:
Նախքան գործնական հանդիպում կազմակերպելը, մտածեք վերջերս տեղի ունեցած մյուսների մասին։ Եթե կարծում եք, որ նրանք 100%-ով չեն կատարել իրենց առաջադրանքը, ապա ժամանակն է ձեր ուշադրությունը դարձնել այլընտրանքների վրա: Ժամանակները փոխվում են, և ավելի լավ է տեխնոլոգիան օգտագործել ձեր օգտին:
Աուդիովիզուալ և գրաֆիկական նյութերը կօգնեն պահպանել մասնակիցների հետաքրքրությունը և կխրախուսեն համագործակցությունը: Համակարգչային կանխատեսումները և շնորհանդեսները ողջունելի փոփոխություն կլինեն, որոնք ամեն ինչ կպահեն ժամանակացույցի մեջ և կխնայեն շատ ժամանակ:
10) Հետագա գործողություններ.
Երբ գործնական հանդիպում ես կազմակերպում, անհրաժեշտություն է առաջանում ուղեկցել դրան։ Հանդիպումը կազմակերպող անձը պատասխանատու է բոլոր նշումների պատշաճ կատարման համար: Թեև հանդիպումն ավարտվել է, սակայն աշխատանքները դեռ ավարտված չեն։
Այն, ինչ քննարկվել է հանդիպմանը, պետք է գրավոր ձևակերպել, որպեսզի բոլորն իմանան այդ մասին։ Քննարկումն անիմաստ է, եթե այն ավարտին չհասցվի։ Տվեք բոլորին անհրաժեշտ փաստաթղթերը կամ, եթե դրանք լրացված չեն, համոզվեք, որ դրանք հասնեն իրենց հնարավորինս շուտ:
Շնորհակալություն ենք հայտնում բոլոր նրանց, ովքեր մասնակցել են հանդիպմանը և ում ներկայությունը հնարավորություն է տվել հասնել իրական արդյունքների։ Նրանց ժամանակը գնահատելը նրանց ուրախացնում է, և հաջորդ անգամ նրանք ավելի պատրաստված կգան:
ՀՏՀ. Գործնական հանդիպման կազմակերպում.
-
Որո՞նք են այն հիմնական քայլերը, որոնք պետք է ձեռնարկվեն գործնական հանդիպում կազմակերպելիս:
- Նպատակների սահմանում, վայրի և ժամանակի ընտրություն, ծրագրի մշակում, հրավերներ ուղարկելու, տեխնիկական միջոցների պատրաստում և սննդի ապահովում։
-
Ինչպե՞ս ընտրել հարմար վայր գործնական հանդիպման համար:
- Հաշվի առեք մասնակիցների թիվը, հանդիպման բնույթը, տարածքի առկայությունը, տեխնիկական սարքավորումները և ընդհանուր մթնոլորտը:
-
Ինչպե՞ս արդյունավետորեն պլանավորել գործնական հանդիպումների ծրագիր:
- Որոշեք հիմնական թեմաներն ու առաջադրանքները, ժամանակ հատկացրեք ծրագրի յուրաքանչյուր կետի համար, հաշվի առեք ժամանակի շրջանակը և նախատեսեք հնարավոր դադարներ:
-
Ինչպե՞ս կազմակերպել սննդի կազմակերպում գործնական հանդիպման ժամանակ:
- Հաշվի առեք հանդիպման տևողությունը և մասնակիցների կարիքները: Մշակեք սուրճի ընդմիջումների, նախաճաշի, ճաշի պլան՝ ապահովելով բազմազանություն և հաշվի առնելով սննդակարգի նախասիրությունները:
-
Ի՞նչ տեխնիկական գործիքներ են անհրաժեշտ հաջող գործնական հանդիպման համար:
- Համոզվեք, որ ունեք աուդիո և վիդեո սարքավորումներ, պրոյեկտորներ, էկրաններ, ինտերնետ կապ և ներկայացման հնարավորություններ:
-
Ի՞նչ ասպեկտներ պետք է հաշվի առնել գործնական հանդիպման ժամանակ ընտրելիս:
- Հաշվի առեք մասնակիցների աշխատանքային գրաֆիկները, օրվա նախասիրությունները և հնարավոր ժամային գոտիները, եթե մասնակիցները գտնվում են տարբեր տարածաշրջաններում:
-
Ինչպե՞ս արդյունավետ կազմակերպել հյուրերի ընդունելությունը գործնական հանդիպմանը:
- Հանդիպման վայրի, ժամանակի և ծրագրի մասին նախապես տրամադրել տեղեկատվություն։ Ապահովեք հյուրերի հարմարավետությունը՝ տրամադրելով անհրաժեշտ տեղեկատվություն և ծառայություններ:
-
Ի՞նչ է ներառում աշխատանքային հանդիպման հյուրերի հետ աշխատանքը:
- Ողջույն, գրանցում, միջոցառման մասին տեղեկատվության տրամադրում, սուրճի ընդմիջումների և ճաշի կազմակերպում, կացության հարմարավետ պայմանների ապահովում։
-
Ինչպե՞ս վերահսկել գործնական հանդիպման ժամանակ ընդունված որոշումների կատարումը:
- Կազմակերպել որոշումների գրանցման համակարգ, նշանակել պատասխանատուներին, ստեղծել հետադարձ կապի և վերահսկման մեխանիզմներ՝ հետևելու առաջադրանքների կատարմանը:
-
Ինչպե՞ս գնահատել գործնական հանդիպման արդյունավետությունը:
- Հավաքել մասնակիցների կարծիքները, վերլուծել ձեռք բերված արդյունքները, բացահայտել կազմակերպության ուժեղ և թույլ կողմերը՝ հետագայում գործընթացը բարելավելու համար:
-
Ինչպե՞ս ապահովել հեռավար մասնակիցների մասնակցությունը գործնական հանդիպմանը:
- Օգտագործեք վիրտուալ հարթակներ, ապահովեք կայուն ինտերնետ կապ և ապահովեք անհրաժեշտ տեխնիկական միջոցներ հեռավոր մասնակիցների համար:
-
Ինչպե՞ս վարվել հնարավոր անկանխատեսելի իրավիճակների հետ գործնական հանդիպման ժամանակ:
- Խնդիրների դեպքում մշակեք արտակարգ իրավիճակների պլան, ունեցեք տեխնիկական պահուստավորում և պատրաստվեք արագ արձագանքել պլանների փոփոխություններին:
Գործնական հանդիպման կազմակերպումը պահանջում է մանրակրկիտ պլանավորում, համակարգում և գրագետ կառավարում միջոցառման տարբեր ասպեկտներ.
Թողնել մեկնաբանություն