საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება არის საქმიანობებისა და ნაბიჯების ერთობლიობა საქმიანი შეხვედრის, შეხვედრის ან მოლაპარაკების წარმატებით წარმართვის მიზნით სხვადასხვა ორგანიზაციის წარმომადგენლებს ან ბიზნეს პროცესებში მონაწილეებს შორის. აქ მოცემულია რამდენიმე ძირითადი ნაბიჯი საქმიანი შეხვედრის ორგანიზებისთვის:
-
მიზნების განსაზღვრა:
- მკაფიოდ განსაზღვრეთ შეხვედრის მიზანი. რისი მიღწევა გსურთ? ეს შეიძლება იყოს ინფორმაციის გაცვლა, გადაწყვეტილებების მიღება, გარიგების დადება და ა.შ.
-
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. ადგილის შერჩევა:
- შეხვედრის შესაფერისი ადგილის არჩევა. ეს შეიძლება იყოს ოფისი, საკონფერენციო დარბაზი, რესტორანი ან სხვა სპეციალიზებული ადგილი შეხვედრის ხასიათიდან გამომდინარე.
-
დროის დაგეგმვა:
- შეხვედრისთვის ოპტიმალური დროის განსაზღვრა მონაწილეთა განრიგის გათვალისწინებით და მნიშვნელოვანი საკითხების განხილვისათვის საკმარისი დროის უზრუნველყოფა.
-
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. პროგრამის მომზადება:
- შეხვედრის დეტალური პროგრამის შემუშავება მომავალი თემების, დღის წესრიგის, საუბრის დროისა და სხვა მნიშვნელოვანი ასპექტების გათვალისწინებით.
-
მოსაწვევების განაწილება:
- მონაწილეთათვის მოსაწვევების გაგზავნა შეხვედრის თარიღის, დროის, ადგილისა და ძირითადი თემების მითითებით.
-
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. ტექნიკური საშუალებების უზრუნველყოფა:
- საჭირო ტექნიკური საშუალებების მომზადება: აუდიო და ვიდეო აღჭურვილობა, საპრეზენტაციო მასალები, ინტერნეტი და ა.შ.
-
კვება:
- მონაწილეთათვის საკვების მიწოდება, თუ შეხვედრას დიდი დრო სჭირდება. ეს შეიძლება მოიცავდეს ყავის შესვენებებს, საუზმეებს, ლანჩებს და ა.შ.
-
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. სტუმრებთან მუშაობა:
- სტუმრების მიღება, საჭირო ინფორმაციის მიწოდება, შეხვედრის დროს მონაწილეთა კომფორტის უზრუნველყოფა.
-
პროტოკოლის შენარჩუნება:
- სხდომის ოქმის შენახვაზე, ძირითადი პუნქტებისა და გადაწყვეტილებების ჩაწერაზე პასუხისმგებელი პირების დანიშვნა.
-
გამოხმაურება:
- გამოხმაურების კოლექცია კავშირები შეხვედრის შემდეგ ეფექტურობის შეფასება და შესაძლო სამომავლო გაუმჯობესების იდენტიფიცირება.
-
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. გადაწყვეტილებების განხორციელების მონიტორინგი:
- თუ შეხვედრა მოიცავს გადაწყვეტილებების მიღებას, მნიშვნელოვანია მათი შესრულების მონიტორინგი და საჭირო მხარდაჭერა.
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება მოითხოვს ფრთხილად დაგეგმვას, კოორდინაციას და პროფესიონალურ მიდგომას თქვენი მიზნების მისაღწევად და მონაწილეებს შორის წარმატებული ურთიერთობის უზრუნველსაყოფად.
10 გზა. საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება .
1) საჭიროა თუ არა შეხვედრა?
შეხვედრის დაწყებამდე მნიშვნელოვანია გადაწყვიტოთ, საჭიროა თუ არა მისი ორგანიზება ამ მომენტში, თუ ის ცარიელი აღმოჩნდება დროის დაკარგვა. თქვენ უნდა მოაწყოთ საქმიანი შეხვედრა პროექტზე იდეების გაცვლის, აქტუალური საკითხების გადასაჭრელად და პროფესიული ურთიერთობების გასაუმჯობესებლად.
აუცილებელია თუ არა ამ ეტაპზე პირადი შეხვედრის ჩატარება თუ შეგიძლიათ ყველაფერი გააკეთოთ გაგზავნით ელ.ფოსტა?
უნდა იყოს თუ არა ეს საფუძვლიანი დისკუსია, რომელიც მოითხოვს ამ შეხვედრაზე პროექტში ჩართული ყველა ადამიანური რესურსის გამოძახებას, თუ შეგიძლიათ მიაღწიოთ იმას, რაც საჭიროა მხოლოდ რამდენიმე მნიშვნელოვანი მონაწილეს მოკლე დროით მოწვევით, ეს არის საკითხები, რომლებიც მანამდე უნდა გადაწყდეს. შეხვედრის დაგეგმვა.
2) საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება.მოიწვიეთ მხოლოდ ისინი, ვინც იქ უნდა იყოს.
ზოგჯერ პროექტს ახორციელებს მრავალი ადამიანი ოფისის რამდენიმე განყოფილებიდან. როდესაც გადაწყვეტთ საქმიანი შეხვედრის მასპინძლობას, ძალიან მნიშვნელოვანია წინასწარ იცოდეთ, გჭირდებათ თუ არა მასზე ყველა თანდართული რესურსის მოწვევა და ღირს თუ არა.
მათ უმრავლესობას არაფერი ექნება შესატანი, რატომ არ მოიწვიოთ პროექტთან უშუალოდ დაკავშირებული ადამიანები და განზე დატოვეთ ქვეშევრდომები. თქვენ უბრალოდ დახარჯავთ დროს, ძალისხმევასა და ენერგიას იმ ადამიანების, რომლებიც აჯობებენ თავიანთ სამუშაოს ამ დროის განმავლობაში პროდუქტიული სამუშაოს შესრულებაში, ვიდრე უსარგებლო შეხვედრაზე დასწრებას.
თუ ფიქრობთ, რომ მთელი დეპარტამენტი უნდა იყოს ინფორმირებული გადაწყვეტილების შესახებ, მოიწვიეთ დეპარტამენტის მენეჯერი და მიეცით მას საჭირო ინფორმაცია, რათა წავიდეს და გადასცეს იგი თავის გუნდს. ეს დაზოგავს დიდ დროსა და რესურსებს კომპანიისთვის.
3) შეხსენებები.
პროფესიული ცხოვრება იქცა ქსელების სერიად, მუდამ მრავალი კითხვითა და საქმეებით ჩახლართული. პროექტის დროულად დასრულების სტრესმა და იმავდროულად პრობლემების არ წარმოქმნის უზრუნველსაყოფად შეიძლება ადამიანთა უმეტესობამ დაივიწყოს მარტივი რამ.
მუშაკთა უმეტესობას უბრალოდ არ აინტერესებს შეხვედრებზე დასწრება, რადგან მიაჩნიათ, რომ მათი დრო უკეთესად დახარჯავს რაიმე ღირებულ საქმეს. ამიტომ, ისინი ივიწყებენ, როდესაც არის დაგეგმილი მნიშვნელოვანი შეხვედრა, რომელშიც მონაწილეობა სავალდებულოა. უმჯობესია გამოაგზავნოთ შეხსენებები საქმიანი შეხვედრის მოწყობის შემდეგ, სულ მცირე, ერთი ან ორი დღით ადრე, რათა აცნობოთ მათ და მოითხოვოთ დასწრების დადასტურება, რათა იცოდნენ, რომ მიიღეს და წაიკითხეს საჭირო ელ.წერილი.
4) საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. დღის წესრიგი.
გააკეთეთ სია, რომ არ დაგავიწყდეთ. შეხვედრის დღის წესრიგის შექმნა და მისი სხვა მონაწილეებისთვის გავრცელება კურთხევა იქნება. ეს მისცემს მათ დროს შეაგროვონ საჭირო ინფორმაცია და გაუზიარონ ის სხვებს შეხვედრის ადგილზე.
უმჯობესია წინასწარ მოემზადოთ, რათა წინასწარ დაგეგმოთ ის მიმართულებები, რომლებსაც უნდა მიჰყვეთ, რომ შეხვედრა უფრო პროდუქტიული გახადოთ. თუ დაიცავთ თქვენს მოვალეობებს დღის წესრიგში, შეგიძლიათ მარტივად დარჩეთ თემის სათავეში და დაზოგოთ ძვირფასი დრო.
5) მოლოდინი.
როცა საქმიანი შეხვედრის მოწყობა გადაწყვიტეთ, ალბათ გარკვეული მოლოდინი გქონდათ ამის შესახებ. დარწმუნდით, რომ როდესაც თქვენ გაგზავნით შეტყობინებას დაგეგმილი შეხვედრის შესახებ, თქვენ ასევე დაადასტურებთ შეხვედრის მიზანს და თქვენს მოლოდინებს ღონისძიების მიმართ. განმარტეთ, რომ ეს არ არის შემთხვევითი შეხვედრა, არამედ მნიშვნელოვანი შეხვედრა კონკრეტული ინსტრუქციებით, რომელიც მკაცრად უნდა დაიცვან იმისათვის, რომ წარმატების მიღწევა. გამოხატეთ თქვენი მოლოდინები თამამი ასოებით და წინასწარ მიაწოდეთ ეს სხვებს, რათა მათ გონებრივად მოემზადონ და ასევე მიაწოდონ საჭირო ფაქტები და ციფრები.
6) საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. ვადები.
თქვენ უნდა პატივი სცეთ დროს, რომ მიიღოთ მეტი სარგებელი ცხოვრებაში. პუნქტუალურობა პროფესიონალთა ღირებული თვისებაა, რადგან ეს აჩვენებს მათ ერთგულებას სამუშაოსადმი და ძირითადი ეტიკეტის დაცვას. ძალიან შემაშფოთებელი და იმედგაცრუებულია, როდესაც ხალხი აგრძელებს საკონფერენციო დარბაზში შესვლას მისი დაწყების შემდეგაც კი. ეს მიუთითებს მანერების ნაკლებობაზე და პატივისცემის ნაკლებობაზე ხელისუფლება .
დარწმუნდით, რომ მიუთითეთ შეხვედრის დაწყების დრო ადრე გამოგზავნილ ელ.წერილში და ნათლად მიუთითეთ, რომ დაგვიანებულები შეხვედრაზე არ დაიშვებიან. საქმიანი შეხვედრის ორგანიზებამდე ძალიან მნიშვნელოვანია დროის განსაზღვრა. ჩაკეტეთ კარი გარკვეულ დროს და დაიწყეთ შეხვედრა. შემდეგ ჯერზე იგივე პრობლემა აღარ შეგექმნებათ.
7) მოკლე და მარტივი.
უმჯობესია თუ საქმიან შეხვედრას მოაწყობთ კონკრეტული გრაფიკით და გულმოდგინედ მიჰყვებით მას. ყველა დაკავებულია თავისი სამუშაო პასუხისმგებლობით და დროის ზედმეტად კარგვა არასოდეს არის პროდუქტიული. დაუთმეთ მხოლოდ შეხვედრისთვის საჭირო დრო და შეინახეთ ის მოკლე და მარტივი.
აცნობეთ ვადებს სხვებსაც, რათა ყველა მომზადდეს და შეძლოს ნათლად და ზუსტად გამოხატოს თავისი მოსაზრებები, რათა დაასრულოს სამუშაო მოცემულ ვადაში. თუ დისკუსია გაჭიანურდება, თქვენ გაქვთ უფლება, დააბრუნოთ დისკუსია თემაზე, რათა შეხვედრა მოკლე და დროული იყოს.
8) საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება. ფოკუსირება თემაზე.
თემაზე ფოკუსირება ბევრად უფრო მნიშვნელოვანია, ვიდრე დღის წესრიგის განსაზღვრა. იყავით კონკრეტული და მკაფიო საქმიანი შეხვედრის ორგანიზებისას.
ადრევე აცნობეთ სხვებს, რომ შეხვედრის დროს არ განიხილავთ საკითხებს. შეინარჩუნეთ თქვენი გადაწყვეტილება და დარჩით თემაზე, რათა უზრუნველყოთ, რომ შეხვედრები განრიგში გაგრძელდეს. ნუ მისცემთ უფლებას დისკუსიებს სხვა თემებზე გადაიტანოთ, რათა დაზოგოთ ყველას დრო.
9) მიიღეთ განსხვავებული მიდგომა.
სანამ საქმიან შეხვედრას მოაწყობთ, იფიქრეთ სხვაზე, რაც ახლახან შედგა. თუ ფიქრობთ, რომ მათ შესაძლოა 100%-ით ვერ შეასრულონ თავიანთი დავალება, მაშინ დროა თქვენი ყურადღება მიაქციოთ ალტერნატივებს. დრო იცვლება და სჯობს ტექნოლოგია თქვენს სასარგებლოდ გამოიყენოთ.
აუდიოვიზუალური და გრაფიკული მასალები ხელს შეუწყობს მონაწილეთა ინტერესის შენარჩუნებას და ხელს შეუწყობს თანამშრომლობას. კომპიუტერული პროგნოზები და პრეზენტაციები იქნება მისასალმებელი ცვლილება, რომელიც დაიცავს ყველაფერს გრაფიკზე და დაზოგავს უამრავ დროს.
10) შემდგომი ქმედებები.
როდესაც აწყობთ საქმიან შეხვედრას, საჭიროა მისი თანხლება. შეხვედრის ორგანიზატორი პასუხისმგებელია ყველა ჩანაწერის სწორად გატარებაზე. მიუხედავად იმისა, რომ შეხვედრა დასრულებულია, სამუშაო ჯერ არ დასრულებულა.
რა განიხილეს შეხვედრაზე წერილობით უნდა დაიწეროს, რომ ყველამ იცოდეს ამის შესახებ? დისკუსიას აზრი არ აქვს, თუ ის ბოლომდე არ მიიყვანს. მიეცით ყველას საჭირო დოკუმენტაცია ან, თუ ის არ არის დასრულებული, დარწმუნდით, რომ მიაღწევთ მათ რაც შეიძლება მალე.
მადლობას ვუხდით ყველას, ვინც მონაწილეობა მიიღო შეხვედრაში და ვისი თანდასწრებით შესაძლებელი გახდა რეალური შედეგების მიღწევა. მათი დროის დაფასება მათ ბედნიერს ხდის და შემდეგ ჯერზე უფრო მომზადებულები მოვლენ.
FAQ. საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება.
-
რა არის ძირითადი ნაბიჯების გადადგმა საქმიანი შეხვედრის ორგანიზებისას?
- მიზნების განსაზღვრა, ადგილისა და დროის არჩევა, პროგრამის შემუშავება, მოსაწვევების გაგზავნა, ტექნიკური საშუალებების მომზადება და საკვების მიწოდება.
-
როგორ ავირჩიოთ შესაფერისი ადგილი საქმიანი შეხვედრისთვის?
- გაითვალისწინეთ მონაწილეთა რაოდენობა, შეხვედრის ხასიათი, სივრცის ხელმისაწვდომობა, ტექნიკური აღჭურვილობა და ზოგადი ატმოსფერო.
-
როგორ ეფექტურად დავგეგმოთ საქმიანი შეხვედრების პროგრამა?
- განსაზღვრეთ ძირითადი თემები და ამოცანები, გამოყავით დრო პროგრამის თითოეული პუნქტისთვის, გაითვალისწინეთ დროის ჩარჩო და უზრუნველყოთ შესაძლო პაუზები.
-
როგორ მოვაწყოთ ქეითინგი საქმიან შეხვედრაზე?
- გაითვალისწინეთ შეხვედრის ხანგრძლივობა და მონაწილეთა საჭიროებები. შეიმუშავეთ გეგმა ყავის შესვენებისთვის, საუზმისთვის, ლანჩისთვის, მრავალფეროვნების უზრუნველყოფისა და დიეტური პრეფერენციების გათვალისწინებით.
-
რა ტექნიკური ინსტრუმენტებია საჭირო წარმატებული საქმიანი შეხვედრისთვის?
- დარწმუნდით, რომ გაქვთ აუდიო და ვიდეო აღჭურვილობა, პროექტორები, ეკრანები, ინტერნეტი და პრეზენტაციის შესაძლებლობები.
-
რა ასპექტები უნდა გაითვალისწინოთ საქმიანი შეხვედრისთვის დროის არჩევისას?
- განიხილეთ მონაწილეთა სამუშაო განრიგი, დღის პრეფერენციები და შესაძლო დროის ზონები, თუ მონაწილეები განლაგებულნი არიან სხვადასხვა რეგიონში.
-
როგორ ეფექტურად მოვაწყოთ სტუმრების მიღება საქმიან შეხვედრაზე?
- წინასწარ მიაწოდეთ ინფორმაცია შეხვედრის ადგილის, დროისა და პროგრამის შესახებ. უზრუნველყოს სტუმრების კომფორტი საჭირო ინფორმაციისა და სერვისების მიწოდებით.
-
რას მოიცავს საქმიან შეხვედრაზე სტუმრებთან მუშაობა?
- მისალმება, რეგისტრაცია, ღონისძიების შესახებ ინფორმაციის მიწოდება, ყავის შესვენებისა და კვების ორგანიზება, კომფორტული პირობების უზრუნველყოფა.
-
როგორ დავაკვირდეთ საქმიან შეხვედრაზე მიღებული გადაწყვეტილებების შესრულებას?
- გადაწყვეტილებების ჩაწერის სისტემის ორგანიზება, პასუხისმგებლების დანიშვნა, უკუკავშირის და კონტროლის მექანიზმების შექმნა დავალებების შესრულების თვალყურის დევნებისთვის.
-
როგორ შევაფასოთ საქმიანი შეხვედრის ეფექტურობა?
- შეაგროვეთ უკუკავშირი მონაწილეებისგან, გააანალიზეთ მიღწეული შედეგები, გამოავლინეთ ორგანიზაციის ძლიერი და სუსტი მხარეები მომავალში პროცესის გასაუმჯობესებლად.
-
როგორ უზრუნველვყოთ დისტანციური მონაწილეების მონაწილეობა საქმიან შეხვედრაში?
- გამოიყენეთ ვირტუალური პლატფორმები, უზრუნველყოთ სტაბილური ინტერნეტ კავშირი და უზრუნველყოთ საჭირო ტექნიკური საშუალებები დისტანციური მონაწილეებისთვის.
-
როგორ გავუმკლავდეთ შესაძლო გაუთვალისწინებელ სიტუაციებს საქმიან შეხვედრაზე?
- შეიმუშავეთ საგანგებო გეგმა პრობლემების შემთხვევაში, გქონდეთ ტექნიკური სარეზერვო საშუალება და მოემზადეთ სწრაფი რეაგირებისთვის გეგმების ცვლილებებზე.
საქმიანი შეხვედრის ორგანიზება მოითხოვს ფრთხილად დაგეგმვას, კოორდინაციას და კომპეტენტურობას მენეჯმენტი ღონისძიების სხვადასხვა ასპექტები.
დატოვე კომენტარი