Кассовый учет – определение, пример, плюсы и минусы

Кассовый учет — это процесс учета наличных денежных средств, получаемых и расходуемых организацией в ходе своей деятельности. В рамках кассового учета регистрируются все операции, связанные с наличными деньгами, включая поступления, расходы и остатки.

Кассовый учет является одним из важнейших элементов бухгалтерского учета и обязателен для всех организаций, которые работают с наличными деньгами. Он позволяет оценить текущее финансовое состояние организации, контролировать движение денежных средств и выявлять возможные нарушения и ошибки.

Что такое кассовый учет?

Определение: Кассовый учет — это метод бухгалтерского учета или бухгалтерского учета, при котором платежные квитанции регистрируются в том же периоде, в котором они были получены, а учет расходов осуществляется в том периоде, в котором они были фактически оплачены.

Основные элементы кассового учета:

1. Поступление наличных: Регистрация всех поступлений денег в кассу, будь то от продажи товаров, предоставления услуг, получения кредитов и т.д.
2. Расход наличных: Отражение всех расходов, производимых с использованием наличных денег, таких как оплата счетов, закупка товаров и услуг, выплата зарплаты и т.д.
3. Контроль остатка: Постоянный мониторинг остатка наличных денег в кассе для предотвращения недостачи или избыточного наличия.
4. Отчетность: Подготовка отчетов о кассовых операциях для внутреннего управления и представления перед налоговыми органами.
5. Документальное оформление: Сопровождение каждой операции соответствующими документами, такими как кассовые ордера, чеки, квитанции и другие.
6. Контроль за кассовыми операциями: Введение внутренних контрольных мер для предотвращения мошенничества и ошибок.

Кассовый учет является важной частью финансового управления организации и помогает обеспечить прозрачность и точность в отслеживании денежных потоков.

Пример кассового учета

Давайте рассмотрим пример кассового учета для небольшого магазина. Допустим, это магазин товаров повседневного спроса.

1. Поступление наличных:

• 1-е ноября: Продажа товаров наличными в размере 10 000 гривен.
• 3-е ноября: Возврат товаров клиентом, возврат наличных денег 2 000 гривен.

2. Расход наличных:

• 2-е ноября: Покупка товаров у поставщика наличными 5 000 гривен.
• 4-е ноября: Оплата аренды магазина наличными 3 000 гривен.

3. Контроль остатка:

• Начальный остаток в кассе на 1 ноября: 0 гривен.
• Конечный остаток в кассе на 4 ноября: 10 000 гривен (начальный остаток + поступления — расходы).

4. Отчетность:

• Подготовка отчета о кассовых операциях за ноябрь, включая начальный и конечный остатки, поступления и расходы.

5. Документальное оформление:

• Кассовый ордер для каждой операции (продажа, возврат, покупка, оплата аренды).
• Чеки и квитанции для каждой транзакции.

6. Контроль за кассовыми операциями:

• Введение правил проверки кассовых операций для предотвращения ошибок и мошенничества.

Это простой пример, и в реальной жизни могут быть более сложные операции и дополнительные аспекты, такие как налоги, которые также должны учитываться при ведении кассового учета.

Кто использует кассовый учет?

Есть ряд владельцев малого бизнеса, а также самозанятых специалистов, которые выбирают кассовый учет вместо метода учета по методу начисления, поскольку это по большей части наименее сложный метод учета. Это также дает краткий обзор того, сколько денег у бизнеса действительно есть в наличии, что является важным показателем для любого бизнеса. Хотя ряд новых предприятий или компаний могут использовать кассовый метод учета, он не подходит для всех. Многим малым предприятиям, у которых есть запасы, может потребоваться использовать метод начисления для ведения бухгалтерского учета, поскольку это поможет им отслеживать изменения запасов. Некоторым другим предприятиям, которые предлагают свои услуги в кредит, дополнительно следует использовать метод начисления.

 

Как работает кассовый учет в действии

Предприятия, которые выбирают метод учета наличными, регистрируют доход или выручку в своих бухгалтерских книгах, когда они получают наличный расчет, и они не обращают никакого внимания на то, когда услуга оказывается. Расходы также работают аналогичным образом, и предприятия будут фиксировать расходы в своих книгах, когда они совершают платеж, и они действительно обращают внимание на то, когда они получают прибыль от платежа.

Проблемы с кассовым учетом

Проблемы с кассовым учетом могут включать в себя различные аспекты, охватывающие организацию, процессы и документацию. Вот некоторые из распространенных проблем:

1. Несоответствие законодательству:
   • Неправильное применение законов и правил ведения кассового учета может привести к штрафам и налоговым проблемам.
2. Недостаточная документация:
   • Отсутствие правильно составленных кассовых ордеров, чеков и квитанций может усложнить проверку и создать проблемы при аудите.
3. Ошибки в учете:
   • Неверное учтенные суммы, пропущенные операции или неправильные кассовые операции могут исказить финансовые показатели компании.
4. Неэффективные процессы:
   • Затрудненные или неоптимизированные процессы приема и выдачи наличных могут вызывать задержки и создавать риски для безопасности.
5. Отсутствие внутреннего контроля:
   • Недостаточный контроль над доступом к кассе и отсутствие мер предосторожности могут способствовать мошенничеству.
6. Неудовлетворительная система хранения информации:
   • Отсутствие эффективной системы хранения кассовых документов может создать проблемы при поиске и аудите.
7. Проблемы безопасности:
   • Недостаточные меры безопасности, такие как отсутствие камер наблюдения или слабые системы контроля доступа, могут создать риски кражи или утраты наличных средств.
8. Отсутствие обучения персонала:
   • Неспособность сотрудников правильно вести кассовый учет из-за недостаточного обучения может привести к ошибкам.

Решение этих проблем обычно включает в себя внедрение эффективных процессов учета, обучение персонала, соблюдение законодательства и улучшение систем контроля и безопасности.

Ограничения кассового учета

Теперь ясно, что фундаментальное ограничение кассового учета заключается в том, что он может не давать точной картины обязательств, которые были вызваны, но еще не оплачены, с целью, чтобы бизнес мог казаться, по всем счетам, находящимся в упадке. ситуация лучше, чем она есть на самом деле. С другой стороны, метод кассового учета дополнительно подразумевает, что бизнес, который недавно завершил огромную работу и ожидает оплаты, может показаться менее успешным, чем он есть на самом деле, на том основании, что он использовал материалы и работа для задач, но он еще не получил оплату.

Таким образом, этот метод учета может либо преувеличивать, либо преуменьшать состояние бизнеса в случае, если сборы или платежи оказываются особенно высокими или низкими в один период по сравнению с другим периодом. В дополнение к этому вы также можете столкнуться с некоторыми, возможно, плохими налоговыми последствиями для компаний, которые выбирают метод кассового учета.

Различия между кассовым методом и методом начисления

Кассовый учет прост и удобен в управлении, что позволяет вам иметь больше времени для ведения бизнеса. Для стартапа или малого бизнеса кассовый учет часто дает наилучшие результаты. Но когда предприятия растут и становятся крупнее, учет по методу начисления часто оказывается более эффективным, поскольку учитывает учет доходов и расходов в те периоды, в которых они были понесены, независимо от того, не перешли ли к тому времени наличные деньги из рук в руки.

Учет по методу начисления также учитывает отслеживание запасов вместе с дебиторской и кредиторской задолженностью. Таким образом, учет по методу начисления может дать более точное представление о финансовом состоянии бизнеса. С другой стороны, учет по методу начисления обычно утомителен, отнимает много времени и сложен для понимания по сравнению с кассовым учетом. Точно так же может быть сложнее узнать, сколько денег у бизнеса на руках.

Выбор между наличным расчетом и расчетом по методу начисления

Кроме того, если вы выбираете кассовый учет для доходов, вам также нужно будет выбрать его для расходов. Несколько других факторов могут стать неотъемлемым элементом при выборе методов учета по кассовому методу и методу начисления, поэтому давайте рассмотрим и их: Поскольку предприятия, использующие кассовый учет, не регистрируют доход до тех пор, пока не получат наличные, им не нужно будет платить налоги с продаж, за которые они еще не получили оплату. К концу года у них будет возможность ускорить определенные расходы, чтобы уменьшить свой чистый доход и снизить налоги, которые они должны будут заплатить.

Различные банки, кредиторы, а также инвесторы требуют, чтобы организации или предприятия, с которыми они связаны, использовали стратегию учета по методу начисления. Независимо от того, не ищет ли бизнес в настоящее время внешнее финансирование, но в будущем ему может понадобиться финансирование, ему следует с самого начала выбрать метод учета по методу начисления.

Вкратце, в заключение, главный фактор при принятии решения о том, какой метод учета выбрать, — какой метод лучше всего соответствует вашим бизнес-операциям и целям.

Плюсы и минусы кассового учета

1. Преимущества кассового учета

Ведение кассового учета предоставляет ряд преимуществ для бизнеса. Вот некоторые из них:

1. Законопослушность:
   • Соблюдение законодательных требований в области налогообложения и бухгалтерского учета, что предотвращает возможные штрафы и проблемы с налоговыми органами.
2. Прозрачность финансов:
   • Кассовый учет обеспечивает точное и прозрачное отражение финансовых операций, что упрощает анализ финансового состояния предприятия.
3. Учет наличных средств:
   • Контроль за наличными средствами предотвращает утрату и мошенничество, а также обеспечивает точность бухгалтерских данных.
4. Аудит и проверка:
   • Упорядоченный кассовый учет облегчает аудит и проверку со стороны налоговых органов или финансовых инспекций.
5. Предотвращение мошенничества:
   • Систематический учет наличных операций помогает выявлять и предотвращать мошенническую деятельность внутри предприятия.
6. Эффективность управления:
   • Актуальные данные по наличным средствам и кассовым операциям облегчают принятие управленческих решений и планирование бизнес-процессов.
7. Оптимизация расходов:
   • Ведение кассового учета позволяет отслеживать и контролировать расходы наличными, что способствует их оптимизации.
8. Доверие со стороны клиентов и партнеров:
   • Когда у предприятия есть четкий и систематизированный кассовый учет, это способствует укреплению доверия со стороны клиентов и деловых партнеров.
9. Обеспечение безопасности:
   • Контроль за кассовыми операциями способствует безопасности предприятия, предотвращая кражи и другие неправомерные действия.
10. Соблюдение внутреннего контроля:
    • Внедрение системы кассового учета улучшает внутренний контроль и минимизирует риски ошибок и злоупотреблений.

Учет наличных средств содействует более эффективному управлению финансовыми ресурсами и созданию стабильной основы для развития бизнеса.

2. Недостатки.  Кассовый учет