Потребни се вештини за олеснување за да бидете добар олеснувач

Вештините за олеснување се процес на управување со групната динамика за да им се помогне на членовите на групата да постигнат консензус и ефективно да ги решат проблемите. Овие вештини можат да бидат корисни за секој кој работи со групи луѓе, без разлика дали е проект менаџер, тренер, учител, тренер или консултант.

Според една неодамнешна студија, приближно шест до дваесет часа секоја недела се трошат на состаноци. Сепак, значаен дел работна сила, кој учествуваше во оваа студија, тврдеше дека таквите состаноци се генерално непродуктивни. Вештините за олеснување се вклучени овде бидејќи им овозможуваат на лидерите/менаџерите да ги водат луѓето кон договорените цели на начин на кој сите членови се охрабруваат да поседуваат, да понудат учество и да ги користат нивните способности. Затоа, кога вештините за олеснување се користат правилно, сопствениците бизнис нема да го трошат своето време, пари и други ресурси на непродуктивни состаноци.

Во овој пост, ќе навлеземе во светот на вештините за олеснување и ќе разбереме што се тие и како можете да ги искористите овие вештини за да ги направите вашите состаноци инспиративни, ориентирани кон резултати и продуктивни. Па да почнеме веднаш -

Дефиниција на вештини за поедноставување. Вештини за олеснување

Како што сите знаеме, алатките се средства кои овозможуваат одредена задача да се постигне на начин што е корисен за секого. Олеснување е обезбедување на ресурси неопходни за извршување на релевантните активности. Без разлика дали во вашиот личен или професионален живот, комуникацијата и интеракцијата играат витални улоги. Во деловниот свет, формата, форматот и целта на овие интеракции се многу различни од оние во личната сфера на една личност. Вештини за олеснување

Таму, дискусиите треба да се водат на постабилен и предодреден начин што е прифатлив за сите страни вклучени во процесот. Ова бара некои ресурси, како што се охрабрување, можности да зборувате и да го искажете своето гледна точка, имајте здрава размена на информации и продолжете со дискусијата. На латински, олеснување значи да се олесни задачата.

Затоа, сосема е правилно што вештините за олеснување се вештините што ги бара поединецот за да ги направи групните дискусии подобри и полесни. Овие вештини вклучуваат вештини за управување, способност за донесување одлуки и способност за решавање проблеми. Успехот или неуспехот на дискусијата во голема мера зависи од правилната употреба на вештините на фасилитаторот.

Какви вештини за олеснување?

Зборувајќи за моделите на човековото однесување, Аристотел еднаш рекол:

Има луѓе со различни погледи и способности. Мора да се има на ум дека нема двајца исти луѓе. Секој има различни начини на изразување и различни нивоа на разбирање. Комуникацијата е лист кој комбинира две идеологии или две мисли во една. Исклучително е важно да се поддржи Хорошие односите меѓу луѓето за да се обезбеди непречена комуникација. Ова овозможува слободен проток на мисли, идеи и стратегии. Но, обезбедувањето непречена комуникација во одредена група бара и огромна вештина. Вештините на олеснувачите се клучни во сите такви околности.

На деловните состаноци, олеснувачите се одговорни за

• Заеднички и јасни цели
• Правилно и јасно дефиниран процес за постигнување на овие цели
• Канализирање со разбирање дека учесниците треба да дојдат на состанокот подготвени или да имаат интерес за темата.
• Ширење на чувството кај учесниците дека се вреднуваат нивните мислења и одлуки

Ајде сега да ја разгледаме точната дефиниција на таквите вештини

Ментална карта. 10 алатки за креирање

Зошто олеснувачите се важни?

Како што беше споменато погоре, олеснувањето е обезбедување ресурси. Во деловниот свет се водат значајни дискусии. Вештини за олеснување

Доколку овие дискусии се залудни, компанијата ќе претрпи огромни загуби. Затоа, мора да има кој да ги регулира и контролира овие дискусии. Лицето кое ја извршува оваа задача се нарекува олеснувач. Олеснувачот мора јасно да ја разбере целта на дискусијата. Тој/таа е одговорен да го скрши мразот меѓу вклучените страни, да ја започне дискусијата и да ја изведе токму на вистинскиот пат. Секој кој може да го постигне ова може да биде одличен помошник.

Пред и за време на состанокот Подготовка на фасилитатор

Фасилитатор е лице кое управува со групниот процес, создава услови за постигнување на целите на групата и им помага на учесниците да постигнат консензус и ефективно да ги решат проблемите. Олеснувачот може да биде професионалец со полно работно време или може да вклучува улога на член на групата кој делува како олеснувач за да го води процесот.

Може да биде домаќин на различни видови настани и состаноци како што се состаноци, обуки, конференции, семинари итн. Олеснувачот не го обезбедува решението, туку управува со процес кој им помага на членовите на групата заедно да најдат решение.

Главната задача на фасилитаторот е да создаде услови за отворена и продуктивна комуникација помеѓу членовите на групата, каде што секој може да го изрази своето мислење, а групата да работи кон постигнување заеднички цели. Олеснувачот може да користи различни методи и техники за да и помогне на групата да постигне консензус и да ги реши проблемите, како што се групна дискусија, бура на идеи, работа во мали групи, игри итн.

Олеснувачот мора да направи

Но, пред да започне дискусијата, олеснувачот мора да направи некои подготовки како што е наведено подолу.

1. Постојат различни засегнати страни и други членови на тимот кои ќе учествуваат во дискусијата и ќе дадат важни коментари. Олеснувачот мора да се сретне со овие членови и да ги разбере и истражи овие точки. Вештини за олеснување
2. Дискусијата мора да биде јасно испланирана. Планирањето на дискусијата треба да има јасен план. Мора да ги има сите детали и да не пропушти ниту една точка која ќе биде опфатена на семинарот или ќе се организира состанок.
3. Следниот инструментален аспект на организирање на пријатен и плоден состанок е местото каде што ќе се одржи. Оттука, неопходно е да ја резервирате вистинската локација и потоа да ја направите инфраструктурата погодна за вашата сесија.
4. Некои состаноци се одржуваат само со усни дискусии. Ова бара огромни вештини за кршење мраз. Доколку има дополнителни работи што се потребни за состанокот, како што се работни листови и презентации во PowerPoint, потребната технологија мора да биде достапна.
5. Доколку состанокот треба да трае цел ден или подолг период, треба да се договорат за пијалоци и храна.
6. Штом ќе започне дискусијата или состанокот, фасилитаторот мора да преземе одговорност да го придвижи во вистинската насока. Тој/таа мора да ја одржува вистинската енергија и вистинскиот простор за учесниците.
7. Дискусијата треба да биде корисна и плодна. На медијаторот му е да избегне бескорисни разговори на професионален состанок. Мора да има здрава размена на идеи и информации.
8. Кога состанокот ќе заврши, олеснувачот треба да биде подготвен со завршна изјава да ги сумира сите детали од дискусијата. Покрај тоа, тој/таа мора да се погрижи одлуките или исходот од состанокот веднаш да се спроведат. Ова ќе помогне состанокот да биде опиплив успех.

Потребни се вештини за олеснување за да бидете добар олеснувач

Олеснувачот има значителна одговорност на неговите рамена. Оттука, тој/таа мора да биде опремен со некои потребни вештини. Овие вештини се како што следува.

1. Познајте ги учесниците. Вештини за олеснување

Секоја дискусија или состанок што треба да се одржи има некои важни учесници чија хиерархија и улога мора да му бидат познати на медијаторот. Понекогаш се случува страните вклучени во овој процес да не се познаваат. Овде олеснувачот има задача да обезбеди удобност и пријателство меѓу нив. За да го направите ова, презентерот мора да знае кои се учесниците. Тој/таа мора да ги има сите потребни информации за да ги идентификува и запознае еден со друг.

2. Поставете јасни насоки

Секој состанок следи одреден распоред. Мора да се следи внимателно и правилно. Ова ќе го направи состанокот попродуктивен. Дополнително, во некои дискусии има правила за преговори и договори. Дури и тие треба да им бидат соопштени на сите учесници од страна на презентерот. Покрај ова, треба да има насоки за учтиво и почитувано однесување. Ниту еден учесник не треба да ги премине овие граници, без разлика како оди дискусијата. Ова е еден од основните бонтон на секој состанок.

3. Создадете инклузивна средина. Вештини за олеснување

На секој состанок, секој треба да има еднаков глас да зборува. Мора да има правична распределба на правата за учество во дискусијата и да се предложи друга точка. За да се постигне ова, мора да постои инклузивна средина. Ова ќе им помогне на сите да зборуваат и да се залагаат за она што се чувствува смело и бестрашно. Се споменува и удобност и доверба меѓу учесниците. Ова ја отстранува секоја навестување на срамежливост или незгодност од давање поенти на состанокот.

4. Активно слушање

Сите мислиме дека зборувањето е витална активност, да се биде дел од состанок или некоја дискусија. Но, дури и слушањето е подеднакво важно. Само оние кои знаат добро да слушаат можат вистински да зборуваат добро. Така, ја нагласува важноста да се биде активен слушател. Учесникот мора секогаш да чувствува дека она што го кажува се слуша со целосна концентрација. Олеснувачот мора да се погрижи сите внимателно да ги слушаат сите точки. Дополнително, тој/таа може да запишува белешки за она што е кажано за идна референца.

5. Управување со времето. Вештини за олеснување

Добро е кажано дека времето е пари во деловната и професионалната сфера, секоја минута и секоја секунда се важни. Затоа, мора да има оптимално и најдобро искористување на расположивото време. Треба да се внимава сите прашања да бидат разгледани и дискутирани од страна на учесниците во доволно детали. Дополнително, ако тимот премногу долго се задржува на одредена точка, што резултира со губење време, олеснувачот треба учтиво да ја прекине работата и да ја продолжи дискусијата. Покрај тоа, распоредот на состаноци треба да се следи што е можно повнимателно. Планот мора да се подготви со одредено време за тампон за да се компензира некои неизбежни временски загуби.

6. Одржување резиме на сите акциони ставки. Вештини за олеснување

За време на состаноците, често се откриваат конкретни дејствија поврзани со изјави за проблем. Фасилитатор со одлични вештини за фасилитирање треба да биде свесен за овие ставки на активност, плус тој или таа треба да се погрижи тие да бидат видливи за сите учесници. Исто така, треба да се осигурате дека елементот за акција дава што треба да се направи, кој треба да го направи и кога треба да се заврши. Дополнително, треба да ги сумирате точките за акција кон крајот на дискусијата за да се осигурате дека сите се на иста страница во однос на важноста, целите и времето на ставките.

7. Преостаната цел

Да се ​​биде објективен е една од основните фасилитаторски вештини што треба да ги вклучи фасилитаторот. Олеснувачот треба да се смета за целосно објективен и не треба да се смета дека е во нечиј „табор“ за состанокот. Кога олеснувачот се гледа како едностран, довербата на другите учесници (особено оние од спротивната страна) брзо се губи. Во моментот кога ќе ја изгубите довербата, тешко е да ја вратите. Ова е причината зошто да останете објективни наместо да ги откривате вашите предрасуди е една од најважните вештини за олеснување на кои треба да се фокусирате.

8. Најдете низ прашања, а не преку предавања или проповеди. Вештини за олеснување

Важно е олеснувачите да не станат попроповеднички со откривање на нивната интелигенција на оваа тема. Наместо тоа, користењето на вашиот увид за да им помогнете на другите членови да дојдат до типично решение засновано на проблем е една од најважните вештини за олеснување што треба да ги имате. Олеснувачите мора да го направат тоа со поставување прашања преку прашања кои се релевантни за изјавата за проблемот и дизајнирани да откријат нови реалности. Состанокот треба да биде за решавање на проблемот на учесниците, а поставувањето прашање е еден од најдобрите начини за тоа.

9. Чувајте го претпоставениот/менаџерот подалеку од киднапирање на состанокот/дискусијата

Како олеснувач, мора да се погрижите лидерите или менаџерите да не го киднапираат состанокот со тоа што ќе ги соопштат нивните чувства и ќе го постават напредокот на состанокот според нивниот план. Состанокот треба да понуди еднакви можности за секој член, а фасилитаторите треба да имаат вештини за олеснување за да го обезбедат тоа.

10. Бидете задолжени за разговорот. Вештини за олеснување

Олеснувачите мора да го одржуваат состанокот напред со преземање одговорност за разговорот за да го одржат состанокот на вистинскиот пат. Во моментот кога дискусиите на состанокот ќе го изгубат моментумот, фасилитаторите треба да ја префрлат дискусијата назад кон изјавата за проблемот. Дури и понекогаш ќе мора да пречкртате некого; сепак, тоа е ваша одговорност и мора да го сторите тоа без да ја изгубите контролата. Контролата ќе ви овозможи да ги почитувате сите учесници, поради што управувањето со разговорот се смета за една од моќните фасилитаторски вештини за фасилитаторите.

Како да се биде харизматичен? 

Техники што треба да ги користи фасилитаторот за да се оптимизираат вештините за олеснување

Кога води состанок или дискусија, фасилитаторот мора да поседува некои од вештините наведени погоре. Покрај ова, тој/таа треба да се подготви и со овој сет на алатки кои ќе ни се најдат кога ќе бидат потребни за успешен состанок.

1. Техника за кршење мраз: Добро е кажано дека добриот почеток е половина од битката. Ова важи дури и на деловни состаноци или дискусии. Има моменти кога вклучените страни можеби не се познаваат многу добро. Овде, олеснувачот мора да ги користи овие техники за кршење мраз.
2. Стратегиски техники: Секој состанок има специфична стратегија што треба да се следи за да биде успешен. Тие го одредуваат текот и агендата на состанокот. Вештини за олеснување
3. Креативна техника. Често деловните состаноци знаат да бидат многу приземни или монотони. На сите нас луѓето ни треба искра во овие ситуации. Олеснувачот може да ја искористи својата креативност и да смисли забава што ќе додаде боја и ќе обезбеди креативни решенија за некои од проблемите.
4. Методи за решавање проблеми: проблеми и конфликти се можни насекаде. Тие се составен дел од секое животно патување, а професионалните состаноци и дискусии не се исклучок. Олеснувачот треба да биде свесен за некои техники за решавање проблеми и разрешување конфликти за да се справи со такви ситуации.
5. Методи за донесување одлуки. Секој состанок се одржува со цел да се донесе одлука или да се финализира стратегија. Олеснувачот мора да има техники за водење на дискусијата до цврсти одлуки во ограничен временски период со најмал број на конфликти.

Конечни размислувања за фасилитаторските вештини!

Поедноставувањето е важен концепт кога се организираат деловни состаноци или дискусии. Затоа, да се стане фасилитатор бара специфичен сет на вештини и сет на алатки кои ќе ви помогнат да олесните корисен, мирен и успешен состанок. Сè додека менаџерите или фасилитаторите ги имаат потребните вештини за олеснување, компаниите можат да ги оптимизираат резултатите од нивните состаноци, што на крајот ќе ги оптимизира севкупните перформанси на организацијата за да се постигне заедничка цел.

АЗБУКА

Дали маркетингот со содржина е вистинскиот избор за мојот бизнис?