Verantwoording - Definitie, methoden en het mysterie ervan

Verantwoording is het principe dat een persoon die bepaalde middelen of verantwoordelijkheden heeft gekregen, verplicht is verantwoording af te leggen over het gebruik van die middelen of de uitvoering van de toegewezen verantwoordelijkheid. Dit principe wordt veel gebruikt in management, boekhouding, openbaar bestuur en andere terreinen.

Belangrijke aspecten van verantwoording zijn onder meer:

1. Verantwoordelijkheid voor faciliteiten of taken: De persoon aan wie de gelden worden toevertrouwd, is verplicht deze te gebruiken met inachtneming van de vastgestelde doeleinden en regels.
2. Het verstrekken van rapporten: Degene die verantwoordelijk is, moet rapporten verstrekken over de besteding van gelden of de uitvoering van de opgedragen taken. Deze rapporten bevatten doorgaans details over de uitgaven, behaalde resultaten en andere gerelateerde informatie.
3. Transparantie en eerlijkheid: Rapportages moeten transparant en eerlijk zijn om een ​​duidelijk beeld te geven van de besteding van middelen of de uitvoering van taken.
4. Regels en voorschriften: De verantwoording wordt doorgaans bepaald door bepaalde regels en voorschriften, die kunnen variëren afhankelijk van de sector en de context.

Voorbeelden van het gebruik van het verantwoordingsbeginsel:

• Boekhouding: Werknemers die verantwoordelijk zijn voor het gebruik van het bedrijfsbudget moeten rapporten verstrekken over uitgaven en financiële resultaten.
• Publieke administratie: Overheidsfunctionarissen die publieke middelen beheren, moeten rapporten verstrekken over het gebruik van deze fondsen om transparantie en verantwoording te garanderen.
• Project management: Projectteamleden kunnen verantwoording afleggen aan de projectmanager door hem regelmatig te rapporteren over de voortgang van taken.

Het verantwoordingsbeginsel bevordert een effectief en eerlijk beheer van middelen en taken, zorgt voor controle over het gebruik van middelen en helpt bij het bereiken van doelen organisatie of project.

 

Begrip. Verantwoordelijkheid

Verantwoording wordt over het algemeen gelijkgesteld met schuld, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor acties in relatie tot ethiek en bestuur. Het woord ‘verantwoording’ komt van het Latijnse woord ‘ begeleiden" , wat 'rapporteren' betekent. Dit Latijnse woord komt op zijn beurt van het woord puter , wat tellen betekent. Verantwoording afleggen is onmogelijk zonder gebruik te maken van standaardmethoden boekhouding. Het idee van rapportage en het bijhouden van gegevens gaat terug tot oudere beschavingen zoals Israël, Babylon, Griekenland, het oude Egypte en Rome.

Zonder verantwoordelijkheid kunnen succesvolle teams niet gedijen en groeien, omdat prestaties en verantwoordelijkheid hand in hand gaan. Verantwoording afleggen wordt gezien als een essentieel onderdeel van professionaliteit en is gekoppeld aan andere aspecten zoals moraliteit, legaliteit en ethiek.

Methoden voor het verbeteren van een cultuur van verantwoordelijkheid

“Het creëren van een cultuur van verantwoordelijkheid betekent dat je erkent dat waar je ook bent in het organigram, je anderen aanmoedigt om jou verantwoordelijk te houden.”

Er zijn verschillende beproefde strategieën en technieken die vaak worden gebruikt om een ​​cultuur van verantwoordelijkheid op de werkplek te creëren en te verbeteren, en deze zijn als volgt:

1. Stel duidelijke verwachtingen. Verantwoordelijkheid

Specificiteit is de sleutel tot succes. Een manager die zijn ondergeschikten de opdracht geeft een bepaalde taak volgens de hoogste normen en in de kortst mogelijke tijd uit te voeren, is bijvoorbeeld dubbelzinnig en veroorzaakt onvermijdelijk verwarring en ontwrichting. Specificiteit houdt hier in dat de manager de deadline voor een bepaalde taak aan zijn ondergeschikten communiceert en duidelijk de normen definieert waaraan de kwaliteit van een bepaalde taak moet voldoen. Dit komt omdat de termen ‘hoogste normen’ en ‘zo snel mogelijk’ subjectief zijn en verschillende mensen kunnen betekenen.

2. Creëer en behoud vertrouwen en veiligheid

Veiligheid verwijst naar de psychologische veiligheid van personeel op de werkplek. Deze beveiliging is van cruciaal belang voor de communicatie. Angst in een team of collega’s is een teken dat deze mensen zich mogelijk niet gerespecteerd of verwaarloosd voelen vanwege hun doelen en ideeën.

Wederzijds respect en empathie zijn de sleutel tot het creëren van psychologische veiligheid, wat een gevoel van vertrouwen kan creëren. Managers moeten eventuele gevoelens van wantrouwen of angst zo vroeg mogelijk identificeren en diagnosticeren, en vervolgens respect en empathie uiten om een ​​gezondere werkomgeving te creëren. Het is absoluut noodzakelijk om een ​​gemeenschappelijke basis te vinden en de situatie voor alle mensen op de werkplek te verbeteren.

3. Eigen verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid

Deze strategie is noodzakelijk om de verantwoordelijkheid op de werkplek te verbeteren. Ieder individu binnen werkkracht, ongeacht hun positie of status, baat kunnen hebben bij het initiëren van eigen verantwoordelijkheid. Dit concept van zelfrapportage wordt in de persoonlijkheidspsychologie gewoonlijk de ‘interne locus of control’ genoemd.

Een man met een innerlijk controlepuntzal waarschijnlijk geloven dat alles wat er met hem en om hem heen gebeurt, tot op zekere hoogte afhangt van zijn daden, fouten en beslissingen. Omgekeerd zal een persoon met een externe locus of control externe krachten, zoals geluk en externe factoren, voelen en de schuld geven van de gebeurtenissen die hem overkomen.

Wat is het aansprakelijkheidsvraagstuk?

De Accountability Puzzle is ontwikkeld door Henry Evans en wordt gebruikt om verantwoord handelen en dialoog in de werkomgeving te ondersteunen. Deze puzzel bestaat uit vier delen, namelijk:

1. Specifieke datum en tijd en één eigenaar voor elke taak. Verantwoordelijkheid

De eerste twee stukjes van de puzzel zijn redelijk eenvoudig te begrijpen. Ten eerste stelt Henry Evans dat de manager of CEO de taak met betrekking tot de datum en tijd duidelijk moet vermelden. Ten tweede moet elke taak op uniforme wijze aan elk individu worden toegewezen, en mag de taak alleen aan het individu worden toegewezen en niet aan het team.

2. Elimineer gaten. Verantwoordelijkheid

Managers en mensen in leiderschapsposities kunnen en moeten een verscheidenheid aan hulpmiddelen en strategieën gebruiken om ervoor te zorgen dat de verwachtingen die voor een taak worden gesteld haalbaar, resultaatgericht, ethisch, gecontroleerd en vastgelegd zijn.

3. Open verantwoordelijkheid van alle partijen

Zowel managers als werknemers van ondergeschikten moeten verantwoording afleggen aan respectievelijk hun ondergeschikten en collega's, aangezien tweerichtingscommunicatie en transparantie een gevoel van vertrouwen, eerlijkheid en loyaliteit in de werkomgeving bevorderen.

4. Verdeling van de verantwoordelijkheid. Verantwoordelijkheid

Om een ​​cultuur van verantwoordelijkheid te ontwikkelen, is het belangrijk dat ten minste twee mensen zich bewust zijn van een specifiek engagement. Als een leider dus verantwoordelijk wordt gehouden voor het voldoen aan bepaalde verplichtingen, is het verstandig om uw team tot hun verantwoordingspartner te maken. Wanneer andere leden ook op de hoogte zijn van uw inzet, zal dit zowel de individuele als de organisatorische prestaties automatisch verbeteren.

Verantwoordingsresultaten!

Concluderend: het implementeren van een cultuur van verantwoordelijkheid in een organisatie speelt een cruciale rol bij het voeren van effectieve prestatiegesprekken en het bereiken van betere resultaten.

Leiders of managers moeten mensen op een constructieve, ondersteunende en empowerende manier verantwoordelijk houden zonder stress of angst te creëren. En om dit te garanderen, moeten ze het doel van de taken correct communiceren en duidelijke verwachtingen formuleren.

Hoe belangrijk is de rol van verantwoordelijkheid voor u bij het verbeteren van zowel individuele als organisatorische prestaties?

FAQ. Verantwoordelijkheid.

1. Wat is verantwoording?

   • Verantwoording is een systeem van boekhouding en kostenbeheersing waarbij een werknemer een voorschot of geld ontvangt voor bepaalde uitgaven en een onkostendeclaratie met ondersteunende documenten moet overleggen.

2. Welke soorten uitgaven kunnen onderworpen zijn aan verantwoording?

   • Er kunnen verschillende uitgaven aangerekend worden, zoals reiskosten (vluchten, accommodatie, maaltijden), uitgaven voor kantoorbenodigdheden, voorschotten etc.

3. Welke documenten zijn doorgaans vereist voor verantwoording?

   • Documenten omvatten ontvangstbewijzen, facturen, kaartjes en andere ondersteunende documenten die het feit en de waarde van de gemaakte kosten aantonen.

4. Welke invloed heeft het verantwoordingsproces op het bedrijf?

   • Het verantwoordingsproces helpt onnodige uitgaven te voorkomen, zorgt voor financiële transparantie en maakt het mogelijk effectief ondernemen beheer uw hulpbronnen.

5. Welke voordelen biedt een verantwoordingssysteem voor een bedrijf?

   • Voordelen zijn onder meer een effectievere controle uitgaven, het minimaliseren van het risico op fraude, het vergroten van de financiële transparantie en het vermogen om de begrotingsplanning te verbeteren.

6. Wat kunnen de nadelen zijn van een verantwoordingssysteem?

   • Nadelen zijn onder meer mogelijke vertragingen bij het ontvangen van rapporten, moeite met het beheren van grote hoeveelheden papierwerk en ongemak voor werknemers in verband met het opstellen van rapporten.

7. Welke technologische hulpmiddelen kunnen helpen bij het beheren van de verantwoording?

   • Er zijn veel programma's en apps voor verantwoordingsbeheer beschikbaar, waaronder bedrijfsonkostenadministratiesystemen, apps voor het verzamelen van mobiele bonnen en andere automatiseringstools.

8. Hoe is de verantwoording wettelijk geregeld?

   • Wet- en regelgeving inzake aansprakelijkheid kan per land en regio verschillen. Meestal stellen ze echter eisen aan het verstrekken van rapporten en ondersteunende documenten.

9. Hoe voorkom je fraude in het verantwoordingssysteem?

   • Om verantwoordingsfraude te voorkomen, kunnen bedrijven strenge controles, audits en technologie gebruiken.

10. Wat zijn de beste praktijken bij het beheren van verantwoording?

    • Best practices omvatten duidelijk verantwoordingsbeleid en -procedures, opleiding van medewerkers, gebruik van geautomatiseerde systemen en regelmatige audits van processen.