Projectorganisatie - Definitie, typen en diagram

Projectorganisatie is het proces van het plannen, coördineren en beheren van middelen om gespecificeerde doelen binnen een gespecificeerde tijd en budget te bereiken. Een project is een tijdelijke onderneming die een uniek resultaat of product oplevert dat afwijkt van de routine van de dagelijkse bedrijfsvoering van de organisatie.

Er zijn drie verantwoordelijkheids- en competentiegebieden in de projectorganisatie.

Projectmanagement - hij is belast met de managementkant van het project
Projectteam - Het projectteam krijgt een aspect van de projectimplementatie toegewezen
De stuurgroep is het besluitvormende orgaan dat wordt vertrouwd met het succes van het project en neemt belangrijke beslissingen, zoals of het project moet worden geannuleerd of voortgezet.

Organisatorische structuur project is afhankelijk van verschillende factoren, zoals het type en de stijl van de organisatie, de hiërarchie en de workflow.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten projectorganisatie:

1. Functionele organisatie. Project organisatie

Dit is een van de meest voorkomende organisatiestructuren. Het bedrijf is opgedeeld in verschillende afdelingen en mensen met vergelijkbare vaardigheden en kennis zijn bij elkaar gegroepeerd. De projectmanager en andere resources werken op dezelfde afdeling, bijvoorbeeld marketing, verkoop, boekhouding enzovoort.

De voordelen van een functionele structuur zijn:

Dit is het beste voor zowel kleine projecten als kleine teams, omdat de functie volledige controle en controle over teamleden en andere bronnen kan krijgen.
Leden zijn gemakkelijk te motiveren omdat er maar weinig leden zijn
Het is gemakkelijk om experts te bereiken omdat ze zich in hetzelfde functionele gebied bevinden.
Het is gemakkelijk om alle betrokkenen bij het project bijeen te brengen en de relevante kwestie te bespreken.
Medewerkers zijn bereid om aan dergelijke projecten te werken, omdat het hen de kans geeft die ze nodig hebben om vooruit te komen.
Omdat het team klein is, is het mogelijk om de communicatiemiddelen van het project te beperken.

De nadelen van de functionele structuur zijn als volgt:

Het is niet eenvoudig om toegang te krijgen tot mensen buiten uw functionele eenheid
Medewerkers zijn loyaal aan hun teamleider in plaats van aan een project te werken
Moeilijkheid om de strategische focus te behouden

2. Ontwerp.

Hier heeft de projectmanager de volledige verantwoordelijkheid voor elk project. Hij heeft een fulltime dienstverband bij het hele team en beheert het budget voor een succesvolle afronding ervan. Hij rapporteert aan het projectbestuur en de projectsponsor. Project organisatie

De voordelen van een projectmatige organisatiestructuur zijn als volgt:

Volledige controle over het team
Sterk identiteitsgevoel binnen het team, resulterend in een dominante teamcultuur
Minimale conflicten, omdat elke deelnemer eraan werkt om de doelen en doelstellingen van het project te bereiken
Het plannen van uw werk is eenvoudig
Gemakkelijke beschikbaarheid van bronnen
Verbetert technisch leiderschap en projectmanagementvaardigheden

De nadelen van de projectorganisatiestructuur zijn als volgt:

Het is een dure verplichting
Voor medewerkers is het lastig terugkomen als ze ontslagen worden
In sommige gevallen betekent het sluiten van een project dat u uw baan verliest

3. Matrix. Organiseer een project

Er wordt een matrixprojectorganisatiestructuur gecreëerd door zowel de project- als de functionele organisatie te integreren. Er zijn twee structuren: horizontaal en verticaal, zodat een medewerker zowel aan een project als in een functionele groep kan werken.

Er zijn drie soorten organisatiematrixen

Sterke matrix - de projectmanager heeft een fulltime team en heeft complete gids en controle over het team en het project
Een zwakke matrix staat dichter bij een functionele structuur en de projectmanager heeft minder opties. Hij heeft een parttime team en budgetcontrole
Evenwichtige matrix - de projectmanager heeft een gemiddeld gezagsniveau en een parttime team. Samen met de functioneel beheerder beheert hij het budget

De voordelen van een matrixorganisatie zijn:

Middelen worden efficiënt gebruikt
Middelen kunnen eenvoudig tussen verschillende projecten worden verplaatst
Zowel individuen als teamleden zijn van nature responsief

De nadelen van een matrixorganisatie zijn als volgt:

Meestal zul je conflicten tussen projecten tegenkomen vanwege middelen
Mensen worden vertrouwd met tegenstrijdige en verschillende prioriteiten, en dit kan voor verwarring zorgen

Enkele andere soorten projectorganisatie zijn als volgt:

Eenvoudige of organische organisatie is de eenvoudigste projectorganisatiestructuur, die zowel bedrijfsentiteiten met één eigenaar als freelancers omvat. De rol van projectmanager wordt doorgaans vervuld door de eigenaar of specialist die belast is met het aansturen van het werkproces. Project organisatie
Gediversifieerde organisatie. In dit type organisatiestructuur zijn er veel functionele eenheden die onafhankelijk van elkaar zijn. Eenheden omvatten mensen met verschillende vaardigheden en knowhow, die verenigd zijn door een gemeenschappelijk thema, en dit kan een geografische locatie of een soortgelijk project zijn. Alle divisies beschikken over eigen middelen voor een autonome werking.
Virtuele organisatie — In een virtuele organisatiestructuur behoudt de organisatie haar kernactiviteiten en probeert ze andere processen uit te besteden. De centrale organisatie is verbonden met diverse externe organisaties om de onderneming succesvol te runnen. De projectmanager in dergelijke organisaties heeft middelmatige tot lage bevoegdheden en gemengde bevoegdheden voor budgetcontrole.

De beste manier om een projectorganisatiediagram op te stellen?

Een projectorganigram helpt bij het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van het team, evenals de trainingsbehoeften, hoe middelen zullen worden toegewezen en hoe belanghebbenden erbij zullen worden betrokken. De noodzakelijke stappen zijn als volgt:

1. Bepaal personeel. Project organisatie

De eerste stap in het proces is het identificeren van de mensen die betrokken zijn bij de reikwijdte van het project geschikt een grote impact hebben op het project. Meestal zijn dit belangrijke medewerkers die invloed hebben op marketeers, afdelingshoofden, verkooppersoneel, ondersteunend personeel, consultants en zelfs IT-personeel.

2. Bouw een senior managementteam

Tweede stap — het creëren van een levensvatbaar team dat verantwoordelijk is voor het project en het succes ervan zal monitoren. Het team bestaat uit de opdrachtgever of projectsponsors, en in sommige gevallen uit experts, die gedurende het hele project begeleiding en assistentie zullen bieden.

3. Wijs projectcoördinatoren aan. Project organisatie

De derde fase omvat de aanstelling van projectcoördinatoren, managers op midden- en laag niveau. Tot hun verantwoordelijkheden behoren onder meer het uitvoeren van taken op dit niveau en het coördineren van de taken van het team. Er kunnen veel projectcoördinatoren in een projectorganisatie zijn, maar in de meeste gevallen zijn er minstens drie die de communicatieve, technische en planningsaspecten afhandelen.

4. Tag je stakeholders

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden en probeer het trek ze aan aan projectontwikkeling.

5. Bepaal de opleidingsvereisten. Project organisatie

In sommige gevallen het team effectief kan zijn omgaan met de taak. In tegenstelling tot anderen missen ze de tools, vaardigheden en kennis om met de fijne kneepjes van het project om te gaan. Bepaal de trainingsvereisten en bied deze aan aan leden die er behoefte aan hebben. De projectcoördinator is verantwoordelijk voor het aansturen van de taskforce en het geven van de nodige training aan de medewerker.

6. Maak een projectorganigram

De laatste fase is de ontwikkeling van een organigram voor het project. Bekijk de stappen die u al heeft gezet en bedenk hoe de mensen in het project zullen coördineren en samenwerken om het perfecte diagram te creëren.

Kijk goed, zodat u hun relatie en de verantwoordelijkheden kunt bepalen die moeten worden toegewezen. Maak een lijst van de beslissers die een prominente rol gaan spelen en schrijf hun rol, verantwoordelijkheden en opdracht erbij om een duidelijk beeld te krijgen. Definieer verbindende rollen en definieer een communicatie- en rapportagekanaal als u besluit een nuttig projectorganigram te maken

Stuklijst (BOM) – Definitie, voorbeeld, soorten en voordelen