Outsourcing HR - przegląd, usługi i korzyści

Outsourcing HR (Human Resources Outsourcing) to praktyka polegająca na przekazaniu niektórych funkcji zarządzania personelem (procesami HR) zewnętrznemu usługodawcy. W ramach outsourcingu HR firmy mogą delegować niektóre aspekty zarządzania zasobami ludzkimi, takie jak rekrutacja i selekcja, zarządzanie płacami, szkolenie i rozwój pracowników, procesy administracyjne i inne funkcje HR, wyspecjalizowanym firmom lub usługodawcom.

Głównym celem outsourcingu HR jest ułatwienie przedsiębiorstwom dbania o personel, redukcja kosztów i zwiększenie efektywności zarządzania zasobami ludzkimi. Firmy wybierają outsourcing HR jako strategiczne rozwiązanie, które pozwala skoncentrować się na swojej podstawowej działalności, jednocześnie umożliwiając ekspertom HR obsługę powiązanych zadań.

Outsourcing HR może mieć charakter całkowity (przeniesienie wszystkich funkcji HR) lub częściowy (przeniesienie wybranych aspektów). Firmy, zwłaszcza małe i średnie, mogą wykorzystać to podejście do zwiększenia elastyczności, ograniczenia poprawę kosztów i jakości zarządzanie personelem.

Co to jest outsourcing HR?

W każdym przedsiębiorstwie decydujące dział odgrywa rolę ramki. Zatrudnianie nowych pracowników, maksymalizacja ich produktywność i utrzymanie zdrowego miejsca pracy ochrony środowiska to jego główne zadania. Małe i średnie firmy najczęściej korzystają z koncepcji outsourcingu HR.

Termin outsourcing HR odnosi się do przeniesienia części lub całości działu HR firmy na stronę trzecią w celu lepszego funkcjonowania i ułatwienia administracji.

Niektóre z kluczowych funkcji Twojej firmy, które można łatwo zlecić na zewnątrz, to:

1. Usługi płacowe
2. Pomoc/konsultacje pracownicze
3. Sprawdzenie tła
4. Personel tymczasowy
5. Korzyści z opieki medycznej
6. Zarządzanie wydajnością
7. Planowanie emerytury
8. Test narkotykowy
9. Zarządzanie ryzykiem itp.

Plusy i minusy outsourcingu HR

Plusy outsourcingu HR

1. Wydajność

Zatrudnianie specjalistów, których niszą jest HR, zwiększa efektywność i produktywność działu.

2. Zgodność. Outsourcing HR

Wynajęci usługodawcy będący doświadczonymi profesjonalistami zapewniają większą zgodność z wymogami regulacyjnymi.

3. Koszty

Zaobserwowano, że strategia ta jest na ogół niezwykle opłacalna.

4. Opinie pracowników. Outsourcing HR

W zdrowym środowisku pracy pracownicy osiągają lepsze wyniki i są szczęśliwsi z firmy. Poza tym nie będą szukać innej lepszej pracy, co poprawi retencję.

5. Dostępność danych

Dzięki bardziej przydatnym danym i statystykom wysokiej jakości można szybko podejmować lepsze decyzje z korzyścią dla firmy.

6. Ryzyka prawne

Kiedy dział HR jest odpowiedzialny za osobę trzecią, przenoszone jest związane z tym ryzyko prawne.

Wady outsourcingu HR

1. Kontrola

W przypadku outsourcingu odpowiedzialności przeniesienie kontroli jest w pewnym stopniu nieuniknione i obowiązkowe.

2. Wizja. Outsourcing HR

Dział HR będzie pracował według standardów określonych przez usługodawcę, a nie Twoją firmę. Standardy te mogą różnić się od tych ustalonych przez Ciebie.

3. Brak pasji

Usługodawca może nie pracować z taką samą pasją i zapałem, jak Ty dla swojej firmy.

4. Niewłaściwe postępowanie. Outsourcing HR

Jeśli dokonasz złego wyboru, zawsze istnieje możliwość, że usługodawca źle pokieruje działem.

Dlaczego outsourcing HR?

Jak wspomnieliśmy powyżej, outsourcing działu HR zwiększa efektywność firmy punkty widzenia czas i pieniądze. Zazwyczaj w mniejszych firmach właściciele muszą skupić się na swoich podstawowych funkcjach biznesowych i je rozwijać. Jednak nadzorowanie HR może odwracać uwagę w tym procesie. Dodatkowo, ponieważ HR nie jest zazwyczaj niszą dla właściciela, nie można zagwarantować, że będzie on w stanie skutecznie sobie z nim poradzić. W każdym razie outsourcing działu HR jest zawsze właściwą decyzją. Ogólnie rzecz biorąc, zwiększa efektywność przedsiębiorstwa pod względem produktywności, czasu i pieniędzy.
Towarzystwo Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) przeprowadziło badanie i zidentyfikowało następujące powody, dla których warto outsourcingować HR:

1. Korzyści kosztowe
2. Efektywność czasowa
3. Szerszy zakres oferowanych usług
4. Zgoda
5. Obsługa działu HR przez doświadczoną kadrę

Jakie funkcje i zadania HR są zlecane na zewnątrz?

Dział HR może zostać zlecony częściowo lub całkowicie na zewnątrz. Jeżeli odbywa się to częściowo, odpowiedzialność, informacje i kontrola nad funkcjami są dzielone pomiędzy spółkę-matkę i usługodawcę. Jeśli dział jest całkowicie outsourcingowany, wszystkie obowiązki przejmuje usługodawca. Utrzymanie relacji pomiędzy firmą a dostawcą pozostaje wyłączną odpowiedzialnością menedżera HR lub właściciela firmy-matki. Outsourcing HR

Zazwyczaj outsourcingowi podlegają następujące funkcje HR:
1. Płace

Zadania związane z płacami i związanymi z nimi podatkami można zlecić podmiotom zewnętrznym. Zadania te są czasochłonne i monotonne, ale wymagają dokładnego i terminowego wykonania. Istnieje również wiele przepisów podatkowych związanych z tymi stanowiskami pracy. Dlatego lepiej zlecić je outsourcingowi i nie obciążać zespołu tymi pracami.

2. Zarządzanie świadczeniami

Zadanie to jest rozległe, ale także ważne i zazwyczaj wymaga pracownika zatrudnionego na pełny etat. Powierzenie tego zadania profesjonalistom leży w najlepszym interesie pracowników i pracodawców.

3. Przestrzeganie prawa pracy. Outsourcing HR

Oprócz przepisów dotyczących wynagrodzeń należy przestrzegać różnych przepisów prawa pracy. Zadania te należy zlecać podmiotom zewnętrznym, aby zapewnić bezstronną, czystą i wydajną obsługę. Oprócz usług, które są w większości zlecane na zewnątrz, powyżej omówiono wiele innych usług, które firma może zlecić na zewnątrz.

Która firma powinna wybrać outsourcing HR?

O ile outsourcing działu HR wydaje się dobrym pomysłem dla wszystkich MŚP, to ich podejście do tego musi być zupełnie inne. Każda firma inny rozmiar i różne wymagania. Korzystanie z outsourcingu w celu pełnego zaspokojenia swoich potrzeb jest kluczem do udanego outsourcingu HR.

1. Małe przedsiębiorstwa zatrudniające od 0 do 15 osób. Outsourcing HR

Wiele nowych firm popełnia błąd sądząc, że mogą samodzielnie zarządzać swoimi pracownikami. Główną ideą jest to, że mogą z łatwością zarządzać tak małym zespołem. Dzieje się jednak tak, że podczas zarządzania płacami, świadczeniami, urlopami i innymi zadaniami związanymi z zasobami ludzkimi podstawowe zadania, takie jak przyciąganie nowych inwestorów, praca nad produktem lub usługą oraz rozwój firmy, zostają odsunięte na bok i zignorowane. To powinno być na tym etapie najwyższym priorytetem.

Dlatego outsourcing większości funkcji HR wydaje się realnym rozwiązaniem. Istnieje wiele firm i platform oprogramowania dostępnych do tego zadania. Właściciele muszą skupić się na rozwoju zespołu i zarządzaniu nim. Zazwyczaj do tej pracy preferowane są profesjonalne organizacje pracodawców (PEO).

2. Rozwijająca się firma zatrudniająca 10-50 pracowników.

Na tym etapie firma się rozwija i zwiększa się liczba pracowników. W związku z tym, przy zwiększonej odpowiedzialności i personelu, przestrzeganie przepisów stanowi wyzwanie. Ponadto, jeśli nie rozumiesz dobrze zasad, istnieje wyraźna możliwość błędu. Outsourcing HR

Firmy na tym etapie zazwyczaj posiadają dział zasobów ludzkich zatrudniający jednego lub więcej pracowników. Błędem popełnianym przez większość firm jest zatrudnianie większej liczby osób w dziale HR. Bez względu na to, jak lukratywny może się wydawać ten pomysł, nigdy nie jest on tak skuteczny. Zamiast tego outsourcing działu poniekąd czyni cuda. Podczas gdy strona kontraktowa może zajmować się takimi funkcjami, jak płace i zgodność z przepisami, Twój personel HR może skoncentrować się na podstawowych zadaniach, takich jak rekrutacja i kultura miejsca pracy.

3. Średnie i duże przedsiębiorstwa zatrudniające 50-500 pracowników.

Dla firm tej wielkości, dla których finansowanie nie stanowi problemu, ekspansja jest priorytetem. A do rozbudowy potrzebny jest zestaw. Być może będziesz musiał zatrudnić pracowników zdalnych. Na tym etapie możesz zatrudnić specjalistów HR do zatrudniania, rozwijania kultury pracy i prowadzenia programów szkoleniowych. Jednak w obliczu coraz większej złożoności przepisów i płac, zatrudnianie pracowników do pracy w Twojej firmie może nie być opłacalne.

Możesz zdecydować się na outsourcing działu płac i zgodności, aby poprawić wydajność i dostępność.

4. Duże firmy zatrudniające ponad 500 pracowników. Outsourcing HR

Z reguły tak duże firmy posiadają własny zespół HR. Jest to uważane za przewagę konkurencyjną. Jednak w tym przypadku dobrym pomysłem może być outsourcing skomplikowanych działów, takich jak płace i compliance. Pozwól swojemu wewnętrznemu zespołowi popracować nad profesjonalną rekrutacją, awansem i doskonaleniem ich umiejętności, a także na wewnętrznych projektach strategicznych.

Kto może przejąć odpowiedzialność za Twój dział HR? — Znajdź swojego partnera outsourcingowego HR

1. Oprogramowanie HR

Jeśli jesteś małą firmą i funkcje HR są podzielone pomiędzy kluczowych pracowników, możesz wybrać tę opcję. Wielu dostawców oferuje oprogramowanie HR, które może pomóc w wykonywaniu podstawowych funkcji, takich jak prowadzenie dokumentacji i ocena produktywność pracowników i zgodność z wymogami regulacyjnymi. Wielu dostawców oferuje także dostęp mobilny dla większej wygody.

2. Konsultant HR. Outsourcing HR

Małe firmy mogą również zatrudnić dedykowanego konsultanta HR, który pomoże w utworzeniu działu. Należy jednak pamiętać, że konsultanci ci nie mają uprawnień do administrowania świadczeniami ani obsługi płac. Jeśli chcesz to zlecić na zewnątrz, będziesz musiał zatrudnić organizację.

3. Firmy zajmujące się outsourcingiem zasobów ludzkich (HRO)

Firmy te działają specjalnie w tej niszy i mogą oferować rozwiązania od częściowego zarządzania działami do pełnego zarządzania działami. Obserwuje się, że w dużych organizacjach role strategiczne pełnione są wewnętrznie, natomiast role taktyczne i administracyjne przypisane są firmom HRO. Firmy te pobierają opłaty na podstawie usług wybranych przez spółkę-matkę i liczby pracowników.

4. Organizacja Pracodawców Zawodowych (PEO). Outsourcing HR

Zatrudnienie PEO jest korzystne, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Organizacje te działają wyłącznie na zasadzie wspólnego zatrudnienia. Kiedy zatrudniasz PEO, staje się on zarejestrowanym pracodawcą Twoich pracowników, podczas gdy Ty pozostajesz ich lokalnym pracodawcą. Mówiąc najprościej, pracownicy ci są wynajmowani z powrotem po zatrudnieniu przez PEO. Korzystając z tych organizacji, MŚP mogą skutecznie zarządzać swoją siłą roboczą, zapewniając jednocześnie swoim pracownikom świadczenia, na które normalnie nie byłoby ich stać. PEO pobierają określoną opłatę lub procent wynagrodzenia.

5. Organizacja Usług Administracyjnych (ASO)

ASO zapewni pełną obsługę administracyjną Twojej firmie. Realizując takie funkcje, jak płace, składanie podatków i przetwarzanie depozytów bezpośrednich, ASO będą również zarządzać zgodnością, ubezpieczeniami i świadczeniami zdrowotnymi.

Pomiędzy Tobą a ASO nie istnieje żaden wspólny stosunek pracy. Zazwyczaj małe firmy (około 200 pracowników) preferują PIE, natomiast HRO są zatrudniane przez większe firmy (ponad 1000 pracowników). ASOS to wybór dla start-upów.

5 najlepszych usług outsourcingowych HR. Outsourcing HR

Oto 5 najlepszych usług outsourcingu HR:

1. Outsourcing HR ADP

Otrzymasz kompleksowe rozwiązania HR, a także elastyczne plany i outsourcing usług HR. Oferuje rozwiązania HR dla firm każdej wielkości i zapewnia obsługę klienta na najwyższym poziomie.

2. Outsourcing HR Insperity

Uważa się, że jest odpowiedni dla firm średniego rynku i oferuje pakiety HR dostosowane do potrzeb biznesowych i szyte na miarę. Pracuje 35 lat.

3. Outsourcing zasobów ludzkich firmy Paychex

Możesz wybrać tę opcję w przypadku outsourcingu szerokiego zakresu usług HR, a ponadto jest ona bardzo przydatna dla mniejszych organizacji. Najlepiej sprawdza się także w przypadku płac.

4. Weź udział w outsourcingu HR PEO. Outsourcing HR

Jest to dostawca PEO oferujący pełen zakres usług, uznawany również za najlepszego w zakresie outsourcingu usług związanych z zapewnieniem zgodności z prawem. Przestrzega rygorystycznych standardów zgodności.

5. Outsourcing HR TriNet

Firma jest numerem jeden w oferowaniu elastycznych rozwiązań outsourcingu HR dla szerokiego spektrum branż. Od nich otrzymasz kompleksowe rozwiązanie kadrowe.

Ostatnie myśli!

Outsourcing HR, jeśli zostanie przeprowadzony skutecznie poprzez wybór odpowiednich organizacji i odpowiednich usług, może zdziałać cuda dla każdej firmy, zwiększając produktywność i będąc bardzo opłacalnym. To jest jeden z najbardziej skuteczne sposoby optymalizacji pracy firmy przy minimalnych kosztach czas i budżet.

 

Często zadawane pytania. Outsourcing HR.

1. Co to jest outsourcing HR?

   • Outsourcing HR to praktyka polegająca na przekazywaniu funkcji zarządzania personelem (procesami HR) zewnętrznemu usługodawcy specjalizującemu się w zarządzaniu zasobami ludzkimi.

2. Jakie usługi są najczęściej świadczone w ramach outsourcingu HR?

   • Outsourcing HR może świadczyć różnorodne usługi, w tym rekrutację i selekcję, zarządzanie wydajnością, szkolenie i rozwój pracowników, procesy administracyjne, zarządzanie płacami i inne.

3. Jakie korzyści wiążą się ze stosowaniem outsourcingu HR?

   • Korzyści obejmują obniżone koszty, zwiększoną wydajność, dostęp do ekspertów HR, koncentrację firmy na swojej podstawowej działalności i lepszą ogólną elastyczność.

4. Jak wybrać odpowiedniego dostawcę outsourcingu HR?

   • Wybierając dostawcę outsourcingu HR, ważne jest, aby wziąć pod uwagę doświadczenie i reputację dostawcy, dopasowanie świadczonych usług do potrzeb firmy, koszt, możliwości technologiczne i jakość obsługi.

5. Jakie aspekty outsourcingu HR podlegają kontroli firmy klienta?

   • Należy monitorować jakość świadczonych usług, zgodność z przepisami prawa w zakresie zarządzania personelem, bezpieczeństwa danych i zgodności z wymogami bezpieczeństwa pracy.

6. Czy firmy różnej wielkości mogą skorzystać z outsourcingu HR?

   • Tak, outsourcing HR może być korzystny zarówno dla dużych, jak i małych i średnich przedsiębiorstw. Różni dostawcy oferują pakiety usług odpowiadające różnym potrzebom firm.

7. Jakie wyzwania mogą pojawić się przy wdrażaniu outsourcingu HR?

   • Wyzwania mogą obejmować trudności z wdrażaniem pracowników, monitorowaniem procesów, zachowaniem prywatności danych i koniecznością skutecznej komunikacji z usługodawcą.

8. Jak wdrożyć outsourcing HR przy minimalnych problemach?

   • Aby skutecznie wdrożyć outsourcing HR, należy przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb firmy, wybrać odpowiedniego dostawcę, zapewnić jasne zrozumienie ról i obowiązków oraz zapewnić pracownikom szkolenia i wsparcie.

9. Czy outsourcing HR może wpłynąć na kulturę korporacyjną firmy?

   • Tak, outsourcing HR może mieć wpływ Kultura korporacyjnadlatego ważny jest wybór dostawcy, który potrafi zintegrować się z istniejącą kulturą firmy.

10. Jakie trendy obserwuje się w obszarze outsourcingu HR?

    • Niektóre aktualne trendy obejmują wykorzystanie technologii i sztucznej inteligencji do optymalizacji procesów HR, wzrost liczby usług specjalistycznych (takich jak szkolenia i rozwój) oraz wzrost globalnego outsourcingu HR.