Facilitačné zručnosti potrebné na to, aby ste boli dobrým facilitátorom

Facilitačné zručnosti sú procesom riadenia skupinovej dynamiky, ktorý pomáha členom skupiny dosiahnuť konsenzus a efektívne riešiť problémy. Tieto zručnosti môžu byť užitočné pre každého, kto pracuje so skupinami ľudí, či už ako projektový manažér, tréner, učiteľ, kouč alebo konzultant.

Podľa nedávnej štúdie sa na stretnutiach strávi každý týždeň približne šesť až dvadsať hodín. Významnú časť však pracovná sila, ktorý sa zúčastnil tejto štúdie, tvrdil, že takéto stretnutia sú vo všeobecnosti neproduktívne. Schopnosti facilitácie sú tu zahrnuté, pretože umožňujú vodcom/manažérom viesť ľudí k dohodnutým cieľom spôsobom, ktorý povzbudzuje všetkých členov, aby vlastnili, ponúkali účasť a využívali svoje schopnosti. Preto, keď sa facilitačné zručnosti používajú správne, majitelia obchodné nebudú strácať čas, peniaze a iné zdroje na neproduktívne stretnutia.

V tomto príspevku sa ponoríme do sveta facilitačných zručností a pochopíme, čo to je a ako môžete tieto zručnosti využiť na to, aby boli vaše stretnutia inšpiratívne, orientované na výsledky a produktívne. Tak začnime hneď -

Definícia zručností zjednodušovania. Zručnosti facilitácie

Ako všetci vieme, nástroje sú prostriedky, ktoré umožňujú vykonať určitú úlohu spôsobom, ktorý je prospešný pre každého. Facilitácia je poskytovanie zdrojov potrebných na vykonávanie príslušných činností. Či už vo vašom osobnom alebo pracovnom živote, komunikácia a interakcia zohrávajú dôležitú úlohu. V obchodnom svete sa forma, formát a účel týchto interakcií veľmi líšia od tých v osobnej sfére človeka. Zručnosti facilitácie

Tam je potrebné viesť diskusie stabilnejším a vopred určeným spôsobom, ktorý je prijateľný pre všetky strany zapojené do procesu. Vyžaduje si to určité zdroje, ako je povzbudenie, príležitosti na to, aby ste sa vyjadrili a vyjadrili svoj názor uhol pohľadu, zdravú výmenu informácií a pokračovať v diskusii. V latinčine reliéf znamená uľahčiť úlohu.

Preto je len správne, že facilitačné zručnosti sú zručnosti, ktoré jednotlivec vyžaduje, aby sa skupinové diskusie zlepšili a uľahčili. Títo zručností zahŕňajú manažérske schopnosti, schopnosť rozhodovania a schopnosť riešiť problémy. Úspech alebo neúspech diskusie do značnej miery závisí od správneho využitia schopností facilitátora.

Aké facilitačné schopnosti?

Keď Aristoteles hovoril o vzorcoch ľudského správania, raz povedal:

Sú ľudia s rôznymi názormi a schopnosťami. Treba si uvedomiť, že neexistujú dvaja rovnakí ľudia. Každý má iné spôsoby vyjadrovania a rôzne úrovne chápania. Komunikácia je list, ktorý spája dve ideológie alebo dve myšlienky do jednej. Je mimoriadne dôležité podporovať хорошие vzťahy medzi ľuďmi na zabezpečenie bezproblémovej komunikácie. To umožňuje voľný tok myšlienok, nápadov a stratégií. Zabezpečenie bezproblémovej komunikácie v rámci danej skupiny si však vyžaduje aj obrovskú zručnosť. Schopnosti facilitátora sú kritické za všetkých takýchto okolností.

Na obchodných stretnutiach sú zodpovední facilitátori

• Spoločné a jasné ciele
• Správne a jasne definovaný proces na dosiahnutie týchto cieľov
• Channeling s tým, že účastníci by mali prísť na stretnutie pripravení alebo sa o danú tému zaujímať.
• Šírenie pocitu medzi účastníkmi, že cenia sa ich názory a rozhodnutia

Pozrime sa teraz na správnu definíciu takýchto zručností

Mentálna mapa. 10 nástrojov na vytvorenie

Prečo sú facilitátori dôležití?

Ako už bolo spomenuté vyššie, facilitácia je poskytovanie zdrojov. V obchodnom svete prebiehajú zmysluplné diskusie. Zručnosti facilitácie

Ak sú tieto diskusie márne, spoločnosť utrpí obrovské straty. Preto musí byť niekto, kto bude tieto diskusie regulovať a kontrolovať. Osoba, ktorá vykonáva túto úlohu, sa nazýva facilitátor. Facilitátor musí jasne pochopiť účel diskusie. Je zodpovedný za prelomenie ľadov medzi zúčastnenými stranami, začatie diskusie a jej správne nasmerovanie. Každý, kto to dokáže dosiahnuť, môže byť skvelým pomocníkom.

Pred a počas stretnutia Príprava facilitátora

Facilitátor je osoba, ktorá riadi skupinový proces, vytvára podmienky na dosiahnutie cieľov skupiny a pomáha účastníkom dosiahnuť konsenzus a efektívne riešiť problémy. Facilitátor môže byť profesionál na plný úväzok alebo môže zahŕňať úlohu, ktorú zohráva člen skupiny, ktorý pôsobí ako facilitátor pri usmerňovaní procesu.

Môže organizovať rôzne typy podujatí a stretnutí, ako sú stretnutia, školenia, konferencie, semináre atď. Facilitátor neposkytuje riešenie, ale riadi proces, ktorý pomáha členom skupiny nájsť riešenie spoločne.

Hlavnou úlohou facilitátora je vytvárať podmienky pre otvorenú a produktívnu komunikáciu medzi členmi skupiny, kde každý môže vyjadriť svoj názor a skupina môže pracovať na dosahovaní spoločných cieľov. Facilitátor môže použiť rôzne metódy a techniky, aby pomohol skupine dosiahnuť konsenzus a vyriešiť problémy, ako je skupinová diskusia, brainstorming, práca v malých skupinách, hry atď.

Facilitátor to musí urobiť

Pred začatím diskusie však musí facilitátor urobiť niekoľko príprav, ako je uvedené nižšie.

1. Do diskusie sa zapoja rôzne zainteresované strany a iní členovia tímu, ktorí budú mať dôležité pripomienky. Facilitátor sa musí stretnúť s týmito členmi a pochopiť a preskúmať tieto body. Zručnosti facilitácie
2. Diskusia musí byť jasne naplánovaná. Plánovanie diskusie by malo mať jasný plán. Musí mať všetky detaily a nesmie chýbať ani jeden bod, ktorý sa bude preberať na seminári alebo stretnutí.
3. Ďalším dôležitým aspektom organizácie príjemného a plodného stretnutia je miesto, kde sa bude konať. Preto je potrebné zarezervovať si správne miesto a následne prispôsobiť infraštruktúru vašej relácii.
4. Niektoré stretnutia sa konajú len s ústnymi diskusiami. To si vyžaduje obrovské schopnosti lámania ľadu. Ak sú na schôdzi potrebné ďalšie veci, ako sú pracovné hárky a prezentácie v PowerPointe, musí byť k dispozícii potrebná technológia.
5. Ak má stretnutie trvať celý deň alebo dlhšie, mali by sa zabezpečiť nápoje a jedlo.
6. Po začatí diskusie alebo stretnutia musí moderátor prevziať zodpovednosť za jej posun správnym smerom. Musí udržiavať správnu energiu a správny priestor pre účastníkov.
7. Diskusia by mala byť užitočná a plodná. Je na mediátorovi, aby sa na profesionálnom stretnutí vyhol zbytočným rozhovorom. Musí existovať zdravá výmena myšlienok a informácií.
8. Keď sa stretnutie skončí, facilitátor by mal byť pripravený so záverečným vyhlásením, v ktorom zhrnie všetky detaily diskusie. Okrem toho musí zabezpečiť okamžitú realizáciu rozhodnutí alebo výsledkov stretnutia. Pomôže to, aby stretnutie bolo hmatateľným úspechom.

Facilitačné zručnosti potrebné na to, aby ste boli dobrým facilitátorom

Facilitátor má na svojich pleciach značnú zodpovednosť. Preto musí byť vybavený niektorými potrebnými zručnosťami. Tieto zručnosti sú nasledovné.

1. Poznajte účastníkov. Zručnosti facilitácie

Akákoľvek diskusia alebo stretnutie, ktoré je potrebné uskutočniť, má niektorých dôležitých účastníkov, ktorých hierarchia a úloha musí byť mediátorovi známa. Niekedy sa stáva, že strany zapojené do tohto procesu sa navzájom nepoznajú. Úlohou facilitátora je zabezpečiť medzi nimi pohodlie a priateľskosť. Na to musí moderátor vedieť, kto sú účastníci. Musí mať všetky potrebné informácie, aby ich mohol identifikovať a navzájom si ich predstaviť.

2. Stanovte si jasné pokyny

Každé stretnutie prebieha podľa špecifického harmonogramu. Treba to pozorne a správne dodržiavať. Vďaka tomu bude stretnutie produktívnejšie. Okrem toho v niektorých diskusiách existujú pravidlá pre rokovania a dohody. Aj tie by mal moderátor oznámiť všetkým účastníkom. Okrem toho by mali existovať usmernenia týkajúce sa zdvorilého a úctivého správania. Žiadny účastník by nemal prekročiť tieto hranice, bez ohľadu na to, ako prebieha diskusia. Toto je jedna zo základných pravidiel každého stretnutia.

3. Vytvorte inkluzívne prostredie. Zručnosti facilitácie

Na každom stretnutí by mal mať každý rovnaký hlas. Musí dôjsť k spravodlivému rozdeleniu práv zúčastniť sa diskusie a navrhnúť ďalší bod. Na dosiahnutie tohto cieľa musí existovať inkluzívne prostredie. Pomôže to každému hovoriť a postaviť sa za to, čo sa cíti odvážne a nebojácne. Spomína aj pohodlie a dôveru medzi účastníkmi. Tým sa odstráni akýkoľvek náznak hanblivosti alebo trápnosti z vyjadrenia akéhokoľvek bodu na stretnutí.

4. Aktívne počúvanie

Všetci si myslíme, že rozprávanie je životne dôležitá činnosť, byť súčasťou stretnutia alebo diskusie. Ale aj počúvanie je rovnako dôležité. Iba tí, ktorí vedia dobre počúvať, môžu skutočne dobre hovoriť. Zdôrazňuje teda dôležitosť aktívneho poslucháča. Účastník musí vždy cítiť, že to, čo hovorí, počúva s plnou koncentráciou. Facilitátor musí zabezpečiť, aby si každý pozorne vypočul všetky body. Okrem toho si môže robiť poznámky o tom, čo bolo povedané, pre budúce použitie.

5. Time management. Zručnosti facilitácie

Hovorí sa, že čas sú peniaze v biznise a profesionálnej sfére, každá minúta a každá sekunda sa počíta. Preto musí existovať optimálne a najlepšie využitie dostupného času. Malo by sa dbať na to, aby sa všetky problémy riešili a diskutovali účastníci dostatočne podrobne. Okrem toho, ak sa tím príliš dlho zdržiava v určitom bode, čo vedie k strate času, facilitátor by mal zdvorilo prerušiť prácu a pokračovať v diskusii. Okrem toho treba čo najdôkladnejšie dodržiavať zasadací poriadok. Plán musí byť pripravený s určitým časom vyrovnávacej pamäte, aby sa kompenzovali určité nevyhnutné časové straty.

6. Udržiavanie súhrnu všetkých akčných položiek. Zručnosti facilitácie

Počas stretnutí sa často objavujú konkrétne akcie súvisiace s problémovými vyhláseniami. Facilitátor s vynikajúcimi facilitačnými schopnosťami by si mal byť vedomý týchto položiek aktivity a mal by tiež zabezpečiť, aby boli viditeľné pre všetkých účastníkov. Musíte tiež zabezpečiť, aby prvok akcie uvádzal, čo je potrebné urobiť, kto by to mal urobiť a kedy by to malo byť dokončené. Okrem toho by ste mali zhrnúť akčné body na konci diskusie, aby ste sa uistili, že všetci sú na rovnakej stránke, pokiaľ ide o dôležitosť, ciele a načasovanie položiek.

7. Zostávajúci cieľ

Byť objektívny je jednou zo základných zručností facilitátora, ktoré by mal facilitátor zahŕňať. Facilitátor by mal byť vnímaný ako úplne objektívny a nemal by byť vnímaný ako ktokoľvek v „tábore“ stretnutia. Keď je facilitátor vnímaný ako jednostranný, dôvera ostatných účastníkov (najmä tých na opačnej strane) sa rýchlo stráca. Vo chvíli, keď stratíte dôveru, je ťažké ju znova získať. To je dôvod, prečo zostať objektívny a nie odhaľovať svoje predsudky je jednou z najdôležitejších facilitačných zručností, na ktoré sa treba zamerať.

8. Nájdite prostredníctvom otázok, nie prednášok alebo kázní. Zručnosti facilitácie

Je dôležité, aby sa facilitátori nestali viac kazateľskými tým, že odhaľujú svoju inteligenciu v tejto téme. Namiesto toho je jednou z najdôležitejších facilitačných zručností, ktoré by ste mali mať, využitie vášho prehľadu na to, aby ste pomohli ostatným členom dospieť k typickému riešeniu založenému na problémoch. Facilitátori to musia urobiť tak, že budú klásť otázky prostredníctvom otázok, ktoré sú relevantné pre daný problém a sú navrhnuté tak, aby odhalili nové skutočnosti. Stretnutie by malo byť o riešení problému účastníkov a položenie otázky je jedným z najlepších spôsobov, ako to urobiť.

9. Zabráňte tomu, aby nadriadený/manažér zneužil stretnutie/diskuziu

Ako facilitátor musíte zabezpečiť, aby vedúci alebo manažéri nezobrali stretnutie tým, že budú komunikovať o svojich pocitoch a nastaviť priebeh stretnutia podľa svojho plánu. Stretnutie by malo ponúknuť rovnakú príležitosť každému členovi a facilitátori by mali mať facilitačné schopnosti, aby to zabezpečili.

10. Majte na starosti konverzáciu. Zručnosti facilitácie

Facilitátori musia udržiavať stretnutie v napredovaní tým, že prevezmú zodpovednosť za konverzáciu, aby stretnutie napredovalo. V momente, keď diskusie na stretnutiach stratia dynamiku, facilitátori by mali presunúť diskusiu späť k vysvetleniu problému. Dokonca niekedy budete musieť niekoho prečiarknuť; je to však vaša zodpovednosť a musíte tak urobiť bez straty kontroly. Kontrola vám umožní rešpektovať všetkých účastníkov, a preto sa manažment konverzácie považuje za jednu zo silných facilitačných zručností pre facilitátorov.

Ako byť charizmatický? 

Techniky, ktoré má facilitátor použiť na optimalizáciu facilitačných zručností

Pri vedení stretnutia alebo diskusie musí mať facilitátor niektoré z vyššie uvedených zručností. Okrem toho by mal byť pripravený aj s touto sadou nástrojov, ktoré sa mu budú hodiť v prípade potreby úspešného stretnutia.

1. Technika rozbíjania ľadu: Hovorí sa, že dobrý začiatok je polovica úspechu. To platí aj pri obchodných stretnutiach alebo diskusiách. Sú chvíle, keď sa zúčastnené strany nemusia veľmi dobre poznať. Tu musí facilitátor použiť tieto techniky lámania ľadu.
2. Techniky stratégie: Každé stretnutie má špecifickú stratégiu, ktorú je potrebné dodržiavať, aby bolo úspešné. Určujú priebeh a program rokovania. Zručnosti facilitácie
3. Kreatívna technika. Obchodné stretnutia môžu byť často veľmi všedné alebo monotónne. Všetci ľudia potrebujeme v týchto situáciách iskru. Facilitátor môže využiť svoju kreativitu a vymyslieť nejakú zábavu, ktorá dodá farbu a tiež kreatívne riešenia niektorých problémov.
4. Metódy riešenia problémov: problémy a konflikty sú možné všade. Sú neoddeliteľnou súčasťou každej životnej cesty a výnimkou nie sú ani odborné stretnutia a diskusie. Facilitátor by si mal byť vedomý niektorých techník riešenia problémov a riešenia konfliktov, aby mohol takéto situácie riešiť.
5. Metódy rozhodovania. Každé stretnutie sa koná s cieľom prijať rozhodnutie alebo dokončiť stratégiu. Facilitátor musí mať techniky, ako viesť diskusiu k pevným rozhodnutiam v obmedzenom čase s čo najmenším množstvom konfliktov.

Posledné myšlienky o facilitačných zručnostiach!

Zjednodušenie je dôležitý pojem pri organizovaní obchodných stretnutí alebo diskusií. Stať sa facilitátorom si preto vyžaduje špecifický súbor zručností a súbor nástrojov, ktoré vám pomôžu uľahčiť užitočné, pokojné a úspešné stretnutie. Pokiaľ manažéri alebo facilitátori disponujú potrebnými facilitačnými schopnosťami, firmy môžu optimalizovať výsledky svojich stretnutí, čo v konečnom dôsledku zoptimalizuje celkový výkon organizácie na dosiahnutie spoločného cieľa.

АЗБУКА

Je obsahový marketing tou správnou voľbou pre moje podnikanie?