Timska komunikacija je ključ do timskega uspeha. Učinkovita komunikacija pomaga izboljšati razumevanje med člani ekipe, zmanjšati konflikte in povečati produktivnost.
Naučiti se učinkovitega komuniciranja v skupini je lahko izjemno. Navsezadnje obstaja veliko knjig, ki trdijo, da ponujajo najboljše prakse. Na to temo so na voljo celotne univerzitetne diplome. Ali je ob toliko informacijah realno, da se kateri koli tim nauči komunicirati na najučinkovitejši način?
Kot veliko stvari v poslovnem svetu vam tudi o komunikacijah ni treba vedeti vsega. Za učinkovito ukrepanje morate le vedeti dovolj. Za poenostavitev principov učinkovite timske komunikacije smo jih znižali na "3 W". To so tri preprosta vprašanja, s katerimi lahko usmerite pristop svoje ekipe k komunikaciji, kar zagotavlja največjo produktivnost in minimalno zmedo. Čeprav lahko posebne komunikacijske metode pridejo in gredo, bodo ta tri vprašanja vedno veljavna.
Prizma identitete blagovne znamke: kaj je in kako jo uporabljati
Kdaj bomo komunicirali? Timska komunikacija
Ena od prvih stvari, o kateri se morate dogovoriti, je pogostost komunikacije znotraj ekipe. Ne mislite, da se bo to izšlo. Različni člani ekipe imajo lahko različna pričakovanja glede pogostosti komunikacije. Če pride do neskladja med pričakovanji člana ekipe, lahko pride do frustracije. Nekateri člani ekipe se bodo zaradi pogostosti komunikacije počutili preobremenjene, medtem ko se bodo drugi morda počutili prezrte.
Da bi zagotovili, da imajo vsi skupna pričakovanja glede komunikacije, se na samem začetku projekta dogovorite o naslednjem:
-
Pazi.
Ob kateri uri naj se člani ekipe odzovejo? Kdaj je v redu prenehati preverjati aplikacijo za timsko komunikacijo? To vprašanje je še posebej pomembno za oddaljene ekipe, ki delajo v različnih časovnih pasovih.
-
Timska komunikacija. Dnevi .
Se obeta druženje ekipe ob vikendih? Če je tako, ali je to splošno pravilo ali izjema, ki bi se smela zgoditi le v skrajnih okoliščinah? S tem se morajo strinjati vsi. Če nekateri člani ekipe pričakujejo druženje ob koncih tedna, drugi pa ne, sta lahko produktivnost in morala resno prizadeti.
-
Situacije .
Preveč komunikacije je lahko moteče in lahko povzroči, da zaposleni postanejo mentalno nezavzeti in prenehajo posvečati pozornost timski komunikaciji. Da bi se temu izognili, se dogovorite za situacije, ki so primerne za komunikacijo. Poskusite najti raven komunikacije, ki bo ustrezala vsem, tako da bo celotna ekipa imela občutek, da so njihove potrebe slišane.
Čeprav je pomembno, da zgornje koncepte vzpostavimo na začetku projekta, to ne pomeni, da morajo biti zabetonirani in neprilagodljivi ali nespremenljivi do konca projekta. Namesto tega uporabite smernice, ki ste si jih izmislili, kot osnovo, vendar razmišljajte o tem, kako stvari potekajo, ko projekt napreduje. Resnično življenje le redko upraviči naše napovedi in pričakovanja in neizogibno je, da nekatere stvari ne bodo delovale, kot je bilo načrtovano, in bo treba narediti spremembe.
Timski komunikacijski načrt
Redno in proaktivno preverjajte celotno ekipo, da zagotovite, da so vsi zadovoljni s tem, kako stvari potekajo. Naslednja vprašanja so vam lahko v pomoč, če želite oceniti, kako dobro deluje vaš timski komunikacijski načrt:
-
Timska komunikacija. Kaj je dobro v naši trenutni komunikaciji?
Če postavite to vprašanje, dobite resnične povratne informacije o tem, kaj je všeč članom ekipe. Postavljanje tega vprašanja tudi pomaga oblikovati razpravo v pozitiven in konstruktiven kontekst. Lahko se je enostavno osredotočiti na tisto, kar ne deluje, zato se prepričajte, da pozornost ljudi usmerite na dobro in slabo.
-
Kaj bi spremenili glede naše trenutne komunikacije?
Včasih imajo lahko člani ekipe težave ali težave v zvezi s komunikacijo, vendar se sramežljivi ali negotovi pogovarjati o njih. Če prevzamete pobudo in postavite vprašanje, ljudem daste dovoljenje in prostor za iskanje področij za izboljšave.
-
Timska komunikacija. Se lahko spomnite konkretne situacije, ko ste bili zadovoljni ali razočarani nad našim komunikacijskim procesom?
Težko si je predstavljati, o čem točno člani ekipe govorijo brez konkretni primeri za delo. Namesto da iščete splošne povratne informacije, poskusite pridobiti konkretne primere, ki ponazarjajo navedene točke.
Vzpostavitev osnovnih pravil glede pogostosti izravnanih stikov učinkovito obravnava dvojni problem preveč in premalo komunikacije. Najti ravnovesje je bistvenega pomena, če želite kar najbolje izkoristiti svojo ekipo. Iskanje proaktivnih področij za izboljšave med napredovanjem projekta vam omogoča, da prilagodite svojo komunikacijo in jo izboljšate na podlagi okoliščin v resničnem svetu. Timska komunikacija
Kje bomo komunicirali?
Dandanes obstaja ogromno načinov, s katerimi lahko ekipe komunicirajo. Možnosti so neskončne, od podedovane e-pošte do najnovejših šifriranih aplikacij za sporočanje. Vendar pa je prevelika izbira lahko slaba stvar. Ekipe morajo jasno definirati, katere komunikacijske metode naj uporabljajo in za kakšen namen. Če na tem področju ne postavite jasnih smernic, tvegate, da bo del ekipe komuniciral na en način, drugi pa drugače. To lahko povzroči prekrižane žice, zgrešene informacije ter splošno zmedo in neučinkovitost.
Katere ideje vam bodo torej pomagale izbrati najprimernejše komunikacijske metode za potrebe vaše ekipe? Navsezadnje ni rešitve, ki bi ustrezala vsem. Različne situacije imajo različne zahteve.
Upoštevajte naslednje:
-
Primernost .
Različno način komunikacije imajo različne uporabe. Na primer, video klic ni potreben za hitro in kratko interno komunikacijo. Neposredno sporočanje je boljše za podjetja. Vendar pa bo takojšnje sporočanje preveč neformalno in neosebno za globoka osebna srečanja, kot so mentorske seje. Telefonski klic, video klic ali srečanje iz oči v oči bodo delovali bolje. Razmislite o različnih vrstah komunikacije, ki jih bo izvajala vaša ekipa, in za vsako izberite najprimernejšo rešitev.
-
Timska komunikacija. Enostavnost .
Učenje nove komunikacijske aplikacije ni brez stroškov. Obstaja potencialni strošek same aplikacije, pa tudi čas in energija, ki sta potrebna, da se je ekipa nauči. Zato je dobro, da so stvari tako preproste, kot morajo biti. Čas, ki ga prihranite z izbiro aplikacije, ki jo je enostavno naučiti, je čas, ki ga lahko porabite za pomembno delo. Naj bo komunikacija preprosta.
-
Za nakup .
Izkazalo se je, da se spremembe učinkoviteje obvladujejo, če jih ljudje sprejmejo. Če spreminjate načine komunikacije, se poskusite vnaprej posvetovati s svojo ekipo. Če ljudje menijo, da so prispevali in bili slišani, bodo verjetno manj odporni proti uvedbi novega komunikacijskega orodja.
Pomembno je, da se izognete napaki predpostavke, da bo pravo orodje ali tehnologija rešilo globlje težave v komunikaciji ekipe. Komunikacijska orodja, ki jih izberete, bodo olajšala situacijo, vendar ne bodo nadomestila pozitivne in podporne organizacijske kulture. Poleg tega se je izredno pomembno izogibati iskanje popolnega odločitve, ko je ustrezna rešitev dovolj dobra. Skoraj vedno se bo našlo kakšno drugo orodje z bolj bleščečimi funkcijami ali legija oboževalcev, ki bodo navdušeni nad njim. Vendar pa obstajajo resnični stroški, povezani z zamenjavo komunikacijskih metod.
Razlogi, da se izogibate prepogostemu menjavanju komunikacijskih metod v iskanju popolne rešitve, vključujejo naslednje:
-
Timska komunikacija. Finance .
Preklapljanje med različnimi komunikacijskimi aplikacijami in orodji vas lahko stane denarja. To je lahko v obliki naročnin na aplikacije, ki niso v celoti uporabljene, enkratnih stroškov nakupa, ki jih ni mogoče povrniti, in nakupa metod usposabljanja za programsko opremo, ki ne obstaja več. Timska komunikacija
-
Čas .
Čas je pomemben vir za vodenje organizacij. Kadarkoli zamenjate komunikacijsko aplikacijo, se čas zapravlja na različne načine. Potreben je čas za učenje nove aplikacije, čas za dokončanje namestitve in drugih tehničnih vidikov preklopa ter čas za razpravo in potrditev preklopa med metodami.
- Timska komunikacija. znanje .
Ko člani vaše organizacije uporabljajo določena komunikacijska sredstva, povečajo svojo raven znanja in izkušenj. Ljudje sčasoma razvijejo raven poznavanja in usposobljenosti katerega koli posebnega komunikacijskega orodja. Vsakič, ko se odločite za povezavo in izberete novo orodje za učenje, se vse nabrano organizacijsko znanje izgubi.
Izbira pravih komunikacijskih aplikacij za vašo ekipo lahko vodi do povečane morale, večje produktivnosti in ohranjanja organizacijskega znanja. Ker je na kocki tako veliko, je pomembno, da se pravilno odločimo in poskrbimo, da vsi vedo, katero orodje uporabiti v dani situaciji. Timska komunikacija
S kom naj komuniciramo?
Nič ni hujšega kot biti del ekipe, a ne vedeti natančno, kakšno vlogo igrajo vsi drugi, kakšna pooblastila za odločanje imajo in kdaj bi morali z njimi komunicirati. Zmeda o tem, s kom se pogovoriti, ko pride do določene situacije, je eden najhitrejših načinov za povzročitev zmede in neučinkovitosti. Če ljudje ne razumejo v celoti, kako dobro komunicirati, tvegajo, da bodo molčali, ko je nekaj narobe, ali pa bodo o tem poročali napačni osebi, zaradi česar ne bodo ukrepali.
To težavo še povečuje sodobna razširjenost dokaj mobilnih oddaljenih ekip, ki nikoli ne morejo biti fizično na isti lokaciji. Kako lahko glede na te izzive pomagate svoji ekipi vedeti, s kom se pogovarjati v dani situaciji?
-
Organizacijske sheme .
Lahko je koristno imeti vizualni grafikon, ki prikazuje, kdo dela kaj v vaši ekipi. Ni nujno, da je zapleteno ali strašljivo. Lahko preprosto pokaže, kdo je odgovoren za kaj, kdaj je treba z njimi stopiti v stik ter čas in sredstva, da to dosežejo. To bi moralo biti na voljo nekje, na primer v omrežju podjetja.
-
Kultura.
Ena najslabših stvari za učinkovitost ekipe je, ko so ljudje tiho. Ustvarite kulturo, v kateri se ljudje čutijo močne, da spregovorijo in dosežejo. Če ljudje prejmejo pozitivne povratne informacije, ko se obrnejo, jih to spodbudi, da to storijo znova, kar sčasoma ustvari komunikacijsko kulturo. Timska komunikacija
- Timska komunikacija. izobraževanje .
Vaša ekipa mora biti ustrezno usposobljena za vse vidike svojega dela, vključno s komunikacijskimi orodji, ki jih bodo uporabljali. Poskrbite, da bodo ljudje pravilno izvedli glavni del ekipnega treninga. Tako boste zagotovili, da bo druga izbira za vašo ekipo, ko se bo pojavila potreba.
Poleg vzpostavitve pravega načina komuniciranja je pomembno določiti tudi nekaj stvari, ki se jim je treba izogibati. Ne naredite napake in domnevajte, da bodo ljudje samodejno vedeli, česa ne smejo storiti. Različni ljudje imajo različna pričakovanja, kar še posebej velja, če je ekipa sestavljena iz ljudi iz različnih kultur in okolij.
Nekateri ključni premisleki na tem področju vključujejo:
- Jezik . Nekaterim ekipam je všeč neformalen jezik, kot sta kletvice in sleng, drugim pa ne. Jasno povejte, kaj je prepovedano, da se pozneje izognete nadaljnjim nesrečam.
- teme . Je klepet po urah dovoljen ali ne? Ali obstajajo občutljiva področja razprav, kot sta politika ali vera, za katera želite, da se jih ljudje izogibajo? Bodite zelo jasni glede tega, da se ljudje ne bodo počutili zapuščene glede tega, kaj je in kaj ni sprejemljivo.
Če ljudem ne damo priložnosti za pogovor s pravo osebo, lahko to škoduje produktivnosti ekipe. Ljudje delajo najbolje, ko lahko svobodno izmenjujejo ideje in iščejo rešitve za probleme. Olajšajte jim, da naredijo prav to.
Timska komunikacija ni nujno težka.
Upajmo, da vidite, da učinkovita timska komunikacija ni nujno zapletena. Pravzaprav je oteževanje stvari, kot bi moralo biti, recept za neuspeh. Naj bodo stvari preproste. Postavite jasne in jedrnate odgovore na 3W. Poslušajte svojo ekipo. Vključite povratne informacije o organizacijsko komuniciranjeda se stanje čez čas izboljša. Navsezadnje so orodja in aplikacije odlična orodja za izboljšanje timskega dela, vendar le, če se uporabljajo pravilno. Če združite svojo ekipo za odgovori na ta vprašanja, boste zagotovili, da bodo aplikacije spodbudile komunikacijo in produktivnost vaše ekipe, namesto da bi škodile.
Оставить комментарий