Organizacijsko komuniciranje. Kaj je to? In zakaj je to pomembno

Organizacijsko komuniciranje je sestavni del vsake organizacije in igra pomembno vlogo pri izgradnji uspešnega poslovanja. Komunikacija v organizaciji vpliva na obnašanje ljudi v organizaciji. Komunikacija v organizaciji je bistvena komponenta upravljanja, saj je vloga vodstva načrtovanje in dajanje navodil.

Ljudje, ki delajo v organizaciji, pa naj gre za vodje ali zaposlene v prvi vrsti, morajo vedeti, kako se obnašati, da ustvarijo najboljše delovno okolje v organizaciji.

Komunikacija v organizaciji vpliva tudi na obnašanje ljudi v organizaciji. Vedenje ljudi v organizaciji vpliva na to, kako se ljudje med seboj motivirajo za doseganje ciljev organizacije. Organizacijska komunikacija ima pomembno vlogo pri tem, kako ljudje komunicirajo med seboj na sestankih.

Kaj je prodajna marža? in kako ga izračunati

Po drugi strani pa neučinkovita organizacijska komunikacija vodi v nerazumevanje, neusklajenost in nesposobnost v organizaciji. Zato je pomembna učinkovita komunikacija v organizaciji za učinkovito izvajanje načrtov in prispevanje k uspehu organizacije.

Učinkovita komunikacija je v organizaciji tako pomembna, da dandanes celo kadrovniki komunikacijske veščine obravnavajo kot eno od temeljnih veščin ljudi, ki jih želijo zaposliti. Zaposlitvene objave pogosto vključujejo besedne zveze, kot so poslovna komunikacija, korporativna komunikacija oz organizacijske komunikacijske sposobnosti.

Zaupen dogovor. Kaj je to?

Vrste. Organizacijsko komuniciranje.

Komunikacija je sestavni del vsake organizacije. Nobena organizacija ne more preživeti brez ustrezne komunikacije med zaposlenimi v organizaciji.

Obstajajo štiri različne vrste organizacijskih komunikacij. Nekatere organizacije striktno sledijo eni vrsti komunikacije, medtem ko nekatere organizacije uporabljajo kombinacijo teh vrst komunikacije.

Najprej se poučimo o različnih vrstah komunikacij, ki se dogajajo v organizaciji, da bomo vedeli o njihovem vplivu na organizacijo.

9 vrst organizacijske strukture, ki bi jih moralo upoštevati vsako podjetje

1. Uradna komunikacija. Organizacijsko komuniciranje.

Formalna komunikacija je ena najpogostejših vrst komunikacije, ki poteka v večini organizacij. Formalna komunikacija poteka po vnaprej določenih komunikacijskih kanalih.

Uporabljajo se ti komunikacijski kanali vodstvo in zaposleniljudje, ki delajo v organizaciji, da komunicirajo med seboj. Formalna komunikacija se večinoma pojavlja v organizacijah s hierarhično organizacijsko strukturo.

V takšnih organizacijah navaden zaposleni ne more neposredno komunicirati z višjim vodstvom. Komunikacija med njimi poteka preko srednjega managementa.

2. Neformalna komunikacija

Ta vrsta komunikacije je nasprotje formalne komunikacije. Neformalna komunikacija ne poteka po formalnih kanalih. Organizacije, ki za medsebojno komuniciranje uporabljajo neformalno komunikacijo, ne sledijo vnaprej določenim komunikacijskim kanalom.

To pomeni, da lahko komunikacija med vodstvom in zaposlenimi v organizaciji poteka prek več komunikacijskih kanalov.

Za razliko od formalne komunikacije, kjer komunikacija poteka prek ustreznih kanalov in posrednikov med najvišjim vodstvom in neposrednimi zaposlenimi, lahko neformalna komunikacija poteka neposredno med najvišjim vodstvom in neposrednimi zaposlenimi.

Poleg tega organizacije, ki uporabljajo neformalno komunikacijo, nimajo ustrezno definirane hierarhične strukture. Vsi zaposleni, ki delajo v takih organizacijah, se obravnavajo na enaki ravni.

Zaupanje v povezave in psihologija, zakaj ljudje klikajo na povezave

3. Vertikalna komunikacija. Organizacijsko komuniciranje.

Formalno komunikacijo lahko razdelimo v dve kategoriji, kot sta vertikalna komunikacija in horizontalna komunikacija. Vertikalna komunikacija je vrsta komunikacije med vodji in njihovimi podrejenimi.
Vertikalno komunikacijo lahko nadalje razdrobimo na vertikalno komunikacijo navzgor in vertikalno komunikacijo navzdol. Pri vertikalni komunikaciji navzgor poteka komunikacija od menedžerjev do njihovih podrejenih.
Medtem poteka vertikalna komunikacija od podrejenih do nadrejenih.

4. Horizontalna komunikacija

Druga vrsta komunikacije v organizaciji je horizontalna komunikacija. To je vrsta komunikacije med ljudmi, ki delajo na isti ravni.

Horizontalna komunikacija se šteje za formalno komunikacijo med ljudmi, ki delajo na isti ravni za izmenjavo informacij.

Pomembnost. Organizacijsko komuniciranje.

1. Primarni pomen organizacijskega komuniciranja je obveščenost zaposlenih, ki delajo v organizaciji. Zaposleni so sporočili cilje, ki naj bi jih dosegli, in uporabljene metode za dosego teh ciljev. O metodah jim ne samo povedo, ampak tudi povratne informacije, tako da jih izboljšati delo. Organizacijska komunikacija pomaga razjasniti dvome ali nesporazume med zaposlenimi.
2. Komunikacija v organizaciji igra vlogo vira informacij. Informacije se prenašajo zaposlenih skozi komunikacije. Te informacije zaposlenim pomagajo pri sprejemanju pomembnih odločitev, saj jim te informacije nudijo alternativno pot za dokončanje določene naloge.
3. Komunikacija je bistvena za komunikacijo. S komunikacijo zaposleni v organizaciji komunicirajo med seboj. Socializacija je nujna tudi za ustvarjanje močnih vezi med zaposlenimi, kar je bistveno za rast organizacije. Organizacijsko komuniciranje.
4. Zdrava komunikacija v organizaciji pomaga oblikovati odnos ljudi, ki delajo v organizaciji. Dobro obveščen zaposleni ima pozitiven odnos v primerjavi z manj obveščenim zaposlenim.
5. Pisna in formalna komunikacija v organizaciji je bolj učinkovita v primerjavi z drugimi vrstami organizacijske komunikacije. Zato veliko organizacij porabi denar za objavljanje revij podjetja in revij za izmenjavo pomembnih letnih informacij z zaposlenimi v organizaciji.
6. Organizacijska komunikacija igra ključno vlogo v procesu nadzora, saj je vloga vodij, da dajejo smernice svojim podrejenim in prejemajo povratne informacije od njih. Učinkovita organizacijska komunikacija izboljša te naloge. Podrejeni lahko učinkovito opravljajo svoje naloge, če so dobro komunicirani, prav tako pa lahko razrešijo dvome svojih vodje, ko se soočijo s kakršno koli težavo pri svojem delu.

Problemi organizacijskega komuniciranja

Čeprav je organizacijsko komuniciranje sestavni del vsake organizacije, se organizacija še vedno sooča s številnimi izzivi, ko je treba pripraviti učinkovit komunikacijski načrt.

Organizacijska komunikacija nikoli ne more biti uspešna in učinkovita, če se problemi, povezani z organizacijsko komunikacijo, ne obravnavajo. Spodaj so navedena vprašanja organizacijske komunikacije, ki se jih morate zavedati, preden pripravite načrt organizacijske komunikacije za organizacijo.

1. Ustreznost načrta. Organizacijsko komuniciranje.

Prvi in ​​najpomembnejši izziv, s katerim se lahko srečate pri ustvarjanju komunikacijskega načrta, je njegova ustreznost. Ustvarjanje komunikacijskega načrta, ki je pomemben za vse v organizaciji, je zahtevno. Različni oddelki in različne funkcije znotraj teh oddelkov zahtevajo različne rešitve komunikacijskih težav, ki se lahko pojavijo.

Na primer, v prodajnem oddelku večina prodajalcev dela virtualno in le redko obišče pisarno. Sestanki z vodjo prodaje potekajo tudi preko video ali telefonskih klicev.

Ekipe v organizaciji, ki rade delujejo samostojno in se ne želijo redno srečevati. Zato je priprava načrta organizacijskega komuniciranja, ki je relevanten za vse zaposlene v organizaciji, zahtevna naloga.

2. Velikost organizacije

Naslednji izziv, s katerim se lahko srečate pri pripravi organizacijskega komunikacijskega načrta, je njegova velikost. Še posebej v velikih organizacijah je težko sestaviti učinkovit komunikacijski načrt. Ker je v velikih organizacijah več oddelkov in pododdelkov.

Ti oddelki zaposlujejo na stotine zaposlenih. Nekateri zaposleni delajo v pisarniških prostorih, nekateri pa tako rekoč izven pisarniških prostorov.
V takšnih primerih postane precej težko pripraviti komunikacijski načrt, da bi lahko vzpostavili učinkovito komunikacijo med vsemi zaposlenimi v organizaciji.

3. Odgovornost. Organizacijsko komuniciranje.

Odgovornost je eno najpomembnejših vprašanj, ki jih je treba upoštevati pri oblikovanju komunikacijskega načrta. Kako zagotoviti odgovornost? Kako lahko zagotovite, da sporočilo ali informacija med prenosom nista popačena?

Kaj morate storiti, če se vaši podatki spremenijo? In kako slediti viru napake? Vsa ta vprašanja morajo imeti odgovore. Težko je ohraniti odgovornost brez učinkovitega organizacijskega komunikacijskega načrta.

4. Iskrenost. Organizacijsko komuniciranje.

Nenazadnje je vprašanje organizacijske komunikacije celovitost informacij. S to težavo se srečujejo organizacije, ki izberejo neformalne načine organizacijskega komuniciranja. V neformalnem okolju postanejo možnosti za kršitve podatkov velike.

Zato je velik izziv zagotoviti celovitost informacij, ko se prenašajo v celotni organizaciji.

Vpliv učinkovitega organizacijskega komuniciranja

Učinkovita komunikacija pozitivno vpliva na organizacijo in ljudi, ki v njej delajo. Poiščimo te stavke enega za drugim.

1. Učinkovita komunikacija pomaga zmanjšati nesporazume med zaposlenimi, strankami in poslovnimi partnerji. Posledično se zmanjša tudi število tožb in pritožb.
2. Učinkovita komunikacija v organizaciji krepi zaupanje in moralo zaposlenih v organizaciji. Zaposleni se počutijo bolj zadovoljni v organizaciji, kjer so dobro informirani. Organizacijsko komuniciranje.
3. Učinkovita komunikacija izboljšuje postopke in procese, ki potekajo v organizaciji, kar ima za posledico večjo organizacijsko učinkovitost ter nižje proizvodne stroške.
4. Odlična in jasna komunikacija v organizaciji pomaga zaposlenim razumeti politike, pravila in predpise organizacije. To jim pomaga, da postanejo zvesti podjetju.
5. Ustrezna komunikacija v organizaciji pomaga vzpostaviti zdrave vezi med zaposlenimi in vodstvom. Zaposleni zaupajo vodstvu in odločitvam, ki jih sprejemajo namesto njih. Glavna prednost Ta scenarij je, da organizacija ostane brez sindikatov in ljudje sporočajo svoje težave in zahteve ter iščejo obojestransko koristno rešitev namesto stavk.
6. Zaposleni se ne sramujejo izraziti svojih mnenj in idej. To je koristno za organizacijo, saj ji pomaga pri rasti.
7. Načrtovano organizacijsko komuniciranje je koristno pri izvajanju proizvodnih načrtov.

Posledice neučinkovitega organizacijskega komuniciranja

1. Neučinkovita komunikacija povzroča prepire med zaposlenimi in vodstvom zaradi nesporazumov, ki jih povzroča neučinkovita komunikacija.
2. Neučinkovita komunikacija v organizaciji povzroča nedoslednost znotraj oddelkov. Nedoslednost povzroča hude spore med zaposlenimi, zapravljanje virov in visoke proizvodne stroške.
3. Ko je v organizaciji neučinkovita komunikacija, je težko zadovoljiti potrebe in pričakovanja strank. Prodajni oddelek tega ne bi vedel Tržni oddelek je obljubil stranke.
4. Neučinkovita komunikacija lahko povzroči tudi visoko fluktuacija osebja. Zaposleni se počutijo nezadovoljni in razočarani, če z njimi ne komunicirajo pravilno.

Kako pripraviti učinkovito komunikacijsko strategijo?

Učinkovito komunikacijsko strategijo je mogoče zgraditi le z upoštevanjem tako pomembnih dejavnikov, kot so organizacijska struktura, cilji in cilji ter vrednote organizacije. Spodaj so navedeni koraki, po katerih lahko pripravite učinkovito komunikacijsko strategijo.

1. korak: Analizirajte velikost organizacije. Organizacijsko komuniciranje.

Pri pripravi organizacijskega komunikacijskega načrta je pomembno upoštevati velikost organizacije. V veliki organizaciji z več oddelki je potreben uraden in dobro načrtovan komunikacijski načrt, ki zagotavlja, da vsi zaposleni delajo v vseh oddelkih.

Neformalna komunikacija v tovrstnih organizacijah se lahko izkažejo za neučinkovite in povzročijo različne nesporazume med zaposlenimi v organizaciji.

 3. korak: Vprašajte svoje zaposlene za ideje

Včasih vam lahko upoštevanje idej in mnenj zaposlenih pomaga ustvariti učinkovit komunikacijski načrt. Bolje razumejo pomanjkljivosti obstoječega komunikacijskega načrta in kaj je mogoče storiti za odpravo teh pomanjkljivosti.

4. korak. Naj vas navdihne izkušnja podobne organizacije. Organizacijsko komuniciranje.

Ogledate si lahko komunikacijski načrt organizacij podobne velikosti in se pogovorite z njihovimi vodji ter jih prosite za pomoč. Komunikacijski načrt, ki ga uporabljajo druge organizacije, lahko spremenite tako, da ustreza zahtevam vaše organizacije.

5. korak: Pridobite povratne informacije zaposlenih in vodij

Končno bodo menedžerji in zaposleni tisti, ki vsak dan uporabljajo komunikacijske metode. Tako lahko prepoznajo pomanjkljivosti komunikacijskega načrta in podajo predloge za njegovo izboljšavo.

Kako rešiti težave organizacijskega komuniciranja ob pripravi učinkovitega načrta organizacijskega komuniciranja?

Izzivov, povezanih z organizacijsko komunikacijo, ne smemo prezreti pri razvoju učinkovitega komunikacijskega načrta.

Vendar je te težave mogoče rešiti z upoštevanjem naslednjih praks pri ustvarjanju celovitega komunikacijskega načrta za organizacijo.

1. Pogosto načrtujte sestanke. Organizacijsko komuniciranje.

Nerazumevanje ali pomanjkanje komunikacije med zaposlenimi v dveh ali več oddelkih je ena najpogostejših težav, s katerimi se srečuje večina organizacij.

Morda delata na istem projektu, vendar se zaradi pomanjkanja komunikacije ne zavedata dela, ki sta ga opravila drug drugega. Za odpravo tega problema mora vodstvo zagotoviti, da imajo zaposleni dovolj priložnosti, da se usedejo in pogovorijo drug z drugim.

Gostite lahko na primer seje vprašanj in odgovorov, sestanke za kosilo in učenje ali svojemu komunikacijskemu načrtu dodate funkcijo kanala med oddelki.

2. Redno ocenjevanje trenutne organizacijske komunikacije.

Ocena vašega trenutnega organizacijskega komunikacijskega načrta vam bo pomagala prepoznati njegove pomanjkljivosti. Za podrobnejšo oceno lahko najdete odgovore na naslednja vprašanja:

Kako pogosto zaposleni zamudijo roke?

Ali zaposleni uporabljajo sodobno tehnologijo za učinkovito komuniciranje?

Odgovori na takšna vprašanja vam bodo pomagali, da se boste zavedli težav v vašem trenutnem komunikacijskem načrtu. Obravnavajte ta vprašanja in ustvarite učinkovit komunikacijski načrt za svojo organizacijo.

3. Vklopite digitalna orodja. Organizacijsko komuniciranje.

Tehnologija ima rešitve za vsako težavo. Zato morate veliko pozornosti nameniti tudi uporabi najnovejših tehnologij za ustvarjanje učinkovitih komunikacij v organizaciji.

Dandanes večina mladih meni, da so osebna srečanja prazna izguba časa. Menijo, da delo, ki ga je mogoče opraviti s pomočjo tehnologije, ne zahteva fizične prisotnosti človeka.

Tako lahko z uporabo najnovejše tehnologije ostanete povezani z zaposlenimi, ki delajo virtualno, pa tudi med oddelki.

4. Uporabljajte različne komunikacijske sloge. Organizacijsko komuniciranje.

Končno, ena standardna komunikacijska metoda ne bo ustrezala vsem ljudem, ki delajo v organizaciji. Različni ljudje različno porabljajo informacije.

Nekateri ljudje lahko dobro delajo med sestanki iz oči v oči, medtem ko nekateri ljudje želijo prejemati posodobitve na spletu. Če želite ustvariti učinkovito komunikacijo v organizaciji, morate uporabiti različne komunikacijske pristope. Ljudem je treba dati čim več možnosti.

Izhod

Učinkovito organizacijsko komuniciranje je temelj organizacije. Brez ustrezne komunikacije nobena organizacija ne more preživeti. Ustvarjanje učinkovitega komunikacijskega načrta za organizacijo zahteva globlje razumevanje strukture, velikosti, ciljev in vrednot organizacije.

Izdelava organizacijskega komunikacijskega načrta pa ni lahka naloga. Prihaja s številnimi izzivi, ki jih je treba upoštevati in obravnavati pri oblikovanju organizacijskega komunikacijskega načrta.

Učinkovita komunikacija igra ključno vlogo pri pomoči organizaciji pri povečanju dobička in zmanjšanju proizvodnih stroškov, medtem ko lahko neučinkovita komunikacija povzroči nesporazume med zaposlenimi.

 

АЗБУКА

 

Pogosto zastavljena vprašanja (FAQ). Organizacijsko komuniciranje.

1. Kaj je organizacijska komunikacija?

   • Odgovor je. Organizacijsko komuniciranje je proces prenosa informacij, idej in mnenj znotraj organizacije med njenimi člani ter zunanja komunikacija s partnerji in strankami.

2. Zakaj je organizacijska komunikacija pomembna za poslovanje?

   • Odgovor je. Učinkovita organizacijska komunikacija spodbuja boljše razumevanje nalog in ciljev, povečuje delovno učinkovitost, krepi timske odnose in pomaga pri reševanju problemov.

3. Kateri so glavni elementi organizacijske komunikacije?

   • Odgovor je.  Elementi organizacijske komunikacije vključujejo verbalno in neverbalno komunikacijo, uporabo tehnologije, formalne in neformalne komunikacijske kanale.

4. Kaj je verbalna in neverbalna komunikacija v kontekstu organizacijskega okolja?

   • odgovor Verbalna komunikacija je izmenjava informacij z uporabo besed, neverbalna komunikacija pa vključuje geste, mimiko, govorico telesa in druge nejezikovne elemente.

5. Kako organizirati učinkovite sestanke in sestanke znotraj organizacije?

   • odgovor  Načrtujte sestanke vnaprej, postavite si jasne cilje, povabite le potrebne udeležence, zagotovite aktivno udeležbo, spremljajte čas in dokumentirajte rezultate.

6. Kako zagotoviti transparentnost organizacijskega komuniciranja?

   • odgovor Pravočasno razširjajte informacije, odprto razpravljajte o spremembah in odločitvah, ustvarite dostopne povratne kanale in vzpostavite jasne komunikacijske strukture.

7. Kako premagati ovire v organizacijskem komuniciranju?

   • odgovor Aktivno poslušajte, uporabljajte različne komunikacijske kanale, spodbujajte medoddelčno sodelovanje, rešujte konflikte in usposabljajte zaposlene. učinkovite veščine komunikacije.

8. Kako organizirati interne komunikacijske akcije za zaposlene?

   • odgovor  Ustvarite zanimivo vsebino, uporabljajte interna komunikacijska orodja (intranet, e-poštnih sporočil), izvajajo seminarje in izobraževanja, spodbujajo povratne informacije.

9. Kako rešiti konflikte, povezane z organizacijsko komunikacijo?

   • odgovor Prepoznajte vire konfliktov, imejte odprte razprave, spodbujajte medsebojno razumevanje, ponudite konstruktivne rešitve in spodbujajte povratne informacije.

10. Kako izvajati učinkovite komunikacijske strategije v organizacijah različnih velikosti?

    • odgovor  Izvedite analizo potreb, določite cilje, implementirajte različna komunikacijska orodja, usposobite osebje in ocenite učinkovitost strategij.