Пословно писање је ефикасна пословна комуникација, важно је да сваки запослени има добре вештине пословног писања.
Сваки запослени мора с времена на време да шаље мејлове, развија пословне предлоге и пише пословне извештаје. Стога су добре пословне вештине писања кључне заједно са добрим комуникацијским вештинама.
Вештине писмене комуникације такође могу да направе велику разлику приликом пријављивања за посао. За неке, ово може бити последњи корак у потврђивању њиховог рада.
Вештине пословног писања
Било да креирате пословни документ или пишете једноставну белешку, добре вештине пословна писма могу бити далеко. То је више од добре структуре реченице, професионалног тона и правилне граматике.
Испод су неке важне вештине пословног писања на којима би требало да радите.
1. Једноставан језик
Прво правило да постанете велики пословни писац јесте да научите да увек користите једноставан језик. Добро писање обично не укључује тону компликованих речи.
Стварање лако читљивог садржаја значи да га учините лаким за разумевање.
Да бисте то урадили, можете користити опште познате кратке речи. Ако не постоји краћа реч за сложену реч, употребите кратку фразу да је опишете.
Поред тога, можете се фокусирати на избегавање придева и покушај да користите активни глас.
Ефикасно писање је када можете лако да комуницирате и изразите своју поруку брзо и ефикасно. тачка гледишта.
Стога, такође треба да покушате да избегнете скривене глаголе. Другим речима, персонализовање ваше е-поште аутоматски ће решити овај проблем.
На пример, уместо да кажете: „Хтели бисмо да помогнемо“, могли бисте да кажете: „Желели бисмо да вам помогнемо.“
Овај други није само краћи и директнији, већ и изгледа пријатељски.
Коришћење таквог директног и јасног језика је ефикасније, брже и делотворније. Било да је ваш читалац другачији запосленог или клијента, увек је боље поједноставити текст за своју публику.
2. Способност разликовања мишљења од чињеница
Пословни писци морају да предузму додатне мере предострожности током процеса писања јер већина пословног писања искључује лична мишљења.
Иако овде не пишете никакве академске радове, ипак морате бити сигурни да су чињенице јасне.
У међувремену, пословни документи не би требало да садрже лична мишљења. Једини разуман додатак личном мишљењу је када дате препоруке.
У свим осталим случајевима боље је не додавати мишљења. Међутим, у неким ретким случајевима можда ћете морати да изразите своје мишљење.
У таквим случајевима треба да знате разлику између изражавања објективног и личног мишљења.
У сваком случају, пословни писци морају бити у стању да разликују мишљења од чињеница.
Изузетно је важно ово одржавати како бисте избегли неспоразуме. Без обзира да ли су ваши читаоци интерни или екстерни актери, уверите се да ваше писање не буде двосмислено.
Штавише, ако изразите своје гледиште о нечему, будите сигурни да јасно кажете да је то ваше мишљење.
3. Пословно писмо. Концизност и сажетост
Без обзира на стил писања, морате научити да будете концизни. Свако пословно писмо треба да буде кратко и јасно.
Коришћење сажетог језика у основи значи уклањање свих непотребних речи и фраза које не служе директној сврси.
На пример, приликом писања емаил могли бисте да напишете: „Шаљем ову е-пошту да вас обавестим да морате да пошаљете свој рад до понедељка.“
Први део ове реченице не мора да буде овде, пошто је очигледно да шаљете е-пошту.
Уместо тога, требало би да напишете: „Морате да предате свој посао до понедељка.
Међутим, ово је крајње једноставан пример. Концизност и сажетост су од велике важности при писању докумената као што су пословни извештаји.
То је зато што већина ваших читалаца неће имати времена да прелети више страница или пасуса.
Добро правило је да информације буду лако доступне.
Поред тога, ево неколико ствари које можете да урадите:
- Увек се фокусирајте на чињенице и информације.
- Држите се теме
- Користите три речи или мање у сваком пасусу осим ако нешто објашњавате.
- Користите кратке речи и држите исти избор речи током целог дана
- Избегавајте непотребне прилоге и придеве
- Избегавајте све нејасноће и увек тежите јасноћи.
Нека ваше реченице буду кратке и покушајте да уведете најважније информације на почетку или у првом пасусу.
Ако постоји незгодна реченица, поделите је на неколико и сачувајте релевантне делове.
4. Пословно писмо. Одржавајте циљ
Важно је осигурати да сваки облик пословне комуникације служи јасној сврси.
Требало би да се усредсредите на то да ваше пословно писмо јасно дефинише своју сврху. Такође је најбоље задржати једну сврху за сваки документ.
На пример, ако запосленима шаљете саопштење за целу компанију, обавезно то јасно назначите од почетка.
Већина људи можда неће проћи кроз сву своју пословну комуникацију, посебно ако изгледа као формулисана и понављајућа.
Стога ово можете избећи тако што ћете се уверити да сви документи одмах саопштавају сврху.
Због тога већина чланака почиње објашњењем о чему ће се расправљати.
Што је још важније, не би требало да одступите од овог циља док радите на документу. Користите друге документе ако има о чему да разговарате.
Ваша порука треба да се односи само на једну по једну главну идеју. Зато избегавајте претрпано размишљање и вежбајте једнонаменске поруке.
5. Знајте ко је ваша публика
Иако ово може изгледати очигледно, то је и даље важна вештина, посебно ако је ваше пословно писање више спољашње него унутрашње природе.
Иако морате да разумете сврху свог писма, такође је важно да знате ко је ваш читалац.
Ово помаже циљању циља на одређену особу или публику. Ово је исти случај било да некоме пишете е-пошту или шаљете поруку масама.
Штавише, познавати своју публику такође значи разумети како функционишу њени умови.
На пример, ако пишете е-поруку колегама на послу, требало би да буде кратка и неформална.
Исто тако, ако шаљете е-пошту клијенту, требало би да будете формални, јасни и једноставни.
Стога је увек боље познавати своју публику у пословном свету јер ће вам то помоћи да задовољите њихове потребе.
Ваша публика може активно утицати на следеће ствари:
- језик који користите; свака реч може бити другачија када се узме у обзир различита публика.
- Које алате користите и у ком својству.
- Ефикасност онога што пишете током времена.
- Ваш тон разговора је негде између професионалног и потпуно опуштеног.
- Које су важне тачке које желите да поменете?
Поред тога, то такође може утицати на дужину вашег писма. На пример, ако пишете пословни извештај за више руководство, ви требало би да запишете главне тачке на првој страници у виду кратких пасуса.
6. Пословно писмо. Форматирање
Брзи начин побољшати своје вештине пословно писање – развити вештине обликовања. Постоји много уобичајених грешака које се праве током форматирања које могу довести до проблема са слагањем.
Ваши напори за форматирање увек треба да обезбеде максималну ефикасност. Не почињите да пишете док не добијете јасну идеју о томе како документ треба да буде форматиран.
Идеја је да се омогући читаоцима да брзо прегледају било који документ без икаквих проблема.
Али то не значи да треба да додате превише елемената за обликовање; може одвући пажњу вашим читаоцима.
Ово се односи на све облике писања, било да пишете извештаје, е-поруке или креирате презентацију.
Ево неколико ствари које спадају у форматирање:
- Користите подебљано, курзив и подвлачење.
- Истакните одређене елементе текста.
- Коришћење различитих боја за различите речи које желите да обојите.
- Употреба пасуса и нумерације.
- Употреба наслова и поднаслова.
- Одржава структуру реченице и поравнање текста.
Форматирање треба да остане исто у свим документима. На пример, ако пишете извештај, исто обликовање треба применити на тело и на честа питања (ако је применљиво).
7. Пословно писмо. Лектура, уређивање и ревизија
Најбољи алат провере граматике - то си ти. Ова вештина је корисна у свим врстама писања.
Ово је најбољи начин да постанете бољи писац јер активно побољшавате себе и своје писање.
Лектура укључује проверу да ли ваше писање прати смернице за стил, формат и друге сметње.
Поред тога, проверава чињенице, везе и тачност вашег садржаја. Поред тога, ово је такође одличан начин за уклањање непотребног пасивног гласа.
Тада можете направити значајне промене у свом садржају. Иначе, нема смисла да га сами уређујете.
Добра пракса је да се сваки други дан враћате писању. Међутим, ово ће функционисати само ако радите на предлогу или извештају.
Уређивање укључује одржавање онога што је написано или ажурирање након што је завршено. На пример, можда ћете морати да ревидирате извештај након што га покажете свом менаџеру.
Током ових корака, покушајте да проверите грешке у куцању, синтаксу и граматичке грешке. Фокусирајте се на укупну читљивост и ток документа.
Поред тога, требало би да купите и алат за проверу правописа. Ово може олакшати процес лектуре и уређивања, али покушајте прво да усавршите своје вештине уместо да се ослањате на алате.
8. Пословно писмо. Став и тачка гледишта
Познавање своје публике је једна ствар, али је такође важно разумети како ваше писање може да утиче на њих.
Постоје различити нивои значења у вашем писању. Требало би да будете свесни свих њих и утицаја који они могу имати.
Испод су неке ствари које утичу на став и перспективу вашег писања:
- Општа структура реченице; на пример, дуге реченице остављају утисак да је читалац упућен.
- Избор речи током писања.
- Сви изрази, ако их има, које користите, укључујући метафоре и примери.
- Ставови које делите, било да су мишљења или препоруке.
Добра је пракса да увек узмете у обзир читаочево гледиште, а не своје.
Одличне идеје вам обично падају на памет када размишљате из перспективе ваше публике. Исто важи и за објаве на друштвеним мрежама; они раде само ако имају одјек код ваше публике.
Дакле, најбољи начин напред је да размишљате из њихове перспективе и прилагодите своје писање у складу са тим.
Такође повећава вероватноћу да ће се ваш читалац сложити са вама и учинити оно што желите.
Ово га чини важним инструмент за употребу у вашој организацији, посебно ако сте на нивоу менаџмента.
Сажимати
Горе наведене вештине углавном зависе од ваше доследне праксе писања. Што више вежбате, више ћете аутоматски побољшати сваку вештину.
Такође, требало би да се потрудите да читате да бисте постали боља особа. Погледајте шта други раде другачије у свом пословном писању и научите из тога.
Такође, увек треба да ажурирате своје знање о актуелним стварима. Било да се ради о ажурирањима језика или формата, будите у току.
Коначно, покушајте да откријете своје предности и слабости у пословном писању и у складу са тим усмерите своје напоре.
Монолог. Како написати монолог?
Оставить комментарии