Вештине фасилитације потребне да бисте били добар фасилитатор

Вештине фасилитације су процес управљања групном динамиком како би се помогли члановима групе да постигну консензус и ефикасно реше проблеме. Ове вештине могу бити корисне за сваког ко ради са групама људи, било као менаџер пројекта, тренер, наставник, тренер или консултант.

Према недавној студији, отприлике шест до двадесет сати сваке недеље се проводи на састанцима. Међутим, значајан део радна снага, који је учествовао у овој студији, тврдио је да су такви састанци генерално непродуктивни. Овде су укључене вештине фасилитације јер омогућавају лидерима/менаџерима да воде људе ка договореним циљевима на начин на који се сви чланови охрабрују да поседују, нуде учешће и користе своје способности. Стога, када се вештине фасилитације правилно користе, власници посао неће трошити своје време, новац и друге ресурсе на непродуктивне састанке.

У овом посту ћемо се упустити у свет вештина фасилитације и разумети шта су оне и како можете да користите ове вештине да своје састанке учините инспиративним, оријентисаним на резултате и продуктивним. Па почнимо одмах -

Дефиниција вештина поједностављивања. Вештине фасилитације

Као што сви знамо, алати су средства која омогућавају да се одређени задатак изврши на начин који је користан за све. Фацилитација је обезбеђивање ресурса неопходних за обављање релевантних активности. Било у вашем личном или професионалном животу, комуникација и интеракција играју виталну улогу. У пословном свету, форма, формат и сврха ових интеракција су веома различити од оних у личној сфери особе. Вештине фасилитације

Тамо, дискусије треба да се воде на стабилнији и унапред одређен начин који је прихватљив за све стране укључене у процес. За то су потребни неки ресурси, као што су охрабрење, прилике да проговорите и изразите своје тачка гледишта, имати здраву размену информација и наставити дискусију. На латинском, олакшање значи олакшати задатак.

Стога је сасвим исправно да су вештине фасилитације вештине које су потребне појединцу да би групне дискусије биле боље и лакше. Ове вештине укључују вештине управљања, способност доношења одлука и способност решавања проблема. Успех или неуспех дискусије у великој мери зависи од правилног коришћења вештина водитеља.

Које вештине фасилитације?

Говорећи о људским обрасцима понашања, Аристотел је једном рекао:

Има људи са различитим погледима и способностима. Мора се имати на уму да нема два иста човека. Свако има различите начине изражавања и различите нивое разумевања. Комуникација је лист који комбинује две идеологије или две мисли у једну. Изузетно је важно подржати хорошие односе међу људима како би се обезбедила несметана комуникација. Ово омогућава слободан проток мисли, идеја и стратегија. Али обезбеђивање несметане комуникације унутар дате групе такође захтева огромну вештину. Вештине фасилитатора су критичне у свим таквим околностима.

На пословним састанцима, фасилитатори су одговорни за

• Заједнички и јасни циљеви
• Правилно и јасно дефинисан процес за постизање ових циљева
• Каналисање са разумевањем да учесници треба да дођу на састанак припремљени или да буду заинтересовани за тему.
• Ширење осећања међу учесницима да њихова мишљења и одлуке се вреднују

Погледајмо сада тачну дефиницију таквих вештина

Ментална мапа. 10 алата за креирање

Зашто су фасилитатори важни?

Као што је горе поменуто, фацилитација је обезбеђивање ресурса. У пословном свету се воде значајне расправе. Вештине фасилитације

Ако ови разговори буду узалудни, компанија ће претрпети огромне губитке. Дакле, мора постојати неко да регулише и контролише ове расправе. Особа која обавља овај задатак назива се фасилитатор. Фацилитатор мора јасно разумети сврху дискусије. Он/она је одговоран да разбије лед међу укљученим странама, започне дискусију и изведе је на прави пут. Свако ко то може да постигне може бити одличан помоћник.

Пре и током састанка Припрема фасилитатора

Фацилитатор је особа која управља групним процесом, ствара услове за постизање циљева групе и помаже учесницима да постигну консензус и ефикасно решавају проблеме. Фацилитатор може бити професионалац са пуним радним временом или може укључивати улогу коју игра члан групе који делује као фасилитатор који води процес.

Може бити домаћин разних врста догађаја и састанака као што су састанци, обуке, конференције, семинари итд. Фацилитатор не пружа решење, већ управља процесом који помаже члановима групе да заједно пронађу решење.

Основни задатак водитеља је да створи услове за отворену и продуктивну комуникацију између чланова групе, где свако може да изрази своје мишљење, а група може да ради на постизању заједничких циљева. Фацилитатор може користити различите методе и технике како би помогао групи да постигне консензус и реши проблеме, као што су групна дискусија, браинсторминг, рад у малим групама, игре итд.

Фасилитатор мора да уради

Али пре него што започне дискусију, модератор мора да изврши неке припреме као што је наведено у наставку.

1. Постоје различити актери и други чланови тима који ће учествовати у дискусији и дати важне коментаре. Фацилитатор се мора састати са овим члановима и разумети и истражити ове тачке. Вештине фасилитације
2. Дискусија мора бити јасно планирана. Планирање дискусије треба да има јасан план. Мора да има све детаље и да не пропусти ниједну тачку која ће бити обрађена на семинару или састанку који ће бити организован.
3. Следећи инструментални аспект организовања пријатног и плодоносног састанка је место где ће се он одржати. Дакле, потребно је резервисати праву локацију, а затим учинити инфраструктуру погодном за вашу сесију.
4. Неки састанци се одржавају само са усменим разговорима. Ово захтева огромне вештине разбијања леда. Ако постоје додатне ствари које су потребне за састанак, као што су радни листови и ПоверПоинт презентације, неопходна технологија мора бити доступна.
5. Ако састанак треба да траје цео дан или дужи период, треба се договорити за пиће и храну.
6. Када почне дискусија или састанак, фасилитатор мора преузети одговорност да га помери у правом смеру. Он/она мора одржавати праву енергију и прави простор за учеснике.
7. Дискусија треба да буде корисна и плодна. На посреднику је да избегава бескорисне разговоре на професионалном састанку. Мора постојати здрава размена идеја и информација.
8. Када се састанак заврши, модератор треба да буде спреман са завршном изјавом да сумира све детаље дискусије. Поред тога, он/она мора осигурати да се одлуке или исход састанка одмах имплементирају. Ово ће помоћи да састанак буде опипљив успех.

Вештине фасилитације потребне да бисте били добар фасилитатор

Фацилитатор има значајну одговорност на својим плећима. Дакле, он/она мора бити опремљен неким неопходним вештинама. Ове вештине су следеће.

1. Упознајте учеснике. Вештине фасилитације

Свака дискусија или састанак који треба да се одржи има неке важне учеснике чија хијерархија и улога морају бити познате медијатору. Понекад се дешава да се стране у овом процесу не познају. Овде водитељ има задатак да обезбеди удобност и пријатељство међу њима. Да би то урадио, презентер мора знати ко су учесници. Он/она мора имати све потребне информације да их идентификује и упозна.

2. Поставите јасне смернице

Сваки састанак прати одређени распоред. Мора се пажљиво и правилно пратити. Ово ће учинити састанак продуктивнијим. Осим тога, у неким дискусијама постоје правила за преговоре и договоре. Чак и њих презентер треба да саопшти свим учесницима. Поред овога, требало би да постоје смернице у погледу пристојног понашања и поштовања. Ниједан учесник не би требало да пређе ове границе, без обзира како се дискусија одвија. Ово је један од основних правила понашања сваког састанка.

3. Створите инклузивно окружење. Вештине фасилитације

На сваком састанку сви треба да имају једнак глас да говоре. Мора постојати правична расподела права за учешће у дискусији и предлагање друге тачке. Да би се то постигло, мора постојати инклузивно окружење. Ово ће помоћи свима да говоре и заузму се за оно што се осећа храбро и неустрашиво. Такође помиње удобност и поверење међу учесницима. Ово уклања било какав наговештај стидљивости или неспретности од било каквог значаја на састанку.

4. Активно слушање

Сви мислимо да је говор витална активност, бити део састанка или неке дискусије. Али чак и слушање је подједнако важно. Само они који знају добро да слушају могу заиста добро да говоре. Дакле, наглашава важност активног слушања. Учесник увек мора да осећа да се оно што говори слуша са пуном концентрацијом. Водитељ мора осигурати да сви пажљиво слушају све тачке. Поред тога, он/она може да прави белешке о ономе што је речено за будућу употребу.

5. Управљање временом. Вештине фасилитације

Добро је речено да је време новац у пословној и професионалној сфери, сваки минут и свака секунда су важни. Због тога мора постојати оптимално и најбоље коришћење расположивог времена. Треба водити рачуна о томе да учесници довољно детаљно обрађују сва питања и разговарају о њима. Поред тога, ако се тим предуго задржава на одређеној тачки, што резултира губитком времена, фасилитатор треба љубазно да прекине рад и настави дискусију. Поред тога, распоред састанака треба поштовати што је могуће пажљивије. План мора бити припремљен са извесним баферским временом да би се надокнадили неки неизбежни губици времена.

6. Одржавање резимеа свих радњи. Вештине фасилитације

Током састанака често се откривају специфичне радње везане за изјаве проблема. Фацилитатор са одличним вештинама фасилитације треба да буде свестан ових ставки активности, плус он или она треба да се постара да су видљиве свим учесницима. Такође морате да обезбедите да елемент акције даје шта треба да се уради, ко то треба да уради и када треба да се заврши. Поред тога, требало би да сумирате акционе ставке пред крај дискусије како бисте били сигурни да су сви на истој страни у вези са важности, циљевима и временским распоредом ставки.

7. Преостали циљ

Бити објективан је једна од основних вештина фасилитатора коју фасилитатор треба да укључи. Фасилитатора треба посматрати као потпуно објективног и не треба га сматрати да је у било чијем „табору“ за састанак. Када се фасилитатор посматра као једностран, поверење осталих учесника (нарочито оних на супротној страни) брзо се губи. Оног тренутка када изгубите поверење, тешко га је повратити. Због тога је остати објективан, а не откривати своје предрасуде, једна од најважнијих вештина фасилитације на коју се треба фокусирати.

8. Пронађите кроз питања, а не предавања или проповеди. Вештине фасилитације

Важно је да фасилитатори не проповедају више откривајући своју интелигенцију о овој теми. Уместо тога, коришћење вашег увида да помогнете другим члановима да дођу до типичног решења заснованог на проблемима једна је од најважнијих вештина фасилитације коју треба да имате. Фасилитатори то морају учинити постављањем питања кроз упите који су релевантни за изјаву о проблему и дизајнирани да открију нове реалности. Састанак треба да буде о решавању проблема учесника, а постављање питања је један од најбољих начина да се то уради.

9. Држите супервизора/менаџера подаље од отимања састанка/дискусије

Као фасилитатор, морате осигурати да лидери или менаџери не отму састанак тако што ће саопштавати своја осећања и постављати напредак састанка у складу са својим планом. Састанак треба да понуди једнаке могућности сваком члану, а фасилитатори треба да имају вештине фасилитације да то обезбеде.

10. Будите задужени за разговор. Вештине фасилитације

Фасилитатори морају одржавати састанак напред тако што ће преузети одговорност за разговор како би састанак био на правом путу. Оног тренутка када дискусије на састанцима изгубе замах, фасилитатори би требало да врате дискусију на констатацију проблема. Чак ћете понекад морати некога да прецртате; међутим, то је ваша одговорност и то морате учинити без губљења контроле. Контрола ће вам омогућити да поштујете све учеснике, због чега се управљање разговором сматра једном од моћних вештина фасилитације за фасилитаторе.

Како бити харизматичан? 

Технике које фасилитатор користи за оптимизацију вештина фасилитације

Када води састанак или дискусију, модератор мора имати неке од горе наведених вештина. Поред тога, он/она би такође требало да буде припремљен са овим скупом алата који ће му добро доћи када је потребно за успешан састанак.

1. Техника разбијања леда: Добро је речено да је добар почетак пола битке. Ово важи чак и на пословним састанцима или дискусијама. Постоје случајеви када се умешане стране можда не познају добро. Овде водитељ мора да користи ове технике разбијања леда.
2. Технике стратегије: Сваки састанак има специфичну стратегију коју треба следити за његов успех. Они одређују ток и дневни ред састанка. Вештине фасилитације
3. Креативна техника. Често пословни састанци могу бити веома свакодневни или монотони. Свима нама људима је потребна искра у овим ситуацијама. Водитељ може искористити своју креативност и смислити неку забаву која ће додати боју и такође пружити креативна рјешења за неке проблеме.
4. Методе решавања проблема: проблеми и сукоби су свуда могући. Они су саставни део сваког животног пута, а стручни састанци и дискусије нису изузетак. Фасилитатор треба да буде свестан неких техника решавања проблема и конфликата како би се носио са таквим ситуацијама.
5. Методе доношења одлука. Сваки састанак се одржава како би се донела одлука или финализирала стратегија. Фасилитатор мора имати технике које ће водити дискусију до чврстих одлука у ограниченом временском периоду уз најмању количину сукоба.

Завршне мисли о вештинама фасилитације!

Поједностављење је важан концепт приликом организовања пословних састанака или дискусија. Стога, да постанете фасилитатор захтева одређени скуп вештина и скуп алата који ће вам помоћи да олакшате користан, миран и успешан састанак. Све док менаџери или фасилитатори имају неопходне вештине фасилитације, компаније могу да оптимизују резултате својих састанака, што ће на крају оптимизовати свеукупни учинак организације како би се постигао заједнички циљ.

АЗБУКА

Да ли је маркетинг садржаја прави избор за моје пословање?