Организовање пословног састанка је скуп активности и корака у циљу успешног спровођења пословног састанка, састанка или преговора између представника различитих организација или учесника у пословним процесима. Ево неколико кључних корака за организовање пословног састанка:

  1. Дефинисање циљева:

    • Јасно дефинишите сврху састанка. Шта желите да постигнете? То може бити размена информација, доношење одлука, закључивање посла итд.

  2. Организација пословног састанка. Избор места:

    • Одабир одговарајућег места за састанак. Ово може бити канцеларија, конференцијска сала, ресторан или друга специјализована локација у зависности од природе састанка.

  3. Временско планирање:

    • Одређивање оптималног времена за састанак, узимајући у обзир распореде учесника и обезбеђујући довољно времена за разговор о важним питањима.

  4. Организација пословног састанка. Припрема програма:

    • Израда детаљног програма састанка узимајући у обзир предстојеће теме, дневни ред, време за говор и друге важне аспекте.

  5. Дистрибуција позивница:

    • Слање позива учесницима са навођењем датума, времена, локације и главних тема састанка.

  6. Организација пословног састанка. Обезбеђивање техничких средстава:

    • Припрема потребних техничких средстава: аудио и видео опреме, презентационих материјала, интернет конекције итд.

  7. Угоститељство:

    • Обезбеђивање хране за учеснике ако састанак дуго траје. Ово може укључивати паузе за кафу, доручак, ручак итд.

  8. Организација пословног састанка. Рад са гостима:

    • Дочек гостију, пружање потребних информација, обезбеђивање удобности учесника током састанка.

  9. Чување протокола:

    • Именовање одговорних за вођење записника са састанка, евидентирање кључних тачака и одлука.

  10. Повратна информација:

    • Сакупљање повратних информација свази након састанка да се процени ефикасност и идентификује могућа будућа побољшања.

  11. Организација пословног састанка. Праћење имплементације решења:

    • Ако састанак укључује доношење одлука, важно је пратити њихову имплементацију и пружити неопходну подршку.

Организовање пословног састанка захтева пажљиво планирање, координацију и професионалан приступ како бисте постигли своје циљеве и обезбедили успешну интеракцију између учесника.

10 начина. Организација пословног састанка .

1) Да ли је састанак неопходан?

Пре него што закажете термин, важно је одлучити да ли је потребно да га организујете у овом тренутку или ће се испоставити да је празан губљење времена. Потребно је да организујете пословни састанак да бисте разменили идеје о пројекту, решили хитна питања и побољшали професионалне односе.

Да ли је у овој фази неопходан лични састанак или све што је потребно можете учинити слањем е-поруке?

Да ли ово треба да буде темељна дискусија која захтева позивање свих људских ресурса укључених у пројекат на овај састанак, или да ли можете постићи оно што је потребно позивањем само неколико важних учесника на кратак временски период су питања о којима треба одлучити пре него што заказивање састанка.

2) Организујте пословни састанак.Позовите само оне који треба да буду тамо.

Понекад пројекат спроводе многи људи из неколико одељења канцеларије. Када одлучите да организујете пословни састанак, веома је важно унапред да знате да ли на њега треба да позовете све приложене ресурсе и да ли се исплати.

Већина њих неће имати чиме да допринесе, па зашто не позвати људе који су директно повезани са пројектом, а своје подређене оставити по страни. Само ћете губити време, труд и енергију људи којима би било боље на свом послу радећи продуктиван посао за то време уместо да присуствују бескорисном састанку.

Ако мислите да цео одељење треба да буде обавештен о одлуци, позовите менаџера одељења и дајте му информације које су му потребне како би могао да оде и пренесе их свом тиму. Ово ће уштедети много времена и ресурса за компанију.

3) Подсетници.

Професионални живот је постао низ мрежа, увек испреплетених многим питањима и пословима. Стрес око завршетка пројекта на време и осигуравања да се у међувремену не појаве проблеми може довести до тога да већина људи заборави на једноставне ствари.

Већина радника једноставно није заинтересована да присуствује састанцима јер верују да би њихово време било боље потрошити радећи нешто вредно. Због тога су склони да забораве када је заказан важан састанак на којем је учешће обавезно. Најбоље је да пошаљете подсетнике након што договорите пословни састанак најмање дан или два унапред како бисте их обавестили и затражили потврду о њиховом присуству како би знали да су примили и прочитали тражену е-поруку.

4) Организација пословног састанка. Дневни ред.

Направите листу да је не заборавите. Састављање дневног реда за састанак и његово дистрибуирање другим учесницима показаће се као благослов. Ово ће им дати времена да прикупе потребне информације и поделе их са другима на месту састанка.

Најбоље је да се припремите унапред како бисте могли унапред да планирате упутства која треба да следите да бисте састанак учинили продуктивнијим. Ако своје одговорности држите на дневном реду, лако можете остати у току са темом и уштедети драгоцено време.

5) Очекивања.

Када сте одлучили да организујете пословни састанак, вероватно сте имали одређена очекивања у вези са тим. Уверите се да када шаљете обавештење о заказаном састанку, такође документујете сврху састанка и ваша очекивања од догађаја. Објасните да ово није случајан састанак, већ важан састанак са конкретним упутствима која се морају стриктно поштовати како би се успети. Наведите своја очекивања подебљаним словима и пренесите то другима унапред како би се ментално припремили и такође пружили потребне чињенице и бројке.

6) Организација пословног састанка. Рокови.

Морате поштовати време да бисте имали више користи у животу. Тачност је драгоцена особина професионалаца јер показује њихову посвећеност свом послу и поштовање основног бонтона. Веома је досадно и фрустрирајуће када људи настављају да улазе у конференцијску салу чак и након што је почела. Ово указује на недостатак манира и недостатак поштовања према vlasti .

Уверите се да сте навели време почетка састанка у е-поруци коју сте раније послали и јасно наведите да они који касне неће бити примљени на састанак. Пре него што организујете пословни састанак, веома је важно одредити тајминг. Закључајте врата у одређено време и започните састанак. Следећи пут се нећете поново суочити са истим проблемом.

7) Кратко и једноставно.

Најбоље је ако организујете пословни састанак са одређеним распоредом и пажљиво га пратите. Сви су заузети својим радним обавезама и беспотребно губљење времена никада није продуктивно. Дозволите само време потребно за састанак и нека буде кратак и једноставан.

Саопштите рокове и другима, како би сви дошли спремни и могли јасно и тачно да изнесу своје мишљење како би завршили посао у датом временском оквиру. Ако се дискусија одуговлачи, имате право да вратите дискусију на тему како би састанак био кратак и на време.

8) Организација пословног састанка. Фокусирајте се на тему.

Фокусирање на тему је много важније од одлучивања о дневном реду. Будите конкретни и јасни када организујете пословни састанак.

У почетку, обавестите друге да се током састанка нећете бавити питањима која нису тема. Задржите своју одлучност и останите на теми како бисте осигурали да састанци иду по плану. Не дозволите да дискусије одлутају на друге теме да бисте свима уштедели време.

9) Заузмите другачији приступ.

Пре него што организујете пословни састанак, размислите о другим који су се недавно одржали. Ако мислите да можда нису извршили свој задатак 100%, онда је време да скренете пажњу на алтернативе. Времена се мењају и боље је користити технологију у своју корист.

Аудиовизуелни и графички материјали ће помоћи у одржавању интересовања учесника и подстицати сарадњу. Компјутерске прогнозе и презентације биће добродошла промена која ће све одржавати по плану и уштедети доста времена.

10) Пратеће радње.

Када организујете пословни састанак, постоји потреба да га пратите. Особа која организује састанак је одговорна да обезбеди да се све белешке правилно воде. Иако је састанак завршен, посао још није завршен.

Оно о чему се разговарало на састанку треба да буде написано да сви знају? Расправа је бесмислена ако се не приведе крају. Дајте свима неопходну папирологију или, ако није попуњена, побрините се да им стигне што је пре могуће.

Захваљујемо се свима који су учествовали на састанку и чије је присуство омогућило постизање правих резултата. Цењење њиховог времена чини их срећним и следећи пут ће доћи спремнији.

ФАК. Организација пословног састанка.

  1. Који су кључни кораци које треба предузети приликом организовања пословног састанка?

    • Дефинисање циљева, избор места и времена, израда програма, слање позива, припрема техничких средстава и обезбеђивање хране.

  2. Како одабрати погодно место за пословни састанак?

    • Узмите у обзир број учесника, природу састанка, доступност простора, техничку опрему и општу атмосферу.

  3. Како ефикасно планирати програм пословног састанка?

    • Одредите кључне теме и задатке, одредите време за сваку ставку у програму, узмите у обзир временски оквир и предвидите могуће паузе.

  4. Како организовати кетеринг на пословном састанку?

    • Узмите у обзир дужину састанка и потребе учесника. Развијте план за паузе за кафу, доручак, ручак, пружајући разноврсност и узимајући у обзир преференције у исхрани.

  5. Који технички алати су потребни за успешан пословни састанак?

    • Уверите се да имате аудио и видео опрему, пројекторе, екране, интернет везе и могућности презентације.

  6. Које аспекте треба да узмете у обзир када бирате време за пословни састанак?

    • Узмите у обзир распоред рада учесника, жељено доба дана и могуће временске зоне ако се учесници налазе у различитим регионима.

  7. Како ефикасно организовати пријем гостију на пословном састанку?

    • О месту, времену и програму састанка обавестите унапред. Обезбедите удобност гостију пружањем потребних информација и услуга.

  8. Шта укључује рад са гостима на пословном састанку?

    • Поздрав, регистрација, давање информација о догађају, организовање кафе пауза и оброка, обезбеђивање угодних услова боравка.

  9. Како пратити спровођење одлука донетих на пословном састанку?

    • Организовати систем за евидентирање одлука, доделити одговорне, креирати повратне и контролне механизме за праћење извршења задатака.

  10. Како проценити ефикасност пословног састанка?

    • Прикупите повратне информације од учесника, анализирајте постигнуте резултате, идентификујте предности и слабости организације како бисте унапредили процес у будућности.

  11. Како обезбедити учешће удаљених учесника на пословном састанку?

    • Користите виртуелне платформе, обезбедите стабилну интернет везу и обезбедите неопходна техничка средства за удаљене учеснике.

  12. Како се носити са могућим непредвиђеним ситуацијама на пословном састанку?

    • Развијте план за ванредне ситуације у случају проблема, имајте техничке резервне копије и припремите се да брзо реагујете на промене у плановима.

Организовање пословног састанка захтева пажљиво планирање, координацију и компетентност управљање разне аспекте догађаја.

 

Типографија АБЦ