Konferenssamtal. De bästa gratis konferenstjänsterna

Konferenssamtal är en teknik som gör att människor på olika platser kan interagera och kommunicera med varandra i realtid genom ljud- och/eller videokommunikation. Detta tillåter medlemmar att träffas och hålla möten, diskutera frågor, fatta beslut och arbeta med projekt utan att lämna sina kontor eller platser.

Vill du skapa framgångsrika konferenssamtal som folk ser fram emot? Oavsett om du träffar din chef, dina kunder eller ditt virtuella team från hela världen, här är tio tips för att säkerställa att allt går smidigt.

En av de bästa sakerna med affärer idag är att det aldrig har varit lättare att hålla kontakten med dina kollegor, team och kunder. Tack vare modern teknik kan vi arrangera möten i farten, vara värd för virtuella möten och säkerställa en sömlös upplevelse från praktiskt taget var som helst i världen. Idag är ett av de enklaste och populäraste sätten att hålla kontakten med alla i ditt företag genom konferenssamtal. De är inte bara enkla att konfigurera, utan de möjliggör också samarbete i realtid så att potentiella problem löses snabbt och alla alltid är på samma sida.

När det kommer till affärseffektivitet, det finns få verktyg som är så enkla och effektiva som konferenssamtal.

 

1. Gör dig organiserad. Konferenssamtal

Det finns inget värre än ett konferenssamtal som inte har ett tydligt syfte. För att göra din konferens effektiv måste du organisera din tid i förväg. Det betyder att du bör ha allt du behöver, inklusive en agenda, anteckningar och en tydlig uppgiftslista. För att verkligen göra ett intryck, skicka ut en agenda för samtalet innan det börjar så att alla kan vara på samma sida och veta exakt vad de kan förvänta sig. Att hålla sig organiserad är det enda sättet du kan vara säker på att du inte slösar tid, inklusive din.

marknadsföring för marknadsförare

2. Känn din tjänst. Konferenssamtal

Ta dig alltid tid att bekanta dig med företagets telefonsystem och/eller konferenstjänst du använder innan det faktiska samtalet inträffar. Varje tjänst har sina egna unika funktioner, så att veta hur allt fungerar kan säkerställa att samtalet går smidigt. Att förstå tjänsten du använder är också det bästa sättet att hjälpa andra besökare att navigera i den. Istället för att bara skicka dem till tjänstens FAQ-sida kan du själv svara på deras frågor.

Strategi för affärstillväxt. Det bästa

3. Skapa interaktion. Konferenssamtal

De bästa konferenssamtal gör att varje deltagare kan delta. Om allt du gör är att prata, kommer folk att undra varför du inte bara skickade en röstanteckning. Ge alltid tid för frågor och feedback under samtalet så att alla känner att de har en chans att delta. Detta kommer att säkerställa att alla är uppmärksamma och säkerställa att allt som behövde lösas under konversationen faktiskt löstes. Beroende på vilken typ av konferenstjänst du använder (se vår lista över de fem bästa gratistjänsterna nedan), kommer det att finnas andra unika sätt att uppmuntra deltagande, inklusive att skapa omröstningar och ha en interaktiv fråge- och svarssektion. Om du planerar att använda någon av dessa tilläggstjänster, se till att du och dina medlemmar är bekanta med hur det fungerar i förväg.

4. Minimera distraktioner. Konferenssamtal

Även om en av fördelarna med ett konferenssamtal är möjligheten att gå med var som helst, är det viktigt att du försöker minimera distraktioner för alla, särskilt om du är värd. Undvik om möjligt att ringa från offentliga platser som är bullriga eller, om det är ett videosamtal, trångt. Även om det ibland är oundvikligt, kan dessa typer av distraktioner vara irriterande och kan till och med hindra dig och dina gäster från att diskutera allt som behöver åtgärdas under samtalet.

Tidshantering och produktivitetsförbättring

5. Kom i tid. Konferenssamtal

Ett av de värsta sätten att starta ett konferenssamtal är att komma för sent. Även fem minuter efter den schemalagda tiden kan göra dina besökare irriterade och ge intrycket att du inte är det uppskatta dem tid. Att ringa tidigt kommer också att få dina deltagare att känna att du är förberedd och redo. Dessutom hjälper det dina gäster att undvika det där obekväma "du är här först"-meddelandet som kan göra dem tvåa om de har rätt samtalsinformation.

6. Förbered visuella hjälpmedel

Inte alla konferenssamtal behöver hjälp av visuella hjälpmedel. Men för vissa förbättrar de faktiskt konversationen. När du har skapat din agenda för samtalet, granska dina anteckningar och avgör om du behöver bilder. Om så är fallet, ta dig tid att förbereda visuella stöd och se till att låta dina gäster veta att detta kommer att bli en videokonferens. Om du förväntar dig att dina gäster också ska dela videon, låt dem veta så att de kan förbereda sig. Det finns inget värre för dina gäster än att bli ombedd att gå med via video när de bara förväntar sig ett röstsamtal.

7. Följ spelplanen. Konferenssamtal

Även om du kan spendera mycket tid på att förbereda dig för samtalet, garanterar det inte att du faktiskt kommer att följa din agenda. Tänk på vad du vill uppnå på jour och gör ditt bästa för att vara så effektiv som möjligt när du kryssar i varje ruta. Om du uppmuntrar andra att delta i tävlingen bör du också vara värd för att se till att ingen annan monopoliserar eller bara slösar tid. Kom ihåg: alla, inklusive du, är upptagna. Ju längre ditt samtal går, och ju mer off-topic det är, desto färre kommer människor att minnas – och desto mindre exalterade kommer de att vara inför nästa samtal.

8. Ju kortare desto bättre. Konferenssamtal

När du är osäker, ta alltid fel på kortare konferenssamtal. Medan alla kommer att klaga på trettio minuter långa konferenssamtal som tar en timme, är det väldigt få som blir irriterade när det faktiskt bara är tjugo minuter. Håll ett öga på klockan under hela samtalet så att du kan göra ditt bästa för att få ut deltagarna i tid – eller tidigt. Det finns inget som anställda värdesätter mer än möten som inte tar tid från deras redan fullspäckade scheman.

9. Lämna anteckningar

Om du vet att ditt konferenssamtal kommer att bli långt eller om det finns flera viktiga ämnen som folk behöver komma ihåg, så är det viktigt att göra anteckningar för dina gäster efter (eller före) samtalet. Dessa anteckningar kommer att säkerställa att alla dina viktigaste frågor, kommentarer och idéer kommer ihåg, såväl som om dina gäster vidtar någon åtgärd, och påminner dem om vad de behöver göra och när.

10. Spela in samtalet. Konferenssamtal

Se till att spela in ditt konferenssamtal så att om någon missar det, de har en chans att se det. Att spela in konversationen hjälper dig också att lära dig vad du kan göra bättre nästa gång, som att sakta ner konversationen, förbättra de visuella hjälpmedel du använder eller fokusera på agendan. Förutom anteckningarna, konversationsdelning är bra ett sätt för deltagarna att gå tillbaka och revidera vid behov.

5 gratis konferenssamtal.

Även om det finns många betalda konferenstjänster som är bra, finns det också många gratistjänster som lätt kan konkurrera. Här är en lista över våra fem favoritkonferenstjänster och varför...

1. Google Hangouts

Vi älskar video- och ljudkvaliteten Google Hangouts , för att inte tala om hur bekant det är för många användare. Eftersom allt du behöver är ett Google-konto för att gå med, innebär användningen av Hangouts ofta att dina besökare inte behöver oroa sig för att konfigurera eller logga in på ett annat okänt konto. Hangouts integreras också med appar som Google Dokument, vilket innebär att det är enkelt att snabbt dela information.

2. Uberkonferens

Precis som Google Hangouts, uber-konferens låter dig dela filer från Google Drive under ett samtal. Den integreras också med Dropbox och Evernote och gör det enkelt att dela skärmar. En av de bästa funktionerna i Uberconference är dess ljudkontroller, som hjälper till att minimera omgivningsljud om du befinner dig på ett hektiskt kontor eller ett populärt kafé.

3. zoomobjektiv

Zoom En av de mer populära tjänsterna på den här listan, det är ett utmärkt alternativ för gratis telefonkonferenser för företag, särskilt om de är mycket beroende av videokonferenser. Appen är enkel att ladda ner och komma åt, vilket gör att du snabbt kan ringa framtida samtal till alla i ditt team.

4. Gratiskonferens

Om du har kunder eller teammedlemmar som kommer att ansluta sig internationellt, då Freeconference är ett av de smartaste alternativen eftersom det är gratis. Du kan använda FreeConference över telefon och online med tillgång till bekväm skärmdelning och chattfunktioner.

5. Samma sida

Som en omfattande allt-i-ett-samarbetsprogramvara, Samma sida låter dig göra saker som att kommunicera via masstexter, dela filer och till och med omröstningar inom din grupp. Även om Samepage erbjuder en gratistjänst, erbjuder den också betalalternativ för ytterligare funktioner som privata kommandon och utökat lagringsutrymme.

fullbordan

Genom att optimera din konferensstrategi och prestanda genom att använda rätt konferenstjänst för ditt företag kan samarbete i team kan bli mer effektivt, än någonsin. Oavsett om du arbetar i en tegel- och murbruks- eller onlineverksamhet kan du börja ringa bättre konferenssamtal som slösar mindre tid och få mer arbete gjort genom att följa dessa tips.

 АЗБУКА