Teamkommunikation. Hur gör man det effektivt?

Teamkommunikation är nyckeln till teamframgång. Effektiv kommunikation hjälper till att förbättra förståelsen bland teammedlemmar, minska konflikter och öka produktiviteten.

Att lära sig att kommunicera effektivt i ett team kan vara överväldigande. Det finns trots allt massor av böcker där ute som påstår sig erbjuda bästa praxis. Hela universitetsexamina finns tillgängliga i ämnet. Med så mycket information, är det realistiskt för alla lag att lära sig att kommunicera på det mest effektiva sättet?

Som många andra saker i affärsvärlden behöver du inte veta allt som finns om kommunikation. Du behöver bara veta tillräckligt för att vidta effektiva åtgärder. För att förenkla principerna för effektiv teamkommunikation har vi sänkt dem till "3 W". Det här är tre enkla frågor som du kan använda för att fokusera ditt teams inställning till kommunikation, vilket säkerställer maximal produktivitet och minimal förvirring. Även om specifika kommunikationsmetoder kan komma och gå, kommer dessa tre frågor alltid att vara giltiga.

Brand Identity Prism: Vad det är och hur man använder det

När ska vi kommunicera? Teamkommunikation

En av de första sakerna att komma överens om är kommunikationsfrekvensen inom teamet. Tror inte att det här kommer att lösa sig. Olika gruppmedlemmar kan ha olika förväntningar på kommunikationsfrekvensen. Om det finns en obalans mellan en gruppmedlems förväntningar kan frustration uppstå. Vissa teammedlemmar kommer att känna sig överväldigade av kommunikationsfrekvensen, medan andra kan känna sig ignorerade.

För att säkerställa att alla har en gemensam uppsättning förväntningar på kommunikation, kom överens om följande redan i början av projektet:

• Kolla på . 

Vilka timmar ska teammedlemmarna svara under? När är det acceptabelt att sluta granska en teamkommunikationsansökan? Det här problemet är särskilt viktigt för avlägsna team som arbetar i olika tidszoner.

• Teamkommunikation. dagar .

Förväntas laget umgås på helgerna? Om så är fallet, är detta en allmän regel eller ett undantag som endast bör förekomma under extrema omständigheter? Alla måste hålla med om detta. Om vissa teammedlemmar förväntar sig att umgås på helgerna och andra inte gör det, kan produktiviteten och moralen drabbas hårt.

• Situationer .

För mycket kommunikation kan vara irriterande och kan göra att anställda blir mentalt oengagerade och slutar uppmärksamma teamkommunikation. För att undvika detta, kom överens om situationer som är lämpliga för kommunikation. Försök att hitta en kommunikationsnivå som alla är bekväma med så att hela teamet känner att deras behov hörs.

Även om det är viktigt att fastställa ovanstående koncept i början av ett projekt, betyder det inte att de ska vara huggna i sten och oflexibla eller oföränderliga för resten av projektet. Använd istället de riktlinjer du har kommit fram till som grund, men fundera över hur det går allt eftersom projektet fortskrider. Det verkliga livet lever sällan upp till våra förutsägelser och förväntningar, och det är oundvikligt att vissa saker inte kommer att fungera som avsett och förändringar måste göras.

Team kommunikationsplan

Kolla in regelbundet och proaktivt med hela teamet för att se till att alla är nöjda med hur det går. Följande frågor kan vara till hjälp om du vill utvärdera hur väl din teamkommunikationsplan fungerar:

• Teamkommunikation. Vad fungerar bra i vår nuvarande kommunikation? 

Genom att ställa den här frågan får du verklig feedback om vad teammedlemmarna gillar. Att ställa denna fråga hjälper också till att rama in diskussionen i ett positivt och konstruktivt sammanhang. Det kan vara lätt att fokusera på det som inte fungerar, så se till att fokusera människors uppmärksamhet på det goda och det dåliga.

• Vad skulle du förändra med vår nuvarande kommunikation? 

Ibland kan teammedlemmar ha problem eller problem relaterade till kommunikation men känner sig blyga eller osäkra på att prata om dem. Genom att ta initiativ och ställa en fråga ger du människor tillåtelse och utrymme att leta efter förbättringsområden.

• Teamkommunikation. Kan du tänka dig en specifik situation där du var nöjd eller besviken över vår kommunikationsprocess? 

Det kan vara svårt att föreställa sig exakt vad teammedlemmar pratar om utan specifika exempel för jobb. Istället för att leta efter generell feedback, försök att få specifika exempel som illustrerar poängen.

Att fastställa grundregler för frekvensen av offsetkontakt åtgärdar effektivt de dubbla problemen med för mycket och för lite kommunikation. Att hitta balans är avgörande för att få ut så mycket som möjligt av ditt lag. Genom att hitta proaktiva förbättringsområden när projektet fortskrider kan du skräddarsy din kommunikation och förbättra den baserat på verkliga omständigheter. Teamkommunikation

Logotyp form

Var ska vi kommunicera?

Nuförtiden finns det ett stort utbud av metoder som team kan kommunicera med. Alternativen är oändliga, från äldre e-post till de senaste krypterade meddelandeapparna. Men för mycket val kan vara en dålig sak. Teamen måste tydligt definiera vilka kommunikationsmetoder som ska användas och i vilket syfte. Om du inte sätter tydliga riktlinjer på detta område riskerar du att en del av teamet kommunicerar på ett sätt och andra på ett annat. Detta kan leda till korsade ledningar, missad information och allmän förvirring och ineffektivitet.

Så vilka idéer hjälper dig att välja de mest lämpliga kommunikationsmetoderna för ditt teams behov? Det finns trots allt ingen lösning som passar alla. Olika situationer har olika krav.

Snälla notera följande:

• Lämplighet .

olika kommunikationsmedel har olika användningsområden. Till exempel kräver en snabb och kort intercom inget videosamtal. Snabbmeddelanden är bättre för företag. Men för djupa personliga möten som mentorsessioner blir snabbmeddelanden för informella och opersonliga. Ett telefonsamtal, videosamtal eller ansikte mot ansikte kommer att fungera bättre. Tänk på de olika typer av kommunikation ditt team kommer att utföra och välj den lämpligaste lösningen för var och en.

• Teamkommunikation. Lätthet .

Att lära sig en ny kommunikationsapp är inte utan kostnad. Det finns den potentiella kostnaden för själva applikationen, såväl som den tid och energi det tar för teamet att lära sig det. Så det är bra att hålla saker och ting så enkla som de behöver vara. Tiden som sparas genom att välja en app som är lätt att lära sig är tid som kan läggas på viktigt arbete. Håll kommunikationen enkel.

• Att köpa in .

Det har visat sig att förändringar hanteras mer effektivt när människor köper in det. Om du ändrar kommunikationsmetoder, försök att rådgöra med ditt team i förväg. Om människor känner att de har bidragit och blivit hörda, är de sannolikt mindre motståndskraftiga mot att implementera ett nytt kommunikationsverktyg.

Det är viktigt att undvika misstaget att anta att rätt verktyg eller teknik kommer att lösa djupare kommunikationsproblem i teamet. Kommunikationsverktygen du väljer kommer att lindra situationen, men kommer inte att ersätta en positiv och stödjande organisationskultur. Dessutom är det oerhört viktigt att undvika letar efter det perfekta beslut när en adekvat lösning är tillräckligt bra. Det kommer nästan alltid att finnas något annat verktyg med flashigare funktioner eller en legion av fans som gormar om det. Det finns dock verkliga kostnader förknippade med att byta kommunikationsmetoder.

Skälen till att undvika att byta kommunikationsmetoder för ofta i jakten på den perfekta lösningen inkluderar följande:

• Teamkommunikation. Finansiera .

Att växla mellan olika kommunikationsappar och verktyg kan kosta pengar. Det kan ske i form av prenumerationer på applikationer som inte används fullt ut, engångskostnader för inköp som inte kan ersättas och köp av utbildningsmetoder för programvara som inte längre finns. Teamkommunikation

• Tid .

Tid är en viktig resurs för att leda organisationer. När du byter kommunikationsapp slösas tid bort på olika sätt. Det tar tid att lära sig en ny applikation, tid att slutföra installationen och andra tekniska aspekter av byte, och tid att diskutera och bekräfta byte mellan metoder.

• Teamkommunikation. Kunskap .

Eftersom medlemmar i din organisation använder vissa kommunikationsmedel ökar de sin kunskapsnivå och erfarenhet. Människor utvecklar en nivå av förtrogenhet och kompetens med något särskilt kommunikationsverktyg över tiden. Varje gång du väljer att ansluta och välja ett nytt verktyg att lära dig, går all ackumulerad organisationskunskap förlorad.

Att välja rätt kommunikationsappar för ditt team kan leda till ökad moral, ökad produktivitet och bibehållande av organisatorisk kunskap. Med så mycket på spel är det viktigt att göra rätt val och se till att alla vet vilket verktyg de ska använda i en given situation. Teamkommunikation

Vem ska vi kommunicera med?

Vad är kommunikation?

Det finns inget värre än att vara en del av ett team men inte veta exakt vilken roll alla andra spelar, vilken beslutsbefogenhet de har och när du ska kommunicera med dem. Förvirring om vem man ska prata med när en viss situation uppstår är ett av de snabbaste sätten att skapa förvirring och ineffektivitet. Om människor inte helt förstår hur de ska kommunicera bra riskerar de att vara tysta när något är fel eller rapportera det till fel person, vilket resulterar i att inga åtgärder vidtas.

Detta problem förvärras av den moderna förekomsten av ganska mobila fjärrlag som aldrig kan vara fysiskt på samma plats. Med tanke på dessa utmaningar, hur kan du hjälpa ditt team att veta vem de ska prata med i en given situation?

• Organisationsscheman .

Det kan vara bra att ha ett visuellt diagram som visar vem som gör vad i ditt team. Det behöver inte vara komplicerat eller skrämmande. Det kan helt enkelt visa vem som är ansvarig för vad, när de ska kontaktas och tid och medel för att uppnå dem. Detta borde finnas tillgängligt någonstans, till exempel på företagsnätverket.

• Kultur.

En av de värsta sakerna för teameffektivitet är när folk är tysta. Skapa en kultur där människor känner sig bemyndigade att säga ifrån och nå ut. Om människor får positiv feedback när de når ut, uppmuntrar det dem att göra det igen, vilket skapar en kommunikativ kultur över tid. Teamkommunikation

• Teamkommunikation. Utbildning .

Ditt team bör ha rätt utbildning i alla aspekter av sitt arbete, inklusive de kommunikationsverktyg de kommer att använda. Se till att människor får den centrala delen av teamträning rätt. Detta kommer att säkerställa att han är ett andra val för ditt lag när behovet uppstår.

Tillsammans med att etablera det rätta sättet att kommunicera är det också viktigt att fastställa några saker att undvika. Gör inte misstaget att anta att folk automatiskt vet vad de inte ska göra. Olika människor har olika förväntningar, och det gäller särskilt när teamet består av människor från olika kulturer och bakgrunder.

Några viktiga överväganden inom detta område inkluderar:

• språk . Vissa lag gillar informellt språk som svordomar och slang, medan andra inte gör det. Var tydlig med vad som är förbjudet för att undvika ytterligare missöden senare.
• trådar . Är chatt efter timmar tillåtet eller inte? Finns det några känsliga diskussionsområden, som politik eller religion, som du vill att folk ska undvika? Var mycket tydlig med detta så att folk inte känner sig i skymundan om vad som är och inte är acceptabelt.

Att misslyckas med att ge människor möjlighet att prata med rätt person kan vara skadligt för teamets produktivitet. Människor gör sitt bästa när de fritt kan utbyta idéer och söka lösningar på problem. Gör det enkelt för dem att göra just det.

Teamkommunikation behöver inte vara svårt.

Förhoppningsvis kan du se att effektiv teamkommunikation inte behöver vara komplicerad. Att göra saker svårare än de behöver vara är faktiskt ett recept på misslyckande. Håll saker enkelt. Ställ in tydliga och koncisa svar på 3W. Lyssna på ditt team. Inkludera feedback om organisatorisk kommunikationatt förbättra situationen över tid. I slutändan är verktyg och appar fantastiska verktyg för att förbättra lagarbete, men bara om de används på rätt sätt. Genom att samla ditt team bakom svaren på dessa frågor, säkerställer du att appar ger energi, snarare än skadar, ditt teams kommunikation och produktivitet.

АЗБУКА