Tidshantering och produktivitetsförbättring

Tidshantering och produktivitet är tekniker och strategier som hjälper dig att använda din tid effektivt för att uppnå dina mål, förbättra din prestation och slutföra uppgifter mer effektivt. Dessa begrepp är nära besläktade och spelar en viktig roll för att hantera din egen produktivitet och framgång i både ditt professionella och personliga liv. Är det miljön, eller missköter vi bara vår tid? Tidshantering kan vara en stor utmaning för alla upptagna grundare, särskilt eftersom gränserna mellan arbetstid och hemliv alltmer suddas ut (eller försvinner). Men med rätt verktyg och taktik kan du övervinna denna utmaning och bli mer produktiv än någonsin, även under de mest kaotiska tiderna i modern historia.

Google Workspace för utveckling av innehållsmarknadsföring.

1. Multitaska inte. Tidsplanering.

Har du någonsin känt dig fysiskt och mentalt utmattad i slutet av arbetsdagen, men faktiskt inte fått ditt arbete gjort? Om du någonsin har klagat på att du inte har tillräckligt med tid under dagen, är chansen stor att du har försökt att multitaska. När du tror att du multitasking, förkortar du faktiskt bara cirkeldiagrammet för varje uppgift och stjäl timmar från dig själv. Du har bara en viss ändlig mängd energi under en viss dag, och om du är en av de entreprenörer som vill ge 100% till allt du gör, stämmer inte matematiken. I verkligheten slutar du med att ägna 10 % här, 20 % där, 5 % till ett dussin andra uppgifter, och sedan ägnas ytterligare 10 % av din uppmärksamhet åt den oändliga strömmen av aviseringar och meddelanden i sociala nätverk.

Detta resulterar i höga byteskostnader, som tar längre tid än du tror. Låt oss säga att du kollade dina Facebook-aviseringar fyra gånger. Det är förlorat upp till en hel timme. Kollar du din inkorg eller Slack varje gång den lilla röda cirkeln dyker upp? Du slösar bort mer tid än du faktiskt arbetar.

Dessutom sjunker kvaliteten på arbetet och deadlines försenas. Det kommer att verka som att det tar dig längre och längre tid att få saker gjorda – för det gör det. Och eftersom du redan har ägnat hela dagen åt att växla mellan uppgifter, kommer din tank att vara tom på kvällen. Tidsplanering

2. Istället för en uppgift

När fokuserade du senast på bara EN sak i 30 minuter? Eller till och med 10 minuter? Utan att titta på notiser eller e-postmeddelanden?

Oavsett vad du arbetar med, stäng av alla distraktioner och fokusera på en sak under en viss tidsperiod. Ställ in en timer om det behövs. Ställ in din kalender på Stör ej (Stör ej). I Slack-inställningar väljer du Pausa aviseringar. Stäng alla 27 öppna webbläsarflikar eller klicka helt enkelt på Nytt fönster. Spela din avkopplande favoritmusik utan texter för att fördjupa dig i atmosfären. Och bara... börja göra det.

3. Sätt konstgjorda gränser för dig själv. Tidsplanering.

Ett av de mest kraftfulla sätten att öka din produktivitet och förbättra tidshanteringen är att sätta konstgjorda gränser. Vad betyder det? Falska deadlines. Att sätta konstgjorda gränser hindrar dig från att falla i lagens fälla Parkinsons , som säger att "arbetet utökas för att fylla den tid som är tillgänglig för dess slutförande." Du har säkert sett det här förut. Någon i ditt team har tre uppgifter och en åtta timmars arbetsdag för dem utförande, och de lyckas sträcka ut dessa uppgifter från 9:5 till 90:XNUMX. När du vet första hand att dessa tre uppgifter borde ha tagit max XNUMX minuter.

Tänk om de bara hade en 90-minuters arbetsdag för att göra detta? Jag slår vad Tesla Cybertruck om att jobbet fortfarande skulle göras. Att arbeta hemifrån på grund av covid-19-pandemin har gjort det ännu lättare att falla i Parkinsons lags fälla. Utan restid och inga arbetsdagar som tvingar dig att mentalt slappna av och bege dig hemåt kan du verkligen dra ut på tiden.

Håll dig produktiv.

Det bästa sättet att bryta mot Parkinsons lag och förbli produktiv idag är att sätta artificiella deadlines. Skapa en tidsgräns för att slutföra den här uppgiften – ställ till och med in en timer för dig själv. En av grundarens teammedlemmar var också känd för att följa denna teknik och använda sin omgivning som inbyggda tidsbegränsningar. När han reser för att filma (förr när folk kunde göra sådana saker) köpte han bara 30 minuter eller 60 minuter av flygplans Wi-Fi. Han utmanade sig själv att få så mycket arbete som möjligt gjort under dessa 30 eller 60 minuter, och han skulle inte uppdatera Internet efter att timern gått ut.

Allt som händer efter att Wi-Fi har stängts av bör ske offline på skrivbordet. Detta gör att du kan fokusera på uppgiften och inte bli distraherad av olika flikar, meddelanden och e-postmeddelanden. Du kommer att bli förvånad över hur mycket du kan få gjort om du sätter fiktiva gränser och skapar en minisprint.

4. Använd pomodoro-tekniken. Tidsplanering

Pomodoro-tekniken är en specifik tidshanteringsteknik från slutet av 1980-talet som använder en timer för att bryta ner arbete i små, hyperproduktiva minisprintar. Dessa är vanligtvis 25-minutersintervaller åtskilda av korta pauser.

LifeHacker beskriver steg-för-steg-instruktioner för att använda Pomodoro-tekniken effektivt:

1. Välj uppgiften att slutföra
2. Ställ in Pomodoro på 25 minuter (Pomodoro är en timer)
3. Arbeta med uppgiften tills Pomodoro ringer, placera sedan checken på ditt papper.
4. Ta en kort paus (5 minuter är okej)
5. Var 4:e Pomodoro tar en längre paus

Du kan till och med använda onlineverktyg som Tomato Timer eller en mängd olika appar för att göra denna taktik ännu enklare. Tidsplanering

5. Prova Zeigarnik-effekten. 

Det finns en psykologisk teori enligt vilken det är lättare att komma ihåg avbrutna aktiviteter och återgå till dem. Detta kallas Zeigarnik-effekten. Man tror att det är mer sannolikt att du kommer ihåg en oavslutad uppgift än en avslutad. Den litauiska psykologen Bluma Zeigarnik upptäckte denna effekt genom att observera servitörernas beteende på ett kafé. Enligt studien var det mer sannolikt att servitörer kom ihåg detaljer om öppna flikar än kunder som redan hade fått betalt.

Hur kan du använda Zeigarnik-effekten för att förbättra företagarens produktivitet? Tja, om du kämpar för att lösa en viss uppgift eller tycker att du skjuter upp ett visst problem, ta en paus. Gå bort från honom i fem minuter. Återkom sedan till detta. Du kanske bara är fräsch och kan arbeta mer effektivt med det, nu när du har lämnat biljetten öppen och fått chansen att tänka på det undermedvetet och utan press.

6. Hitta ditt Six Pack . Tidsplanering.

Nej, vi pratar inte om att luta dig tillbaka och koppla av. "Six-Pack" är en flygterm för instrumentpanelen som innehåller de viktigaste flyginstrumenten i ett flygplans cockpit. Även om det finns en miljon saker som kan manipuleras samtidigt under flygningen, finns det vanligtvis sex instrument som ger de viktigaste uppgifterna (lufthastighet, höjdmätare, etc.). Piloten kan fokusera på dessa sex instrument för att allt ska fungera smidigt. Ari Maisel är också utbildad pilot. han råder dig att tänka på ditt företag som ett flygplan när det gäller att fokusera. "Som grundare måste du försöka hitta din version av Six-Pack. Att oavsett vad som händer kommer du att fokusera på att marknadsföra ditt företag, till och med en procent."

Vad är ditt Six-Pack i ditt företag? Det är här du ska spendera din energi. För allt annat som inte bidrar till att uppnå det målet eller KPI:n, ta helt enkelt bort distraktionerna.

7. Sätt din telefon i ett annat rum. 

Du kanske övertygar dig själv om att du inte har ett smartphoneberoende, men låt oss vara ärliga – varje entreprenör har det. Detta lilla verktyg är potentiellt ett av de mest kraftfulla verktygen för att driva ett onlineföretag som någonsin har funnits. Nyckelord: potentiellt. Faktum är att smartphoneberoende är en olägenhet och skadlig för produktiviteten. Även om du bara kollar din telefon i två sekunder och bearbetar en ny avisering kan det ta upp till 23 minuter att återfå din uppmärksamhet.

Ett säkert sätt att bli av med denna ständiga distraktion är att lämna din smartphone i ett annat rum. Testa detta i några timmar när du börjar jobba imorgon. Vid lunchtid kommer du att bli positivt överraskad över hur fokuserad och framgångsrik du känner dig.

8. Mästare i asynkron kommunikation. Tidsplanering

Asynkron kommunikation (eller "asynkron" för kort) är ett mycket underskattat produktivitetsbeteende som kan revolutionera sättet du driver ditt företag på. Detta innebär att kommunicera med ditt lag INTE i realtid, utan genom att "passa bollen fram och tillbaka."

Doist-bloggen sammanfattar det bäst: "Enkelt uttryckt är asynkron kommunikation när du skickar ett meddelande utan att förvänta dig ett omedelbart svar."

• Asynkront exempel 1: Du skickar ett e-postmeddelande till någon. De svarar nästa dag när de bäst kan hantera uppgiften.
• Asynkront exempel 2: Du skickar en vävstolsvideogenomgång till en gruppmedlem i en annan tidszon under deras sovtid. När de vaknar och börjar jobba tittar de på vävstolen och börjar arbeta med projektet – kommenterar eventuella frågor. Du kan sedan börja svara asynkront på deras frågor så snart som möjligt.

Naturligtvis finns det vissa typer av kommunikation som fortfarande måste vara synkron (även känd som "Sync") – där personen du pratar med svarar direkt i realtid. Många tror fortfarande att kreativt samarbete och problemlösning fortfarande bäst görs "i samma rum." Men nu när vi på många platser runt om i världen bokstavligen inte kan vara i samma rum på grund av karantän och social distansering, måste många entreprenörer ompröva sina kommunikationsstrategier.

• Synkroniseringsexempel 1: livemöte i samma rum (eller videokonferensverktyg).
• Synkroniseringsexempel 2: realtidskonversation i Slack chat.

Det är viktigt att tänka på vilken kommunikation i din arbetsdag som potentiellt kan bli asynkron och avbryta dessa möten från din kalender. Och planera synkron kommunikation endast när det är absolut nödvändigt.

Varje gång ett Google Kalender-möte avbryts och ersätts med ett asynkront meddelande eller en 5-minuters vävfilm får en ängel sina vingar.

9. Undvik beslutströtthet

Faktum är att ge upp beslut helt och hållet kommer att ge dig tillbaka massor av mental kraft. Jack Dorsey, medgrundare av Twitter och Square, gillar uppenbarligen inte att fatta beslut och låter ofta sitt team fatta viktiga beslut utan honom. "En före detta Square-anställd sa att Dorsey 'trodde att det perfekta mötet var ett där han inte behövde säga något'." Som företagare fattar du förmodligen beslut hela dagen. Och när du står inför ett riktigt viktigt problem har du redan lagt all din beslutskraft på små uppgifter och oviktiga beslut.

Beslutströtthet är verklig. Det kan kännas som att det i slutet av dagen inte finns mer bränsle i din mentala tank, och din hjärna blir ansträngd även vid tanken på en sak till som du är ansvarig för. Försök att fatta färre beslut och håll ditt team (särskilt de som förbereder sig för ledarroller) ansvariga för att fatta fler av dessa beslut. Du kanske frågar: "Men hur kan jag lita på att människor fattar bra beslut utan mig?"

10. Klassificera beslut som reversibla eller irreversibla. Tidsplanering

Om du absolut måste fatta ett beslut på egen hand, tänk på hur viktigt det beslutet är att förbruka mental energi. Det är fullt möjligt att de flesta beslut en viss dag kan fattas snabbt på några sekunder utan risk. Med andra ord, du var förmodligen orolig för mycket om det. Farnam Street utforskar denna princip om reversibla och irreversibla beslut genom att visa ett rutnät över hur du bör tänka kring varje beslut.

Om lösningen är reversibel - till exempel ett meddelande i socialt nätverk, som du snabbt och enkelt kan ta bort, eller ett utkast till bloggartikel som du alltid kan redigera, bör du spendera minst tid på att tänka på det. Bara "flytta snabbt och bryt saker" och du kommer att spara dig själv den mentala stressen av att oroa dig för något som enkelt kan fixas.

Om lösningen oåterkalleligt - till exempel att skicka ett e-postmeddelande till 2 miljoner prenumeranter - du kanske vill lägga lite av din energi på att se till att det är rätt. Dessutom, om lösningen är oåterkalleligt och konsekvent - som att teckna ett stort kontrakt eller ett femårigt kontorshyresavtal - du kommer definitivt att vilja lägga lite tid på det.

Jeff Bezos går djupare in på detta förhållningssätt till beslutsfattande i ett av sina brev till aktieägarna:

"Vissa beslut är följdriktiga och oåterkalleliga eller nästan oåterkalleliga - de är enkelriktade dörrar - och dessa beslut måste fattas metodiskt, försiktigt, långsamt, med mycket eftertanke och konsultation. Om du går och du inte gillar det du ser på andra sidan kommer du inte att kunna ta dig tillbaka till där du var tidigare. Vi kan kalla dessa beslut för typ 1. Men de flesta beslut är inte så - de är föränderliga, reversibla - de är tvåvägsdörrar." 

Enligt Bezos kan och bör denna andra typ av beslut fattas snabbt. Försök att tänka på dina beslut på det här sättet och se hur snabbt du kan fatta reversibla beslut.

11. Egen kalender

Chris Dixon, partner och investerare på a16z, sa en gång: "Din inkorg är andras att göra-lista." Alltför många människor är reaktiva snarare än proaktiva med sitt G-Suite-konto. Det är dags att ta kontroll. Säg "Nej" till nästa kalenderinbjudan. Skjut upp oviktiga e-postmeddelanden till ett senare datum så att du bättre kan adressera dem. Använd "3 Ds" för att komma till inkorg noll och håll din Google-kalender borta från onödiga möten som du inte behöver delta i. Det här tipset är väldigt enkelt, men ändå viktigt. Hantera din kalender och din tid. Den tillhör dig och ingen annan.