Екипна комуникация. Как да го направим ефективно?

Екипната комуникация е ключът към успеха на екипа. Ефективната комуникация помага за подобряване на разбирателството между членовете на екипа, намаляване на конфликтите и увеличаване на производителността.

Да се ​​научите да общувате ефективно в екип може да бъде огромно. В крайна сметка има много книги, които твърдят, че предлагат най-добри практики. По темата има цели университетски дипломи. С толкова много информация, реалистично ли е всеки екип да се научи да комуникира по най-ефективния начин?

Както много неща в света на бизнеса, не е нужно да знаете всичко за комуникациите. Просто трябва да знаете достатъчно, за да предприемете ефективни действия. За да опростим принципите на ефективна екипна комуникация, ние ги намалихме до "3 W". Това са три прости въпроса, които можете да използвате, за да фокусирате подхода на вашия екип към комуникацията, осигурявайки максимална продуктивност и минимално объркване. Въпреки че специфични методи за комуникация могат да идват и да си отиват, тези три въпроса винаги ще бъдат валидни.

Призма за идентичност на марката: какво представлява и как да я използвате

Кога ще общуваме? Екипна комуникация

Едно от първите неща, за които трябва да се споразумеете, е честотата на комуникация в екипа. Не мислете, че това ще се получи. Различните членове на екипа може да имат различни очаквания по отношение на честотата на комуникация. Ако има несъответствие между очакванията на член на екипа, може да възникне разочарование. Някои членове на екипа ще се почувстват претоварени от честотата на комуникация, докато други може да се почувстват игнорирани.

За да сте сигурни, че всеки има общ набор от очаквания по отношение на комуникацията, договорете се за следното в самото начало на проекта:

• Гледам . 

През кои часове членовете на екипа трябва да отговарят? Кога е добре да спрете да проверявате приложение за екипна комуникация? Този проблем е особено важен за отдалечени екипи, работещи в различни часови зони.

• Екипна комуникация. Дни .

Очаква ли се екипът да общува през уикендите? Ако е така, това общо правило ли е или изключение, което трябва да се прилага само при екстремни обстоятелства? Всички трябва да се съгласят с това. Ако някои членове на екипа очакват да общуват през уикендите, а други не, производителността и моралът могат да получат сериозен удар.

• ситуации .

Твърде много комуникация може да бъде досадна и може да накара служителите да станат психически неангажирани и да спрат да обръщат внимание на екипната комуникация. За да избегнете това, съгласувайте ситуации, които са подходящи за комуникация. Опитайте се да намерите ниво на комуникация, което да е удобно за всички, така че целият екип да чувства, че техните нужди са чути.

Въпреки че е важно да се установят горните концепции в началото на проекта, това не означава, че те трябва да бъдат фиксирани и негъвкави или непроменими за останалата част от проекта. Вместо това използвайте насоките, които сте измислили като основа, но помислете как вървят нещата, докато проектът напредва. Реалният живот рядко отговаря на нашите прогнози и очаквания и е неизбежно някои неща да не работят по предназначение и ще трябва да се направят промени.

План за комуникация на екипа

Проверявайте редовно и проактивно с целия екип, за да сте сигурни, че всички са доволни от това как вървят нещата. Следните въпроси могат да бъдат полезни, ако искате да оцените колко добре работи вашият екипен комуникационен план:

• Екипна комуникация. Какво работи добре в настоящата ни комуникация? 

Задавайки този въпрос, получавате реална обратна връзка за това какво харесват членовете на екипа. Задаването на този въпрос също помага да се оформи дискусията в положителен и конструктивен контекст. Може да е лесно да се съсредоточите върху това, което не работи, така че не забравяйте да фокусирате вниманието на хората върху доброто и лошото.

• Какво бихте променили в настоящата ни комуникация? 

Понякога членовете на екипа може да имат проблеми или проблеми, свързани с комуникацията, но се чувстват срамежливи или несигурни да говорят за тях. Поемайки инициативата и задавайки въпрос, вие давате на хората разрешение и пространство да търсят области за подобрение.

• Екипна комуникация. Можете ли да се сетите за конкретна ситуация, в която сте били доволни или разочаровани от нашия процес на комуникация? 

Може да е трудно да си представим какво точно говорят членовете на екипа без конкретни примери за работа. Вместо да търсите обща обратна връзка, опитайте се да получите конкретни примери, които илюстрират направените точки.

Установяването на основни правила по отношение на честотата на офсетния контакт ефективно адресира двойния проблем на твърде много и твърде малко комуникация. Постигането на баланс е от съществено значение, за да извлечете максимума от вашия екип. Намирането на проактивни области за подобрение, докато проектът напредва, ви позволява да приспособите комуникацията си и да я подобрите въз основа на обстоятелствата в реалния свят. Екипна комуникация

Форма на лого

Къде ще общуваме?

В наши дни има огромно разнообразие от методи, чрез които екипите могат да комуникират. Опциите са безкрайни, от наследен имейл до най-новите криптирани приложения за съобщения. Твърде големият избор обаче може да бъде лошо нещо. Екипите трябва ясно да дефинират кои методи за комуникация трябва да се използват и за каква цел. Ако не поставите ясни насоки в тази област, рискувате част от екипа да общува по един начин, а други по друг. Това може да доведе до пресичане на кабели, пропусната информация и общо объркване и неефективност.

И така, какви идеи ще ви помогнат да изберете най-подходящите комуникационни методи за нуждите на вашия екип? В края на краищата няма универсално решение. Различните ситуации имат различни изисквания.

Помислете за следното:

• Пригодност .

различни средства за комуникация имат различни приложения. Например, видео разговор не е необходим за бърза и кратка вътрешна комуникация. Незабавните съобщения са по-добри за бизнеса. Въпреки това, за задълбочени лични срещи, като менторски сесии, незабавните съобщения ще бъдат твърде неформални и безлични. Телефонно обаждане, видеообаждане или среща лице в лице ще работят по-добре. Помислете за различните видове комуникация, които вашият екип ще извършва и изберете най-подходящото решение за всеки.

• Екипна комуникация. Лекота .

Изучаването на ново приложение за комуникация не идва без разходи. Има потенциална цена на самото приложение, както и времето и енергията, необходими на екипа да го научи. Така че е добре нещата да бъдат толкова прости, колкото трябва. Спестеното време чрез избор на приложение, което е лесно за научаване, е време, което може да се изразходва за важна работа. Поддържайте комуникацията проста.

• За да закупите .

Доказано е, че промяната се управлява по-ефективно, когато хората я приемат. Ако променяте методите на комуникация, опитайте се да се консултирате с вашия екип предварително. Ако хората смятат, че са допринесли и са били чути, вероятно ще бъдат по-малко съпротивителни срещу прилагането на нов комуникационен инструмент.

Важно е да избягвате грешката да приемате, че правилният инструмент или технология ще разрешат по-дълбоки проблеми с екипната комуникация. Инструментите за комуникация, които изберете, ще облекчат ситуацията, но няма да заменят положителната и подкрепяща организационна култура. Освен това е изключително важно да се избягва търсене на перфектното решения, когато адекватното решение е достатъчно добро. Почти винаги ще има някакъв друг инструмент с по-блестящи функции или легион от фенове, които го възхищават. Има обаче реални разходи, свързани с превключването на комуникационните методи.

Причините да избягвате да сменяте методите на комуникация твърде често в търсене на идеалното решение включват следното:

• Екипна комуникация. Финанси .

Превключването между различни комуникационни приложения и инструменти може да ви струва пари. Това може да бъде под формата на абонаменти за приложения, които не се използват напълно, еднократни разходи за закупуване, които не могат да бъдат възстановени, и закупуване на методи за обучение за софтуер, който вече не съществува. Екипна комуникация

• път .

Времето е жизненоважен ресурс за управление на организации. Всеки път, когато превключите приложението за комуникация, времето се губи по различни начини. Отнема време за изучаване на ново приложение, време за завършване на инсталацията и други технически аспекти на превключването и време за обсъждане и потвърждаване на превключването между методите.

• Екипна комуникация. знание .

Тъй като членовете на вашата организация използват определени средства за комуникация, те повишават нивото си на знания и опит. Хората развиват ниво на познаване и компетентност с всеки конкретен комуникационен инструмент с течение на времето. Всеки път, когато решите да се свържете и изберете нов инструмент за учене, всички натрупани организационни знания се губят.

Изборът на правилните комуникационни приложения за вашия екип може да доведе до повишен морал, повишена производителност и запазване на организационните знания. При толкова много залог е важно да направите правилния избор и да сте сигурни, че всеки знае кой инструмент да използва във всяка дадена ситуация. Екипна комуникация

С кого да общуваме?

Какво е комуникация?

Няма нищо по-лошо от това да си част от екип, но да не знаеш точно каква роля играят всички останали, какви правомощия за вземане на решения имат и кога трябва да общуваш с тях. Объркването за това с кого да говорите, когато възникне определена ситуация, е един от най-бързите начини да предизвикате объркване и неефективност. Ако хората не разбират напълно как да комуникират добре, те рискуват да замълчат, когато нещо не е наред или да го докладват на грешния човек, което води до липса на предприети действия.

Този проблем се усложнява от съвременното разпространение на сравнително мобилни отдалечени екипи, които никога не могат да бъдат физически на едно и също място. Предвид тези предизвикателства, как можете да помогнете на екипа си да знае с кого да говори в дадена ситуация?

• Организационни схеми .

Може да е полезно да имате визуална диаграма, показваща кой какво прави във вашия екип. Не е нужно да е сложно или страшно. Може просто да покаже кой за какво е отговорен, кога трябва да се свърже с него, както и времето и средствата за постигането им. Това трябва да е достъпно някъде, например в корпоративната мрежа.

• култура.

Едно от най-лошите неща за ефективността на екипа е, когато хората мълчат. Създайте култура, в която хората се чувстват овластени да говорят и да протегнат ръка. Ако хората получат положителна обратна връзка, когато протегнат ръка, това ги насърчава да го направят отново, създавайки комуникативна култура с течение на времето. Екипна комуникация

• Екипна комуникация. образование .

Вашият екип трябва да бъде подходящо обучен във всички аспекти на тяхната работа, включително средствата за комуникация, които ще използва. Уверете се, че хората получават правилно основната част от екипното обучение. Това ще гарантира, че той е втори избор за вашия екип, когато възникне необходимост.

Заедно с установяването на правилния начин за комуникация, важно е също така да установите някои неща, които трябва да избягвате. Не правете грешката да приемате, че хората автоматично ще знаят какво да не правят. Различните хора имат различни очаквания и това е особено вярно, когато екипът е съставен от хора от различни култури и произход.

Някои ключови съображения в тази област включват:

• Език . Някои отбори харесват неформалния език като ругатни и жаргон, докато други не. Изяснете какво е забранено, за да избегнете по-нататъшни злополуки по-късно.
• Темы . Чатът след работно време разрешен ли е или не? Има ли някакви чувствителни области на дискусия, като политика или религия, които искате хората да избягват? Бъдете много ясни по този въпрос, така че хората да не се чувстват оставени на тъмно относно това какво е и какво не е приемливо.

Неуспехът да се даде възможност на хората да говорят с правилния човек може да бъде пагубно за продуктивността на екипа. Хората работят най-добре, когато могат свободно да обменят идеи и да търсят решения на проблемите. Улеснете ги да направят точно това.

Екипната комуникация не трябва да е трудна.

Надяваме се, че виждате, че ефективната екипна комуникация не трябва да бъде сложна. Всъщност правенето на нещата по-трудни, отколкото трябва, е рецепта за провал. Поддържайте нещата прости. Задайте ясни и кратки отговори на 3W. Слушайте екипа си. Включете отзиви за организационна комуникацияза подобряване на ситуацията с времето. В крайна сметка инструментите и приложенията са чудесни инструменти за подобряване на работата в екип, но само ако се използват правилно. Като обедините екипа си зад отговорите на тези въпроси, вие ще гарантирате, че приложенията ще дадат енергия, а не ще навредят на комуникацията и продуктивността на вашия екип.

АЗБУКА