Организационна комуникация. Какво е ? И защо е важно

Организационната комуникация е неразделна част от всяка организация и играе важна роля в изграждането на успешен бизнес. Комуникацията в една организация влияе върху поведението на хората в организацията. Комуникацията в една организация е жизненоважен компонент на управлението, тъй като ролята на ръководството е да прави планове и да дава насоки.

Хората, работещи в една организация, независимо дали са мениджъри или служители на първа линия, трябва да знаят как да се държат, за да създадат най-добрата работна среда в организацията.

Комуникацията в една организация също влияе върху поведението на хората в организацията. Поведението на хората в една организация влияе върху начина, по който хората се мотивират взаимно за постигане на целите на организацията. Организационната комуникация играе важна роля в начина, по който хората взаимодействат помежду си по време на срещи.

Какво е марж на продажбите? и как да го изчислим

От друга страна, неефективната организационна комуникация води до неразбиране, липса на координация и некомпетентност в организацията. Следователно е важно да има ефективна комуникация в една организация, за да се изпълняват ефективно плановете и да се допринася за успеха на организацията.

Ефективна комуникация е толкова важно в една организация, че в днешно време дори специалистите по подбор на персонал считат комуникационните умения за едно от основните умения на хората, които искат да наемат. Обявите за работа често включват фрази като бизнес комуникация, корпоративна комуникация или организационни комуникационни умения.

Поверително споразумение. Какво е ?

Видове. Организационна комуникация.

Комуникацията е неразделна част от всяка организация. Никоя организация не може да оцелее без подходяща комуникация между хората, работещи в организацията.

Има четири различни типа организационни комуникации. Някои организации стриктно следват един тип комуникация, докато някои организации използват комбинация от тези видове комуникация.

Нека първо научим за различните видове комуникации, които се случват в една организация, за да разберем какво е тяхното въздействие върху организацията.

9 вида организационна структура, които всяка компания трябва да вземе предвид

1. Официална комуникация. Организационна комуникация.

Официалната комуникация е един от най-често срещаните видове комуникация, който се провежда в повечето организации. Официалната комуникация се осъществява чрез предварително определени комуникационни канали.

Тези комуникационни канали се използват ръководство и служителихората, работещи в организация, за да общуват помежду си. Официалната комуникация се среща най-вече в организации с йерархична организационна структура.

В такива организации един обикновен служител не може да комуникира директно с висшето ръководство. Комуникацията между тях се осъществява чрез средно управление.

2. Неформално общуване

Този тип комуникация е обратната на формалната комуникация. Неформалната комуникация не се осъществява по официални канали. Организациите, които използват неформална комуникация, за да общуват помежду си, не следват предварително определени комуникационни канали.

Това означава, че комуникацията между ръководството и служителите на една организация може да се осъществи чрез множество комуникационни канали.

За разлика от формалната комуникация, където комуникацията се осъществява чрез подходящи канали и посредници между висшето ръководство и преките служители, неформалната комуникация може да се осъществи директно между висшето ръководство и преките служители.

Освен това организациите, които използват неформална комуникация, нямат правилно дефинирана йерархична структура. Всички служители, работещи в такива организации, се разглеждат на едно и също ниво.

Доверието на връзките и психологията зад това защо хората кликват върху връзки

3. Вертикална комуникация. Организационна комуникация.

Официалната комуникация може да бъде разделена на две категории като вертикална комуникация и хоризонтална комуникация. Вертикалната комуникация е вид комуникация между мениджъри и техните подчинени.
Вертикалната комуникация може да бъде допълнително фрагментирана на вертикална комуникация нагоре и вертикална комуникация надолу. При възходящата вертикална комуникация комуникацията се осъществява от мениджърите към техните подчинени.
Междувременно се осъществява вертикална комуникация от подчинени към техните началници.

4. Хоризонтална комуникация

Друг вид комуникация в една организация е хоризонталната комуникация. Това е вид комуникация между хора, работещи на едно ниво.

Хоризонталната комуникация се счита за формална комуникация между хора, работещи на едно и също ниво за обмен на информация.

Важност. Организационна комуникация.

1. Основното значение на организационната комуникация е да държи служителите, работещи в организацията, информирани. Служителите съобщиха целите, които се очаква да постигнат, и използваните методи за постигане на тези цели. Не само им се разказва за методите, но и се дава обратна връзка, така че подобри ги работа. Организационната комуникация помага да се изяснят съмненията или недоразуменията между служителите.
2. Комуникацията в една организация играе ролята на източник на информация. Информацията се предава служители чрез комуникации. Тази информация помага на служителите да вземат важни решения, тъй като притежаването на тази информация им предоставя алтернативен курс на действие за изпълнение на определена задача.
3. Комуникацията е от съществено значение за комуникацията. Чрез комуникация служителите, работещи в една организация, общуват помежду си. Социализацията е необходима и за създаване на силни връзки между служителите, което е от съществено значение за растежа на организацията. Организационна комуникация.
4. Здравословната комуникация в една организация помага да се оформи отношението на хората, работещи в организацията. Добре информираният служител има положително отношение в сравнение с по-малко информирания служител.
5. Писмената и официална комуникация в една организация е по-ефективна в сравнение с други видове организационни комуникации. Поради това много организации харчат пари за издаване на фирмени списания и списания, за да споделят важна годишна информация със служителите на организацията.
6. Организационната комуникация играе жизненоважна роля в процеса на контрол, тъй като ролята на мениджърите е да предоставят насоки на своите подчинени и да получават обратна връзка от тях. Ефективната организационна комуникация прави тези задачи по-добри. Подчинените могат да изпълняват задачите си ефективно, когато са добре комуникирани и могат също така да изчистят съмненията на своите мениджъри, когато се сблъскат с някакъв проблем в работата си.

Проблеми на организационната комуникация

Въпреки че организационната комуникация е неразделна част от всяка организация, все още има много предизвикателства, пред които е изправена организацията, когато става въпрос за изготвяне на ефективен комуникационен план.

Организационната комуникация никога не може да бъде ефективна и ефикасна, ако не се обърне внимание на проблемите, свързани с организационната комуникация. По-долу са изброени проблемите на организационната комуникация, с които трябва да сте запознати, преди да подготвите организационен комуникационен план за организация.

1. Релевантност на плана. Организационна комуникация.

Първото и основно предизвикателство, с което може да се сблъскате, когато създавате комуникационен план, е неговата уместност. Създаването на комуникационен план, който е подходящ за всички в една организация, е предизвикателство. Различните отдели и различните функции в тези отдели изискват различни решения на комуникационните проблеми, които могат да възникнат.

Например в търговския отдел повечето търговци работят виртуално и рядко посещават офиса. Срещите с мениджъра по продажбите също се провеждат чрез видео разговори или телефонни разговори.

Екипи в организация, които обичат да работят самостоятелно и не желаят да се срещат редовно. Следователно изготвянето на организационен комуникационен план, който е подходящ за всички работещи в организацията, е предизвикателна задача.

2. Размер на организацията

Следващото предизвикателство, с което може да се сблъскате, когато изготвяте организационен комуникационен план, е неговият размер. Особено в големите организации е трудно да се създаде ефективен комуникационен план. Защото в големите организации има няколко отдела и подотдела.

В тези отдели работят стотици служители. Някои служители работят в офис помещения, а някои работят практически далеч от офис помещения.
В такива случаи става доста трудно да се подготви комуникационен план, така че да може да се установи ефективна комуникация между всички служители, работещи в организацията.

3. Отговорност. Организационна комуникация.

Отчетността е един от най-важните въпроси, които трябва да имате предвид, когато създавате комуникационен план. Как да осигурим отчетност? Как можете да гарантирате, че съобщението или информацията не са изкривени по време на предаване?

Какви действия трябва да предприемете, ако вашите данни се променят? И как да проследим източника на грешката? Всички тези въпроси трябва да имат отговори. Трудно е да се поддържа отчетност без ефективен организационен комуникационен план.

4. Честност. Организационна комуникация.

Не на последно място, въпросът за организационната комуникация е целостта на информацията. С този проблем се сблъскват организации, които избират неформални методи на организационна комуникация. В неформална среда шансовете за пробиви на данни стават високи.

Следователно основно предизвикателство е да се гарантира целостта на информацията, докато се предава в цялата организация.

Влиянието на ефективните организационни комуникации

Ефективната комуникация има положително въздействие върху организацията и хората, работещи в нея. Нека разберем за тези стачки един по един.

1. Ефективната комуникация помага за намаляване на недоразуменията между служители, клиенти и бизнес партньори. Следователно броят на делата и жалбите също е сведен до минимум.
2. Ефективната комуникация в една организация повишава увереността и морала на служителите, работещи в организацията. Служителите се чувстват по-удовлетворени в организация, в която са добре информирани. Организационна комуникация.
3. Ефективната комуникация подобрява процедурите и процесите, протичащи в една организация, което води до повишена организационна ефективност, както и до намаляване на производствените разходи.
4. Отличната и ясна комуникация в една организация помага на служителите да разберат политиките, правилата и разпоредбите на организацията. Това им помага да станат лоялни към компанията.
5. Правилната комуникация в организацията помага за установяването на здрави връзки между служителите и ръководството. Служителите се доверяват на своето ръководство и се доверяват на решенията, които вземат вместо тях. Основното предимство Този сценарий е, че организацията остава свободна от синдикати и хората съобщават своите проблеми и искания и търсят взаимноизгодно решение, а не стачки.
6. Служителите не се стесняват да изразяват своите мнения и идеи. Това е от полза за организацията, тъй като помага на организацията да расте.
7. Планираната организационна комуникация е полезна при изпълнението на производствените планове.

Последици от неефективна организационна комуникация

1. Неефективната комуникация води до битки между служители и ръководство поради недоразумения, причинени от неефективната комуникация.
2. Неефективната комуникация в една организация причинява непоследователност в отделите. Непоследователността причинява ожесточени спорове между служителите, загуба на ресурси и високи производствени разходи.
3. Когато има неефективна комуникация в една организация, е трудно да се задоволят нуждите и очакванията на клиентите. Отделът по продажбите не би знаел това Маркетинговият отдел обеща клиенти.
4. Неефективната комуникация също може да причини високо текучество на персонала. Служителите се чувстват неудовлетворени и разочаровани, когато не са комуникирани правилно.

Как да подготвим ефективна комуникационна стратегия?

Ефективна комуникационна стратегия може да бъде изградена само като се вземат предвид такива важни фактори като организационната структура, целите и задачите и ценностите на организацията. По-долу са описани стъпките, които можете да следвате, за да подготвите ефективна комуникационна стратегия.

Стъпка 1: Анализирайте размера на организацията. Организационна комуникация.

При изготвянето на организационен комуникационен план е важно да се вземе предвид размерът на организацията. В голяма организация с множество отдели е необходим формален и добре планиран комуникационен план, за да се гарантира, че всички служители работят във всички отдели.

Неформална комуникация в такива организации могат да се окажат неефективни и да предизвикат различни недоразумения сред служителите, работещи в организацията.

 Стъпка 3: Попитайте вашите служители за идеи

Понякога разглеждането на идеите и мненията на служителите може да ви помогне да създадете ефективен комуникационен план. Те разбират по-добре недостатъците на съществуващия комуникационен план и какво може да се направи, за да се коригират тези недостатъци.

Стъпка 4. Вдъхновете се от опита на подобна организация. Организационна комуникация.

Можете да разгледате комуникационния план на организации с подобен размер и да говорите с техните лидери, за да поискате тяхната помощ. Можете да промените комуникационния план, използван от други организации, за да отговаря на изискванията на вашата организация.

Стъпка 5: Получете обратна връзка от служители и мениджъри

И накрая, мениджърите и служителите ще бъдат тези, които използват методите за комуникация ден след ден. Така те могат да разпознаят недостатъците на комуникационния план и да направят предложения за подобряването му.

Как да решим проблемите на организационната комуникация, докато изготвяме ефективен план за организационна комуникация?

Предизвикателствата, свързани с организационната комуникация, не могат да бъдат пренебрегнати при разработването на ефективен комуникационен план.

Въпреки това, тези проблеми могат да бъдат разрешени чрез разглеждане на следните практики при създаване на цялостен комуникационен план за организация.

1. Насрочвайте срещи често. Организационна комуникация.

Неразбирането или липсата на комуникация между служители на два или повече отдела е един от най-честите проблеми, пред които са изправени повечето организации.

Те може да работят по един и същи проект, но да не са наясно с работата, която са свършили взаимно поради липса на комуникация. За да елиминира този проблем, ръководството трябва да гарантира, че служителите получават достатъчно възможности да седнат и да говорят помежду си.

Например можете да организирате сесии за въпроси и отговори, срещи за обяд и обучение или да добавите функция за междуведомствен канал към своя комуникационен план.

2. Редовно оценявайте текущите организационни комуникации.

Оценяването на текущия ви организационен комуникационен план ще ви помогне да идентифицирате недостатъците му. За да получите по-подробна оценка, можете да намерите отговори на следните въпроси:

Колко често служителите пропускат крайни срокове?

Използват ли служителите модерни технологии, за да комуникират ефективно?

Отговарянето на въпроси като тези ще ви помогне да осъзнаете проблемите във вашия текущи комуникационен план. Обърнете внимание на тези проблеми, за да създадете ефективен комуникационен план за вашата организация.

3. Включете цифровите инструменти. Организационна комуникация.

Технологията има решения за всеки проблем. Ето защо трябва да обърнете голямо внимание и на използването на най-новите технологии за създаване на ефективни комуникации в организацията.

В днешно време повечето млади хора смятат личните срещи за празни загуба на време. Те вярват, че работата, която може да се извърши с помощта на технологиите, не изисква физическото присъствие на човек.

По този начин, като използвате най-новата технология, можете да поддържате връзка със служители, работещи виртуално, както и между отделите.

4. Използвайте различни стилове на комуникация. Организационна комуникация.

И накрая, наличието на един стандартен метод за комуникация няма да е подходящо за всички хора, работещи в дадена организация. Различните хора консумират информация по различен начин.

Някои хора могат да работят добре по време на срещи лице в лице, докато някои хора искат да получават актуализации онлайн. За да създадете ефективна комуникация в една организация, трябва да използвате различни комуникационни подходи. На хората трябва да се предоставят възможно най-много възможности.

Продукция

Ефективната организационна комуникация е в основата на една организация. Без подходяща комуникация никоя организация не може да оцелее. Създаването на ефективен комуникационен план за една организация изисква по-задълбочено разбиране на структурата, размера, целите и ценностите на организацията.

Създаването на организационен комуникационен план обаче не е лесна задача. Той идва с много предизвикателства, които трябва да бъдат разгледани и адресирани при създаването на организационен комуникационен план.

Ефективната комуникация играе жизненоважна роля в подпомагането на организацията да увеличи печалбите и да минимизира производствените разходи, докато неефективната комуникация може да причини недоразумения между служителите.

 

АЗБУКА

 

Често задавани въпроси (FAQ). Организационна комуникация.

1. Какво е организационна комуникация?

   • Отговор. Организационната комуникация е процес на предаване на информация, идеи и мнения в организацията между нейните членове, както и външна комуникация с партньори и клиенти.

2. Защо организационната комуникация е важна за бизнеса?

   • Отговор. Ефективната организационна комуникация насърчава по-доброто разбиране на задачите и целите, повишава ефективността на работата, укрепва екипните взаимоотношения и помага за решаването на проблеми.

3. Кои са основните елементи, включени в организационната комуникация?

   • Отговор.  Елементите на организационната комуникация включват вербална и невербална комуникация, използване на технологии, формални и неформални комуникационни канали.

4. Какво представлява вербалната и невербалната комуникация в контекста на организационната среда?

   • Отговор . Вербалната комуникация е обмен на информация с помощта на думи, докато невербалната комуникация включва жестове, изражения на лицето, език на тялото и други неезикови елементи.

5. Как да организираме ефективни срещи и срещи в една организация?

   • Отговор .  Планирайте срещите предварително, поставяйте ясни цели, канете само необходимите участници, осигурете активно участие, следете времето и документирайте резултатите.

6. Как да осигурим прозрачност в организационната комуникация?

   • Отговор . Разпространявайте информация своевременно, обсъждайте открито промени и решения, създавайте достъпни канали за обратна връзка и установявайте ясни комуникационни структури.

7. Как да преодолеем бариерите в организационната комуникация?

   • Отговор . Слушайте активно, използвайте множество канали за комуникация, насърчавайте сътрудничеството между отделите, разрешавайте конфликти и обучавайте служителите ефективни умения комуникации.

8. Как да организираме вътрешни комуникационни кампании за служителите?

   • Отговор .  Създавайте интересно съдържание, използвайте инструменти за вътрешна комуникация (интранет, имейли), провеждат семинари и обучения, насърчават обратната връзка.

9. Как да разрешаваме конфликти, свързани с организационната комуникация?

   • Отговор . Идентифицирайте източниците на конфликти, провеждайте открити дискусии, насърчавайте взаимното разбиране, предлагайте конструктивни решения и насърчавайте обратната връзка.

10. Как да прилагаме ефективни комуникационни стратегии в организации с различни размери?

    • Отговор .  Извършете анализ на нуждите, определете цели, внедрете различни инструменти за комуникация, обучете персонала и оценете ефективността на стратегиите.