Poslovno pisanje je efikasna poslovna komunikacija, važno je da svaki zaposleni ima dobre poslovne vještine pisanja.
Svaki zaposleni mora s vremena na vrijeme slati e-poštu, razvijati poslovne prijedloge i pisati poslovne izvještaje. Stoga su dobre poslovne vještine pisanja ključne zajedno s dobrim komunikacijskim vještinama.
Vještine pismene komunikacije također mogu napraviti veliku razliku prilikom prijavljivanja za posao. Za neke, ovo može biti posljednji korak u potvrđivanju njihovog rada.
Vještine poslovnog pisanja
Bilo da kreirate poslovni dokument ili pišete jednostavnu bilješku, dobre vještine poslovna pisma mogu imati dug put. To je više od dobre strukture rečenice, profesionalnog tona i pravilne gramatike.
Ispod su neke važne vještine poslovnog pisanja na kojima biste trebali raditi.
1. Jednostavan jezik
Prvo pravilo da postanete veliki poslovni pisac jeste da naučite da uvek koristite jednostavan jezik. Dobro pisanje obično ne uključuje tonu komplikovanih reči.
Stvaranje lako čitljivog sadržaja znači da ga učinite lakim za razumijevanje.
Da biste to učinili, možete koristiti opšte poznate kratke riječi. Ako ne postoji kraća riječ za složenu riječ, upotrijebite kratku frazu da je opišete.
Osim toga, možete se fokusirati na izbjegavanje prideva i pokušaj korištenja aktivnog glasa.
Efikasno pisanje je kada možete lako komunicirati i izraziti svoju poruku brzo i efikasno. gledište.
Stoga bi također trebali pokušati izbjegavati skrivene glagole. Drugim riječima, personaliziranje vaše e-pošte automatski će riješiti ovaj problem.
Na primjer, umjesto da kažete: „Htjeli bismo pomoći“, mogli biste reći: „Htjeli bismo vam pomoći.“
Ovaj drugi ne samo da je kraći i direktniji, već i izgleda prijateljski.
Korišćenje takvog direktnog i jasnog jezika je efikasnije, brže i delotvornije. Bilo da je vaš čitalac drugačiji zaposlenika ili klijenta, uvijek je bolje pojednostaviti tekst za svoju publiku.
2. Sposobnost razlikovanja mišljenja od činjenica
Poslovni pisci moraju poduzeti dodatne mjere opreza tokom procesa pisanja jer većina poslovnog pisanja isključuje lična mišljenja.
Iako ovdje ne pišete nikakve akademske radove, ipak morate biti sigurni da su činjenice jasne.
U međuvremenu, poslovni dokumenti bi trebali biti bez ličnih mišljenja. Jedini razuman dodatak ličnom mišljenju je kada date preporuke.
U svim ostalim slučajevima bolje je ne dodavati mišljenja. Međutim, u nekim rijetkim slučajevima možda ćete morati izraziti svoje mišljenje.
U takvim slučajevima treba da znate razliku između izražavanja objektivnog i ličnog mišljenja.
U svakom slučaju, poslovni pisci moraju biti u stanju da razlikuju mišljenja od činjenica.
Izuzetno je važno to održavati kako biste izbjegli nesporazume. Bilo da su vaši čitatelji interni ili vanjski dionici, pobrinite se da vaše pisanje bude bez dvosmislenosti.
Štaviše, ako iznosite svoje gledište o nečemu, svakako jasno navedite da je to vaše mišljenje.
3. Poslovno pismo. Konciznost i sažetost
Bez obzira na stil pisanja, morate naučiti biti sažeti. Svako poslovno pismo treba da bude kratko i jasno.
Korištenje sažetog jezika u osnovi znači uklanjanje svih nepotrebnih riječi i fraza koje ne služe direktnoj svrsi.
Na primjer, prilikom pisanja email možete napisati: „Šaljem ovu e-poštu kako bih vas obavijestio da morate poslati svoj rad do ponedjeljka.“
Prvi dio ove rečenice ne mora biti ovdje, jer je očigledno da šaljete e-mail.
Umjesto toga, trebali biste napisati: “Morate predati svoj posao do ponedjeljka.”
Međutim, ovo je krajnje jednostavan primjer. Konciznost i sažetost su od velike važnosti pri pisanju dokumenata kao što su poslovni izvještaji.
To je zato što većina vaših čitalaca neće imati vremena da preleti više stranica ili pasusa.
Dobro pravilo je da informacije budu lako dostupne.
Osim toga, evo nekoliko stvari koje možete učiniti:
- Uvijek se fokusirajte na činjenice i informacije.
- Držite se teme
- Koristite tri riječi ili manje u svakom pasusu osim ako nešto objašnjavate.
- Koristite kratke riječi i držite isti izbor riječi cijelo vrijeme
- Izbjegavajte nepotrebne priloge i prideve
- Izbjegavajte sve nejasnoće i uvijek težite jasnoći.
Neka vaše rečenice budu kratke i pokušajte uvesti najvažnije informacije na početku ili u prvom pasusu.
Ako postoji nezgodna rečenica, podijelite je na nekoliko i sačuvajte relevantne dijelove.
4. Poslovno pismo. Održavajte cilj
Od ključne je važnosti osigurati da svaki oblik poslovne komunikacije služi jasnoj svrsi.
Trebali biste se fokusirati na to da vaše poslovno pismo jasno definira njegovu svrhu. Također je najbolje zadržati jednu svrhu za svaki dokument.
Na primjer, ako zaposlenima šaljete obavijest za cijelu kompaniju, pobrinite se da to jasno kažete od početka.
Većina ljudi možda neće proći kroz svu svoju poslovnu komunikaciju, posebno ako se čini formulisana i ponavljajuća.
Stoga ovo možete izbjeći tako što ćete osigurati da svi dokumenti odmah saopšte svrhu.
Zbog toga većina članaka počinje s objašnjenjem o čemu će se raspravljati.
Što je još važnije, ne biste trebali odstupiti od ovog cilja dok radite na dokumentu. Koristite druge dokumente ako imate o čemu razgovarati.
Vaša poruka treba da se odnosi samo na jednu po jednu glavnu ideju. Stoga izbjegavajte pretrpano razmišljanje i prakticirajte razmjenu poruka za jednu svrhu.
5. Znajte ko je vaša publika
Iako ovo može izgledati očigledno, to je još uvijek važna vještina, posebno ako je vaše poslovno pisanje više eksterne nego interne prirode.
Iako morate razumjeti svrhu svog pisma, također je važno znati ko je vaš čitalac.
Ovo pomaže ciljanju cilja na određenu osobu ili publiku. To je isti slučaj bilo da nekome pišete e-poštu ili šaljete poruku masama.
Štaviše, poznavati svoju publiku znači i razumjeti kako njen um funkcionira.
Na primjer, ako pišete e-poruku kolegama na poslu, trebali biste je držati kratko i neformalno.
Isto tako, ako šaljete e-poštu klijentu, trebali biste biti formalni, jasni i jednostavni.
Stoga je uvijek bolje poznavati svoju publiku u poslovnom svijetu jer će vam to pomoći da zadovoljite njihove potrebe.
Vaša publika može aktivno utjecati na sljedeće stvari:
- jezik koji koristite; svaka riječ može biti drugačija kada se uzme u obzir različita publika.
- Koje alate koristite i u kom svojstvu.
- Efikasnost onoga što pišete tokom vremena.
- Vaš ton razgovora je negdje između profesionalnog i potpuno ležernog.
- Koje su važne tačke koje želite da pomenete?
Osim toga, može uticati i na dužinu vašeg pisma. Na primjer, ako pišete poslovni izvještaj za više rukovodstvo, vi trebalo bi da zapišete glavne tačke na prvoj stranici u obliku kratkih pasusa.
6. Poslovno pismo. Formatiranje
Brzi put poboljšati svoje vještine poslovno pisanje - razviti vještine oblikovanja. Mnogo je uobičajenih grešaka koje se prave tokom formatiranja koje mogu dovesti do problema sa slaganjem.
Vaši napori u formatiranju uvijek bi trebali osigurati maksimalnu efikasnost. Ne počinjite pisati dok ne dobijete jasnu ideju o tome kako dokument treba biti formatiran.
Ideja je omogućiti čitaocima da brzo pregledaju bilo koji dokument bez ikakvih problema.
Ali to ne znači da biste trebali dodati previše elemenata za oblikovanje; može odvratiti vaše čitaoce.
Ovo se odnosi na sve oblike pisanja, bilo da pišete izvještaje, e-poruke ili kreirate prezentaciju.
Evo nekoliko stvari koje spadaju u formatiranje:
- Koristite podebljano, kurziv i podvlačenje.
- Istaknite određene tekstualne elemente.
- Korištenje različitih boja za različite riječi koje želite obojiti.
- Upotreba pasusa i numeracije.
- Upotreba naslova i podnaslova.
- Održava strukturu rečenice i poravnanje teksta.
Formatiranje treba da ostane isto u svim dokumentima. Na primjer, ako pišete izvještaj, isto oblikovanje treba primijeniti na tijelo i FAQ (ako je primjenjivo).
7. Poslovno pismo. Lektura, uređivanje i revizija
Najbolji alat gramatičke provere - to si ti. Ova vještina je korisna u svim vrstama pisanja.
Ovo je najbolji način da postanete bolji pisac jer aktivno poboljšavate sebe i svoje pisanje.
Lektura uključuje provjeru da li vaše pisanje slijedi smjernice za stil, format i druge smetnje.
Osim toga, provjerava činjenice, veze i tačnost vašeg sadržaja. Osim toga, ovo je također odličan način za uklanjanje nepotrebnog pasivnog glasa.
Tada možete napraviti značajne promjene u svom sadržaju. Inače, nema smisla da ga sami uređujete.
Dobra praksa je da se svaki drugi dan vraćate pisanju. Međutim, ovo će funkcionirati samo ako radite na prijedlogu ili izvještaju.
Uređivanje uključuje održavanje onoga što je napisano ili ažuriranje nakon što je završeno. Na primjer, možda ćete morati revidirati izvještaj nakon što ga pokažete svom menadžeru.
Tokom ovih koraka, pokušajte provjeriti greške u kucanju, sintaksu i gramatičke greške. Fokusirajte se na ukupnu čitljivost i tok dokumenta.
Osim toga, trebali biste kupiti i alat za provjeru pravopisa. Ovo može olakšati proces lekture i uređivanja, ali pokušajte prvo da usavršite svoje vještine umjesto da se oslanjate na alate.
8. Poslovno pismo. Stav i tačka gledišta
Poznavanje svoje publike je jedna stvar, ali je takođe važno razumjeti kako vaše pisanje može utjecati na nju.
Postoje različiti nivoi značenja u vašem pisanju. Trebali biste biti svjesni svih njih i utjecaja koji mogu imati.
Ispod su neke stvari koje utiču na stav i perspektivu vašeg pisanja:
- Opća struktura rečenice; na primjer, duge rečenice ostavljaju utisak da je čitalac upućen.
- Izbor riječi tokom pisanja.
- Svi izrazi, ako ih ima, koje koristite, uključujući metafore i primjeri.
- Stavovi koje dijelite, bilo da su mišljenja ili preporuke.
Dobra je praksa uvijek uzeti u obzir stajalište čitaoca, a ne svoje.
Odlične ideje vam obično padaju na pamet kada razmišljate iz perspektive vaše publike. Isto se odnosi i na objave na društvenim mrežama; rade samo ako imaju odjeka kod vaše publike.
Dakle, najbolji način naprijed je da razmišljate iz njihove perspektive i prilagodite svoje pisanje u skladu s tim.
Takođe povećava vjerovatnoću da će se vaš čitatelj složiti s vama i učiniti ono što želite.
To ga čini važnim alat za upotrebu u vašoj organizaciji, posebno ako ste na nivou menadžmenta.
Hajde da sumiramo rezultate
Gore navedene vještine uglavnom zavise od vaše dosljedne poslovne prakse pisanja. Što više vježbate, više ćete automatski poboljšati svaku vještinu.
Takođe, trebalo bi da se potrudite da čitate da biste postali bolja osoba. Pogledajte šta drugi rade drugačije u svom poslovnom pisanju i naučite iz toga.
Također, uvijek biste trebali ažurirati svoje znanje o aktuelnim stvarima. Bilo da se radi o ažuriranju jezika ili formata, budite u toku.
Konačno, pokušajte da shvatite svoje prednosti i slabosti u poslovnom pisanju i u skladu s tim usmjerite svoje napore.
Monolog. Kako napisati monolog?
Оставить комментарий