Vještine fasilitacije potrebne da biste bili dobar facilitator

Vještine facilitacije su proces upravljanja grupnom dinamikom kako bi se pomoglo članovima grupe da postignu konsenzus i efikasno riješe probleme. Ove vještine mogu biti korisne za svakoga ko radi sa grupama ljudi, bilo kao projekt menadžer, trener, učitelj, trener ili konsultant.

Prema nedavnom istraživanju, otprilike šest do dvadeset sati svake sedmice se provodi na sastancima. Međutim, značajan dio radna snaga, koji je učestvovao u ovoj studiji, tvrdio je da su takvi sastanci generalno neproduktivni. Ovdje su uključene vještine fasilitacije jer omogućavaju liderima/menadžerima da vode ljude prema dogovorenim ciljevima na način na koji se svi članovi ohrabruju da posjeduju, nude učešće i koriste svoje sposobnosti. Stoga, kada se vještine fasilitacije pravilno koriste, vlasnici posao neće trošiti svoje vrijeme, novac i druge resurse na neproduktivne sastanke.

U ovom postu ćemo uroniti u svijet vještina fasilitacije i razumjeti šta su one i kako možete koristiti ove vještine da svoje sastanke učinite inspirativnim, orijentiranim na rezultate i produktivnim. Pa počnimo odmah-

Definicija vještina pojednostavljivanja. Vještine facilitacije

Kao što svi znamo, alati su sredstva koja omogućavaju da se određeni zadatak izvrši na način koji je svima koristan. Facilitacija je obezbjeđivanje resursa potrebnih za obavljanje relevantnih aktivnosti. Bilo u vašem privatnom ili profesionalnom životu, komunikacija i interakcija igraju vitalnu ulogu. U poslovnom svijetu, forma, format i svrha ovih interakcija su veoma različiti od onih u ličnom sferi osobe. Vještine facilitacije

Tamo se rasprave moraju voditi na stabilniji i unaprijed određen način koji je prihvatljiv za sve strane uključene u proces. Za to su potrebni neki resursi, kao što su ohrabrenje, prilike da progovorite i izrazite svoje gledište, imati zdravu razmjenu informacija i nastaviti diskusiju. Na latinskom, olakšanje znači olakšati zadatak.

Stoga je sasvim ispravno da su vještine fasilitacije vještine potrebne pojedincu kako bi grupne diskusije bile bolje i lakše. Ove vještine uključuju vještine upravljanja, sposobnost donošenja odluka i sposobnost rješavanja problema. Uspjeh ili neuspjeh diskusije u velikoj mjeri zavisi od pravilnog korištenja vještina voditelja.

Koje vještine fasilitacije?

Govoreći o ljudskim obrascima ponašanja, Aristotel je jednom rekao:

Ima ljudi sa različitim pogledima i sposobnostima. Mora se imati na umu da ne postoje dvije iste osobe. Svako ima različite načine izražavanja i različite nivoe razumijevanja. Komunikacija je list koji spaja dvije ideologije ili dvije misli u jednu. Izuzetno je važno podržati Horošie odnose među ljudima kako bi se osigurala nesmetana komunikacija. Ovo omogućava slobodan protok misli, ideja i strategija. Ali osiguravanje nesmetane komunikacije unutar određene grupe zahtijeva i ogromnu vještinu. Vještine fasilitatora su kritične u svim takvim okolnostima.

Na poslovnim sastancima, fasilitatori su odgovorni

• Zajednički i jasni ciljevi
• Pravilno i jasno definisan proces za postizanje ovih ciljeva
• Kanalisanje uz razumijevanje da učesnici treba da dođu na sastanak pripremljeni ili da budu zainteresovani za temu.
• Širenje osjećaja među učesnicima da njihova mišljenja i odluke se vrednuju

Pogledajmo sada ispravnu definiciju takvih vještina

Mentalna mapa. 10 alata za kreiranje

Zašto su fasilitatori važni?

Kao što je gore spomenuto, facilitacija je obezbjeđivanje resursa. U poslovnom svijetu se vode značajne rasprave. Vještine facilitacije

Ako ovi razgovori budu uzaludni, kompanija će pretrpjeti ogromne gubitke. Dakle, mora postojati neko da reguliše i kontroliše ove rasprave. Osoba koja obavlja ovaj zadatak naziva se fasilitator. Facilitator mora jasno razumjeti svrhu diskusije. On/ona je odgovoran da razbije led među uključenim stranama, započne diskusiju i izvede je na pravi put. Svako ko to može postići može biti veliki pomagač.

Prije i tokom sastanka Priprema fasilitatora

Facilitator je osoba koja upravlja grupnim procesom, stvara uslove za postizanje ciljeva grupe i pomaže učesnicima da postignu konsenzus i efikasno rješavaju probleme. Facilitator može biti profesionalac s punim radnim vremenom ili može uključivati ​​ulogu koju igra član grupe koji djeluje kao moderator koji vodi proces.

Može biti domaćin raznih vrsta događaja i sastanaka kao što su sastanci, obuke, konferencije, seminari itd. Facilitator ne pruža rješenje, već upravlja procesom koji pomaže članovima grupe da zajedno pronađu rješenje.

Glavni zadatak voditelja je stvaranje uslova za otvorenu i produktivnu komunikaciju između članova grupe, gdje svako može izraziti svoje mišljenje, a grupa raditi na postizanju zajedničkih ciljeva. Facilitator može koristiti različite metode i tehnike kako bi pomogao grupi da postigne konsenzus i riješi probleme, kao što su grupna diskusija, brainstorming, rad u malim grupama, igre itd.

Fasilitator mora učiniti

Ali prije nego započne diskusiju, moderator mora izvršiti neke pripreme kao što je navedeno u nastavku.

1. Postoje različiti dionici i drugi članovi tima koji će učestvovati u diskusiji i dati važne komentare. Facilitator se mora sastati sa ovim članovima i razumjeti i istražiti ove tačke. Vještine facilitacije
2. Diskusija mora biti jasno planirana. Planiranje diskusije treba da ima jasan plan. Mora imati sve detalje i ne propustiti nijednu tačku koja će biti obrađena na seminaru ili sastanku koji će biti organizovan.
3. Sljedeći instrumentalni aspekt organizacije ugodnog i plodonosnog sastanka je mjesto gdje će se održati. Stoga je potrebno rezervirati pravu lokaciju, a zatim napraviti infrastrukturu prikladnom za vašu sesiju.
4. Neki sastanci se održavaju samo uz usmenu diskusiju. Za to su potrebne ogromne vještine razbijanja leda. Ako postoje dodatne stvari koje su potrebne za sastanak, kao što su radni listovi i PowerPoint prezentacije, potrebna tehnologija mora biti dostupna.
5. Ako sastanak treba da traje ceo dan ili duži period, treba se dogovoriti za piće i hranu.
6. Jednom kada diskusija ili sastanak započne, moderator mora preuzeti odgovornost da ih pokrene u pravom smjeru. On/ona mora održavati pravu energiju i pravi prostor za učesnike.
7. Diskusija bi trebala biti korisna i plodonosna. Na posredniku je da izbjegne beskorisne razgovore na profesionalnom sastanku. Mora postojati zdrava razmjena ideja i informacija.
8. Kada se sastanak završi, moderator bi trebao biti spreman sa završnom izjavom da sumira sve detalje diskusije. Osim toga, on/ona mora osigurati da se odluke ili ishod sastanka odmah implementiraju. Ovo će pomoći da sastanak bude opipljiv uspjeh.

Vještine fasilitacije potrebne da biste bili dobar facilitator

Facilitator ima značajnu odgovornost na svojim plećima. Stoga on/ona mora biti opremljen nekim potrebnim vještinama. Ove vještine su sljedeće.

1. Upoznajte učesnike. Vještine facilitacije

Svaka diskusija ili sastanak koji treba da se održi ima neke važne učesnike čija hijerarhija i uloga moraju biti poznate medijatoru. Ponekad se dešava da se strane uključene u ovaj proces ne poznaju. Ovdje voditelj ima zadatak osigurati udobnost i prijateljstvo među njima. Da bi to učinio, voditelj mora znati ko su učesnici. On/ona mora imati sve potrebne informacije da ih identifikuje i upozna.

2. Postavite jasne smjernice

Svaki sastanak prati određeni raspored. Mora se pažljivo i pravilno pratiti. Ovo će učiniti sastanak produktivnijim. Osim toga, u nekim diskusijama postoje pravila za pregovore i dogovore. Čak i one treba da budu saopštene svim učesnicima od strane prezentatora. Osim toga, trebale bi postojati smjernice o pristojnom ponašanju i ponašanju s poštovanjem. Nijedan učesnik ne bi trebao prijeći ove granice, bez obzira kako se diskusija odvija. Ovo je jedan od osnovnih pravila ponašanja svakog sastanka.

3. Stvorite inkluzivno okruženje. Vještine facilitacije

Na svakom sastanku svi treba da imaju jednak glas da govore. Mora postojati pravična raspodjela prava za učešće u raspravi i predlaganje druge tačke. Da bi se to postiglo, mora postojati inkluzivno okruženje. Ovo će pomoći svima da progovore i zauzmu se za ono što se osjeća hrabro i neustrašivo. Također se spominje udobnost i povjerenje među učesnicima. Ovo uklanja svaki naznak stidljivosti ili nespretnosti iz bilo kojeg smisla na sastanku.

4. Aktivno slušanje

Svi mislimo da je govor vitalna aktivnost, biti dio sastanka ili neke diskusije. Ali čak i slušanje je jednako važno. Samo oni koji znaju dobro da slušaju mogu zaista dobro govoriti. Dakle, naglašava važnost aktivnog slušanja. Učesnik uvijek mora osjećati da se ono što govori sluša s punom koncentracijom. Voditelj mora osigurati da svi pažljivo slušaju sve tačke. Osim toga, on/ona može voditi bilješke o onome što je rečeno za buduću referencu.

5. Upravljanje vremenom. Vještine facilitacije

Dobro je rečeno da je vrijeme novac u poslovnoj i profesionalnoj sferi, svaki minut i svaka sekunda su bitni. Stoga mora postojati optimalno i najbolje iskorišteno raspoloživo vrijeme. Treba voditi računa o tome da učesnici dovoljno detaljno obrađuju sva pitanja i razgovaraju o njima. Osim toga, ako se tim predugo zadržava na određenoj tački, što rezultira gubitkom vremena, moderator bi trebao ljubazno prekinuti rad i nastaviti diskusiju. Pored toga, raspored sastanaka treba poštovati što je moguće pažljivije. Plan se mora pripremiti s određenim vremenom bafera kako bi se nadoknadili neki neizbježni gubici vremena.

6. Održavanje sažetka svih radnji. Vještine facilitacije

Tokom sastanaka često se otkrivaju specifične radnje vezane za izjave problema. Facilitator sa odličnim veštinama fasilitacije treba da bude svestan ovih stavki aktivnosti, plus on ili ona treba da se postara da su vidljive svim učesnicima. Također morate osigurati da element akcije daje ono što treba učiniti, ko to treba učiniti i kada treba biti završen. Osim toga, trebali biste sumirati stavke akcije pred kraj diskusije kako biste bili sigurni da su svi na istoj strani u pogledu važnosti, ciljeva i vremena za stavke.

7. Preostali gol

Biti objektivan jedna je od osnovnih vještina fasilitatora koju bi fasilitator trebao uključiti. Fasilitatora treba posmatrati kao potpuno objektivnog i ne treba ga smatrati da je u bilo čijem „taboru“ za sastanak. Kada se na fasilitatora gleda kao na jednostranog, povjerenje ostalih učesnika (posebno onih na suprotnoj strani) brzo se gubi. U trenutku kada izgubite poverenje, teško ga je povratiti. Zbog toga je ostati objektivan, a ne otkrivati ​​svoje predrasude, jedna od najvažnijih vještina fasilitacije na koju se treba fokusirati.

8. Pronađite kroz pitanja, a ne predavanja ili propovijedi. Vještine facilitacije

Važno je da fasilitatori ne propovedaju više otkrivajući svoju inteligenciju o ovoj temi. Umjesto toga, korištenje vašeg uvida da pomognete drugim članovima da dođu do tipičnog rješenja zasnovanog na problemu jedna je od najvažnijih vještina fasilitacije koju trebate imati. Facilitatori to moraju učiniti postavljanjem pitanja kroz upite koji su relevantni za izjavu o problemu i dizajnirani da otkriju nove stvarnosti. Sastanak bi trebao biti o rješavanju problema učesnika, a postavljanje pitanja je jedan od najboljih načina za to.

9. Držite supervizora/menadžera podalje od otimanja sastanka/diskusije

Kao fasilitator, morate osigurati da lideri ili menadžeri ne otmu sastanak tako što će komunicirati svoja osjećanja i postaviti napredak sastanka u skladu sa svojim planom. Sastanak bi trebao ponuditi jednake mogućnosti svakom članu, a fasilitatori bi trebali imati vještine fasilitacije kako bi to osigurali.

10. Budite zaduženi za razgovor. Vještine facilitacije

Fasilitatori moraju održavati sastanak naprijed tako što će preuzeti odgovornost za razgovor kako bi sastanak bio na pravom putu. U trenutku kada diskusije na sastancima izgube zamah, fasilitatori bi trebali vratiti diskusiju na konstataciju problema. Čak ćete ponekad morati nekoga precrtati; međutim, to je vaša odgovornost i to morate učiniti bez gubljenja kontrole. Kontrola će vam omogućiti da poštujete sve učesnike, zbog čega se upravljanje razgovorom smatra jednom od moćnih fasilitatorskih vještina.

Kako biti harizmatičan? 

Tehnike koje će koristiti fasilitator za optimizaciju vještina fasilitacije

Kada vodi sastanak ili diskusiju, moderator mora imati neke od gore navedenih vještina. Osim toga, on/ona bi također trebao biti pripremljen sa ovim setom alata koji će mu dobro doći kada je potrebno za uspješan sastanak.

1. Tehnika razbijanja leda: Dobro je rečeno da je dobar početak pola bitke. Ovo važi čak i na poslovnim sastancima ili diskusijama. Postoje trenuci kada se uključene strane možda ne poznaju dobro. Ovdje voditelj mora koristiti ove tehnike razbijanja leda.
2. Tehnike strategije: Svaki sastanak ima specifičnu strategiju koju treba slijediti da bi bio uspješan. Oni određuju tok i dnevni red sastanka. Vještine facilitacije
3. Kreativna tehnika. Često poslovni sastanci mogu biti veoma svakodnevni ili monotoni. Svima nama ljudima je potrebna iskra u ovim situacijama. Voditelj može iskoristiti svoju kreativnost i smisliti neku zabavu koja će dodati boju i također pružiti kreativna rješenja za neke od problema.
4. Metode rješavanja problema: problemi i sukobi su svuda mogući. Oni su sastavni dio svakog životnog puta, a stručni sastanci i diskusije nisu izuzetak. Fasilitator bi trebao biti svjestan nekih tehnika rješavanja problema i konflikata kako bi se nosio sa takvim situacijama.
5. Metode donošenja odluka. Svaki sastanak se održava u cilju donošenja odluke ili finalizacije strategije. Facilitator mora posjedovati tehnike koje će voditi diskusiju do čvrstih odluka u ograničenom vremenskom periodu uz najmanju količinu sukoba.

Završne misli o vještinama fasilitacije!

Pojednostavljenje je važan koncept prilikom organizovanja poslovnih sastanaka ili diskusija. Stoga, da postanete fasilitator zahtijeva određeni skup vještina i skup alata koji će vam pomoći da olakšate koristan, miran i uspješan sastanak. Sve dok menadžeri ili fasilitatori imaju potrebne vještine fasilitacije, kompanije mogu optimizirati rezultate svojih sastanaka, što će u konačnici optimizirati ukupni učinak organizacije za postizanje zajedničkog cilja.

АЗБУКА

Da li je sadržajni marketing pravi izbor za moje poslovanje?