Les trucades de conferència és una tecnologia que permet a persones de diferents llocs interactuar i comunicar-se entre elles en temps real mitjançant comunicació d'àudio i/o vídeo. Això permet als membres reunir-se i celebrar reunions, discutir qüestions, prendre decisions i treballar en projectes sense sortir de les seves oficines o ubicacions.
Voleu crear trucades de conferència reeixides que la gent espera amb il·lusió? Tant si us trobeu amb el vostre cap, amb els vostres clients o amb el vostre equip virtual d'arreu del món, aquí teniu deu consells per assegurar-vos que tot vagi bé.
Una de les millors coses dels negocis d'avui és que mai ha estat tan fàcil mantenir-se connectat amb els vostres companys, equip i clients. Gràcies a la tecnologia moderna, podem organitzar reunions sobre la marxa, organitzar reunions virtuals i garantir una experiència perfecta des de pràcticament qualsevol lloc del món. Avui dia, una de les maneres més fàcils i populars de mantenir-se en contacte amb tots els membres de la vostra empresa és a través de trucades de conferència. No només són fàcils de configurar, sinó que també permeten la col·laboració en temps real, de manera que els possibles problemes es resolguin ràpidament i tothom estigui sempre a la mateixa pàgina.
Quan es tracta de eficiència empresarial, hi ha poques eines que siguin tan senzilles i efectives com les trucades en conferència.
1. Organitzeu-vos. Trucada de conferència
No hi ha res pitjor que una conferència que no té un propòsit clar. Perquè la vostra conferència sigui efectiva, heu d'organitzar el vostre temps amb antelació. Això vol dir que hauríeu de tenir tot el que necessiteu, inclosa una agenda, notes i una llista de tasques clara. Per fer realment una impressió, envieu una agenda per a la trucada abans que comenci perquè tothom pugui estar a la mateixa pàgina i saber exactament què esperar. Mantenir-se organitzat és l'única manera d'assegurar-vos que no perdreu el temps, inclòs el vostre.
2. Coneix el teu servei. Trucada de conferència
Preneu-vos sempre el temps per familiaritzar-vos amb el sistema telefònic empresarial i/o el servei de conferències que feu servir abans que es produeixi la trucada real. Cada servei té les seves pròpies característiques úniques, de manera que saber com funciona tot pot garantir que la trucada transcorri sense problemes. Entendre el servei que utilitzeu també és la millor manera d'ajudar els altres visitants a navegar-hi. En lloc d'enviar-los només a la pàgina de preguntes freqüents del servei, podeu respondre les seves preguntes vosaltres mateixos.
Estratègia de creixement empresarial. El millor
3. Crear interacció. Trucada de conferència
Les millors trucades de conferència permeten que cada participant participi. Si tot el que fas és parlar, la gent es preguntarà per què no només has enviat una nota de veu. Deixeu sempre temps per fer preguntes i comentaris durant la trucada perquè tothom senti que té l'oportunitat de participar. D'aquesta manera, s'assegurarà que tothom presti atenció i que qualsevol cosa que s'hagi de resoldre durant la conversa s'hagi resolt. Depenent del tipus de servei de conferències que utilitzeu (vegeu la nostra llista dels cinc serveis gratuïts principals a continuació), hi haurà altres maneres úniques d'animar la participació, com ara crear enquestes i tenir una secció interactiva de preguntes i respostes. Si teniu previst utilitzar un d'aquests serveis addicionals, assegureu-vos que vosaltres i els vostres membres esteu familiaritzats amb el seu funcionament per endavant.
4. Minimitzar les distraccions. Trucada de conferència
Tot i que un dels avantatges d'una trucada de conferència és la possibilitat d'unir-se des de qualsevol lloc, és important que intenteu minimitzar les distraccions per a tothom, especialment si sou l'amfitrió. Si és possible, eviteu trucar des de llocs públics sorollosos o, si es tracta d'una videotrucada, plens de gent. Tot i que de vegades és inevitable, aquest tipus de distraccions poden ser molestos i fins i tot poden impedir que tu i els teus convidats parleu de qualsevol cosa que s'hagi de resoldre durant la trucada.
Gestió del temps i millora de la productivitat
5. Arribar a temps. Trucada de conferència
Una de les pitjors maneres d'iniciar una conferència és arribar tard. Fins i tot cinc minuts després de l'hora programada poden irritar els vostres visitants i donar la impressió que no ho esteu apreciar-los temps. Trucar d'hora també farà que els participants se sentin preparats i preparats. A més, ajuda els vostres convidats a evitar aquest missatge incòmode de "vosaltres sou aquí primer" que els podria convertir en segon lloc si tenen la informació de trucada correcta.
6. Preparar suports visuals
No totes les trucades de conferència necessiten l'ajuda d'ajudes visuals. Però per a alguns, en realitat milloren la conversa. Un cop hàgiu creat l'agenda per a la trucada, reviseu les vostres notes i determineu si necessiteu imatges. Si és així, preneu-vos el temps per preparar els suports visuals i assegureu-vos d'informar als vostres convidats que aquesta serà una videoconferència. Si espereu que els vostres convidats també comparteixin el vídeo, feu-los saber perquè es puguin preparar. No hi ha res pitjor per als vostres convidats que se'ls demani que s'uneixin a través de vídeo quan només esperen una trucada de veu.
7. Seguiu el pla de joc. Trucada de conferència
Tot i que és possible que dediquis molt de temps a preparar-te per a la trucada, això no garanteix que facis el seguiment de la teva agenda. Tingueu en compte el que voleu aconseguir de trucada i feu tot el possible per ser el més efectiu possible mentre marqueu cada casella. Si animeu altres persones a participar en la competició, també hauríeu de ser l'amfitrió per assegurar-vos que ningú més no monopolitzi o simplement perdi el temps. Recorda: tothom, inclòs tu, està ocupat. Com més temps duri la trucada i com més fora del tema estigui, menys la gent recordarà, i menys entusiasmats estaran per la propera trucada.
8. Com més curt millor. Trucada de conferència
En cas de dubte, sempre equivocar-se amb les trucades de conferència més curtes. Tot i que tothom es queixarà de les conferències de trenta minuts que triguen una hora, molt pocs estaran molestos quan en realitat només són vint minuts. Vigileu el rellotge durant tota la trucada perquè pugueu fer tot el possible per aconseguir que els participants surtin a temps, o abans. No hi ha res que els empleats valoren més que les reunions que no treuen temps dels seus horaris ja ocupats.
9. Proporcioneu notes
Si sabeu que la vostra conferència serà llarga o si hi ha diversos temes importants que la gent ha de recordar, és important que prengui notes per als vostres convidats després (o abans) de la trucada. Aquestes notes garantiran que es recordin totes les vostres preguntes, comentaris i idees més importants, així com si els vostres convidats prenen alguna acció i els recordaran què han de fer i quan.
10. Grava la trucada. Trucada de conferència
Assegureu-vos de gravar la trucada de conferència perquè si algú la perd, tingui l'oportunitat de veure-la. Enregistrar la conversa també us ajudarà a aprendre què podeu fer millor la propera vegada, com ara frenar la conversa, millorar les ajudes visuals que utilitzeu o centrar-vos en l'agenda. A més de les notes, compartir converses és bo una manera perquè els participants tornin enrere i revisin segons sigui necessari.
5 trucades de conferència gratuïtes.
Tot i que hi ha molts serveis de conferències de pagament que són excel·lents, també hi ha molts serveis gratuïts que poden competir fàcilment. Aquí teniu una llista dels nostres cinc serveis de conferències preferits i per què...
1. Hangouts de Google
Ens encanta la qualitat de vídeo i àudio Google Llocs freqüentats , sense oblidar el familiar que és per a molts usuaris. Com que tot el que necessiteu és un compte de Google per unir-vos, fer servir Hangouts sovint significa que els vostres visitants no s'han de preocupar per configurar o iniciar sessió en un altre compte desconegut. Hangouts també s'integra amb aplicacions com Google Docs, de manera que compartir informació ràpidament és fàcil.
2. Uberconferència
Igual que Google Hangouts, Uberconferència us permet compartir fitxers de Google Drive durant una trucada. També s'integra amb Dropbox i Evernote i facilita compartir pantalles. Una de les millors característiques d'Uberconference són els seus controls d'àudio, que ajuden a minimitzar el soroll ambiental si us trobeu a una oficina ocupada o a una cafeteria popular.
3. zoom
zoom, Un dels serveis més populars d'aquesta llista, és una gran opció de conferència telefònica gratuïta per a les empreses, sobretot si depenen molt de les videoconferències. L'aplicació és fàcil de descarregar i accedir, la qual cosa us permet fer trucades futures ràpidament a tots els membres del vostre equip.
4. Conferència gratuïta
Si teniu clients o membres de l'equip que s'uniran a nivell internacional, aleshores Conferència gratuïta és una de les opcions més intel·ligents ja que és gratuïta. Podeu utilitzar FreeConference per telèfon i en línia amb accés a funcions de xat i de compartició de pantalla convenients.
5. Samepage
Com a programari de col·laboració integral tot en un, La mateixa pàgina us permet fer coses com comunicar-vos mitjançant textos massius, compartir fitxers i fins i tot enquestes dins del vostre grup. Tot i que Samepage ofereix un servei gratuït, també ofereix opcions de pagament per a funcions addicionals, com ara ordres privades i emmagatzematge ampliat.
Terminació
En optimitzar la vostra estratègia i rendiment de conferències mitjançant l'ús del servei de conferències adequat per a la vostra empresa, col·laborar l'equip pot ser més efectiu, que mai. Tant si treballeu en un negoci físic com en línia, podeu començar a fer millors trucades de conferència que perdin menys temps i feu més feina seguint aquests consells.
Deixa un comentari