Comunicació en equip. Com fer-ho de manera efectiva?

La comunicació en equip és clau per a l'èxit de l'equip. Una comunicació eficaç ajuda a millorar la comprensió entre els membres de l'equip, reduir els conflictes i augmentar la productivitat.

Aprendre a comunicar-se de manera eficaç en un equip pot ser aclaparador. Al cap i a la fi, hi ha un munt de llibres que diuen oferir les millors pràctiques. Totes les titulacions universitàries estan disponibles sobre el tema. Amb tanta informació, és realista que qualsevol equip aprengui a comunicar-se de la manera més eficaç?

Com moltes coses al món empresarial, no cal saber tot el que hi ha sobre les comunicacions. Només cal saber prou per prendre mesures efectives. Per simplificar els principis d'una comunicació efectiva en equip, els hem reduït a "3 W". Aquestes són tres preguntes senzilles que podeu utilitzar per centrar l'enfocament de la comunicació del vostre equip, garantint la màxima productivitat i la mínima confusió. Tot i que els mètodes de comunicació específics poden venir i anar, aquestes tres preguntes sempre seran vàlides.

Prisma d'identitat de marca: què és i com utilitzar-lo

Quan ens comunicarem? Comunicació en equip

Una de les primeres coses a posar d'acord és la freqüència de comunicació dins de l'equip. No penseu que això funcionarà. Els diferents membres de l'equip poden tenir expectatives diferents pel que fa a la freqüència de comunicació. Si hi ha un desajust entre les expectatives d'un membre de l'equip, es pot produir frustració. Alguns membres de l'equip se sentiran aclaparats per la freqüència de la comunicació, mentre que altres poden sentir-se ignorats.

Per garantir que tothom tingui un conjunt d'expectatives comú pel que fa a la comunicació, acordeu el següent al principi del projecte:

• Veure . 

En quines hores han de respondre els membres de l'equip? Quan està bé deixar de comprovar una aplicació de comunicació d'equip? Aquest problema és especialment important per als equips remots que treballen en diferents zones horàries.

• Comunicació en equip. Dies .

S'espera que l'equip socialitzi els caps de setmana? En cas afirmatiu, és aquesta una regla general o una excepció que només s'hauria de produir en circumstàncies extremes? Tothom ha d'estar d'acord amb això. Si alguns membres de l'equip esperen socialitzar-se els caps de setmana i d'altres no, la productivitat i la moral poden tenir un greu impacte.

• Situacions .

Massa comunicació pot ser molesta i pot provocar que els empleats es desenvolupin mentalment i deixin de prestar atenció a la comunicació de l'equip. Per evitar-ho, acordeu situacions adequades per a la comunicació. Intenta trobar un nivell de comunicació amb el qual tothom se senti còmode perquè tot l'equip senti que s'escolten les seves necessitats.

Tot i que és important establir els conceptes anteriors al principi d'un projecte, això no vol dir que s'hagin de fixar en pedra i inflexibles o inalterables per a la resta del projecte. En comptes d'això, utilitzeu les directrius que heu creat com a base, però penseu en com van les coses a mesura que avança el projecte. La vida real poques vegades està a l'altura de les nostres prediccions i expectatives, i és inevitable que algunes coses no funcionin com es preveia i s'hauran de fer canvis.

Pla de comunicació de l'equip

Consulteu regularment i de manera proactiva amb tot l'equip per assegurar-vos que tothom està satisfet amb com van les coses. Les preguntes següents poden ser útils si voleu avaluar el bon funcionament del vostre pla de comunicació d'equip:

• Comunicació en equip. Què funciona bé en la nostra comunicació actual? 

En fer aquesta pregunta, obteniu comentaris reals sobre el que els agrada als membres de l'equip. Fer aquesta pregunta també ajuda a emmarcar la discussió en un context positiu i constructiu. Pot ser fàcil centrar-se en allò que no funciona, així que assegureu-vos de centrar l'atenció de la gent en el bo i el dolent.

• Què canviaríeu de la nostra comunicació actual? 

De vegades, els membres de l'equip poden tenir problemes o problemes relacionats amb la comunicació, però se senten tímids o no estan segurs de parlar-ne. Prenent la iniciativa i fent una pregunta, doneu permís i espai a la gent per buscar àrees de millora.

• Comunicació en equip. Pots pensar en una situació concreta en què estiguessis satisfet o decebut amb el nostre procés de comunicació? 

Pot ser difícil imaginar exactament de què parlen els membres de l'equip sense exemples concrets per treballar. En lloc de buscar comentaris generals, intenteu obtenir exemples específics que il·lustren els punts plantejats.

L'establiment de regles bàsiques pel que fa a la freqüència de contacte desplaçat aborda de manera efectiva els problemes dobles de massa i massa poca comunicació. Aconseguir l'equilibri és essencial per treure el màxim profit del vostre equip. Trobar àrees proactives per millorar a mesura que avança el projecte us permet adaptar la vostra comunicació i millorar-la en funció de les circumstàncies del món real. Comunicació en equip

Forma del logotip

On ens comunicarem?

Actualment, hi ha una gran varietat de mètodes mitjançant els quals els equips es poden comunicar. Les opcions són infinites, des del correu electrònic heretat fins a les últimes aplicacions de missatgeria xifrada. Tanmateix, massa elecció pot ser dolent. Els equips han de definir clarament quins mètodes de comunicació s'han d'utilitzar i amb quina finalitat. Si no estableixes pautes clares en aquest àmbit, corres el risc que part de l'equip es comuniqui d'una manera i altres d'una altra. Això pot provocar cables creuats, informació perduda i confusió i ineficiència generals.

Aleshores, quines idees t'ajudaran a triar els mètodes de comunicació més adequats per a les necessitats del teu equip? Després de tot, no hi ha una solució única. Les diferents situacions tenen diferents requisits.

Tingueu en compte el següent:

• Idoneïtat .

vari mitjans de comunicació tenen diferents usos. Per exemple, una videotrucada no és necessària per a una comunicació interna ràpida i curta. La missatgeria instantània és millor per a les empreses. Tanmateix, per a reunions personals profundes, com ara sessions de tutoria, la missatgeria instantània serà massa informal i impersonal. Una trucada telefònica, una videotrucada o una reunió cara a cara funcionarà millor. Pensa en els diferents tipus de comunicació que realitzarà el teu equip i tria la solució més adequada per a cadascun.

• Comunicació en equip. Facilitat .

Aprendre una nova aplicació de comunicacions no té cap cost. Hi ha el cost potencial de l'aplicació en si, així com el temps i l'energia que necessita l'equip per aprendre-la. Per tant, és bo mantenir les coses tan senzilles com han de ser. El temps estalviat en triar una aplicació que sigui fàcil d'aprendre és temps que es pot dedicar a una feina important. Mantingueu la comunicació senzilla.

• Per comprar-hi .

S'ha demostrat que el canvi es gestiona de manera més eficaç quan la gent hi compra. Si esteu canviant els mètodes de comunicació, proveu de consultar amb el vostre equip amb antelació. Si les persones senten que han contribuït i han estat escoltades, és probable que siguin menys resistents a la implementació d'una nova eina de comunicació.

És important evitar l'error de suposar que l'eina o la tecnologia adequades solucionaran problemes de comunicació més profunds de l'equip. Les eines de comunicació que trieu alleujaran la situació, però no substituiran una cultura organitzativa positiva i solidària. A més, és molt important evitar-ho buscant el perfecte decisions quan una solució adequada és prou bona. Gairebé sempre hi haurà alguna altra eina amb funcions més cridaneres o una legió de fans que s'entusiasmen amb això. Tanmateix, hi ha costos reals associats amb el canvi de mètodes de comunicació.

Els motius per evitar canviar els mètodes de comunicació massa sovint a la recerca de la solució perfecta inclouen els següents:

• Comunicació en equip. Finances .

Canviar entre diferents aplicacions i eines de comunicació pot costar diners. Això pot prendre la forma de subscripcions a aplicacions que no s'utilitzen completament, costos de compra únics que no es poden reemborsar i compra de mètodes de formació per a programari que ja no existeix. Comunicació en equip

• Temps .

El temps és un recurs vital per a la gestió de les organitzacions. Sempre que canvieu d'aplicació de comunicació, el temps es perd de diverses maneres. Es necessita temps per aprendre una nova aplicació, temps per completar la instal·lació i altres aspectes tècnics del canvi, i temps per discutir i confirmar el canvi entre mètodes.

• Comunicació en equip. Coneixement .

Com que els membres de la vostra organització utilitzen certs mitjans de comunicació, augmenten el seu nivell de coneixement i experiència. Les persones desenvolupen un nivell de familiaritat i competència amb qualsevol eina de comunicació en particular al llarg del temps. Cada vegada que trieu connectar-vos i triar una nova eina per aprendre, es perd tot el coneixement organitzatiu acumulat.

Escollir les aplicacions de comunicació adequades per al vostre equip pot augmentar la moral, la productivitat i la retenció del coneixement de l'organització. Amb tant en joc, és important prendre les decisions correctes i assegurar-se que tothom sàpiga quina eina utilitzar en qualsevol situació determinada. Comunicació en equip

Amb qui ens hem de comunicar?

Què és la comunicació?

No hi ha res pitjor que formar part d'un equip però no saber exactament quin paper juguen els altres, quina autoritat de presa de decisions tenen i quan t'has de comunicar. La confusió sobre amb qui parlar quan es produeix una determinada situació és una de les maneres més ràpides de provocar confusió i ineficiència. Si la gent no entén del tot com comunicar-se bé, corre el risc de romandre en silenci quan alguna cosa està malament o de comunicar-ho a la persona equivocada, la qual cosa fa que no es prenguin cap acció.

Aquest problema es veu agreujat per la prevalença moderna d'equips remots bastant mòbils que mai poden estar físicament al mateix lloc. Tenint en compte aquests reptes, com pots ajudar el teu equip a saber amb qui parlar en una situació determinada?

• Organigrames .

Pot ser útil tenir un gràfic visual que mostri qui està fent què al vostre equip. No ha de ser complicat ni espantós. Simplement pot mostrar qui és responsable de què, quan s'ha de contactar i el temps i els mitjans per aconseguir-ho. Això hauria d'estar disponible en algun lloc, com ara a la xarxa corporativa.

• Cultura.

Una de les pitjors coses per a l'efectivitat de l'equip és quan la gent calla. Crear una cultura on la gent se senti empoderada per parlar i arribar. Si les persones reben comentaris positius quan s'acosten, els anima a fer-ho de nou, creant una cultura comunicativa al llarg del temps. Comunicació en equip

• Comunicació en equip. Educació .

El vostre equip ha d'estar degudament format en tots els aspectes del seu treball, incloses les eines de comunicació que utilitzarà. Assegureu-vos que la gent aconsegueixi correctament la part bàsica de l'entrenament de l'equip. Això garantirà que sigui una segona opció per al vostre equip quan sorgeixi la necessitat.

A més d'establir la manera correcta de comunicar-se, també és important establir algunes coses a evitar. No cometis l'error de suposar que la gent automàticament sabrà què no ha de fer. Les diferents persones tenen diferents expectatives, i això és especialment cert quan l'equip està format per persones de diferents cultures i orígens.

Algunes consideracions clau en aquesta àrea inclouen:

• Idioma . A alguns equips els agrada el llenguatge informal, com ara jurar i l'argot, mentre que a altres no. Tingueu clar què està prohibit per evitar més contratemps més endavant.
• Темы . Es permet el xat fora de l'horari o no? Hi ha àmbits de discussió sensibles, com ara la política o la religió, que voleu que la gent eviti? Tingueu molt clar això perquè la gent no se senti a les fosques sobre què és i què no és acceptable.

No donar a la gent l'oportunitat de parlar amb la persona adequada pot ser perjudicial per a la productivitat de l'equip. Les persones fan el seu millor treball quan poden intercanviar idees lliurement i buscar solucions als problemes. Feu-los fàcil fer-ho.

La comunicació en equip no ha de ser difícil.

Tant de bo pugueu veure que una comunicació eficaç en equip no ha de ser complicada. De fet, fer les coses més difícils del que cal és una recepta per al fracàs. Mantingueu les coses senzilles. Establiu respostes clares i concises a 3W. Escolta el teu equip. Inclou comentaris sobre comunicació organitzativaper millorar la situació al llarg del temps. En definitiva, les eines i les aplicacions són grans eines per millorar el treball en equip, però només si s'utilitzen correctament. En reunir el vostre equip darrere de les respostes a aquestes preguntes, us assegurareu que les aplicacions dinamitzaran, en lloc de perjudicar, la comunicació i la productivitat del vostre equip.

АЗБУКА