Gestió del temps i millora de la productivitat

La gestió del temps i la productivitat són tècniques i estratègies que us ajuden a utilitzar el vostre temps de manera eficaç per assolir els vostres objectius, millorar el vostre rendiment i completar les tasques de manera més eficaç. Aquests conceptes estan estretament relacionats i tenen un paper important en la gestió de la vostra pròpia productivitat i èxit tant a la vostra vida professional com personal. És el medi ambient, o només estem gestionant malament el nostre temps? La gestió del temps pot ser un repte important per a qualsevol fundador ocupat, sobretot a mesura que les línies entre el temps laboral i la vida familiar cada cop es desdibuixen (o desapareixen). Tanmateix, amb les eines i tàctiques adequades, podeu superar aquest repte i ser més productiu que mai, fins i tot durant els temps més caòtics de la història moderna.

Google Workspace per al desenvolupament de màrqueting de continguts.

1. No feu múltiples tasques. Gestió del temps.

T'has sentit alguna vegada esgotat física i mentalment al final de la jornada laboral, però realment no has fet la teva feina? Si alguna vegada us heu queixat que no teniu prou temps durant el dia, és probable que hàgiu estat intentant fer múltiples tasques. Quan creieu que esteu fent múltiples tasques, en realitat només esteu escurçant el gràfic de sectors de cada tasca i us robeu hores. Només tens una certa quantitat finita d'energia en un dia determinat, i si ets un d'aquells emprenedors que vol donar el 100% a tot el que fas, les matemàtiques simplement no sumen. En realitat, acabeu dedicant un 10% aquí, un 20% allà, un 5% a una dotzena de tasques més i, després, un altre 10% de la vostra atenció es dedica al flux interminable de notificacions i missatges. xarxes socials.

Això comporta uns costos de canvi elevats, que triguen més del que penseu. Suposem que heu comprovat les vostres notificacions de Facebook quatre vegades. S'ha perdut fins a una hora sencera. Comproveu la vostra safata d'entrada o Slack cada vegada que apareix el petit cercle vermell? Perds més temps del que realment treballes.

A més, la qualitat del treball disminueix i els terminis es retarden. Semblarà que t'està trigant més i més a fer les coses, perquè és així. I com que ja us heu passat tot el dia canviant entre tasques, el vostre dipòsit estarà buit al vespre. Gestió del temps

2. En lloc d'una tasca

Quan va ser l'última vegada que et vas centrar només en UNA cosa durant 30 minuts? O fins i tot 10 minuts? Sense mirar les notificacions o correus electrònics?

No importa en què estigueu treballant, desactiveu totes les distraccions i centreu-vos en una cosa durant un període de temps específic. Si cal, configureu un temporitzador. Estableix el teu calendari a No Molestis (No Molestis). A la configuració de Slack, seleccioneu Posa en pausa les notificacions. Tanqueu les 27 pestanyes obertes del navegador o simplement feu clic a Finestra nova. Reprodueix la teva música relaxant preferida sense lletra per submergir-te en l'ambient. I només... comença a fer-ho.

3. Posa't límits artificials. Gestió del temps.

Una de les maneres més potents d'augmentar la vostra productivitat i millorar la gestió del temps és establir límits artificials. Què vol dir? Terminis falsos. Posar límits artificials evita caure en el parany de la llei Parkinson , que estableix que "el treball s'amplia per cobrir el temps disponible per a la seva finalització". Segurament ho heu vist abans. Algú del teu equip té tres tasques i vuit hores jornada laboral per a ells execució, i aconsegueixen estirar aquestes tasques de 9 a 5 h. Quan saps de primera mà que aquestes tres tasques haurien d'haver trigat un màxim de 90 minuts.

I si només tinguessin una jornada laboral de 90 minuts per fer-ho? Aposto a Tesla Cybertruck que la feina encara estaria feta. Treballar des de casa causat per la pandèmia de la COVID-19 ha fet encara més fàcil caure en el parany de la Llei de Parkinson. Sense temps de viatge i sense safates laborals que us obliguin a relaxar-vos mentalment i tornar a casa, realment podeu arrossegar les coses.

Sigues productiu.

La millor manera de trencar la Llei de Parkinson i mantenir-se productiu avui és establir terminis artificials. Creeu un límit de temps per completar aquesta tasca, fins i tot establiu un temporitzador per a vosaltres mateixos. També se sabia que un dels membres de l'equip del fundador seguia aquesta tècnica, utilitzant el seu entorn com a limitacions de temps incorporades. Quan viatja per filmar (quan la gent podia fer aquestes coses), només comprava 30 minuts o 60 minuts de connexió Wi-Fi a l'avió. Aleshores es va desafiar a fer el màxim de feina possible en aquests 30 o 60 minuts, i no actualitzaria Internet un cop expirés el temporitzador.

Qualsevol cosa que passi després de desactivar la Wi-Fi hauria de passar fora de línia a l'escriptori. Això us permetrà centrar-vos en la tasca en qüestió i no deixar-vos distreure amb diverses pestanyes, notificacions i correus electrònics. Us sorprendrà quant podeu fer si poseu límits ficticis i creeu un mini-sprint.

4. Utilitza la tècnica del pomodoro. Gestió del temps

La tècnica Pomodoro és una tècnica específica de gestió del temps de finals de la dècada de 1980 que utilitza un temporitzador per dividir el treball en petits esprints hiperproductius. Normalment són intervals de 25 minuts separats per breus pauses.

LifeHacker descriu instruccions pas a pas per utilitzar la tècnica Pomodoro de manera eficaç:

1. Seleccioneu la tasca que voleu completar
2. Estableix el Pomodoro durant 25 minuts (El Pomodoro és un temporitzador)
3. Treballeu en la tasca fins que soni el Pomodoro i, a continuació, col·loqueu el xec al vostre full de paper.
4. Fes un petit descans (5 minuts està bé)
5. Cada 4 Pomodoros fan un descans més llarg

Fins i tot podeu utilitzar eines en línia com Tomato Timer o una varietat d'aplicacions per fer aquesta tàctica encara més fàcil. Gestió del temps

5. Prova l'efecte Zeigarnik. 

Hi ha una teoria psicològica segons la qual és més fàcil recordar i tornar a una activitat interrompuda. Això s'anomena efecte Zeigarnik. Es creu que és més probable que recordeu una tasca inacabada que una de completada. La psicòloga lituana Bluma Zeigarnik va descobrir aquest efecte observant el comportament dels cambrers d'una cafeteria. Segons l'estudi, els cambrers tenien més probabilitats de recordar els detalls de les pestanyes obertes que els clients que ja havien rebut el pagament.

Com podeu utilitzar l'efecte Zeigarnik per millorar la productivitat dels emprenedors? Bé, si teniu problemes per resoldre una tasca determinada o us trobeu procrastinant un problema en particular, feu una pausa. Allunya't d'ell durant cinc minuts. Després torna a això. És possible que estiguis actualitzat i puguis treballar-hi de manera més eficaç, ara que has deixat el bitllet obert i has donat l'oportunitat de pensar-hi inconscientment i sense pressió.

6. Troba el teu Six Pack . Gestió del temps.

No, no estem parlant de seure i relaxar-se. "Six-Pack" és un terme d'aviació per al quadre d'instruments que conté els principals instruments de vol a la cabina d'un avió. Tot i que hi ha un milió de coses que es poden manipular simultàniament durant el vol, normalment hi ha sis instruments que proporcionen les dades més importants (velocitat, altímetre, etc.). El pilot pot centrar-se en aquests sis instruments perquè tot funcioni sense problemes. Ari Maisel també és un pilot format. Ell t'aconsella pensar en el teu negoci com un avió quan es tracta d'enfocar. "Com a fundador, heu d'intentar trobar la vostra versió de Six-Pack. Que passi el que passi, et centraràs a promocionar el teu negoci, fins i tot un per cent".

Quin és el teu Six-Pack al teu negoci? Aquí és on hauríeu de gastar la vostra energia. Per a tota la resta que no contribueixi a assolir aquest objectiu o KPI, simplement elimineu les distraccions.

7. Posa el teu telèfon en una altra habitació. 

Podeu convèncer-vos que no teniu una addicció als telèfons intel·ligents, però siguem sincers: tots els emprenedors en tenen. Aquesta petita eina és potencialment una de les eines més potents per fer funcionar un negoci en línia que hagi existit mai. Paraula clau: potencialment. De fet, l'addicció als telèfons intel·ligents és una molèstia i perjudicial per a la productivitat. Fins i tot només comprovar el telèfon durant dos segons i processar una notificació nova pot trigar fins a 23 minuts a recuperar la vostra atenció.

Una manera segura de desfer-se d'aquesta distracció constant és deixar el telèfon intel·ligent en una altra habitació. Prova això durant unes hores quan comencis a treballar demà. A l'hora de dinar, us sorprendrà gratament la concentració i l'èxit que us sentiu.

8. Màster en comunicació asíncrona. Gestió del temps

La comunicació asíncrona (o "Asíncrona" per abreujar) és un comportament de productivitat molt infravalorat que pot revolucionar la manera de gestionar el vostre negoci. Això significa comunicar-te amb el teu equip NO en temps real, sinó "passant la pilota cap endavant i cap enrere".

El blog de Doist ho resumeix millor: "En poques paraules, la comunicació asíncrona és quan envieu un missatge sense esperar una resposta immediata".

• Exemple asíncron 1: envieu un correu electrònic a algú. Responen l'endemà quan puguin gestionar millor la tasca.
• Exemple 2 asíncron: envieu un vídeo informatiu de Loom a un membre de l'equip en una zona horària diferent durant les seves hores de son. Quan es desperten i comencen a treballar, miren el teler i comencen a treballar en el projecte, comentant qualsevol dubte. A continuació, podeu començar a respondre les seves preguntes de manera asíncrona a la primera oportunitat.

Per descomptat, hi ha alguns tipus de comunicació que encara han de ser sincròniques (també coneguda com a "Sincronització"), on la persona amb qui esteu parlant respon immediatament en temps real. Molta gent encara creu que la col·laboració creativa i la resolució de problemes encara es fan millor "a la mateixa habitació". Tanmateix, ara que a molts llocs del món literalment no podem estar a la mateixa habitació a causa de la quarantena i el distanciament social, molts emprenedors s'han de replantejar les seves estratègies de comunicació.

• Exemple de sincronització 1: reunió en directe a la mateixa sala (o eina de videoconferència).
• Exemple de sincronització 2: conversa en temps real al xat de Slack.

És important pensar en quines comunicacions de la vostra jornada laboral podrien tornar-se asíncrones i cancel·lar aquestes reunions del vostre calendari. I planificar la comunicació síncrona només quan sigui absolutament necessari.

Cada vegada que es cancel·la una reunió de Google Calendar i es substitueix per un missatge asíncron o un vídeo de Loom de 5 minuts, un àngel guanya les seves ales.

9. Evitar la fatiga de decisió

De fet, renunciar completament a les decisions et retornarà un munt de poder mental. A Jack Dorsey, cofundador de Twitter i Square, és evident que no li agrada prendre decisions i sovint deixa que el seu equip prengui decisions clau sense ell. "Un antic empleat de Square va dir que Dorsey 'pensava que la reunió ideal era aquella en què no havia de dir res'". Com a emprenedor, probablement esteu prenent decisions durant tot el dia. I quan us trobeu davant d'un problema realment important, ja heu gastat tota la vostra energia per prendre decisions en tasques petites i decisions sense importància.

El cansament de la decisió és real. Pot sentir que al final del dia no hi ha més combustible al teu dipòsit mental i el teu cervell està tensat fins i tot pensant en una cosa més de la qual ets responsable. Intenteu prendre menys decisions i responsabilitzeu el vostre equip (especialment aquells que es preparen per a funcions de lideratge) de prendre més decisions. Podeu preguntar-vos: "Però com puc confiar en que la gent prengui bones decisions sense mi?"

10. Classificar les decisions en reversibles o irreversibles. Gestió del temps

Si heu de prendre una decisió pel vostre compte, penseu en la importància d'aquesta decisió per gastar energia mental. És molt possible que la majoria de decisions en un dia determinat es puguin prendre ràpidament en pocs segons sense cap risc. Dit d'una altra manera, probablement us preocupau massa per això. Farnam Street explora aquest principi de decisions reversibles i irreversibles mostrant una graella de com s'ha de pensar cada decisió.

Si la solució és reversible - per exemple, un missatge a xarxa social, que podeu esborrar de manera ràpida i senzilla, o un esborrany d'un article de bloc que sempre podeu editar, hauríeu de dedicar un mínim de temps a pensar-hi. Només "mou't ràpidament i trenca les coses" i t'estalviaràs l'estrès mental de preocupar-te per alguna cosa que es pugui arreglar fàcilment.

Si la solució de manera irreversible - per exemple, enviant un correu electrònic a 2 milions de subscriptors - és possible que vulgueu gastar part de la vostra energia per assegurar-vos que sigui correcte. A més, si la solució és irreversible i coherent -com ara la signatura d'un gran contracte o un contracte d'arrendament d'oficines de cinc anys: segur que voldreu dedicar-hi una estona.

Jeff Bezos aprofundeix en aquest enfocament de la presa de decisions en una de les seves cartes als accionistes:

“Algunes decisions són conseqüents i irreversibles o quasi irreversibles -són portes unidireccionals- i aquestes decisions s'han de prendre de manera metòdica, acurada, lentament, amb molta reflexió i consulta. Si camines i no t'agrada el que veus a l'altra banda, no podràs tornar on eres abans. Aquestes decisions les podem anomenar tipus 1. Però la majoria de decisions no són així: són canviables, reversibles, són portes de doble sentit". 

Segons Bezos, aquest segon tipus de decisió "es pot i s'ha de prendre ràpidament". Intenta pensar en les teves decisions d'aquesta manera i mira amb quina rapidesa pots prendre-ne de reversibles.

11. Calendari propi

Chris Dixon, soci i inversor d'a16z, va dir una vegada: "La vostra safata d'entrada és la llista de tasques pendents d'altres persones". Massa gent és reactiva en lloc de proactiva amb el seu compte de G-Suite. És hora de prendre el control. Digues "No" a la següent invitació del calendari. Posposa els correus electrònics sense importància a una data posterior perquè puguis tractar-los millor. Fes servir les "3 DS" per arribar a la safata d'entrada zero i mantén el teu Google Calendar allunyat de reunions innecessàries a les quals no has d'assistir. Aquest consell és molt senzill, però tanmateix important. Gestiona el teu calendari i el teu temps. Et pertany a tu i a ningú més.