Организационная коммуникация. Что это такое ? И почему это важно

Организационная коммуникация является неотъемлемой частью каждой организации и играет важную роль в построении успешного бизнеса. Коммуникация в организации влияет на поведение людей в организации. Коммуникация в организации является жизненно важным управленческим компонентом, поскольку роль руководства состоит в том, чтобы составлять планы и давать указания.

Люди, работающие в организации, будь то менеджеры или сотрудники, работающие на передовой, должны знать, как себя вести, чтобы создать наилучшую рабочую среду в организации.

Коммуникация в организации также влияет на поведение людей в организации. Поведение людей в организации влияет на то, как люди мотивируют друг друга для достижения целей организации. Организационная коммуникация играет важную роль в том, как люди взаимодействуют друг с другом на собраниях.

Что такое маржа продаж? и Как ее рассчитать

С другой стороны, неэффективная организационная коммуникация приводит к недопониманию, отсутствию координации и некомпетентности в организации. Следовательно, важно иметь эффективную коммуникацию в организации, чтобы эффективно выполнять планы и способствовать успеху организации.

Эффективное общение в организации настолько важно, что в настоящее время даже рекрутеры рассматривают коммуникативные навыки как один из основных навыков людей, которых они хотят нанять. В объявлениях о вакансиях часто встречаются такие фразы, как деловое общение, корпоративное общение или организационные коммуникативные навыки.

Конфиденциальное соглашение. Что это такое ?

Типы. Организационная коммуникация.

Коммуникация — неотъемлемая часть каждой организации. Ни одна организация не может выжить без надлежащего общения между людьми, работающими в организации.

Существует четыре различных типа организационных коммуникаций. Некоторые организации строго следуют одному типу коммуникации, тогда как некоторые организации используют сочетание этих типов коммуникации.

Давайте сначала узнаем о различных типах коммуникаций, которые происходят в организации, чтобы узнать об их влиянии на организацию.

9 типов организационной структуры, которую должна учитывать каждая компания

1. Официальное общение. Организационная коммуникация.

Формальное общение — один из наиболее распространенных типов общения, которые имеют место в большинстве организаций. Формальное общение происходит через заранее определенные каналы связи .

Эти каналы связи используются руководством и сотрудниками, работающими в организации, для общения друг с другом. Формальное общение в основном происходит в организациях с иерархической организационной структурой.

В таких организациях рядовой сотрудник не может напрямую общаться с высшим руководством. Связь между ними осуществляется через менеджмент среднего звена .

2. Неформальное общение

Этот тип общения противоположен формальному общению. Неформальное общение происходит не по формальным каналам. Организации, использующие неформальное общение для связи друг с другом, не следуют заранее определенным каналам связи.

Это означает, что общение между руководством и сотрудниками организации может происходить через несколько каналов связи.

В отличие от формального общения, когда общение происходит через надлежащие каналы и посредников между высшим руководством и непосредственными сотрудниками, неформальное общение может происходить напрямую между высшим руководством и непосредственными сотрудниками.

Более того, организации, использующие неформальное общение, не имеют должным образом определенной иерархической структуры. Все сотрудники, работающие в таких организациях, считаются на одном уровне.

Доверие к ссылкам и психология, по которой люди переходят по ссылкам

3. Вертикальное общение. Организационная коммуникация.

Формальное общение можно разделить на две категории, такие как вертикальное общение и горизонтальное общение . Вертикальное общение — это тип общения между менеджерами и их подчиненными.
Вертикальная коммуникация может быть далее фрагментирована на восходящую вертикальную коммуникацию и нисходящую вертикальную коммуникацию. В восходящей вертикальной коммуникации общение происходит от менеджеров к их подчиненным.
Между тем, вертикальное общение происходит от подчиненных к их руководителям.

4. Горизонтальная коммуникация

Другой тип коммуникации в организации — горизонтальная коммуникация. Это тип общения между людьми, работающими на одном уровне.

Горизонтальное общение считается формальным общением между людьми, работающими на одном уровне для обмена информацией.

Важность. Организационная коммуникация.

1. Первоочередная важность организационной коммуникации — держать сотрудников, работающих в организации, в курсе. Сотрудники сообщили о целях, которых они должны достичь, и о методах, используемых для достижения этих целей. Им не только рассказывают о методах, но и передают отзывы, чтобы улучшить их работу. Организационная коммуникация помогает прояснить сомнения или недопонимание сотрудников.
2. Коммуникация в организации играет роль источника информации. Информация передается сотрудникам посредством коммуникации. Эта информация помогает сотрудникам принимать важные решения, поскольку наличие этой информации предоставляет им альтернативный курс действий для выполнения конкретной задачи.
3. Общение необходимо для общения. Благодаря общению сотрудники, работающие в организации, общаются друг с другом. Социализация также необходима для создания прочных связей между сотрудниками, что необходимо для роста организации. Организационная коммуникация.
4. Здоровое общение в организации помогает сформировать отношение людей, работающих в организации. Хорошо информированный сотрудник имеет положительное отношение по сравнению с менее информированным сотрудником.
5. Письменное и официальное общение в организации более эффективно по сравнению с другими типами организационных коммуникаций. Поэтому многие организации тратят средства на публикацию корпоративных журналов и журналов, чтобы делиться важной ежегодной информацией с сотрудниками организации.
6. Организационная коммуникация играет жизненно важную роль в процессе контроля, поскольку роль менеджеров заключается в том, чтобы давать руководящие указания своим подчиненным и получать от них обратную связь. Эффективная организационная коммуникация делает эти задачи лучше. Подчиненные могут эффективно выполнять свои задачи, когда с ними хорошо общаются, а также они могут рассеять сомнения своих руководителей, когда они сталкиваются с какой-либо проблемой в своей работе.

Проблемы организационной коммуникации

Несмотря на то, что организационная коммуникация является неотъемлемой частью любой организации, все еще существует множество проблем, с которыми организация сталкивается, когда дело доходит до подготовки эффективного коммуникационного плана.

Организационная коммуникация никогда не может быть эффективной и действенной, если не решаются проблемы, связанные с организационной коммуникацией. Ниже перечислены проблемы организационной коммуникации, о которых нужно знать, прежде чем готовить организационный план коммуникации для организации.

1. Актуальность плана. Организационная коммуникация.

Первая и главная проблема, с которой можно столкнуться при составлении плана коммуникации, — это его актуальность. Составить план коммуникации, который будет актуален для всех, кто работает в организации, довольно сложно. Разным отделам и разным функциям в этих отделах требуются разные решения проблем связи, которые могут возникнуть.

Например, в отделе продаж большинство продавцов работают виртуально и редко посещают офис. Встречи с менеджером по продажам также проходят через видеозвонки или телефонные звонки.

Команды в организации, которые любят работать самостоятельно и не хотят встречаться регулярно. Поэтому подготовить организационный план коммуникаций, который будет актуален для всех, кто работает в организации, является сложной задачей.

2. Размер организации

Следующая проблема, с которой можно столкнуться при подготовке организационного коммуникационного плана, — это его размер. Особенно в крупных организациях сложно составить эффективный план коммуникации. Потому что в крупных организациях есть несколько отделов и подотделов.

В этих отделах работают сотни сотрудников. Часть сотрудников работает в офисных помещениях, а часть — практически вдали от офисных помещений.
В таких случаях становится довольно сложно подготовить план коммуникации, чтобы можно было установить эффективную коммуникацию между всеми сотрудниками, работающими в организации.

3. Подотчетность. Организационная коммуникация.

Подотчетность — одна из важнейших задач, которую необходимо учитывать при составлении плана коммуникации. Как обеспечить подотчетность? Как вы можете убедиться, что сообщение или информация не искажаются во время передачи?

Какие действия следует предпринять при изменении данных? И как отследить источник промаха? На все эти вопросы необходимо иметь ответы. Сложно поддерживать подотчетность в отсутствие эффективного организационного плана коммуникации.

4. Честность. Организационная коммуникация.

Последняя, ​​но не менее важная проблема организационной коммуникации — целостность информации. С этой проблемой сталкиваются организации, которые выбирают неформальные методы организационной коммуникации. В неформальной среде шансы нарушения целостности данных становятся высокими.

Поэтому серьезной проблемой является обеспечение целостности информации при ее передаче в организации.

Влияние эффективных организационных коммуникаций

Эффективное общение положительно влияет на организацию и людей, работающих в ней. Давайте узнаем об этих ударах одно за другим.

1. Эффективное общение помогает уменьшить недопонимание между сотрудниками, клиентами и деловыми партнерами. Следовательно, количество исков и жалоб также минимизируется.
2. Эффективное общение в организации укрепляет уверенность и моральный дух сотрудников, работающих в организации. Сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными в организации, где они хорошо информированы. Организационная коммуникация.
3. Эффективная коммуникация улучшает процедуры и процессы, происходящие в организации, в результате чего повышается эффективность организации, а также снижаются производственные затраты.
4. Отличное и четкое общение в организации помогает сотрудникам понимать политику, правила и положения организации. Это помогает им стать лояльными по отношению к компании.
5. Правильное общение в организации помогает установить здоровые связи между сотрудниками и руководством. Сотрудники доверяют своему руководству и доверяют решениям, которые они принимают за них. Основное преимущество этого сценария состоит в том, что организация остается свободной от профсоюзов, и люди сообщают о своих проблемах и требованиях и ищут взаимовыгодное решение, а не забастовки.
6. Сотрудники не стесняются высказывать свое мнение и идеи. Это выгодно для организации, поскольку помогает организации расти.
7. Запланированная организационная коммуникация полезна при выполнении производственных планов.

Последствия неэффективной организационная коммуникация

1. Неэффективное общение вызывает ссоры между сотрудниками и руководством из-за недопонимания, вызванного неэффективным общением.
2. Неэффективное общение в организации вызывает несогласованность в отделах. Несогласованность вызывает ожесточенные споры между сотрудниками, нерациональное использование ресурсов и высокую стоимость производства.
3. Когда в организации неэффективное общение, трудно удовлетворить потребности и ожидания клиентов. Отдел продаж не знал бы, что отдел маркетинга обещал клиентам.
4. Неэффективное общение также может стать причиной высокой текучести кадров. Сотрудники чувствуют неудовлетворенность и разочаровываются, когда с ними не общаются должным образом.

Как подготовить эффективную коммуникационную стратегию?

Эффективная коммуникационная стратегия может быть построена только с учетом таких важных факторов, как организационная структура, цели и задачи, а также ценности организации . Ниже приведены шаги, которые можно выполнить, чтобы подготовить эффективную коммуникационную стратегию .

Шаг 1. Проанализируйте размер организации. Организационная коммуникация.

При подготовке организационного коммуникационного плана важно учитывать размер организации. В большой организации с несколькими отделами необходим формальный и хорошо спланированный план коммуникаций, чтобы все сотрудники работали во всех отделах.

Неформальное общение в таких организациях может оказаться неэффективным и вызвать различные недопонимания среди сотрудников, работающих в организации.

 Шаг 3. Спросите своих сотрудников об идеях

Иногда рассмотрение идей и мнений сотрудников может помочь вам составить эффективный план коммуникации. Они лучше знают недостатки существующего плана коммуникации и то, что можно сделать для устранения этих недостатков.

Шаг 4. Вдохновляйтесь опытом аналогичной организации. Организационная коммуникация.

Вы можете посмотреть на коммуникационный план организаций аналогичного размера и поговорить с их руководителями, чтобы попросить их о помощи. Вы можете изменить план коммуникации, используемый другими организациями, в соответствии с требованиями вашей организации.

Шаг 5. Получите отзывы сотрудников и менеджеров

Наконец, менеджеры и сотрудники будут теми, кто будет использовать методы коммуникации изо дня в день. Таким образом, они могут столкнуться с недостатками коммуникационного плана и внести предложения по его улучшению.

Как решить проблемы организационной коммуникации при подготовке эффективного организационного коммуникационного плана?

Проблемы, связанные с организационной коммуникацией, нельзя игнорировать при разработке эффективного коммуникационного плана.

Однако эти проблемы могут быть решены путем рассмотрения следующих практик при создании всеобъемлющего коммуникационного плана для организации.

1. Часто планируйте встречи. Организационная коммуникация.

Непонимание или отсутствие связи между сотрудниками двух или более отделов — одна из наиболее распространенных проблем, с которыми сталкивается большинство организаций.

Они могут работать над одним и тем же проектом, но не знают о работе, проделанной друг другом, из-за отсутствия связи. Чтобы устранить эту проблему, руководство должно убедиться, что сотрудникам предоставлено достаточно возможностей сесть и поговорить друг с другом.

Например, вы можете проводить сеансы вопросов и ответов, обедать и изучать встречи, или добавлять функцию межведомственных каналов в свой план коммуникации.

2. Регулярно оценивайте текущие организационные коммуникации.

Оценка вашего текущего организационного плана коммуникаций поможет вам выявить его недостатки. Чтобы получить более подробную оценку, вы можете найти ответы на следующие вопросы:

Как часто сотрудники срывают сроки?

Эффективно ли сотрудники используют современные технологии для общения?

Ответы на такие вопросы помогут вам узнать о проблемах в текущем коммуникационном плане. Устраните эти проблемы, чтобы создать эффективный план коммуникаций в организации.

3. Включите цифровые инструменты. Организационная коммуникация.

У технологии есть решения для каждой проблемы. Поэтому вы также должны уделять большое внимание использованию новейших технологий для создания эффективных коммуникаций в организации.

В настоящее время технологий большинство молодежи считает личные встречи пустой тратой времени. Они считают, что работа, которую можно выполнить с помощью технологий, не требует физического присутствия человека.

Таким образом, используя новейшие технологии, вы можете оставаться на связи с сотрудниками, работающими виртуально, а также в разных отделах.

4. Используйте различные стили общения. Организационная коммуникация.

Наконец, наличие одного стандартного метода коммуникации не подойдет всем людям, работающим в организации. Разные люди по-разному потребляют информацию.

Некоторые люди могут хорошо работать во время личных встреч, а некоторые хотят получать информацию об обновлениях в Интернете. Чтобы создать эффективную коммуникацию в организации, вы должны использовать разные коммуникационные подходы. Людям нужно дать как можно больше вариантов.

Вывод

Эффективная организационная коммуникация — это основа организации. Без надлежащего общения ни одна организация не может выжить. Создание эффективного коммуникационного плана для организации требует более глубокого понимания структуры организации, ее размера, целей и ценностей.

Однако создание организационного коммуникационного плана — непростая задача. Он сопряжен с множеством проблем, которые следует учитывать и решать при создании плана организационной коммуникации.

Эффективное общение играет жизненно важную роль в помощи организации в увеличении прибыли и минимизации производственных затрат, а неэффективное общение может вызвать недопонимание среди сотрудников.

 

АЗБУКА

 

Часто задаваемые вопросы (FAQ). Организационная коммуникация.

1. Что такое организационная коммуникация?

   • Ответ. Организационная коммуникация — это процесс передачи информации, идей и мнений внутри организации между ее членами, а также внешней коммуникации с партнерами и клиентами.

2. Почему организационная коммуникация важна для бизнеса?

   • Ответ. Эффективная организационная коммуникация способствует лучшему пониманию задач и целей, повышает эффективность работы, укрепляет отношения в коллективе и помогает решать проблемы.

3. Какие основные элементы включаются в организационную коммуникацию?

   • Ответ.  Элементы организационной коммуникации включают в себя вербальную и невербальную коммуникацию, использование технологий, формальные и неформальные каналы связи.

4. Что такое вербальная и невербальная коммуникация в контексте организационной среды?

   • Ответ . Вербальная коммуникация — это обмен информацией с использованием слов, в то время как невербальная коммуникация включает в себя жесты, мимику, телосложение и другие неязыковые элементы.

5. Как организовать эффективные совещания и встречи внутри организации?

   • Ответ .  Планируйте встречи заранее, определите четкие цели, пригласите только необходимых участников, обеспечьте активное участие, следите за временем и документируйте результаты.

6. Как обеспечить прозрачность в организационной коммуникации?

   • Ответ . Распространяйте информацию вовремя, открыто обсуждайте изменения и решения, создавайте доступные каналы обратной связи, устанавливайте ясные структуры коммуникации.

7. Как преодолеть барьеры в организационной коммуникации?

   • Ответ . Активно слушайте, используйте разнообразные каналы связи, стимулируйте взаимодействие между отделами, решайте конфликты и обучайте сотрудников навыкам эффективной коммуникации.

8. Как организовать внутренние коммуникационные кампании для сотрудников?

   • Ответ .  Создавайте интересный контент, используйте внутренние средства коммуникации (интранет, электронные письма), проводите семинары и тренинги, поощряйте обратную связь.

9. Как решать конфликты, связанные с организационной коммуникацией?

   • Ответ . Определяйте источники конфликта, проводите открытые обсуждения, стимулируйте взаимопонимание, предлагайте конструктивные решения и поддерживайте обратную связь.

10. Как внедрить эффективные коммуникационные стратегии в организации различного масштаба?

    • Ответ .  Проведите анализ потребностей, определите цели, внедряйте разнообразные инструменты коммуникации, обучайте персонал и оценивайте эффективность стратегий.