Team kommunikation. Hvordan gør man det effektivt?

Teamkommunikation er nøglen til teamets succes. Effektiv kommunikation hjælper med at forbedre forståelsen blandt teammedlemmer, reducere konflikter og øge produktiviteten.

At lære at kommunikere effektivt i et team kan være overvældende. Der er trods alt masser af bøger derude, der hævder at tilbyde bedste praksis. Hele universitetsgrader er tilgængelige om emnet. Med så meget information, er det realistisk for ethvert team at lære at kommunikere på den mest effektive måde?

Som mange andre ting i erhvervslivet behøver du ikke vide alt, hvad der er om kommunikation. Du skal bare vide nok til at handle effektivt. For at forenkle principperne for effektiv teamkommunikation har vi sænket dem til "3 W". Dette er tre enkle spørgsmål, du kan bruge til at fokusere dit teams tilgang til kommunikation, hvilket sikrer maksimal produktivitet og minimal forvirring. Selvom specifikke kommunikationsmetoder kan komme og gå, vil disse tre spørgsmål altid være gyldige.

Brand Identity Prism: Hvad det er, og hvordan man bruger det

Hvornår kommunikerer vi? Team kommunikation

En af de første ting at blive enige om er hyppigheden af ​​kommunikation i teamet. Tror ikke, at dette vil lykkes. Forskellige teammedlemmer kan have forskellige forventninger til kommunikationsfrekvensen. Hvis der er et misforhold mellem et teammedlems forventninger, kan der opstå frustration. Nogle teammedlemmer vil føle sig overvældet af hyppigheden af ​​kommunikation, mens andre kan føle sig ignoreret.

For at sikre, at alle har et fælles sæt forventninger til kommunikation, skal du aftale følgende helt i starten af ​​projektet:

• Holde øje . 

Hvilke timer skal teammedlemmer svare i løbet af? Hvornår er det okay at stoppe med at tjekke en teamkommunikationsapplikation? Dette problem er især vigtigt for fjernhold, der arbejder i forskellige tidszoner.

• Team kommunikation. Dage .

Forventes holdet at socialisere i weekenden? Hvis ja, er dette en generel regel eller en undtagelse, der kun bør forekomme under ekstreme omstændigheder? Det må alle være enige i. Hvis nogle teammedlemmer forventer at socialisere i weekenden, og andre ikke gør det, kan produktivitet og moral blive alvorligt ramt.

• Situationer .

For meget kommunikation kan være irriterende og kan få medarbejderne til at blive mentalt uengagerede og holde op med at være opmærksomme på teamkommunikation. For at undgå dette, aftal situationer, der er passende for kommunikation. Prøv at finde et kommunikationsniveau, som alle er komfortable med, så hele teamet føler, at deres behov bliver hørt.

Selvom det er vigtigt at etablere ovenstående begreber i begyndelsen af ​​et projekt, betyder det ikke, at de skal være hugget i sten og ufleksible eller uforanderlige for resten af ​​projektet. Brug i stedet de retningslinjer, du har fundet på, som grundlag, men tænk over, hvordan det går, efterhånden som projektet skrider frem. Det virkelige liv lever sjældent op til vores forudsigelser og forventninger, og det er uundgåeligt, at nogle ting ikke fungerer efter hensigten, og der skal foretages ændringer.

Team kommunikationsplan

Tjek regelmæssigt og proaktivt ind med hele teamet for at sikre, at alle er tilfredse med, hvordan tingene går. Følgende spørgsmål kan være nyttige, hvis du ønsker at evaluere, hvor godt din teamkommunikationsplan fungerer:

• Team kommunikation. Hvad fungerer godt i vores nuværende kommunikation? 

Ved at stille dette spørgsmål får du reel feedback om, hvad teammedlemmer kan lide. At stille dette spørgsmål hjælper også med at sætte diskussionen ind i en positiv og konstruktiv kontekst. Det kan være nemt at fokusere på det, der ikke virker, så sørg for at fokusere folks opmærksomhed på det gode og det dårlige.

• Hvad ville du ændre ved vores nuværende kommunikation? 

Nogle gange kan teammedlemmer have problemer eller problemer relateret til kommunikation, men føler sig generte eller usikre på at tale om dem. Ved at tage initiativ og stille et spørgsmål giver du folk tilladelse og plads til at lede efter områder, der kan forbedres.

• Team kommunikation. Kan du komme i tanke om en specifik situation, hvor du var tilfreds eller skuffet over vores kommunikationsproces? 

Det kan være svært at forestille sig præcis, hvad teammedlemmer taler om uden konkrete eksempler til arbejde. I stedet for at lede efter generel feedback, så prøv at få specifikke eksempler, der illustrerer pointerne.

Etablering af grundregler vedrørende hyppigheden af ​​offset-kontakt løser effektivt de dobbelte problemer med for meget og for lidt kommunikation. At finde balance er afgørende for at få mest muligt ud af dit team. At finde proaktive områder til forbedring, efterhånden som projektet skrider frem, giver dig mulighed for at skræddersy din kommunikation og forbedre den baseret på virkelige omstændigheder. Team kommunikation

Logo form

Hvor vil vi kommunikere?

I disse dage er der et stort udvalg af metoder, hvormed teams kan kommunikere. Mulighederne er uendelige, fra ældre e-mail til de seneste krypterede beskedapps. For mange valgmuligheder kan dog være en dårlig ting. Teams skal klart definere, hvilke kommunikationsmetoder der skal bruges og til hvilket formål. Hvis man ikke sætter klare retningslinjer på dette område, risikerer man, at en del af teamet kommunikerer på den ene måde og andre på en anden. Dette kan føre til krydsede ledninger, manglende information og generel forvirring og ineffektivitet.

Så hvilke ideer vil hjælpe dig med at vælge de mest passende kommunikationsmetoder til dit teams behov? Der er trods alt ikke en løsning, der passer til alle. Forskellige situationer har forskellige krav.

Overvej følgende:

• Egnethed .

diverse kommunikationsmidler har forskellige anvendelser. For eksempel er et videoopkald ikke nødvendigt for hurtig og kort intern kommunikation. Instant messaging er bedre for erhvervslivet. Men til dybe personlige møder, såsom mentorsessioner, vil instant messaging være for uformelt og upersonligt. Et telefonopkald, videoopkald eller ansigt-til-ansigt møde vil fungere bedre. Tænk over de forskellige typer kommunikation, dit team vil udføre, og vælg den mest passende løsning for hver.

• Team kommunikation. Lethed .

At lære en ny kommunikationsapp er ikke uden omkostninger. Der er de potentielle omkostninger ved selve applikationen, såvel som den tid og energi, det tager for teamet at lære det. Så det er godt at holde tingene så enkle, som de skal være. Den tid, der spares ved at vælge en app, der er nem at lære, er tid, der kan bruges på vigtigt arbejde. Hold kommunikationen enkel.

• At købe ind .

Forandringer har vist sig at blive håndteret mere effektivt, når folk køber ind i det. Hvis du ændrer kommunikationsmetoder, så prøv at rådføre dig med dit team på forhånd. Hvis folk føler, at de har bidraget og blevet hørt, vil de sandsynligvis være mindre modstandsdygtige over for at implementere et nyt kommunikationsværktøj.

Det er vigtigt at undgå fejlen med at antage, at det rigtige værktøj eller den rigtige teknologi vil løse dybere teamkommunikationsproblemer. De kommunikationsværktøjer du vælger vil afhjælpe situationen, men vil ikke erstatte en positiv og støttende organisationskultur. Derudover er det ekstremt vigtigt at undgå leder efter det perfekte beslutninger, når en passende løsning er god nok. Der vil næsten altid være et andet værktøj med mere prangende funktioner eller en legion af fans, der fablede om det. Der er dog reelle omkostninger forbundet med at skifte kommunikationsmetoder.

Grunde til at undgå at skifte kommunikationsmetoder for ofte i jagten på den perfekte løsning omfatter følgende:

• Team kommunikation. Finansiere .

At skifte mellem forskellige kommunikationsapps og -værktøjer kan koste dig penge. Det kan ske i form af abonnementer på applikationer, der ikke er fuldt brugte, engangskøbsomkostninger, der ikke kan refunderes, og køb af træningsmetoder til software, der ikke længere eksisterer. Team kommunikation

• Time .

Tid er en vigtig ressource for ledelse af organisationer. Når du skifter kommunikationsapp, spildes tiden på forskellige måder. Det tager tid at lære en ny applikation, tid at fuldføre installationen og andre tekniske aspekter ved skift, og tid at diskutere og bekræfte skift mellem metoder.

• Team kommunikation. Viden .

Da medlemmer af din organisation bruger bestemte kommunikationsmidler, øger de deres videns- og erfaringsniveau. Mennesker udvikler et niveau af fortrolighed og kompetence med et bestemt kommunikationsværktøj over tid. Hver gang du vælger at forbinde og vælge et nyt værktøj til at lære, går al den akkumulerede organisatoriske viden tabt.

At vælge de rigtige kommunikationsapps til dit team kan føre til øget moral, øget produktivitet og fastholdelse af organisatorisk viden. Med så meget på spil, er det vigtigt at træffe de rigtige valg og sikre, at alle ved, hvilket værktøj de skal bruge i enhver given situation. Team kommunikation

Hvem skal vi kommunikere med?

Hvad er kommunikation?

Der er ikke noget værre end at være en del af et team, men ikke at vide præcis, hvilken rolle alle andre spiller, hvilken beslutningsbeføjelse de har, og hvornår du skal kommunikere med dem. Forvirring om, hvem man skal tale med, når en bestemt situation opstår, er en af ​​de hurtigste måder at skabe forvirring og ineffektivitet på. Hvis folk ikke helt forstår, hvordan man kommunikerer godt, risikerer de at forblive tavse, når noget er galt eller rapportere det til den forkerte person, hvilket resulterer i, at der ikke bliver foretaget nogen handling.

Dette problem forværres af den moderne udbredelse af ret mobile fjernhold, der aldrig fysisk kan være på samme sted. Givet disse udfordringer, hvordan kan du hjælpe dit team med at vide, hvem de skal tale med i en given situation?

• Organisationsdiagrammer .

Det kan være nyttigt at have et visuelt diagram, der viser, hvem der gør hvad på dit hold. Det behøver ikke at være kompliceret eller skræmmende. Det kan blot vise, hvem der har ansvaret for hvad, hvornår de skal kontaktes, og tid og midler til at opnå dem. Dette bør være tilgængeligt et sted, f.eks. på virksomhedens netværk.

• Kultur.

En af de værste ting for teameffektivitet er, når folk er tavse. Skab en kultur, hvor folk føler sig bemyndiget til at tale op og række ud. Hvis folk får positiv feedback, når de rækker ud, tilskynder det dem til at gøre det igen, hvilket skaber en kommunikativ kultur over tid. Team kommunikation

• Team kommunikation. Uddannelse .

Dit team bør være ordentligt trænet i alle aspekter af deres arbejde, inklusive de kommunikationsværktøjer, de vil bruge. Sørg for, at folk får den centrale del af holdtræning rigtigt. Dette vil sikre, at han er et andet valg for dit hold, når behovet opstår.

Ud over at etablere den rigtige måde at kommunikere på, er det også vigtigt at etablere nogle ting, man skal undgå. Begå ikke den fejl at antage, at folk automatisk ved, hvad de ikke skal gøre. Forskellige mennesker har forskellige forventninger, og det gælder især, når teamet består af mennesker fra forskellige kulturer og baggrunde.

Nogle centrale overvejelser på dette område omfatter:

• Sprog . Nogle hold kan lide uformelt sprog som bandeord og slang, mens andre ikke gør. Vær klar over, hvad der er forbudt for at undgå yderligere uheld senere.
• tråde . Er chat efter åbningstid tilladt eller ej? Er der nogle følsomme diskussionsområder, såsom politik eller religion, som du ønsker, at folk skal undgå? Vær meget klar omkring dette, så folk ikke føler sig i mørket om, hvad der er og ikke er acceptabelt.

At undlade at give folk mulighed for at tale med den rigtige person kan være skadeligt for teamets produktivitet. Folk gør deres bedste arbejde, når de frit kan udveksle ideer og søge løsninger på problemer. Gør det nemt for dem at gøre netop det.

Teamkommunikation behøver ikke at være svært.

Forhåbentlig kan du se, at effektiv teamkommunikation ikke behøver at være kompliceret. Faktisk er det at gøre tingene sværere, end de behøver at være, en opskrift på fiasko. Hold tingene enkle. Indstil klare og præcise svar på 3W. Lyt til dit hold. Inkluder feedback vedr organisatorisk kommunikationat forbedre situationen over tid. I sidste ende er værktøjer og apps gode værktøjer til at forbedre teamwork, men kun hvis de bruges korrekt. Ved at samle dit team bag svarene på disse spørgsmål, vil du sikre, at apps giver energi i stedet for at skade dit teams kommunikation og produktivitet.

АЗБУКА