Organisatorisk kommunikation. Hvad er det ? Og hvorfor er det vigtigt

Organisatorisk kommunikation er en integreret del af enhver organisation og spiller en vigtig rolle i opbygningen af ​​en succesfuld virksomhed. Kommunikation i en organisation påvirker adfærden hos mennesker i organisationen. Kommunikation i en organisation er en vital ledelseskomponent, fordi ledelsens rolle er at lave planer og give retninger.

Mennesker, der arbejder i en organisation, hvad enten det er ledere eller frontlinjemedarbejdere, skal vide, hvordan de skal opføre sig for at skabe det bedste arbejdsmiljø i organisationen.

Kommunikation i en organisation påvirker også adfærden hos mennesker i organisationen. Menneskers adfærd i en organisation har indflydelse på, hvordan mennesker motiverer hinanden til at nå organisationens mål. Organisatorisk kommunikation spiller en vigtig rolle i, hvordan mennesker interagerer med hinanden i møder.

Hvad er salgsmargin? og hvordan man beregner det

På den anden side fører ineffektiv organisatorisk kommunikation til misforståelser, manglende koordinering og inkompetence i organisationen. Derfor er det vigtigt at have effektiv kommunikation i en organisation for effektivt at eksekvere planer og bidrage til organisationens succes.

Effektiv kommunikation er så vigtig i en organisation, at selv rekrutterere i dag betragter kommunikationsevner som en af ​​kernefærdighederne hos de mennesker, de ønsker at ansætte. Jobopslag indeholder ofte sætninger som forretningskommunikation, virksomhedskommunikation eller organisatoriske kommunikationsevner.

Fortrolig aftale. Hvad er det ?

Typer. Organisatorisk kommunikation.

Kommunikation er en integreret del af enhver organisation. Ingen organisation kan overleve uden ordentlig kommunikation mellem de mennesker, der arbejder i organisationen.

Der er fire forskellige typer af organisatorisk kommunikation. Nogle organisationer følger strengt én type kommunikation, mens nogle organisationer bruger en kombination af disse typer kommunikation.

Lad os først lære om de forskellige typer kommunikation, der sker i en organisation, for at vide om deres indflydelse på organisationen.

9 typer af organisationsstruktur, enhver virksomhed bør overveje

1. Formel kommunikation. Organisatorisk kommunikation.

Formel kommunikation er en af ​​de mest almindelige former for kommunikation, der finder sted i de fleste organisationer. Formel kommunikation foregår gennem forudbestemte kommunikationskanaler.

Disse kommunikationskanaler bruges ledelse og medarbejderemennesker, der arbejder i en organisation for at kommunikere med hinanden. Formel kommunikation foregår for det meste i organisationer med en hierarkisk organisationsstruktur.

I sådanne organisationer kan en almindelig medarbejder ikke kommunikere direkte med den øverste ledelse. Kommunikationen mellem dem foregår gennem mellemledelsen.

2. Uformel kommunikation

Denne form for kommunikation er det modsatte af formel kommunikation. Uformel kommunikation foregår ikke gennem formelle kanaler. Organisationer, der bruger uformel kommunikation til at kommunikere med hinanden, følger ikke forudbestemte kommunikationskanaler.

Det betyder, at kommunikation mellem ledelse og medarbejdere i en organisation kan ske gennem flere kommunikationskanaler.

I modsætning til formel kommunikation, hvor kommunikation foregår gennem ordentlige kanaler og mellemled mellem topledelsen og direkte medarbejdere, kan uformel kommunikation ske direkte mellem topledelsen og direkte medarbejdere.

Desuden har organisationer, der bruger uformel kommunikation, ikke en korrekt defineret hierarkisk struktur. Alle medarbejdere, der arbejder i sådanne organisationer, betragtes på samme niveau.

Linktillid og psykologien bag, hvorfor folk klikker på links

3. Vertikal kommunikation. Organisatorisk kommunikation.

Formel kommunikation kan opdeles i to kategorier såsom vertikal kommunikation og horisontal kommunikation. Vertikal kommunikation er en form for kommunikation mellem ledere og deres underordnede.
Vertikal kommunikation kan yderligere fragmenteres i opadgående vertikal kommunikation og nedadgående vertikal kommunikation. I opadgående vertikal kommunikation sker kommunikation fra ledere til deres underordnede.
I mellemtiden sker der vertikal kommunikation fra underordnede til deres overordnede.

4. Horisontal kommunikation

En anden form for kommunikation i en organisation er horisontal kommunikation. Dette er en form for kommunikation mellem mennesker, der arbejder på samme niveau.

Horisontal kommunikation betragtes som formel kommunikation mellem mennesker, der arbejder på samme niveau for at udveksle information.

Betydning. Organisatorisk kommunikation.

1. Den primære betydning af organisationskommunikation er at holde de medarbejdere, der arbejder i organisationen, informerede. Medarbejderne kommunikerede de mål, de forventedes at nå, og de metoder, der blev brugt til at nå disse mål. De får ikke kun fortalt om metoderne, men får også feedback så det forbedre dem arbejde. Organisatorisk kommunikation hjælper med at afklare tvivl eller misforståelser blandt medarbejderne.
2. Kommunikation i en organisation spiller rollen som en informationskilde. Information sendes medarbejdere igennem kommunikation. Disse oplysninger hjælper medarbejderne med at træffe vigtige beslutninger, fordi disse oplysninger giver dem en alternativ fremgangsmåde til at udføre en bestemt opgave.
3. Kommunikation er afgørende for kommunikation. Gennem kommunikation kommunikerer medarbejdere, der arbejder i en organisation, med hinanden. Socialisering er også nødvendig for at skabe stærke bånd mellem medarbejderne, hvilket er afgørende for væksten i organisationen. Organisatorisk kommunikation.
4. Sund kommunikation i en organisation er med til at forme holdningen hos de mennesker, der arbejder i organisationen. En velinformeret medarbejder har en positiv indstilling sammenlignet med en mindre oplyst medarbejder.
5. Skriftlig og formel kommunikation i en organisation er mere effektiv sammenlignet med andre typer organisatorisk kommunikation. Derfor bruger mange organisationer penge på at udgive firmablade og magasiner for at dele vigtig årlig information med organisationens medarbejdere.
6. Organisatorisk kommunikation spiller en afgørende rolle i kontrolprocessen, fordi ledernes rolle er at give vejledning til deres underordnede og modtage feedback fra dem. Effektiv organisatorisk kommunikation gør disse opgaver bedre. Underordnede kan udføre deres opgaver effektivt, når de kommunikeres godt, og de kan også fjerne tvivlen hos deres ledere, når de står over for ethvert problem i deres arbejde.

Problemer med organisatorisk kommunikation

Selvom organisatorisk kommunikation er en integreret del af enhver organisation, er der stadig mange udfordringer, som en organisation står over for, når det kommer til at udarbejde en effektiv kommunikationsplan.

Organisatorisk kommunikation kan aldrig være effektiv og effektiv, hvis problemerne forbundet med organisatorisk kommunikation ikke løses. Nedenfor er anført de organisatoriske kommunikationsproblemer, som du skal være opmærksom på, før du udarbejder en organisatorisk kommunikationsplan for en organisation.

1. Planens relevans. Organisatorisk kommunikation.

Den første og største udfordring, du kan stå over for, når du opretter en kommunikationsplan, er dens relevans. Det er udfordrende at lave en kommunikationsplan, der er relevant for alle i en organisation. Forskellige afdelinger og forskellige funktioner inden for disse afdelinger kræver forskellige løsninger på kommunikationsproblemer, der kan opstå.

For eksempel i salgsafdelingen arbejder de fleste sælgere virtuelt og besøger sjældent kontoret. Møder med salgschefen foregår også via videoopkald eller telefonopkald.

Teams i en organisation, der kan lide at arbejde selvstændigt og ikke ønsker at mødes regelmæssigt. Derfor er det en udfordrende opgave at udarbejde en organisatorisk kommunikationsplan, der er relevant for alle, der arbejder i organisationen.

2. Organisationsstørrelse

Den næste udfordring, du kan stå over for, når du udarbejder en organisatorisk kommunikationsplan, er dens størrelse. Især i store organisationer er det svært at lave en effektiv kommunikationsplan. For i store organisationer er der flere afdelinger og underafdelinger.

Disse afdelinger beskæftiger hundredvis af medarbejdere. Nogle medarbejdere arbejder i kontorlokaler, og nogle arbejder praktisk talt væk fra kontorlokaler.
I sådanne tilfælde bliver det ret vanskeligt at udarbejde en kommunikationsplan, så der kan etableres effektiv kommunikation mellem alle de medarbejdere, der arbejder i organisationen.

3. Ansvarlighed. Organisatorisk kommunikation.

Ansvarlighed er et af de vigtigste spørgsmål at overveje, når du opretter en kommunikationsplan. Hvordan sikrer man ansvarlighed? Hvordan kan du sikre, at beskeden eller informationen ikke forvrænges under transmissionen?

Hvilke handlinger skal du tage, hvis dine data ændres? Og hvordan sporer man kilden til fejlen? Alle disse spørgsmål skal have svar. Det er svært at opretholde ansvarlighed uden en effektiv organisatorisk kommunikationsplan.

4. Ærlighed. Organisatorisk kommunikation.

Sidst men ikke mindst er spørgsmålet om organisatorisk kommunikation informationsintegritet. Dette problem står over for organisationer, der vælger uformelle metoder til organisatorisk kommunikation. I et uformelt miljø bliver chancerne for databrud høje.

Derfor er en stor udfordring at sikre integriteten af ​​information, som den overføres i hele organisationen.

Effekten af ​​effektiv organisatorisk kommunikation

Effektiv kommunikation har en positiv indflydelse på organisationen og de mennesker, der arbejder i den. Lad os finde ud af om disse strejker én efter én.

1. Effektiv kommunikation hjælper med at reducere misforståelser mellem medarbejdere, kunder og forretningspartnere. Derfor minimeres også antallet af retssager og klager.
2. Effektiv kommunikation i en organisation øger tilliden og moralen hos de medarbejdere, der arbejder i organisationen. Medarbejderne føler sig mere tilfredse i en organisation, hvor de er velinformerede. Organisatorisk kommunikation.
3. Effektiv kommunikation forbedrer de procedurer og processer, der finder sted i en organisation, hvilket resulterer i øget organisatorisk effektivitet samt reducerede produktionsomkostninger.
4. Fremragende og klar kommunikation i en organisation hjælper medarbejderne til at forstå organisationens politikker, regler og regler. Dette hjælper dem med at blive loyale over for virksomheden.
5. Korrekt kommunikation i en organisation hjælper med at etablere sunde bånd mellem medarbejdere og ledelse. Medarbejderne stoler på deres ledelse og stoler på de beslutninger, de træffer for dem. Hovedfordel Dette scenarie er, at organisationen forbliver fagforeningsfri, og folk kommunikerer deres problemer og krav og søger en gensidigt fordelagtig løsning frem for strejker.
6. Medarbejdere er ikke blege for at udtrykke deres meninger og ideer. Dette er gavnligt for organisationen, da det hjælper organisationen med at vokse.
7. Planlagt organisatorisk kommunikation er nyttig ved eksekvering af produktionsplaner.

Konsekvenser af ineffektiv organisatorisk kommunikation

1. Ineffektiv kommunikation forårsager skænderier mellem medarbejdere og ledelse på grund af misforståelser forårsaget af ineffektiv kommunikation.
2. Ineffektiv kommunikation i en organisation forårsager inkonsekvens inden for afdelinger. Inkonsekvens forårsager bitre stridigheder mellem medarbejdere, spild af ressourcer og høje produktionsomkostninger.
3. Når der er ineffektiv kommunikation i en organisation, er det svært at tilfredsstille behov og kundernes forventninger. Det ville salgsafdelingen ikke vide Marketingafdelingen lovede kunderne.
4. Ineffektiv kommunikation kan også forårsage høj personaleomsætning. Medarbejdere føler sig utilfredse og frustrerede, når de ikke kommunikeres ordentligt.

Hvordan udarbejder man en effektiv kommunikationsstrategi?

En effektiv kommunikationsstrategi kan kun bygges ved at tage højde for så vigtige faktorer som organisationsstrukturen, mål og målsætninger og organisationens værdier. Nedenfor er trin, du kan følge for at udarbejde en effektiv kommunikationsstrategi.

Trin 1: Analyser størrelsen af ​​organisationen. Organisatorisk kommunikation.

Når man udarbejder en organisatorisk kommunikationsplan, er det vigtigt at tage højde for organisationens størrelse. I en stor organisation med flere afdelinger er en formel og veltilrettelagt kommunikationsplan nødvendig for at sikre, at alle medarbejdere arbejder på tværs af alle afdelinger.

Uformel kommunikation i sådanne organisationer kan vise sig at være ineffektive og forårsage forskellige misforståelser blandt de medarbejdere, der arbejder i organisationen.

 Trin 3: Bed dine medarbejdere om ideer

Nogle gange kan overvejelse af medarbejdernes ideer og meninger hjælpe dig med at skabe en effektiv kommunikationsplan. De har en bedre forståelse af manglerne i den eksisterende kommunikationsplan, og hvad der kan gøres for at rette op på disse mangler.

Trin 4. Bliv inspireret af oplevelsen af ​​en lignende organisation. Organisatorisk kommunikation.

Du kan se på kommunikationsplanen for organisationer af lignende størrelse og tale med deres ledere for at bede om deres hjælp. Du kan ændre kommunikationsplanen, der bruges af andre organisationer, så den passer til din organisations krav.

Trin 5: Få feedback fra medarbejdere og ledere

Endelig vil ledere og medarbejdere være dem, der bruger kommunikationsmetoder dag ud og dag ind. De kan således genkende manglerne i kommunikationsplanen og komme med forslag til forbedring af den.

Hvordan løser man organisatoriske kommunikationsproblemer, mens man udarbejder en effektiv organisatorisk kommunikationsplan?

Udfordringerne forbundet med organisatorisk kommunikation kan ikke ignoreres, når man udvikler en effektiv kommunikationsplan.

Disse problemer kan dog løses ved at overveje følgende praksis, når du opretter en omfattende kommunikationsplan for en organisation.

1. Planlæg møder ofte. Organisatorisk kommunikation.

Misforståelser eller manglende kommunikation mellem medarbejdere i to eller flere afdelinger er et af de mest almindelige problemer, som de fleste organisationer står over for.

De arbejder måske på det samme projekt, men er uvidende om det arbejde, hinanden har udført på grund af manglende kommunikation. For at eliminere dette problem skal ledelsen sikre, at medarbejderne får tilstrækkelige muligheder for at sætte sig ned og tale med hinanden.

For eksempel kan du være vært for spørgsmål-og-svar-sessioner, frokost-og-lær-møder eller tilføje en funktion på tværs af afdelinger til din kommunikationsplan.

2. Evaluer regelmæssigt den aktuelle organisatoriske kommunikation.

Evaluering af din nuværende organisatoriske kommunikationsplan vil hjælpe dig med at identificere dens mangler. For at få en mere detaljeret vurdering kan du finde svar på følgende spørgsmål:

Hvor ofte går medarbejdere over deadlines?

Bruger medarbejderne moderne teknologi til at kommunikere effektivt?

Besvarelse af spørgsmål som disse vil hjælpe dig med at blive opmærksom på problemer i din nuværende kommunikationsplan. Løs disse problemer for at skabe en effektiv kommunikationsplan for din organisation.

3. Tænd for digitale værktøjer. Organisatorisk kommunikation.

Teknologien har løsninger til ethvert problem. Derfor bør du også være meget opmærksom på at bruge de nyeste teknologier til at skabe effektiv kommunikation i organisationen.

I dag betragter de fleste unge personlige møder som tomme spild af tid. De mener, at det arbejde, der kan udføres ved hjælp af teknologi, ikke kræver fysisk tilstedeværelse af en person.

Ved at bruge den nyeste teknologi kan du således holde kontakten med medarbejdere, der arbejder virtuelt såvel som på tværs af afdelinger.

4. Brug forskellige kommunikationsstile. Organisatorisk kommunikation.

Endelig vil det ikke passe alle mennesker, der arbejder i en organisation at have én standard kommunikationsmetode. Forskellige mennesker bruger information forskelligt.

Nogle mennesker kan arbejde godt under ansigt-til-ansigt møder, mens nogle mennesker ønsker at modtage opdateringer online. For at skabe effektiv kommunikation i en organisation skal du bruge forskellige kommunikationstilgange. Folk skal have så mange muligheder som muligt.

Output

Effektiv organisatorisk kommunikation er grundlaget for en organisation. Uden ordentlig kommunikation kan ingen organisation overleve. At skabe en effektiv kommunikationsplan for en organisation kræver en dybere forståelse af organisationens struktur, størrelse, mål og værdier.

Det er dog ikke en nem opgave at lave en organisatorisk kommunikationsplan. Det kommer med mange udfordringer, der skal overvejes og løses, når man laver en organisatorisk kommunikationsplan.

Effektiv kommunikation spiller en afgørende rolle i at hjælpe en organisation med at øge overskuddet og minimere produktionsomkostningerne, mens ineffektiv kommunikation kan forårsage misforståelser blandt medarbejderne.

 

АЗБУКА

 

Ofte stillede spørgsmål (FAQ). Organisatorisk kommunikation.

1. Hvad er organisatorisk kommunikation?

   • Svar. Organisatorisk kommunikation er processen med at overføre information, ideer og meninger inden for en organisation mellem dens medlemmer, såvel som ekstern kommunikation med partnere og kunder.

2. Hvorfor er organisationskommunikation vigtig for erhvervslivet?

   • Svar. Effektiv organisatorisk kommunikation fremmer en bedre forståelse af opgaver og mål, øger arbejdseffektiviteten, styrker teamrelationer og hjælper med at løse problemer.

3. Hvad er hovedelementerne i organisationskommunikation?

   • Svar.  Elementer i organisatorisk kommunikation omfatter verbal og nonverbal kommunikation, brug af teknologi, formelle og uformelle kommunikationskanaler.

4. Hvad er verbal og nonverbal kommunikation i sammenhæng med et organisatorisk miljø?

   • Svar . Verbal kommunikation er udveksling af information ved hjælp af ord, mens non-verbal kommunikation omfatter fagter, ansigtsudtryk, kropssprog og andre ikke-sproglige elementer.

5. Hvordan organiserer man effektive møder og aftaler i en organisation?

   • Svar .  Planlæg møder på forhånd, sæt klare mål, inviter kun nødvendige deltagere, sørg for aktiv deltagelse, hold styr på tiden og dokumenter resultater.

6. Hvordan sikres gennemsigtighed i organisatorisk kommunikation?

   • Svar . Formidle information rettidigt, diskuter åbent ændringer og beslutninger, skab tilgængelige feedbackkanaler og opret klare kommunikationsstrukturer.

7. Hvordan overvinder man barrierer i organisatorisk kommunikation?

   • Svar . Lyt aktivt, brug en række forskellige kommunikationskanaler, tilskynd til samarbejde på tværs af afdelinger, løs konflikter og coach medarbejdere effektive færdigheder kommunikation.

8. Hvordan tilrettelægges interne kommunikationskampagner for medarbejdere?

   • Svar .  Opret interessant indhold, brug interne kommunikationsværktøjer (intranet, e-mails), gennemføre seminarer og træninger, tilskynde til feedback.

9. Hvordan løser man konflikter relateret til organisatorisk kommunikation?

   • Svar . Identificer kilder til konflikt, hav åbne diskussioner, fremme gensidig forståelse, tilbud konstruktive løsninger og tilskynd til feedback.

10. Hvordan implementerer man effektive kommunikationsstrategier i organisationer af forskellige størrelser?

    • Svar .  Udfør en behovsanalyse, definer mål, implementer en række kommunikationsværktøjer, uddanne personale og evaluer effektiviteten af ​​strategier.