Projektorganisation - Definition, typer og diagram

Projektorganisering er processen med planlægning, koordinering og styring af ressourcer for at nå specificerede mål inden for en specificeret tid og budget. Et projekt er en midlertidig virksomhed, der har et unikt resultat eller produkt, der adskiller sig fra rutinen i organisationens daglige drift.

Der er tre ansvars- og kompetenceområder i projektorganisationen.

Projektledelse - han er betroet ledelsessiden af projektet
Projektteam - Projektteamet tildeles et aspekt af projektgennemførelsen
Projektbestyrelsen er det besluttende organ, der har tillid til projektets succes og træffer vigtige beslutninger, såsom om projektet skal aflyses eller fortsættes.

Organisationsstruktur projektet afhænger af flere faktorer såsom organisationens type og stil, hierarki og arbejdsgang.

Her er nogle af de mest almindelige typer af projektorganisation:

1. Funktionel organisation. Projektorganisation

Dette er en af de mest almindelige organisatoriske strukturer. Virksomheden er opdelt i flere afdelinger og personer med lignende kompetencer og knowhow er grupperet sammen. Projektlederen og andre ressourcer arbejder i samme afdeling, for eksempel marketing, salg, regnskab etc.

Fordelene ved en funktionel struktur er:

Dette er bedst for både små projekter og små teams, fordi funktionen kan få fuldstændig kontrol og kontrol over teammedlemmer og andre ressourcer.
Medlemmer er nemme at motivere, da der er få af dem
Det er nemt at få adgang til eksperter, fordi de er i samme funktionsområde.
Det er nemt at samle alle involverede i projektet og diskutere det relevante spørgsmål.
Medarbejdere er villige til at arbejde på sådanne projekter, fordi det giver dem mulighed for at komme videre.
Da teamet er lille, er det muligt at begrænse projektets kommunikationsmidler.

Ulemperne ved den funktionelle struktur er som følger:

Det er ikke let at få adgang til personer uden for din funktionelle enhed
Medarbejdere er loyale over for deres teamleder i stedet for at arbejde på et projekt
Svært ved at fastholde strategisk fokus

2. Design.

Her har projektlederen det fulde ansvar for hvert enkelt projekt. Han har fuldtidsbeskæftigelse med hele teamet og styr på budgettet for dets succesfulde gennemførelse. Han refererer til projektbestyrelsen og projektsponsoren. Projektorganisation

Fordelene ved en projektbaseret organisationsstruktur er som følger:

Fuld kontrol over holdet
Stærk identitetsfølelse i teamet, hvilket resulterer i en dominerende teamkultur
Minimal konflikt, da hver deltager arbejder for at nå projektets mål og mål
Det er nemt at planlægge dit arbejde
Nem tilgængelighed af ressourcer
Forbedrer teknisk lederskab såvel som projektledelsesevner

Ulemperne ved projektets organisationsstruktur er som følger:

Det er et dyrt engagement
Det er svært for medarbejderne vende tilbage, hvis de bliver fyret fra deres arbejde
I nogle tilfælde betyder at lukke et projekt, at du mister dit job

3. Matrix. Organiser et projekt

En matrixprojektorganisationsstruktur skabes ved at integrere både projektets og den funktionelle organisation. Der er to strukturer: vandret og lodret, så en medarbejder kan arbejde både på et projekt og i en funktionel gruppe.

Der er tre typer organisationsmatrix

Stærk matrix - projektlederen har et fuldtidshold og har komplet guide og kontrol over teamet og projektet
En svag matrix er tættere på en funktionel struktur, og projektlederen har færre muligheder. Han har et deltidshold og budgetkontrol
Balanceret matrix - projektlederen har et middel autoritetsniveau og et deltidsteam. Han og funktionschefen styrer budgettet

Fordelene ved en matrixorganisation er:

Ressourcer bruges effektivt
Ressourcer kan nemt flyttes mellem forskellige projekter
Individer såvel som teammedlemmer er lydhøre af natur

Ulemperne ved en matrixorganisation er som følger:

Det meste af tiden vil du finde konflikt mellem projekter på grund af ressourcer
Folk har tillid til modstridende og forskellige prioriteter, og det kan skabe forvirring

Nogle andre typer projektorganisation er som følger:

Enkel eller organisk organisering er den enkleste projektorganisationsstruktur, som omfatter forretningsenheder med én ejer, såvel som freelancere. Rollen som projektleder udføres normalt af ejeren eller specialisten, som har til opgave at styre arbejdsprocessen. Projektorganisation
Diversificeret organisation. I denne type organisationsstruktur er der mange funktionelle enheder, der er uafhængige af hinanden. Enheder omfatter personer med forskellige færdigheder og knowhow, som er forenet af et fælles tema, og det kan være en geografisk placering eller et lignende projekt. Alle divisioner har deres egne ressourcer til autonom drift.
Virtuel organisation — I en virtuel organisationsstruktur fastholder organisationen sin kerneforretning og forsøger at outsource andre processer. Den centrale organisation er forbundet med forskellige eksterne organisationer for at drive forretningen med succes. Projektlederen i sådanne organisationer har myndighed på mellem- til lavt niveau og blandet budgetkontrolmyndighed.

Hvordan laver man et projektorganisationsdiagram?

Et projektorganisationsdiagram hjælper med at definere teamets roller og ansvar samt træningsbehov, hvordan ressourcer vil blive allokeret, og hvordan interessenter vil blive involveret. De nødvendige trin er som følger:

1. Bestem personale. Projektorganisation

Det første trin i processen er at identificere de personer, der er forbundet med projektets omfang og i stand til at har stor indflydelse på projektet. Typisk er der tale om nøglemedarbejdere, som påvirker marketingfolk, afdelingsledere, salgspersonale, supportmedarbejdere, konsulenter og endda it-medarbejdere.

2. Opbyg et topledelsesteam

Second trin — skabe et levedygtigt team, der vil være ansvarligt for projektet og overvåge dets succes. Teamet vil omfatte klienten eller projektsponsorerne, og i nogle tilfælde eksperter, som vil tilbyde vejledning og assistance gennem hele projektet.

3. Tildel projektkoordinatorer. Projektorganisation

Den tredje fase involverer udnævnelsen af projektkoordinatorer, som vil være ledere på mellem- og lavniveau. Deres ansvar vil omfatte at udføre opgaver på dette niveau og koordinere teamets opgaver. Der kan være mange projektkoordinatorer i en projektorganisation, men i de fleste tilfælde vil du finde mindst tre til at håndtere de kommunikationsmæssige, tekniske og planlægningsaspekter.

4. Tag dine interessenter

Identificer nøgleinteressenter og prøv tiltrække dem til projektudvikling.

5. Bestem uddannelseskrav. Projektorganisation

I nogle tilfælde holdet effektivt kan klare opgaven. I modsætning til andre mangler de værktøjer, færdigheder og viden til at håndtere projektets forviklinger. Bestem uddannelseskrav og tilbud det til medlemmer, der har brug for det. Projektkoordinatoren er ansvarlig for at lede taskforcen og sørge for den nødvendige uddannelse til medarbejderen.

6. Opret et projektorganisationsplan

Den sidste fase er udviklingen af et organisationsdiagram for projektet. Gennemgå de trin, du allerede har taget, og tænk over, hvordan folkene på projektet vil koordinere og samarbejde for at skabe det perfekte diagram.

Se omhyggeligt, så du kan bestemme deres forhold og det ansvar, der skal tildeles. Angiv de beslutningstagere, der vil spille en fremtrædende rolle, og skriv deres rolle, ansvar og opgave i nærheden for at få et klart billede. Definer forbindende roller og definer en kommunikations- og rapporteringskanal, hvis du beslutter dig for at oprette et nyttigt projektorganisatorisk diagram

Stykliste (BOM) – Definition, eksempel, typer og fordele