Tidsstyring og produktivitetsforbedringer

Tidsstyring og produktivitet er teknikker og strategier, der hjælper dig med at bruge din tid effektivt til at nå dine mål, forbedre din præstation og udføre opgaver mere effektivt. Disse begreber er tæt beslægtede og spiller en vigtig rolle i styringen af ​​din egen produktivitet og succes i både dit professionelle og personlige liv. Er det miljøet, eller misforvalter vi bare vores tid? Tidsstyring kan være en stor udfordring for enhver travl grundlægger, især da grænserne mellem arbejdstid og hjemmeliv i stigende grad udviskes (eller forsvinder). Men med de rigtige værktøjer og taktikker kan du overvinde denne udfordring og blive mere produktiv end nogensinde, selv i de mest kaotiske tider i moderne historie.

Google Workspace til udvikling af indholdsmarkedsføring.

1. Lad være med at multitaske. Tidsadministration.

Har du nogensinde følt dig fysisk og mentalt udmattet i slutningen af ​​arbejdsdagen, men har du faktisk ikke fået dit arbejde gjort? Hvis du nogensinde har klaget over, at du ikke har tid nok i løbet af dagen, er chancerne for, at du har forsøgt at multitaske. Når du tror, ​​du multitasker, forkorter du faktisk bare cirkeldiagrammet for hver opgave og stjæler timer fra dig selv. Du har kun en vis begrænset mængde energi på en given dag, og hvis du er en af ​​de iværksættere, der gerne vil give 100 % til alt, hvad du laver, stemmer regnestykket bare ikke. I virkeligheden ender du med at afsætte 10 % her, 20 % der, 5 % til et dusin andre opgaver, og så bliver yderligere 10 % af din opmærksomhed brugt på den endeløse strøm af notifikationer og beskeder. sociale netværk.

Dette resulterer i høje skifteomkostninger, som tager længere tid, end du tror. Lad os sige, at du tjekkede dine Facebook-notifikationer fire gange. Det er tabt op til en hel time. Tjekker du din indbakke eller Slack hver gang den lille røde cirkel dukker op? Du spilder mere tid, end du rent faktisk arbejder.

Desuden falder kvaliteten af ​​arbejdet, og deadlines forsinkes. Det vil virke som om det tager dig længere og længere tid at få tingene gjort – for det gør det. Og da du allerede har brugt hele dagen på at skifte mellem opgaver, vil din tank være tom om aftenen. Tidsadministration

2. I stedet for én opgave

Hvornår har du sidst fokuseret på én ting i 30 minutter? Eller endda 10 minutter? Uden at se på notifikationer eller e-mails?

Lige meget hvad du arbejder med, skal du slukke for alle distraktioner og fokusere på én ting i en bestemt periode. Indstil om nødvendigt en timer. Indstil din kalender til Forstyr ikke (Forstyr ikke). I Slack-indstillinger skal du vælge Sæt meddelelser på pause. Luk alle 27 åbne browserfaner, eller klik blot på Nyt vindue. Spil din afslappende yndlingsmusik uden tekster for at fordybe dig i atmosfæren. Og bare... begynde at gøre det.

3. Sæt kunstige grænser for dig selv. Tidsadministration.

En af de mest effektive måder at øge din produktivitet og forbedre tidsstyring er at sætte kunstige grænser. Hvad betyder det? Falske deadlines. At sætte kunstige grænser forhindrer dig i at falde i lovens fælde Parkinsons , som siger, at "arbejdet udvides for at udfylde den tid, der er til rådighed for dets færdiggørelse." Du har sikkert set dette før. En person på dit hold har tre opgaver og en otte timers arbejdsdag for dem udførelse, og de formår at strække disse opgaver fra kl. 9 til 5. Når du ved på egen hånd, at disse tre opgaver maksimalt burde have taget 90 minutter.

Hvad hvis de kun havde en 90-minutters arbejdsdag til at gøre dette? Jeg vil vædde på, at Tesla Cybertruck stadig ville blive udført. At arbejde hjemmefra forårsaget af COVID-19-pandemien har gjort det endnu nemmere at falde i Parkinsons lovs fælde. Uden rejsetid og ingen hverdagsbakker, der tvinger dig til mentalt at slappe af og tage hjem, kan du virkelig trække tingene ud.

Forbliv produktiv.

Den bedste måde at bryde Parkinsons lov og forblive produktiv i dag er at sætte kunstige deadlines. Opret en tidsgrænse for at fuldføre denne opgave – indstil endda en timer til dig selv. Et af grundlæggerens teammedlemmer var også kendt for at følge denne teknik ved at bruge sine omgivelser som indbyggede tidsbegrænsninger. Når han rejser for at filme (dengang folk kunne gøre sådanne ting), ville han kun købe 30 minutter eller 60 minutter af fly Wi-Fi. Derefter udfordrede han sig selv til at få så meget arbejde gjort som muligt på de 30 eller 60 minutter, og han ville ikke opdatere internettet, efter at timeren udløb.

Alt, hvad der sker, efter at Wi-Fi er slået fra, bør ske offline på skrivebordet. Dette giver dig mulighed for at fokusere på den aktuelle opgave og ikke blive distraheret af forskellige faner, meddelelser og e-mails. Du vil blive overrasket over, hvor meget du kan få gjort, hvis du sætter fiktive grænser og laver en mini-sprint.

4. Brug pomodoro-teknikken. Tidsadministration

Pomodoro-teknikken er en specifik tidsstyringsteknik fra slutningen af ​​1980'erne, der bruger en timer til at opdele arbejde i små, hyperproduktive mini-sprints. Disse er normalt 25-minutters intervaller adskilt af korte pauser.

LifeHacker beskriver trin-for-trin instruktioner til effektiv brug af Pomodoro-teknikken:

1. Vælg den opgave, der skal udføres
2. Indstil Pomodoro i 25 minutter (Pomodoro er en timer)
3. Arbejd med opgaven, indtil Pomodoro ringer, og læg derefter checken på dit stykke papir.
4. Hold en kort pause (5 minutter er ok)
5. Hver 4. Pomodoro tager en længere pause

Du kan endda bruge onlineværktøjer som Tomato Timer eller en række apps for at gøre denne taktik endnu nemmere. Tidsadministration

5. Prøv Zeigarnik-effekten. 

Der er en psykologisk teori, ifølge hvilken det er lettere at huske afbrudte aktiviteter og vende tilbage til dem. Dette kaldes Zeigarnik-effekten. Det menes, at du er mere tilbøjelig til at huske en ufærdig opgave end en fuldført. Den litauiske psykolog Bluma Zeigarnik opdagede denne effekt ved at observere tjenernes adfærd på en cafe. Ifølge undersøgelsen var tjenere mere tilbøjelige til at huske detaljer om åbne faner end kunder, der allerede var blevet betalt.

Hvordan kan du bruge Zeigarnik-effekten til at forbedre iværksætterproduktiviteten? Nå, hvis du kæmper for at løse en given opgave eller finder dig selv udsætte på et bestemt problem, så tag en pause. Gå væk fra ham i fem minutter. Så kom tilbage til dette. Du er måske bare frisk og i stand til at arbejde mere effektivt på det, nu hvor du har ladet billetten stå åben og få chancen for at tænke over det ubevidst og uden pres.

6. Find din Six Pack . Tidsadministration.

Nej, vi taler ikke om at læne sig tilbage og slappe af. "Six-Pack" er en luftfartsbetegnelse for instrumentpanelet, der indeholder de vigtigste flyveinstrumenter i et flys cockpit. Selvom der er en million ting, der kan manipuleres samtidigt under flyvning, er der normalt seks instrumenter, der leverer de vigtigste data (lufthastighed, højdemåler osv.). Piloten kan fokusere på disse seks instrumenter for at holde alt kørende. Ari Maisel er også uddannet pilot. Han råder dig til at tænke over din virksomhed som et fly, når det kommer til at fokusere. "Som grundlægger skal du prøve at finde din version af Six-Pack. At uanset hvad der sker, vil du fokusere på at promovere din virksomhed, endda én procent."

Hvad er din Six-Pack i din virksomhed? Det er her, du skal bruge din energi. For alt andet, der ikke bidrager til at nå dette mål eller KPI, skal du blot fjerne forstyrrelserne.

7. Læg din telefon i et andet rum. 

Du kan måske overbevise dig selv om, at du ikke har en smartphone-afhængighed, men lad os være ærlige – det gør enhver iværksætter. Dette lille værktøj er potentielt et af de mest kraftfulde værktøjer til at drive en online forretning, der nogensinde har eksisteret. Nøgleord: potentielt. Faktisk er smartphoneafhængighed en plage og skadelig for produktiviteten. Selv bare det at tjekke din telefon i to sekunder og behandle en ny notifikation kan tage op til 23 minutter at genvinde din opmærksomhed.

En sikker måde at slippe af med denne konstante distraktion er at efterlade din smartphone i et andet rum. Prøv dette i et par timer, når du starter på arbejde i morgen. Ved frokosttid vil du blive glædeligt overrasket over, hvor fokuseret og succesfuld du føler dig.

8. Master i asynkron kommunikation. Tidsadministration

Asynkron kommunikation (eller "asynkron" for kort) er en meget undervurderet produktivitetsadfærd, som kan revolutionere den måde, du driver din virksomhed på. Det betyder, at du IKKE skal kommunikere med dit hold i realtid, men ved at "passe bolden frem og tilbage."

Doist-bloggen opsummerer det bedst: "Simpelt sagt, asynkron kommunikation er, når du sender en besked uden at forvente et øjeblikkeligt svar."

• Asynkront eksempel 1: Du sender en e-mail til nogen. De svarer dagen efter, når de bedst kan klare opgaven.
• Asynkront eksempel 2: Du sender en Loom-videobriefing til et teammedlem i en anden tidszone i løbet af deres sovetid. Når de vågner og begynder at arbejde, kigger de på væven og begynder at arbejde på projektet – kommenterer på eventuelle spørgsmål. Du kan derefter begynde at besvare deres spørgsmål asynkront ved førstkommende lejlighed.

Selvfølgelig er der nogle former for kommunikation, som stadig skal være synkron (også kendt som "Sync") – hvor den person, du taler med, svarer med det samme i realtid. Mange mennesker tror stadig, at kreativt samarbejde og problemløsning stadig bedst udføres "i samme rum." Men nu, hvor vi mange steder rundt om i verden bogstaveligt talt ikke kan være i samme rum på grund af karantæne og social distancering, er mange iværksættere nødt til at genoverveje deres kommunikationsstrategier.

• Synkroniseringseksempel 1: livemøde i samme rum (eller videokonferenceværktøj).
• Synkroniseringseksempel 2: samtale i realtid i Slack chat.

Det er vigtigt at tænke over, hvilken kommunikation i din arbejdsdag potentielt kan blive asynkron og annullere disse møder fra din kalender. Og planlæg kun synkron kommunikation, når det er absolut nødvendigt.

Hver gang et Google Kalender-møde aflyses og erstattes med en asynkron besked eller en 5-minutters Loom-video, får en engel sine vinger.

9. Undgå beslutningstræthed

Faktisk vil det at give afkald på beslutninger helt give dig et væld af mental kraft tilbage. Jack Dorsey, medstifter af Twitter og Square, kan tydeligvis ikke lide at tage beslutninger og lader ofte sit team træffe vigtige beslutninger uden ham. "En tidligere Square-medarbejder sagde, at Dorsey 'troede, at det ideelle møde var et, hvor han ikke behøvede at sige noget'." Som iværksætter træffer du sandsynligvis beslutninger hele dagen lang. Og på det tidspunkt, hvor du står over for et virkelig vigtigt problem, har du allerede brugt al din beslutningskraft på små opgaver og uvigtige beslutninger.

Beslutningstræthed er reel. Det kan føles som om der i slutningen af ​​dagen ikke er mere brændstof i din mentale tank, og din hjerne bliver anstrengt selv ved tanken om en ting mere, du er ansvarlig for. Prøv at tage færre beslutninger og hold dit team (især dem, der forbereder sig på lederroller) ansvarlige for at træffe flere af disse beslutninger. Du spørger måske: "Men hvordan kan jeg stole på, at folk træffer gode beslutninger uden mig?"

10. Klassificer beslutninger som reversible eller irreversible. Tidsadministration

Hvis du absolut skal træffe en beslutning på egen hånd, så tænk på, hvor vigtig den beslutning er for at bruge mental energi. Det er meget muligt, at de fleste beslutninger på en given dag kan tages hurtigt på få sekunder uden nogen risiko. Med andre ord bekymrede du dig sikkert for meget om det. Farnam Street udforsker dette princip om reversible og irreversible beslutninger ved at vise et gitter af, hvordan du bør tænke om hver beslutning.

Hvis løsningen er reversibel - for eksempel en besked i Socialt netværk, som du hurtigt og nemt kan slette, eller et udkast til en blogartikel, som du altid kan redigere, bør du bruge minimum tid på at tænke over det. Bare "bevæg dig hurtigt og bryd tingene", og du sparer dig selv for den mentale stress ved at bekymre dig om noget, der nemt kan rettes.

Hvis løsningen irreversibelt - for eksempel at sende en e-mail til 2 millioner abonnenter - du vil måske bruge noget af din energi på at sikre dig, at det er rigtigt. Desuden, hvis løsningen er irreversibel og konsekvent - såsom at underskrive en stor kontrakt eller en femårig kontorlejekontrakt - det vil du helt sikkert gerne bruge lidt tid på.

Jeff Bezos går dybere ind i denne tilgang til beslutningstagning i et af sine breve til aktionærerne:

"Nogle beslutninger er konsekvensbetonede og irreversible eller næsten irreversible - de er envejsdøre - og disse beslutninger skal træffes metodisk, forsigtigt, langsomt, med en masse omtanke og konsultation. Hvis du går, og du ikke kan lide det, du ser på den anden side, vil du ikke være i stand til at komme tilbage til, hvor du var før. Vi kan kalde disse beslutninger Type 1. Men de fleste beslutninger er ikke sådan - de er foranderlige, reversible - de er tovejsdøre." 

Ifølge Bezos kan og bør denne anden type beslutning "tages hurtigt." Prøv at tænke over dine beslutninger på denne måde og se, hvor hurtigt du kan træffe reversible beslutninger.

11. Egen kalender

Chris Dixon, partner og investor hos a16z, sagde engang: "Din indbakke er andres to-do-liste." For mange mennesker er reaktive i stedet for proaktive med deres G-Suite-konto. Det er tid til at tage kontrol. Sig "Nej" til den næste kalenderinvitation. Udsæt uvigtige e-mails til et senere tidspunkt, så du bedre kan adressere dem. Brug "3 D'erne" til at komme til indbakke nul, og hold din Google-kalender væk fra unødvendige møder, du ikke behøver at deltage i. Dette tip er meget simpelt, men ikke desto mindre vigtigt. Administrer din kalender og din tid. Det tilhører dig og ingen andre.